第7章數(shù)據(jù)庫管理軟件access2003的使用

1、數(shù)據(jù)庫管理軟件Access 2003的使用,,本章主要內(nèi)容,,1,,2,,3,,,4,建立查詢,認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫,,建立表,創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫,1 認(rèn)識(shí)Microsoft Access 2003,數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識(shí)Access 2003 簡(jiǎn)介,1.1 數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)知識(shí),1. 數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)（data）是存儲(chǔ)在某一種媒體上能夠識(shí)別的數(shù)據(jù)符號(hào)。它包括描述事物特性的數(shù)據(jù)內(nèi)容和存儲(chǔ)在某一種媒體上的數(shù)據(jù)形式。數(shù)據(jù)處理是指將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成信息的過程。2. 數(shù)

2、據(jù)庫數(shù)據(jù)庫（DB）是指按照一定的數(shù)據(jù)模型，有規(guī)則地存儲(chǔ)在一起的相關(guān)信息的數(shù)據(jù)集合。簡(jiǎn)而言之，數(shù)據(jù)庫就是數(shù)據(jù)的倉庫。它不僅包括描述事物的數(shù)據(jù)本身，還包括了數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。,3. 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（DBS）是指引進(jìn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)后的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能有組織地、動(dòng)態(tài)地存儲(chǔ)大量相關(guān)數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余。,4. 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）是建立、維護(hù)和使用數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)一管理和控制的系統(tǒng)。具體指數(shù)

3、據(jù)庫系統(tǒng)中管理數(shù)據(jù)的軟件系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)管理通常使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)完成。也就是說，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)兩部分。一個(gè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可包含多個(gè)數(shù)據(jù)庫。,5. 關(guān)系數(shù)據(jù)庫每一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都是按一定的結(jié)構(gòu)進(jìn)行數(shù)據(jù)的組織的，這種數(shù)據(jù)用數(shù)據(jù)模型來表示。數(shù)據(jù)模型可分為層次型、網(wǎng)狀型、關(guān)系型三種類型。自上世紀(jì)八十年代以來，幾乎所有的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)都是關(guān)系數(shù)據(jù)庫，如Microsoft SQL Sever，Visual FoxP

4、ro，Oracle等都采用關(guān)系模型。我們本章要學(xué)習(xí)的Microsoft Access也是一種典型的關(guān)系數(shù)據(jù)庫。,1.2 Access 2003簡(jiǎn)介,Access 2003是Microsoft Office 2003辦公套件中的一個(gè)重要組件。它功能強(qiáng)大，操作簡(jiǎn)單，且可以與其他的Office 組件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和協(xié)同工作?，F(xiàn)已成為最流行的桌面數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。,圖1.1 Access 2003的窗口,數(shù)據(jù)庫組件選項(xiàng)卡,數(shù)據(jù)庫窗口,,創(chuàng)建方法與已

5、有對(duì)象列表,,圖9.1 Access 2003的窗口,窗口菜單,應(yīng)用程序窗口,,字段與記錄,在Access中，表將數(shù)據(jù)組織成列（稱為字段）和行（稱為記錄）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的內(nèi)容有相同的屬性和數(shù)據(jù)類型。,在創(chuàng)建表之前，先要對(duì)表結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，也就是根據(jù)數(shù)據(jù)的取值情況確定每個(gè)字段的名稱和數(shù)據(jù)類型。字段名一般以字符開頭，后面可跟字符和數(shù)字等允許的符號(hào)，最多74個(gè)字符，同一個(gè)表中不能有相同的字段名。而字段數(shù)據(jù)類型的

6、設(shè)置則定義了用戶可以輸入到字段中的值的類型。,表1.2 Access 的數(shù)據(jù)類型及用法,字段屬性,每個(gè)字段都有自己的屬性，字段屬性是一組特征，使用它可以附加控制數(shù)據(jù)在字段中的存儲(chǔ)、輸入或顯示方式。屬性是否可用取決于字段的數(shù)據(jù)類型。系統(tǒng)提供了如所示的13種屬性供選擇使用。,表1.3 Access的字段屬性及功能,主鍵（主關(guān)鍵字）,主鍵是表中用于惟一標(biāo)識(shí)每條記錄的主索引。主鍵不是必需的，但主鍵能將表與其他表中的外鍵相關(guān)聯(lián)。所以，只有定義了主

