談工程結(jié)算資料的基本要求

1、2010年11月04日,談工程結(jié)算資料的 基本要求,陳永林,前 言 結(jié)算資料是工程結(jié)算的必要前提，結(jié)算資料是否完整、是否有效、是否真實(shí)，將決定著工程結(jié)算是否能夠順利進(jìn)行。 由于結(jié)算資料的缺陷導(dǎo)致結(jié)算爭議不能有效消除、結(jié)算時(shí)間的延誤，從而引發(fā)糾紛甚至訴訟的案例舉不勝舉，既造成了經(jīng)濟(jì)損失，又使企業(yè)形象受損。 然而， 建筑事業(yè)部各項(xiàng)目部在完成和完善結(jié)算資料工作上，普通存在重

2、視程度不夠、管理不善、責(zé)任心不強(qiáng)、缺乏專業(yè)常識(shí)等現(xiàn)象。 重視程度不夠具體表現(xiàn)為：項(xiàng)目管理人員在主觀意識(shí)上僅將重點(diǎn)放在工程實(shí)體上，認(rèn)為只要工程進(jìn)度和質(zhì)量滿足要求就“功德圓滿”，結(jié)算資料,,只是形式上需要，無關(guān)緊要。 管理不善具體表現(xiàn)為：無專職資料員、無資料管理制度、無登記臺(tái)帳、交接不全面、不具體等。 責(zé)任心不強(qiáng)具體表現(xiàn)為：敷衍了事、怕?lián)?zé)任、相互推諉，狹義性考慮問題，缺乏大局觀。該確認(rèn)的資料不

3、簽認(rèn)，對(duì)于施工單位提交的結(jié)算資料既不整理也不審核，直接轉(zhuǎn)寄結(jié)算中心后認(rèn)為事不關(guān)己、不聞不問，更有甚者：直接讓施工單位將結(jié)算資料報(bào)送結(jié)算中心，導(dǎo)致結(jié)算資料缺失、無效、失真。 缺乏專業(yè)常識(shí)具體表現(xiàn)為：不知道結(jié)算應(yīng)該需要哪些資料、不知道什么樣的結(jié)算資料符合要求，“不簽字、亂簽字”，缺乏與結(jié)算相關(guān)的法律常識(shí)等。,,總體歸納起來結(jié)算資料須具備五大特性：真實(shí)性、完整性、有效性、可追溯性和閉合性。其中真實(shí)性、完整性和有效性是必要特性，

4、可追溯性和閉合性是附加特性，附加特性是對(duì)必要特性的印證。 本次就從以下以下幾個(gè)主要方面闡述結(jié)算資料的基本要求： 一、結(jié)算資料送審流程 二、結(jié)算資料整理的要求 三、真實(shí)性要求 四、完整性要求 五、 有效性要求 六、可追溯性和閉合性要求,,一、結(jié)算資料送審流程 1、結(jié)算資料必須經(jīng)過發(fā)包

5、人項(xiàng)目部嚴(yán)格審查，嚴(yán)禁敷衍了事、流于形式，發(fā)包人項(xiàng)目部第一負(fù)責(zé)人對(duì)結(jié)算資料的完整性、真實(shí)性和有效性負(fù)責(zé)； 2、結(jié)算資料送審前必須得到項(xiàng)目監(jiān)理、工程管理中心質(zhì)量巡查處書面認(rèn)可； 3、嚴(yán)格履行結(jié)算資料的送審申請(qǐng)制，提前將結(jié)算資料的準(zhǔn)備情況按《關(guān)于規(guī)范結(jié)算送審工作的通知》（蘇地結(jié)字[2010]11號(hào)）附表標(biāo)準(zhǔn)清單要求報(bào)送結(jié)算中心預(yù)算處審核，結(jié)算中心預(yù)算處審核通過并簽認(rèn)后，方可寄送； 4、結(jié)算資料

