excel數(shù)據(jù)的管理

1、Excel數(shù)據(jù)的管理,第八講,EXCEL 2000 數(shù)據(jù)管理,EXCEL2000 除了具有強大的制作表格和圖表功能外，還具有關系數(shù)據(jù)庫的某些管理功能。如記錄的輸入、數(shù)據(jù)的排序、篩選、分類匯總以及創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。,本講學習的主要內(nèi)容,數(shù)據(jù)管理的基本概念記錄單的使用數(shù)據(jù)的排序數(shù)據(jù)的篩選數(shù)據(jù)分類匯總。數(shù)據(jù)透視表。,教學要求,掌握Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的排序。掌握Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的自動篩選和高級篩選。掌握

2、Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的分類匯總。掌握Excel2000數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建。,數(shù)據(jù)管理的基本概念,什么是數(shù)據(jù)庫什么是關系數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)清單的概念,數(shù)據(jù)庫的概念,數(shù)據(jù)庫: 按照某種數(shù)據(jù)模型將數(shù)據(jù)組合在一起的相關數(shù)據(jù)的集合稱為數(shù)據(jù)庫。EXCEL數(shù)據(jù)庫屬于關系型數(shù)據(jù)庫。,數(shù)據(jù)清單的概念,數(shù)據(jù)清單： 一個規(guī)則的二維表就是一個數(shù)據(jù)清單。數(shù)據(jù)清單的特點：數(shù)據(jù)清單的第一行稱為標題行。標題

3、行的每個單元格內(nèi)容，稱為字段名。同一列中的數(shù)據(jù)具有相同的數(shù)據(jù)類型。標題行下面各行為數(shù)據(jù)區(qū)，數(shù)據(jù)區(qū)中的每一行為一個記錄。同一個數(shù)據(jù)清單中，不允許有空行、空列。,數(shù)據(jù)清單,,,,,第一行為字段名,每個列為一個字 段,記錄,數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的添加、刪除、修改,數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)也可以像普遍工作表那樣操作。Excel還提供了專門用于數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)添加、刪除和修改操作的命令。即“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“記錄單”命令。,用記錄單建立數(shù)據(jù)清單的步驟如

4、下：①在第一行的單元格內(nèi)，依次輸入字段名，如圖所示；,利用記錄單建立數(shù)據(jù)清單,,,利用記錄單建立數(shù)據(jù)清單,②選定第一行或第二行的任一單元格；③單擊“數(shù)據(jù)”下拉菜單，選擇“記錄單”選項，彈出如下圖所示提示框：,④選擇確定按鈕，彈出下圖所示記錄單對話框：,記錄單對話框,工作表名稱,⑤向記錄單中輸入數(shù)據(jù)。,注：輸入數(shù)據(jù)方法：⑴依次在各字段文本框內(nèi)輸入數(shù)據(jù)。⑵對于能自動填充或自動計算的字段，其文本框可以空著，以后統(tǒng)一處理。⑶每輸入一條

5、記錄后，單擊“新建”按鈕。⑷記錄全部輸入完后，單擊關閉按鈕。,利用記錄單建立數(shù)據(jù)清單,利用記錄單查找記錄說明：⑴查找記錄是通過記錄單對話框來瀏覽滿足條件的記錄。⑵記錄單中的任何一個字段都可構成一個條件，且它們互為與邏輯關系。⑶找到一條記錄時，記錄單中顯示它的全部字段以及序號。,利用記錄單進行記錄的查找,利用記錄單查找記錄方法：⑴在記錄單對話框中單擊 “條件”按鈕，⑵根據(jù)要求在有關的文本框中輸入字段值。⑶選擇“上一條”按鈕，

6、向序號小方向顯示滿足條件的記錄。選擇下一條按鈕，向序號大的方向顯示滿足條件記錄。⑷選擇關閉按鈕。,利用記錄單進行記錄的查找,記錄單應用舉例,利用“記錄單”在學生成績單中輸入一條記錄。利用“記錄單”在學生成績單查找英語和數(shù)學成績都大于90分的學生記錄。,記錄的排序,記錄排序就是按照某字段值的升序或降序，對數(shù)據(jù)庫中的全部記錄重新排列。 用于排序的字段叫關鍵字，關鍵字可以為一個或多個。在多關鍵字時，第一個起作用的叫主關鍵字，第二個叫次

