excel數(shù)據(jù)的管理

1、Excel數(shù)據(jù)的管理,第八講,EXCEL 2000 數(shù)據(jù)管理,EXCEL2000 除了具有強(qiáng)大的制作表格和圖表功能外，還具有關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的某些管理功能。如記錄的輸入、數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總以及創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。,本講學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容,數(shù)據(jù)管理的基本概念記錄單的使用數(shù)據(jù)的排序數(shù)據(jù)的篩選數(shù)據(jù)分類匯總。數(shù)據(jù)透視表。,教學(xué)要求,掌握Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的排序。掌握Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。掌握

2、Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的分類匯總。掌握Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建。,數(shù)據(jù)管理的基本概念,什么是數(shù)據(jù)庫(kù)什么是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)清單的概念,數(shù)據(jù)庫(kù)的概念,數(shù)據(jù)庫(kù): 按照某種數(shù)據(jù)模型將數(shù)據(jù)組合在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合稱為數(shù)據(jù)庫(kù)。EXCEL數(shù)據(jù)庫(kù)屬于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。,數(shù)據(jù)清單的概念,數(shù)據(jù)清單： 一個(gè)規(guī)則的二維表就是一個(gè)數(shù)據(jù)清單。數(shù)據(jù)清單的特點(diǎn)：數(shù)據(jù)清單的第一行稱為標(biāo)題行。標(biāo)題

3、行的每個(gè)單元格內(nèi)容，稱為字段名。同一列中的數(shù)據(jù)具有相同的數(shù)據(jù)類型。標(biāo)題行下面各行為數(shù)據(jù)區(qū)，數(shù)據(jù)區(qū)中的每一行為一個(gè)記錄。同一個(gè)數(shù)據(jù)清單中，不允許有空行、空列。,數(shù)據(jù)清單,,,,,第一行為字段名,每個(gè)列為一個(gè)字 段,記錄,數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的添加、刪除、修改,數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)也可以像普遍工作表那樣操作。Excel還提供了專門用于數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)添加、刪除和修改操作的命令。即“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“記錄單”命令。,用記錄單建立數(shù)據(jù)清單的步驟如

4、下：①在第一行的單元格內(nèi)，依次輸入字段名，如圖所示；,利用記錄單建立數(shù)據(jù)清單,,,利用記錄單建立數(shù)據(jù)清單,②選定第一行或第二行的任一單元格；③單擊“數(shù)據(jù)”下拉菜單，選擇“記錄單”選項(xiàng)，彈出如下圖所示提示框：,④選擇確定按鈕，彈出下圖所示記錄單對(duì)話框：,記錄單對(duì)話框,工作表名稱,⑤向記錄單中輸入數(shù)據(jù)。,注：輸入數(shù)據(jù)方法：⑴依次在各字段文本框內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。⑵對(duì)于能自動(dòng)填充或自動(dòng)計(jì)算的字段，其文本框可以空著，以后統(tǒng)一處理。⑶每輸入一條

5、記錄后，單擊“新建”按鈕。⑷記錄全部輸入完后，單擊關(guān)閉按鈕。,利用記錄單建立數(shù)據(jù)清單,利用記錄單查找記錄說明：⑴查找記錄是通過記錄單對(duì)話框來瀏覽滿足條件的記錄。⑵記錄單中的任何一個(gè)字段都可構(gòu)成一個(gè)條件，且它們互為與邏輯關(guān)系。⑶找到一條記錄時(shí)，記錄單中顯示它的全部字段以及序號(hào)。,利用記錄單進(jìn)行記錄的查找,利用記錄單查找記錄方法：⑴在記錄單對(duì)話框中單擊 “條件”按鈕，⑵根據(jù)要求在有關(guān)的文本框中輸入字段值。⑶選擇“上一條”按鈕，