6、必須由發(fā)包人報(bào)送，嚴(yán)禁施工單位直接提交至結(jié)算中心。,,二、結(jié)算資料整理的要求 1、結(jié)算資料整理工作必須專人專職； 2、必須有登記臺(tái)帳； 3、交接工作包括以下幾個(gè)方面： （1）資料的交接；（2）手續(xù)的完善；（3）責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的移交。 交接人必須要有責(zé)任心，被交接人要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。 4、結(jié)算資料必須分類匯總、目錄明晰、編碼成冊(cè)、裝訂整齊。,,三、結(jié)算資料

7、的真實(shí)性要求 結(jié)算資料失真的原因有三：1、無責(zé)任心，應(yīng)付了事；2、存在腐敗行為，串通做假；3、缺乏專業(yè)素質(zhì)，防范意識(shí)淡薄，被對(duì)方“蒙騙”簽字。 結(jié)算資料的失真必然給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，然后如何防范呢？第1條、第2條要靠現(xiàn)場項(xiàng)目管理人員自我約束和自我修正了，在這里著重講的是第3條。 舉例說明： 1、施工組織設(shè)計(jì) or 施工方案的審批 對(duì)于費(fèi)率結(jié)算類項(xiàng)

8、目，發(fā)包人批準(zhǔn)過的施工方案是結(jié)算的重要依據(jù)之一，對(duì)最終審計(jì)結(jié)果有非常大的導(dǎo)向作用。尤其是非實(shí)體類的措施費(fèi)項(xiàng)目：如塔吊的布置、機(jī)械進(jìn)退場次數(shù)、土方開挖（溝槽開挖還是大開挖、人工開挖還是機(jī)械開挖）、冬雨季防護(hù)等。承包人編制施工方案是從可操作性、施,,工便捷性的角度出發(fā)，而發(fā)包人審批時(shí)更要注重方案的經(jīng)濟(jì)性、科學(xué)性，發(fā)、承包主觀意識(shí)形態(tài)上有區(qū)別。 如某項(xiàng)目施工單位報(bào)送的施工方案中，將冷庫預(yù)制架空板調(diào)整為現(xiàn)澆板，模板為一次性投入，

9、并讓甲方增加費(fèi)用。 是否給予審批？ 這樣做導(dǎo)致的結(jié)果有三：1、可能會(huì)加快進(jìn)度；2、方便施工；3、成本增加。 2、竣工圖的編制與審核 竣工圖（英文名as-build drawing)，定義為：工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。 竣工圖是工程結(jié)算的重要參考依據(jù)之一。,,,,竣工圖編制的形式： （１）凡按圖施工沒有變動(dòng)的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同）在原施工圖上加蓋“竣工圖

10、”標(biāo)志后，即作為竣工圖。 ?。ǎ玻┓苍谑┕ぶ?，雖有一般性設(shè)計(jì)變更，但能將原施工圖加以修改補(bǔ)充作為竣工圖的，可不重新繪制。 ?。ǎ常┓步Y(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變以及有其他重大改變，不宜再在原施工圖上修改、補(bǔ)充者，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖?！?應(yīng)從以下幾個(gè)方面對(duì)竣工圖進(jìn)行審核： （1）內(nèi)容是否完整（尤其是取消部位、費(fèi)用減少的設(shè)計(jì)變更）； （2）內(nèi)容是否規(guī)范（每一份改動(dòng)須標(biāo)明設(shè)計(jì)變更編號(hào)和日期）；,

11、,,,（3）簽名、蓋章手續(xù)是否完備（竣工圖必須有施工單位編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)簽字并加蓋竣工圖標(biāo)志章，如下圖）,（4）內(nèi)容是否真實(shí)。（監(jiān)理單位作為第三方，應(yīng)將竣工圖內(nèi)容與設(shè)計(jì)變更單一一對(duì)照、逐條審查，嚴(yán)禁流于形式、敷衍了事。發(fā)包人有監(jiān)督的義務(wù)）,,,,四、結(jié)算資料的完整性要求 結(jié)算資料分為必要資料和附加資料兩大類，必要資料不可缺少，缺少一份將對(duì)審計(jì)結(jié)果帶來實(shí)質(zhì)性的影響，附加資料

