試試用“皮尺丈量法”修改材料

1、試試用“皮尺丈量法”修改材料秘書不但要能寫材料，而且要能改材料。修改材料的難度不亞于撰寫材料，修改者不但要能看出材料的毛病，準確修改完善，使之符合工作規(guī)范，還要讓原稿起草者心服口服，這是很需要眼力和水平的。關(guān)于修改材料，歷來是仁者見仁、智者見智，各有真知灼見。筆者結(jié)合實踐談?wù)劜牧闲薷膯栴}。一、判斷材料主題是否符合要求所有材料都應圍繞主題起草，從來沒有主題不明的材料。鮮明的主題是材料的生命和價值所在，也是真正體現(xiàn)材料作用的核心所在。我們起

2、草材料之前都要首先確定主題，然后才能動手寫作，否則材料就有可能因主題不明而亂七八糟、不知所云；該體現(xiàn)的沒有體現(xiàn)，該強調(diào)的沒強調(diào)，讓聽者感覺不到位、不過癮。材料不論長短，都要緊緊圍繞主題把事情說清楚，讓別人看明白。每個材料突出什么觀點，講什么內(nèi)容，選擇哪些素材，說到什么程度，面向哪些對象，分析哪些問題，把握什么口徑，表達哪些想法，體現(xiàn)什么意圖，實現(xiàn)什么目的，等等，這些都要根據(jù)工作需要，圍繞主題、突出重點地組織材料、搭建框架，然后起草文稿。

3、所以，修改材料首先就要看材料是否符合主題，如果符合主題就可著手修改，否則就要打回重新起草，不做無用之功。二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅所有材料都有一定篇幅限制，從來沒有不受篇幅限制的材料。材料篇幅長短主要取決于所反映事項本身的復雜程度、面向?qū)ο?、援，材料重點就要放在支持事項內(nèi)容、請示緣由等方面。由此可見，修改材料必須明確重點所在，才能圍繞主題作出針對性修改，著重保留跟主題相關(guān)的重點內(nèi)容，敢于大刀闊斧砍掉偏離重點或者沒有關(guān)系的內(nèi)容，保

4、證重點突出。筆者曾經(jīng)處理過一個重點嚴重不清的應急預案。這個預案有78頁之多，4萬多字，總體框架基本符合應急預案寫作要求，但是有很多連篇累牘的背景性資料，從應急對象基本情況、衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)情況到消防設(shè)施情況，從發(fā)展歷史到現(xiàn)實情況，完全是在圖書館及網(wǎng)上檢索資料的堆砌物，體系臃腫、內(nèi)容龐雜，重點不明、書生氣十足，并且經(jīng)常出現(xiàn)與實際情況不相符合的錯誤。一般情況下，應急預案中的行動細節(jié)、專業(yè)術(shù)語以及圖表等內(nèi)容應由各個專業(yè)組掌握或在指揮部里張貼，因為

5、這些東西基本上屬于專業(yè)組層面或者處室層面的，甚至是一線搶險隊員或資料員的事情。這些東西放在市政府文件里顯然不妥，造成政府文件冗長，而且影響效率，淹沒了重點內(nèi)容。如果真發(fā)生緊急情況，恐怕等把這個預案翻完，突發(fā)事故也就結(jié)束了。應急預案作為發(fā)生緊急情況時組織應急處置的工作方案，也是平時組織應急演練的行動方案。其重點應該緊緊圍繞組織指揮體系及職責、預警和預防機制、應急響應和處置、保障措施教育、演習和監(jiān)督管理等方面，而不必將基礎(chǔ)性背景資料充斥到材