6、向序號(hào)小方向顯示滿足條件的記錄。選擇下一條按鈕，向序號(hào)大的方向顯示滿足條件記錄。⑷選擇關(guān)閉按鈕。,利用記錄單進(jìn)行記錄的查找,記錄單應(yīng)用舉例,利用“記錄單”在學(xué)生成績(jī)單中輸入一條記錄。利用“記錄單”在學(xué)生成績(jī)單查找英語和數(shù)學(xué)成績(jī)都大于90分的學(xué)生記錄。,記錄的排序,記錄排序就是按照某字段值的升序或降序，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的全部記錄重新排列。 用于排序的字段叫關(guān)鍵字，關(guān)鍵字可以為一個(gè)或多個(gè)。在多關(guān)鍵字時(shí)，第一個(gè)起作用的叫主關(guān)鍵字，第二個(gè)叫次

7、關(guān)鍵字，依次類推。 字段所在的第一行叫標(biāo)題行，排序不包括標(biāo)題行。,數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單排序：只按照一個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行的排序，叫簡(jiǎn)單排序。實(shí)現(xiàn)方法： ⒈選中排序列的任一單元格； ⒉使用工具欄上的升序 、降序 按鈕。,記錄的簡(jiǎn)單排序,數(shù)據(jù)的復(fù)雜排序： 指按多關(guān)鍵字進(jìn)行排序。實(shí)現(xiàn)方法：使用排序?qū)υ捒?。具體操作方法：⑴將排序數(shù)據(jù)清單設(shè)置為活動(dòng)工作表；⑵單擊“數(shù)

8、據(jù)”下拉菜單→“排序”，彈出“排序”對(duì)話框。⑶依次選擇關(guān)鍵字；選擇升、降序；申明有無標(biāo)題行；⑷選擇“確定”按鈕，關(guān)閉對(duì)話框。,記錄的復(fù)雜排序,記錄的自定義排序,自定義排序?qū)崿F(xiàn)方法：在“排序”對(duì)話框中選擇“選項(xiàng)”按鈕，彈出如下對(duì)話框,在“自定義排序次序”下拉列表框中，選定排序次序。,記錄排序舉例,在“學(xué)生成績(jī)單”中，按“總分”降序排列工作表中的數(shù)據(jù)。在“排序”工作表中，以“班級(jí)”為第一關(guān)鍵字、升序，“性別”為第二關(guān)鍵字、升序，“考

9、試成績(jī)”為第三關(guān)鍵字、降序，排列工作表中的數(shù)據(jù)。在“學(xué)生成績(jī)單”中，按“成績(jī)等級(jí)”降序排列工作表中的數(shù)據(jù)。,記錄的篩選,記錄篩選：就是從數(shù)據(jù)清單中選出滿足條件的記錄，篩選出的記錄可以顯示在原數(shù)據(jù)區(qū)域（此時(shí)其它記錄被隱藏起來，不是刪除）或新數(shù)據(jù)區(qū)域。記錄篩選有兩種方式：自動(dòng)篩選高級(jí)篩選,記錄的自動(dòng)篩選,實(shí)現(xiàn)方法：通過“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“篩選?自動(dòng)篩選”命令。自動(dòng)篩選說明： ⑴只在原數(shù)據(jù)區(qū)顯示滿足條件的記錄。不滿足條件

10、的記錄被隱藏起來。 ⑵執(zhí)行自動(dòng)篩選后，每個(gè)字段名右邊出現(xiàn)“?”符號(hào)，用來打開“條件”列表。,自動(dòng)篩選條件列表,條件列表中的各項(xiàng)條件說明如下： ? “全部”：取消以前所設(shè)條件，顯示全部記錄。 ? “前10個(gè)”：彈出“自動(dòng)篩選前10個(gè)”對(duì)話框。找出前N個(gè)數(shù)據(jù)，可以按項(xiàng)數(shù)查找，也可以按百分比查找。 ?“自定義…”：彈出“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框。可以自定義查找條件 。,,,,最大：指從最大值降序進(jìn)行篩選；最?。褐笍淖钚≈?/p>

