公文的規(guī)則與格式規(guī)范

1、,,,,,公文的規(guī)則與格式規(guī)范,1,,,,公文概要,2,大道衰而有書利害萌而有契,公文的概念 社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文件。,3,,法定作者 法定權(quán)威 現(xiàn)行效應(yīng) 規(guī)范體式 特定的處理程序,領(lǐng)導(dǎo)指揮 規(guī)范約束 聯(lián)系知照 宣傳告誡 依據(jù)憑證,,公文的特點(diǎn)及作用,4,公文15類,決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見、通知、 通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函

2、、紀(jì)要,正式公文與事務(wù)性公文的區(qū)分：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查材料、簡(jiǎn)報(bào)。,——2012.4中共中央辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》,公文分類的作用,體現(xiàn)事項(xiàng)性質(zhì)、有助識(shí)別處理，提高溝通效率。,公文類別,5,常用文種,報(bào)告請(qǐng)示批復(fù)通知,通報(bào)決議意見紀(jì)要 函,公文類別,6,行文規(guī)則,1. 行文的必要性2. 行文關(guān)系 ——文種：上行文、下行文、平行文 ——不得越級(jí)（送出機(jī)構(gòu)、受文機(jī)構(gòu)）

3、 ——上行文主送一個(gè)單位，不得抄送下級(jí)3. 請(qǐng)示：一文一事，一事一請(qǐng)。 不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。4. 上行文注明簽發(fā)人5. 發(fā)文程序 擬稿—審核—簽發(fā)—制版—校對(duì)—用印—發(fā)出,7,向保監(jiān)局報(bào)送文件的幾個(gè)要求,1. 文種：請(qǐng)示、報(bào)告2. 主送：保監(jiān)局辦公室/保監(jiān)局部門3. 報(bào)送途徑： 所有文件通過保監(jiān)會(huì)電子文件傳輸系統(tǒng)報(bào)送（行政審批類及部分報(bào)告類公文還需報(bào)送紙質(zhì)版）,——關(guān)于印發(fā)

4、《中國(guó)保監(jiān)會(huì)電子文件傳輸系統(tǒng)管理暫行辦法》的通知（保監(jiān)廳發(fā)〔2012〕75號(hào)）——關(guān)于規(guī)范保險(xiǎn)公司使用電子文件傳輸系統(tǒng)報(bào)送文件有關(guān)事項(xiàng)的通知（保監(jiān)廳發(fā)〔2014〕70號(hào)）,行文規(guī)則,8,公文構(gòu)成要素,9,公文構(gòu)成要素,10,公文構(gòu)成要素,11,用紙,字體、字號(hào),,公文構(gòu)成要素,12,范例1-保監(jiān)會(huì)文件,13,范例2-上行文,14,范例3-下行文,15,范例4-條線文件,16,散會(huì)后一塊兒吃晚飯 把錢裝進(jìn)自己的腰包 過去的事

5、情就不追究 不管三七二十一,會(huì)后共進(jìn)晚餐 中飽私囊 既往不咎 無(wú)所顧忌,1. 準(zhǔn)確：有一說一，有二說二。2. 嚴(yán)密：遵循邏輯要求和事物的聯(lián)系，不能自相矛盾。3. 簡(jiǎn)潔：刪掉可有可無(wú)的字、詞、句。4. 直白：不作夸飾，不用、少用形容詞，不用夸張標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。5. 書面：用書面語(yǔ)，避免使用口語(yǔ)、俗語(yǔ)。,公文用語(yǔ),17,公文審核要點(diǎn),文 種：根據(jù)行文方向和內(nèi)容審核使用的文種是否恰當(dāng)。字 號(hào)：審核字號(hào)的使用，富

6、保壽內(nèi)發(fā)、富保壽內(nèi)、富保壽內(nèi)函及條線發(fā)文。審核編號(hào)是否準(zhǔn)確。簽 批 人：審核簽發(fā)人的有無(wú)和準(zhǔn)確。上行文一般簽發(fā)人為總經(jīng)理。標(biāo) 題：標(biāo)題擬寫的規(guī)范，換行是否恰當(dāng)。主 送：主送單位是否適當(dāng)，稱謂使用是否規(guī)范。正 文：用詞用字是否規(guī)范，層次標(biāo)識(shí)是否正確，有無(wú)別字和過于夸張、不適語(yǔ)句。附 件：附件標(biāo)識(shí)是否規(guī)范，與附件的名稱是否一致，附件是否齊全完整。單位署名：?jiǎn)挝皇鹈欠褚?guī)范，簡(jiǎn)稱是否正確。成文日期：與簽發(fā)