7、鍵，才能建立表與表之間的關(guān)系，同時(shí)也方便對(duì)表進(jìn)行排序或索引操作。主鍵不允許為 Null（空值），并且必須始終具有唯一索引。如果表中某個(gè)字段沒有重復(fù)的內(nèi)容，就可用作該表的主鍵。,視圖,視圖是按特定方式處理數(shù)據(jù)的窗口。Access 2003為表提供了4種視圖方式。最常用的是設(shè)計(jì)視圖和數(shù)據(jù)表視圖。,圖1. 3 設(shè)計(jì)視圖,圖1. 4 數(shù)據(jù)表視圖,2 實(shí)踐案例,——“學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫,2.1 案例綜述,創(chuàng)建一個(gè)名為“學(xué)生管理”的數(shù)據(jù)庫該數(shù)據(jù)庫中

8、 “學(xué)生基本情況表”、和 “成績(jī)表”二張表二張表之間根據(jù)相關(guān)聯(lián)的字段建立關(guān)系創(chuàng)建顯示每位學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、三門課成績(jī)的“學(xué)生成績(jī)”查詢創(chuàng)建“新生獎(jiǎng)學(xué)金名單表”查詢，可直接查詢出高考成績(jī)大于590分的同學(xué)的基本情況在“學(xué)生成績(jī)”查詢的基礎(chǔ)上創(chuàng)建一個(gè)“成績(jī)匯總”查詢，將每位學(xué)生的三門課的成績(jī)進(jìn)行匯總、排序。,表1.3 學(xué)生基本情況表,表1.5 成績(jī)登記表,2.2 創(chuàng)建新數(shù)據(jù)庫,,圖9.5 Access 2003啟動(dòng)界面,圖1.6 直

9、接新建一個(gè)空數(shù)據(jù)庫,圖1.7 保存文件對(duì)話框,圖1.8 “學(xué)生管理”數(shù)據(jù)庫窗口,利用本機(jī)上的模板來創(chuàng)建一個(gè)新數(shù)據(jù)庫,圖1.9 數(shù)據(jù)庫模板對(duì)話框,根據(jù)現(xiàn)有文件來新建數(shù)據(jù)庫,根據(jù)現(xiàn)有文件來新建一個(gè)類似的數(shù)據(jù)庫相當(dāng)于是復(fù)制一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫，然后對(duì)它進(jìn)行修改編輯，形成一個(gè)新數(shù)據(jù)庫。,創(chuàng)建表的方法,建表的方法共有五種，分別是：使用設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表使用向?qū)?chuàng)建表導(dǎo)入表鏈接表,“學(xué)生基本情況表”結(jié)構(gòu),圖1.10 定義表結(jié)構(gòu),圖

10、1.11 設(shè)置字段屬性,圖1.12 定義主鍵,,,,,,,保存表結(jié)構(gòu),圖1.13 “另存為”對(duì)話框,圖1.14 警告對(duì)話框,,,通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表,直接在數(shù)據(jù)表視圖中輸入“成績(jī)表”數(shù)據(jù)：,在數(shù)據(jù)庫窗口中，直接雙擊“通過輸入數(shù)據(jù)創(chuàng)建表”，打開數(shù)據(jù)表視圖窗口，如下圖所示,將表中的數(shù)據(jù)直接輸入到上圖的數(shù)據(jù)表中，完成后如下圖所示：,,再單擊右上角的按鈕，保存更改，在彈出的“另存為”框中，輸入表名“學(xué)生成績(jī)”后，單擊“確定”。,修改“學(xué)生成績(jī)表”