11、升序篩選。,,數(shù)字框可以調(diào)整數(shù)字大小。,,項(xiàng)：指記錄條數(shù)；百分比：指選取全部記錄的份額。,,自動(dòng)篩選前10個(gè)對(duì)話框,可以設(shè)置兩個(gè)條件，并可用與、或的邏輯關(guān)系連接起來。？、*：分別代表單個(gè)字符、多個(gè)字符，可使用通配符。,可以直接選擇字段值作為篩選條件。,自定義自動(dòng)篩選方式對(duì)話框,記錄的自動(dòng)篩選舉例,例如：“存款單”工作表中，用“自動(dòng)篩選”篩選條件為：期限介于3年至5年，且本息高于2000元的記錄。（期限條件和金額條件是“與”的關(guān)系）

12、,說明：在多個(gè)字段都有條件的情況下，篩選出來的是同時(shí)滿足多個(gè)字段條件的記錄。（多個(gè)字段條件是“與”關(guān)系）,記錄的高級(jí)篩選,高級(jí)篩選說明： 當(dāng)篩選條件較為復(fù)雜，自動(dòng)篩選不能實(shí)現(xiàn)時(shí)，可以使用高級(jí)篩選。 高級(jí)篩選結(jié)果可以在原數(shù)據(jù)區(qū)顯示，也可以顯示到工作表的其它空余位置。 使用高級(jí)篩選，必須有一個(gè)條件區(qū)域。條件區(qū)域距數(shù)據(jù)清單至少有一行一列間隔。 高

13、級(jí)篩選通過“高級(jí)篩選”對(duì)話框進(jìn)行。,數(shù)據(jù)區(qū)域：輸入?yún)⑴c篩選的數(shù)據(jù)范圍。條件區(qū)域：輸入存放“篩選條件”的單元格。,高級(jí)篩選對(duì)話框,方式：可選擇篩選結(jié)果的顯示位置。,復(fù)制到：輸入篩選結(jié)果的起始單元格。[與方式選擇有關(guān)],高級(jí)篩選條件,篩選條件書寫規(guī)則：采用單元格復(fù)制的方法將字段名復(fù)制到高級(jí)篩選條件區(qū)域。條件區(qū)域中的字段名必須在同一行上且連續(xù)。字段名下方的條件：“與”關(guān)系寫在同一行上，“或”關(guān)系寫在同一列上。,原始數(shù)據(jù),篩選結(jié)果

14、,,條件區(qū)域,注：橫向是“與”關(guān)系表示條件為：70<英語<80,記錄的高級(jí)篩選舉例1,在數(shù)據(jù)清單中，篩選英語成績(jī)小于80分、大于70分的記錄。,,,,篩選結(jié)果,條件區(qū)域,記錄的高級(jí)篩選舉例2,在數(shù)據(jù)清單中，篩選英語小于80分，或計(jì)算機(jī)小于80分的記錄。,注：縱向是“或” 關(guān)系表示條件為：英語<80或計(jì)算機(jī)<80,,,高級(jí)篩選應(yīng)用舉例,在“學(xué)生成績(jī)單”中查找至少有一科成績(jī)?cè)?0（含90）分以上的學(xué)生記錄。

15、在“存款單”中，查找“期限介于3年至5年，或本息高于2000元”的存款記錄。在“存款單”中，查找條件“期限為3年且本息高于2000元，或期限為5年”的存款記錄。,記錄的分類匯總,分類匯總概念： 分類匯總就是根據(jù)某一字段的字段值，先對(duì)記錄進(jìn)行分類；然后再對(duì)各類記錄的相應(yīng)字段分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 分類匯總通過分類匯總對(duì)話框來進(jìn)行。,分類匯總對(duì)話框,分類匯總操作,進(jìn)行分類匯總之前，應(yīng)先按分類字段進(jìn)行排序。即記錄應(yīng)

