公文的規(guī)則與格式規(guī)范

1、,,,,,公文的規(guī)則與格式規(guī)范,1,,,,公文概要,2,大道衰而有書利害萌而有契,公文的概念 社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文件。,3,,法定作者 法定權威 現(xiàn)行效應 規(guī)范體式 特定的處理程序,領導指揮 規(guī)范約束 聯(lián)系知照 宣傳告誡 依據(jù)憑證,,公文的特點及作用,4,公文15類,決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、 通報、報告、請示、批復、議案、函

2、、紀要,正式公文與事務性公文的區(qū)分：計劃、總結、調(diào)查材料、簡報。,——2012.4中共中央辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》,公文分類的作用,體現(xiàn)事項性質(zhì)、有助識別處理，提高溝通效率。,公文類別,5,常用文種,報告請示批復通知,通報決議意見紀要 函,公文類別,6,行文規(guī)則,1. 行文的必要性2. 行文關系 ——文種：上行文、下行文、平行文 ——不得越級（送出機構、受文機構）

3、 ——上行文主送一個單位，不得抄送下級3. 請示：一文一事，一事一請。 不得在報告中夾帶請示事項。4. 上行文注明簽發(fā)人5. 發(fā)文程序 擬稿—審核—簽發(fā)—制版—校對—用印—發(fā)出,7,向保監(jiān)局報送文件的幾個要求,1. 文種：請示、報告2. 主送：保監(jiān)局辦公室/保監(jiān)局部門3. 報送途徑： 所有文件通過保監(jiān)會電子文件傳輸系統(tǒng)報送（行政審批類及部分報告類公文還需報送紙質(zhì)版）,——關于印發(fā)

4、《中國保監(jiān)會電子文件傳輸系統(tǒng)管理暫行辦法》的通知（保監(jiān)廳發(fā)〔2012〕75號）——關于規(guī)范保險公司使用電子文件傳輸系統(tǒng)報送文件有關事項的通知（保監(jiān)廳發(fā)〔2014〕70號）,行文規(guī)則,8,公文構成要素,9,公文構成要素,10,公文構成要素,11,用紙,字體、字號,,公文構成要素,12,范例1-保監(jiān)會文件,13,范例2-上行文,14,范例3-下行文,15,范例4-條線文件,16,散會后一塊兒吃晚飯 把錢裝進自己的腰包 過去的事

5、情就不追究 不管三七二十一,會后共進晚餐 中飽私囊 既往不咎 無所顧忌,1. 準確：有一說一，有二說二。2. 嚴密：遵循邏輯要求和事物的聯(lián)系，不能自相矛盾。3. 簡潔：刪掉可有可無的字、詞、句。4. 直白：不作夸飾，不用、少用形容詞，不用夸張標點符號。5. 書面：用書面語，避免使用口語、俗語。,公文用語,17,公文審核要點,文 種：根據(jù)行文方向和內(nèi)容審核使用的文種是否恰當。字 號：審核字號的使用，富

6、保壽內(nèi)發(fā)、富保壽內(nèi)、富保壽內(nèi)函及條線發(fā)文。審核編號是否準確。簽 批 人：審核簽發(fā)人的有無和準確。上行文一般簽發(fā)人為總經(jīng)理。標 題：標題擬寫的規(guī)范，換行是否恰當。主 送：主送單位是否適當，稱謂使用是否規(guī)范。正 文：用詞用字是否規(guī)范，層次標識是否正確，有無別字和過于夸張、不適語句。附 件：附件標識是否規(guī)范，與附件的名稱是否一致，附件是否齊全完整。單位署名：單位署名是否規(guī)范，簡稱是否正確。成文日期：與簽發(fā)

7、人簽發(fā)日期是否一致；特殊情況的成文日期主辦部門有無備注說明。抄 送：抄送對象是否適當，稱謂使用是否規(guī)范。印發(fā)日期：印發(fā)日期應等同或晚于成文日期。頁 碼：是否標識了頁碼，頁碼是否正確，位置是否準確。,發(fā)文文字審核要點,18,關于郵件（日常使用頻率最高的公文形式）,個人郵箱、部門郵箱、公司郵箱？發(fā)送范圍的準確：主送、抄送。（主送收件人排序原則：先機構后分公司、先一線再后援、先客體后主體。 各中

8、支負責人、分公司各部門負責人、中層其他副職、四級機構負責人、各機構業(yè)務條線部門負責人、各機構后援部門負責人、分公司室主任、普通員工、本部門相關員工 ） 機構排序為成立先后順序或正副職，要注意及時按照人事變動情況調(diào)整收件人列表或順序。標題及正文文字的規(guī)范，必須有郵件主題。附件及附件格式。正式文件用PDF版。公司、部門郵箱發(fā)文前的審批。發(fā)出前的檢查。郵件錯誤發(fā)送后撤回就是事故。,郵箱使用關注事

9、項,說文解字,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,標準郵件公文范例,,,,,,49,公文總體要求,以正確的文種擬文；以標準的格式行文；以規(guī)范的流程批文；以準確的范圍發(fā)文。,50,OA公文系統(tǒng),模板的概念 即對每一種審批事項，按照公司審批制度建立一個審批界面及其相應的流程。,固定模板：審批流程（環(huán)節(jié)）按公司規(guī)定固定設置。（160條） 通用模板：審批流程中會簽、最終簽批人可以由主辦部門指定。,內(nèi)部請示 上報內(nèi)請 發(fā)

10、文 收文,文 種,51,新OA系統(tǒng)設置原則與特點,52,OA審批風險,常見缺陷,1.內(nèi)請事項描述不清2.支持性附件不全3.授權不當4.事項真實性缺乏鑒別,53,OA審批風險,支持性附件不全——地址變更 保監(jiān)局批文——負責人變更 保監(jiān)局任職資格批文、公司任職文件,OA審批風險,,,,授權不當 ——授權事項不明確； ——授權范圍不準確； ——授權期限不合理。,55,OA審批風險,56,O

11、A審批風險,申請事項真實性的鑒別：內(nèi)請中的虛列費用,合規(guī)風險：虛列費用違反了《保險法》、《會計法》的相關條款； 管理風險：虛列套取費用，形成賬外資金，存在職務侵占隱患。,風險分析,,,,公文概要,57,公文使用規(guī)范與否是干部和員工自身職業(yè)素養(yǎng)的重要體現(xiàn)，也是降低溝通成本，提高工作效率的重要途徑。 此項工作看似枯燥，實則別有洞天。多看、多練、多用心、多檢查，部門或單位負責人多把關，全員加強自我要求和日常積累，缺一不可。,