11、表結(jié)構(gòu),(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，選中表“成績(jī)”。單擊“設(shè)計(jì)”按鈕，產(chǎn)生“表設(shè)計(jì)視圖”。(2)在表設(shè)計(jì)視圖中，將光標(biāo)定位到“字段名稱”下的“字段1”處，將其改為“學(xué)號(hào)”，將數(shù)據(jù)類型改為“文本”，字段大小設(shè)置為“10”。以此類推，分別將各字段名稱改為“數(shù)學(xué)”、“英語”、“計(jì)算機(jī)”，字段大小為“單精度”，小數(shù)點(diǎn)位數(shù)為“1”。修改好的學(xué)生成績(jī)表”表設(shè)計(jì)視圖如圖9-11所示。,,,2.3 數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)的編輯和使用,2.3.1   向數(shù)

12、據(jù)表輸入數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)庫窗口的“對(duì)象”選項(xiàng)卡中，選擇“表”。雙擊“學(xué)生基本情況表”表，或者單擊選定“學(xué)生基本情況表”，再單擊“打開”，打開表“學(xué)生基本情況表”，進(jìn)入數(shù)據(jù)表視圖，如圖所示,,,,,,單擊工具欄上的“保存”按鈕，保存數(shù)據(jù)表，但是不關(guān)閉表。單擊“學(xué)生基本情況”表對(duì)話框右上角的”×”（關(guān)閉）按鈕，將保存數(shù)據(jù)表并關(guān)閉“學(xué)生基本情況”表。,2.4   數(shù)據(jù)的排序、篩選和打印,對(duì)表“學(xué)生基本情況”表按“高考分?jǐn)?shù)”字

13、段的值從高到低排序。操作步驟如下：(1)在數(shù)據(jù)表視圖中，打開“學(xué)生基本情況”表，單擊“高考分?jǐn)?shù)”的列選擇區(qū)。(2)單擊工具欄上的“降序”按鈕 ，數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)已按降序方式排列。,在“學(xué)生基本情況”表中，要查找籍貫字段值中含有“廣西”的所有記錄,(1)在圖1-14所示的數(shù)據(jù)表視圖中，選定“籍貫”字段中某一個(gè)記錄值中的“廣西”字符串。圖1-14 數(shù)據(jù)表視圖(2)選擇菜單欄的“記錄”→“篩選”→“按選定內(nèi)容篩選”，如上圖中箭頭所示

14、。(3)“按選定內(nèi)容篩選”的結(jié)果如圖1-15所示，籍貫字段中含有“廣西”的記錄均被篩選出來。,2.5  表之間的關(guān)系操作,通過“學(xué)號(hào)”字段，在表“學(xué)生基本情況”和表“成績(jī)”之間建立一對(duì)一的關(guān)系。,（1）選擇菜單欄“工具”→“關(guān)系”選項(xiàng)，出現(xiàn)“關(guān)系”窗口，并出現(xiàn)“顯示表”對(duì)話框。如果“顯示表”對(duì)話框沒有出現(xiàn)，則單擊工具欄上的“顯示表”按鈕可調(diào)出它。（2）選擇“表”選項(xiàng)卡。在列表框中，選擇“學(xué)生基本情況”表后，單擊“添加”，再

15、選擇“成績(jī)”表，單擊“添加”，然后單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“顯示表”對(duì)話框。在“關(guān)系”窗口就顯示出要建立關(guān)系的兩個(gè)表。,（3）在“學(xué)生基本情況”表中單擊“學(xué)號(hào)”字段，并將其拖放到“成績(jī)”表中的“學(xué)號(hào)”字段上，則彈出“編輯關(guān)系”對(duì)話框。單擊其中的“實(shí)施參照完整性”復(fù)選按鈕，再單擊“創(chuàng)建”按鈕，在關(guān)系窗口中的這兩個(gè)表之間就出現(xiàn)了一條一對(duì)一的關(guān)系連線。如果未選“實(shí)施參照完整性”復(fù)選按鈕，或者事先沒有將“學(xué)號(hào)”設(shè)為主鍵，則這兩個(gè)表之間就只出現(xiàn)一條