7、關鍵字，依次類推。 字段所在的第一行叫標題行，排序不包括標題行。,數(shù)據(jù)的簡單排序：只按照一個關鍵字進行的排序，叫簡單排序。實現(xiàn)方法： ⒈選中排序列的任一單元格； ⒉使用工具欄上的升序 、降序 按鈕。,記錄的簡單排序,數(shù)據(jù)的復雜排序： 指按多關鍵字進行排序。實現(xiàn)方法：使用排序?qū)υ捒颉＞唧w操作方法：⑴將排序數(shù)據(jù)清單設置為活動工作表；⑵單擊“數(shù)

8、據(jù)”下拉菜單→“排序”，彈出“排序”對話框。⑶依次選擇關鍵字；選擇升、降序；申明有無標題行；⑷選擇“確定”按鈕，關閉對話框。,記錄的復雜排序,記錄的自定義排序,自定義排序?qū)崿F(xiàn)方法：在“排序”對話框中選擇“選項”按鈕，彈出如下對話框,在“自定義排序次序”下拉列表框中，選定排序次序。,記錄排序舉例,在“學生成績單”中，按“總分”降序排列工作表中的數(shù)據(jù)。在“排序”工作表中，以“班級”為第一關鍵字、升序，“性別”為第二關鍵字、升序，“考

9、試成績”為第三關鍵字、降序，排列工作表中的數(shù)據(jù)。在“學生成績單”中，按“成績等級”降序排列工作表中的數(shù)據(jù)。,記錄的篩選,記錄篩選：就是從數(shù)據(jù)清單中選出滿足條件的記錄，篩選出的記錄可以顯示在原數(shù)據(jù)區(qū)域（此時其它記錄被隱藏起來，不是刪除）或新數(shù)據(jù)區(qū)域。記錄篩選有兩種方式：自動篩選高級篩選,記錄的自動篩選,實現(xiàn)方法：通過“數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“篩選?自動篩選”命令。自動篩選說明： ⑴只在原數(shù)據(jù)區(qū)顯示滿足條件的記錄。不滿足條件

10、的記錄被隱藏起來。 ⑵執(zhí)行自動篩選后，每個字段名右邊出現(xiàn)“?”符號，用來打開“條件”列表。,自動篩選條件列表,條件列表中的各項條件說明如下： ? “全部”：取消以前所設條件，顯示全部記錄。 ? “前10個”：彈出“自動篩選前10個”對話框。找出前N個數(shù)據(jù)，可以按項數(shù)查找，也可以按百分比查找。 ?“自定義…”：彈出“自定義自動篩選方式”對話框?？梢宰远x查找條件 。,,,,最大：指從最大值降序進行篩選；最?。褐笍淖钚≈?/p>

11、升序篩選。,,數(shù)字框可以調(diào)整數(shù)字大小。,,項：指記錄條數(shù)；百分比：指選取全部記錄的份額。,,自動篩選前10個對話框,可以設置兩個條件，并可用與、或的邏輯關系連接起來。？、*：分別代表單個字符、多個字符，可使用通配符。,可以直接選擇字段值作為篩選條件。,自定義自動篩選方式對話框,記錄的自動篩選舉例,例如：“存款單”工作表中，用“自動篩選”篩選條件為：期限介于3年至5年，且本息高于2000元的記錄。（期限條件和金額條件是“與”的關系）

12、,說明：在多個字段都有條件的情況下，篩選出來的是同時滿足多個字段條件的記錄。（多個字段條件是“與”關系）,記錄的高級篩選,高級篩選說明： 當篩選條件較為復雜，自動篩選不能實現(xiàn)時，可以使用高級篩選。 高級篩選結(jié)果可以在原數(shù)據(jù)區(qū)顯示，也可以顯示到工作表的其它空余位置。 使用高級篩選，必須有一個條件區(qū)域。條件區(qū)域距數(shù)據(jù)清單至少有一行一列間隔。 高

13、級篩選通過“高級篩選”對話框進行。,數(shù)據(jù)區(qū)域：輸入?yún)⑴c篩選的數(shù)據(jù)范圍。條件區(qū)域：輸入存放“篩選條件”的單元格。,高級篩選對話框,方式：可選擇篩選結(jié)果的顯示位置。,復制到：輸入篩選結(jié)果的起始單元格。[與方式選擇有關],高級篩選條件,篩選條件書寫規(guī)則：采用單元格復制的方法將字段名復制到高級篩選條件區(qū)域。條件區(qū)域中的字段名必須在同一行上且連續(xù)。字段名下方的條件：“與”關系寫在同一行上，“或”關系寫在同一列上。,原始數(shù)據(jù),篩選結(jié)果