7、人簽發(fā)日期是否一致；特殊情況的成文日期主辦部門有無(wú)備注說明。抄 送：抄送對(duì)象是否適當(dāng)，稱謂使用是否規(guī)范。印發(fā)日期：印發(fā)日期應(yīng)等同或晚于成文日期。頁(yè) 碼：是否標(biāo)識(shí)了頁(yè)碼，頁(yè)碼是否正確，位置是否準(zhǔn)確。,發(fā)文文字審核要點(diǎn),18,關(guān)于郵件（日常使用頻率最高的公文形式）,個(gè)人郵箱、部門郵箱、公司郵箱？發(fā)送范圍的準(zhǔn)確：主送、抄送。（主送收件人排序原則：先機(jī)構(gòu)后分公司、先一線再后援、先客體后主體。 各中

8、支負(fù)責(zé)人、分公司各部門負(fù)責(zé)人、中層其他副職、四級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)條線部門負(fù)責(zé)人、各機(jī)構(gòu)后援部門負(fù)責(zé)人、分公司室主任、普通員工、本部門相關(guān)員工 ） 機(jī)構(gòu)排序?yàn)槌闪⑾群箜樞蚧蛘甭殻⒁饧皶r(shí)按照人事變動(dòng)情況調(diào)整收件人列表或順序。標(biāo)題及正文文字的規(guī)范，必須有郵件主題。附件及附件格式。正式文件用PDF版。公司、部門郵箱發(fā)文前的審批。發(fā)出前的檢查。郵件錯(cuò)誤發(fā)送后撤回就是事故。,郵箱使用關(guān)注事

9、項(xiàng),說文解字,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,標(biāo)準(zhǔn)郵件公文范例,,,,,,49,公文總體要求,以正確的文種擬文；以標(biāo)準(zhǔn)的格式行文；以規(guī)范的流程批文；以準(zhǔn)確的范圍發(fā)文。,50,OA公文系統(tǒng),模板的概念 即對(duì)每一種審批事項(xiàng)，按照公司審批制度建立一個(gè)審批界面及其相應(yīng)的流程。,固定模板：審批流程（環(huán)節(jié)）按公司規(guī)定固定設(shè)置。（160條） 通用模板：審批流程中會(huì)簽、最終簽批人可以由主辦部門指定。,內(nèi)部請(qǐng)示 上報(bào)內(nèi)請(qǐng) 發(fā)

10、文 收文,文 種,51,新OA系統(tǒng)設(shè)置原則與特點(diǎn),52,OA審批風(fēng)險(xiǎn),常見缺陷,1.內(nèi)請(qǐng)事項(xiàng)描述不清2.支持性附件不全3.授權(quán)不當(dāng)4.事項(xiàng)真實(shí)性缺乏鑒別,53,OA審批風(fēng)險(xiǎn),支持性附件不全——地址變更 保監(jiān)局批文——負(fù)責(zé)人變更 保監(jiān)局任職資格批文、公司任職文件,OA審批風(fēng)險(xiǎn),,,,授權(quán)不當(dāng) ——授權(quán)事項(xiàng)不明確； ——授權(quán)范圍不準(zhǔn)確； ——授權(quán)期限不合理。,55,OA審批風(fēng)險(xiǎn),56,O

11、A審批風(fēng)險(xiǎn),申請(qǐng)事項(xiàng)真實(shí)性的鑒別：內(nèi)請(qǐng)中的虛列費(fèi)用,合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：虛列費(fèi)用違反了《保險(xiǎn)法》、《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)條款； 管理風(fēng)險(xiǎn)：虛列套取費(fèi)用，形成賬外資金，存在職務(wù)侵占隱患。,風(fēng)險(xiǎn)分析,,,,公文概要,57,公文使用規(guī)范與否是干部和員工自身職業(yè)素養(yǎng)的重要體現(xiàn)，也是降低溝通成本，提高工作效率的重要途徑。 此項(xiàng)工作看似枯燥，實(shí)則別有洞天。多看、多練、多用心、多檢查，部門或單位負(fù)責(zé)人多把關(guān)，全員加強(qiáng)自我要求和日常積累，缺一不可。,