16、連線，它并不反映一對(duì)一（或一對(duì)多）的關(guān)系。雙擊關(guān)系連線（無論是否反映一對(duì)一或一對(duì)多的關(guān)系）都會(huì)彈出“編輯關(guān)系”對(duì)話框，可以重新確定是否“實(shí)施參照完整性”檢查。,,（4）單擊“關(guān)系”窗口右上方的“關(guān)閉”按鈕。系統(tǒng)將詢問是否保存關(guān)系布局更改，其目的是確定是否保持“關(guān)系”窗口內(nèi)各個(gè)表之間的相對(duì)位置。無論是否保存該更改，表之間的關(guān)系都已保存在數(shù)據(jù)庫中。,3、修改表之間的關(guān)系 （1）刪除表之間的關(guān)系刪除關(guān)系的操作是在“關(guān)系”窗口中進(jìn)行的。如果

17、“關(guān)系”窗口未曾關(guān)閉，想要?jiǎng)h除的關(guān)系還在其中顯示，只要單擊關(guān)系連線，使之變粗，然后按一下鍵，即可刪除該關(guān)系。,,（2）更改關(guān)聯(lián)字段更改關(guān)聯(lián)字段的操作是在“編輯關(guān)系”對(duì)話框中進(jìn)行的。在關(guān)系窗口雙擊關(guān)系連線，可以彈出“編輯關(guān)系”對(duì)話框，分別單擊兩個(gè)關(guān)聯(lián)表的下拉列表框的下拉箭頭，從彈出的下拉列表中選定新的關(guān)聯(lián)字段，然后單擊“確定”按鈕，即完成關(guān)聯(lián)字段的更改。,3 數(shù)據(jù)庫的查詢,3.1   查詢的種類1．選擇查詢2．交叉表查詢

18、3．操作查詢,3.2 　查詢?cè)O(shè)計(jì)器及其使用,創(chuàng)建一個(gè)名為“數(shù)學(xué)及格”的選擇查詢，將表“成績(jī)”中數(shù)學(xué)成績(jī)高于等于60 分的記錄選擇出來，查詢包括“學(xué)號(hào)”、“數(shù)學(xué)”、“英語”、“計(jì)算機(jī)”等字段，并按數(shù)學(xué)成績(jī)降序排列。,（1）在數(shù)據(jù)庫窗口選中“查詢”對(duì)象，雙擊“在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢”選項(xiàng)，進(jìn)入“選擇查詢”窗口，同時(shí)彈出“顯示表”對(duì)話框。如圖1-21所示,,,（2）在“顯示表”中單擊“表“選項(xiàng)卡，雙擊”成績(jī)“，把”成績(jī)“表選入查詢?cè)O(shè)計(jì)器的表/

19、查詢顯示區(qū)后，關(guān)閉”顯示表“對(duì)話框。（3）分別雙擊“學(xué)號(hào)”、“數(shù)學(xué)”、“英語”、“計(jì)算機(jī)”字段名，將它們添加到查詢?cè)O(shè)計(jì)區(qū)的網(wǎng)格中。　?。?）將光標(biāo)定位在“數(shù)學(xué)“的”條件“框內(nèi)，輸入”>=60“，再將光標(biāo)定位在排序的框內(nèi)，單擊出現(xiàn)的下拉箭頭，在出現(xiàn)的下拉列表框中選擇“降序”。設(shè)置好的效果如圖1-22所示。,,,（5）單擊右上角的關(guān)閉按鈕，保存對(duì)查詢?cè)O(shè)計(jì)的更改，在出現(xiàn)的“另存為“對(duì)話框中輸入”數(shù)學(xué)及格“，然后單擊”確定“。查詢”數(shù)

20、學(xué)及格“添加到數(shù)據(jù)庫窗口中。（6）在“數(shù)學(xué)及格“查詢上雙擊，顯示查詢結(jié)果集。,練習(xí)：建立一個(gè)名為“成績(jī)總分”的查詢，包含 “學(xué)號(hào)”、“姓名”、“數(shù)學(xué)”、“英語”、“計(jì)算機(jī)”字段，并新建一個(gè)總分字段。其中：總分=數(shù)學(xué)+英語+計(jì)算機(jī)，并將總分大于240的記錄顯示出來。,3.4   查詢條件設(shè)置,1．簡(jiǎn)單條件表達(dá)式,2、含運(yùn)算符的條件表達(dá)式運(yùn)算符有：比較運(yùn)算符、字符串運(yùn)算符和邏輯運(yùn)算符。,比較運(yùn)算符有:,（2）字符串運(yùn)算符,（3