14、,,條件區(qū)域,注：橫向是“與”關系表示條件為：70<英語<80,記錄的高級篩選舉例1,在數(shù)據(jù)清單中，篩選英語成績小于80分、大于70分的記錄。,,,,篩選結(jié)果,條件區(qū)域,記錄的高級篩選舉例2,在數(shù)據(jù)清單中，篩選英語小于80分，或計算機小于80分的記錄。,注：縱向是“或” 關系表示條件為：英語<80或計算機<80,,,高級篩選應用舉例,在“學生成績單”中查找至少有一科成績在90（含90）分以上的學生記錄。

15、在“存款單”中，查找“期限介于3年至5年，或本息高于2000元”的存款記錄。在“存款單”中，查找條件“期限為3年且本息高于2000元，或期限為5年”的存款記錄。,記錄的分類匯總,分類匯總概念： 分類匯總就是根據(jù)某一字段的字段值，先對記錄進行分類；然后再對各類記錄的相應字段分別進行統(tǒng)計。 分類匯總通過分類匯總對話框來進行。,分類匯總對話框,分類匯總操作,進行分類匯總之前，應先按分類字段進行排序。即記錄應

16、按分類字段有序排列。分類匯總具體操作： ⑴選定任一單元格； ⑵打開“分類匯總”對話框； ⑶定義參數(shù)： ① 確定分類字段、匯總方式、選定匯總項； ② 根據(jù)需要選擇“替換當前分類匯總”、“每組數(shù)據(jù)分頁”、“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”選項； ⑷選擇“確定”按鈕。,匯總方式,常用的匯總方式有：求和求平均值計數(shù)求最大值求最小值,取消分類匯總,通過“分類匯總”對話框中的“全部刪除”按鈕，撤銷分類匯總

17、。,,分類匯總應用舉例,在“班級成績”表中，按“班級”分類，匯總各班人數(shù)及“平時成績”，“考試成績”、“綜合成績”平均值。思考：能否在“班級成績”表中，以班級和性別分類，統(tǒng)計每班中男女學生人數(shù)和各自平時成績、考試成績的平均分和最大值？,數(shù)據(jù)透視表,Excel分類匯總只能按一個字段分類且一次只能按一個方式匯總，如果要按多個字段分類、按多種方式匯總，只有數(shù)據(jù)透視表能實現(xiàn)。,什么是數(shù)據(jù)透視,和繪畫或制圖中的“透視”方法類似，數(shù)據(jù)透視也是將“

18、平面”數(shù)據(jù)組織成“立體”數(shù)據(jù)的過程。原始數(shù)據(jù)表：“平面”形式的數(shù)據(jù)，沒有匯總項，無法分類瀏覽，無法突出重點數(shù)據(jù)。,?,原始數(shù)據(jù)表,分類匯總：僅從某一個角度觀察數(shù)據(jù)（一維分析），無法進行更深入、更靈活的信息提取。,分類匯總數(shù)據(jù)表,數(shù)據(jù)透視表,行字段：年度,按不同地區(qū)匯總的銷量數(shù)據(jù),按不同年度匯總的銷量數(shù)據(jù),列字段：地區(qū),第2個行字段：季度,同年度內(nèi)不同季度匯總的銷量數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)字段：銷量,,,,,,,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,建立數(shù)據(jù)透視表的

19、方法：通過數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?chuàng)建。以圖表的形式顯示的數(shù)據(jù)透視表，稱數(shù)據(jù)透視圖。創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表可以顯示在當前工作表中，也可以顯示在一個新工作表上。,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟,在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和圖表報告”命令，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒颉?創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的步驟,,數(shù)據(jù)透視表舉例,針對如下的數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，要求： 分別以班級和性別分類，統(tǒng)計人數(shù)和平時成績、

20、考試成績的平均分和最大值。,本講小結(jié),介紹了數(shù)據(jù)簡單排序和復雜排序。介紹了數(shù)據(jù)的自動篩選和高級篩選。介紹了數(shù)據(jù)的分類匯總。介紹了數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建和編輯。,思考題,什么是數(shù)據(jù)清單？簡單排序和復雜排序各如何操作？自動篩選和高級篩選各如何操作？進行分類匯總前必須進行什么操作？分類匯總和數(shù)據(jù)透視表對比有何異同？,作業(yè)和上機實驗內(nèi)容,作業(yè)：1.復習教材第六章§5.42.預習教材第6章。上機實驗：完成實驗指導書上的實