16、按分類字段有序排列。分類匯總具體操作： ⑴選定任一單元格； ⑵打開“分類匯總”對(duì)話框； ⑶定義參數(shù)： ① 確定分類字段、匯總方式、選定匯總項(xiàng)； ② 根據(jù)需要選擇“替換當(dāng)前分類匯總”、“每組數(shù)據(jù)分頁”、“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”選項(xiàng)； ⑷選擇“確定”按鈕。,匯總方式,常用的匯總方式有：求和求平均值計(jì)數(shù)求最大值求最小值,取消分類匯總,通過“分類匯總”對(duì)話框中的“全部刪除”按鈕，撤銷分類匯總

17、。,,分類匯總應(yīng)用舉例,在“班級(jí)成績(jī)”表中，按“班級(jí)”分類，匯總各班人數(shù)及“平時(shí)成績(jī)”，“考試成績(jī)”、“綜合成績(jī)”平均值。思考：能否在“班級(jí)成績(jī)”表中，以班級(jí)和性別分類，統(tǒng)計(jì)每班中男女學(xué)生人數(shù)和各自平時(shí)成績(jī)、考試成績(jī)的平均分和最大值？,數(shù)據(jù)透視表,Excel分類匯總只能按一個(gè)字段分類且一次只能按一個(gè)方式匯總，如果要按多個(gè)字段分類、按多種方式匯總，只有數(shù)據(jù)透視表能實(shí)現(xiàn)。,什么是數(shù)據(jù)透視,和繪畫或制圖中的“透視”方法類似，數(shù)據(jù)透視也是將“

18、平面”數(shù)據(jù)組織成“立體”數(shù)據(jù)的過程。原始數(shù)據(jù)表：“平面”形式的數(shù)據(jù)，沒有匯總項(xiàng)，無法分類瀏覽，無法突出重點(diǎn)數(shù)據(jù)。,?,原始數(shù)據(jù)表,分類匯總：僅從某一個(gè)角度觀察數(shù)據(jù)（一維分析），無法進(jìn)行更深入、更靈活的信息提取。,分類匯總數(shù)據(jù)表,數(shù)據(jù)透視表,行字段：年度,按不同地區(qū)匯總的銷量數(shù)據(jù),按不同年度匯總的銷量數(shù)據(jù),列字段：地區(qū),第2個(gè)行字段：季度,同年度內(nèi)不同季度匯總的銷量數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)字段：銷量,,,,,,,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,建立數(shù)據(jù)透視表的

19、方法：通過數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?chuàng)建。以圖表的形式顯示的數(shù)據(jù)透視表，稱數(shù)據(jù)透視圖。創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表可以顯示在當(dāng)前工作表中，也可以顯示在一個(gè)新工作表上。,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟,在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和圖表報(bào)告”命令，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?duì)話框。,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟,,數(shù)據(jù)透視表舉例,針對(duì)如下的數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，要求： 分別以班級(jí)和性別分類，統(tǒng)計(jì)人數(shù)和平時(shí)成績(jī)、

20、考試成績(jī)的平均分和最大值。,本講小結(jié),介紹了數(shù)據(jù)簡(jiǎn)單排序和復(fù)雜排序。介紹了數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。介紹了數(shù)據(jù)的分類匯總。介紹了數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建和編輯。,思考題,什么是數(shù)據(jù)清單？簡(jiǎn)單排序和復(fù)雜排序各如何操作？自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選各如何操作？進(jìn)行分類匯總前必須進(jìn)行什么操作？分類匯總和數(shù)據(jù)透視表對(duì)比有何異同？,作業(yè)和上機(jī)實(shí)驗(yàn)內(nèi)容,作業(yè)：1.復(fù)習(xí)教材第六章§5.42.預(yù)習(xí)教材第6章。上機(jī)實(shí)驗(yàn)：完成實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書上的實(shí)