21、）邏輯運(yùn)算符,4   報(bào)表的創(chuàng)建,為“成績(jī)”表創(chuàng)建一份縱欄式報(bào)表 （1）在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，選擇“報(bào)表”對(duì)象，然后單擊“新建”按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框，如圖1-27所示。,,,（2）在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，選擇“自動(dòng)報(bào)表：縱欄式”，在下面的列表框中，選擇作為報(bào)表數(shù)據(jù)來源的表“成績(jī)”。（3）單擊“確定”，新建的縱欄式報(bào)表顯示在屏幕上，如圖1-28所示。單擊其右上角的關(guān)閉按鈕，保存報(bào)表。,,,控件的使用 以“成績(jī)“表為

22、數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建一個(gè)如圖1-30所示報(bào)表，名為“成績(jī)表1”的報(bào)表，包含學(xué)號(hào)、數(shù)學(xué)、英語、計(jì)算機(jī)、總分，其中，總分=英語+數(shù)學(xué)+計(jì)算機(jī)。,（1）在的頁面頁眉上創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)簽，顯示“成績(jī)表”，標(biāo)簽的字體大小設(shè)為26磅，前景色為紅色。（2）在主體工作區(qū)添加5個(gè)“標(biāo)簽控件”，在標(biāo)簽內(nèi)依次輸入”學(xué)號(hào)”、“數(shù)學(xué)”、“英語”、“計(jì)算機(jī)”、“總分”。（3）在主體工作區(qū)添加5個(gè)“文本框控件”。,（4）學(xué)號(hào)、數(shù)學(xué)、英語、計(jì)算機(jī)的“文本框”屬性設(shè)置?！暨x定一

23、個(gè)非綁定的【文本框】。◆ 單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】?！?打開屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來源】，如圖1-33所示?！?單擊下拉箭頭，分別選擇學(xué)號(hào)、數(shù)學(xué)、英語、計(jì)算機(jī)。,,,（5）總分控件設(shè)置◆選定【文本框5】?！?單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】。◆ 打開屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來源】?！?單擊表達(dá)式生成器按鈕，彈出【表達(dá)式生成器】?！?單擊“=”按鈕，單擊相應(yīng)的計(jì)算。◆ 雙擊“

24、數(shù)學(xué)”字段，單擊“+” 按鈕，雙擊“英語”字段，單擊“+” 按鈕，雙擊“計(jì)算機(jī)”字段?！魡螕簟敬_定】。,（6） 創(chuàng)建好的報(bào)表各控件的具體布局如圖1-34所示,（7）關(guān)閉窗口，并保存報(bào)表，取名為“成績(jī)表1”,5 窗體的創(chuàng)建,5.1窗體的功能◆ 數(shù)據(jù)的顯示與編輯:窗體的最基本功能是顯示與編輯數(shù)據(jù)?！?數(shù)據(jù)輸入:用戶可以根據(jù)需要設(shè)計(jì)窗體，作為數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)輸入的接口，這種方式可以節(jié)省數(shù)據(jù)錄入的時(shí)間并提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確度。窗體的數(shù)據(jù)輸入功能

25、，是它與報(bào)表的主要區(qū)別。,◆ 應(yīng)用程序流控制:與VB窗體類似，Access 2003 中的窗體也可以與函數(shù)、子程序相結(jié)合。在每個(gè)窗體中，用戶可以使用VBA編寫代碼，并利用代碼執(zhí)行相應(yīng)的功能。◆ 信息顯示和數(shù)據(jù)打印:在窗體中可以顯示一些警告或解釋信息。此外，窗體也可以用來執(zhí)行打印數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的功能。,5.2窗體設(shè)計(jì),1. 使用窗體向?qū)?chuàng)建窗體 （1）選擇新建窗體中的“窗體向?qū)А保x擇“學(xué)生基本情況”表，如圖1-38所示。單擊“確定”進(jìn)入