12、或可缺少但當(dāng)結(jié)算出現(xiàn)爭議且原必要資料不足以還原事實(shí)時(shí)，附加資料可作為佐證。因此我司一貫要求盡量提交附加資料。 1、必要資料： （1）招、投標(biāo)文件及過程性談判紀(jì)要； （2）中標(biāo)通知書、合同評(píng)審表、合同及補(bǔ)充協(xié)議； （3）招標(biāo)圖紙、施工圖紙及竣工圖； （4）施工組織設(shè)計(jì)及各專項(xiàng)施工方案（固定價(jià)格類結(jié)算可作為附加性資料）,,,,（5）圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更；

13、 （6）工期及經(jīng)濟(jì)類簽證、索賠文件； （7）直接影響結(jié)算價(jià)款的會(huì)議紀(jì)要、工程聯(lián)系單、監(jiān)理通知單； （8）合同約定作為價(jià)款調(diào)整的依據(jù)性文件，如政策性調(diào)整文件、造價(jià)信息文件； （9）已完工程施工界面確認(rèn)單； （10）材料確認(rèn)文件（甲供材/甲控材/甲指材等）； （11）甲供材領(lǐng)、退用書面文件、甲控材核價(jià)單； （12）經(jīng)濟(jì)類處罰單及已繳納憑證；

14、 （13）水電費(fèi)繳納憑證；,,,,（14） 開、竣工報(bào)告； （15）原始數(shù)據(jù)記錄文件（如土方開挖前后抄平記錄）； （15）送審預(yù)算書及工程量計(jì)算書； （16）真實(shí)、完整性承諾書及授權(quán)委托書； （17）針對(duì)個(gè)體工程特點(diǎn)，所必須提交的結(jié)算資料。 2、附加資料 （1）與結(jié)算關(guān)聯(lián)的會(huì)議紀(jì)要、各類聯(lián)系單、監(jiān)理通

15、知單； （2）工程進(jìn)度款支付明細(xì)； （3）送審預(yù)算書及工程量計(jì)算書軟件電子版本； （4）地質(zhì)勘查報(bào)告；,,,,（5）能反映施工過程尤其是隱蔽工序的各類音像文件； （6）工序報(bào)驗(yàn)單及隱蔽驗(yàn)收記錄； （7）材料進(jìn)場報(bào)驗(yàn)單及相關(guān)合格證、檢測報(bào)告等；,,,,四、結(jié)算資料的有效性要求 歸納起來，結(jié)算資料的有效性體現(xiàn)

16、在五個(gè)方面：1、是否原件；2、確認(rèn)手續(xù)；3、有無人為涂改；4、時(shí)效性；5、自相矛盾。 1、是否原件 出于結(jié)算資料的真實(shí)性考慮，結(jié)算中心原則上要求全部提供原件。 如因種種原因，經(jīng)證實(shí)無法提供原件的，須經(jīng)手人在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核實(shí)，此復(fù)印件與原件內(nèi)容無誤”字樣，并加蓋建設(shè)單位公章。 2、確認(rèn)手續(xù) （1）發(fā)、承包雙方應(yīng)在合同簽訂后的一周內(nèi)采集該工程所關(guān)聯(lián)到的授權(quán)

17、委托人簽名樣本，并經(jīng)授權(quán)單位確認(rèn)后作為有效確認(rèn)手續(xù)，如有變更，需授權(quán)單位提前另行出具書面證明。,,,,（2）簽字、蓋章手續(xù)應(yīng)齊全。 需要哪些人簽字？需要哪些單位參與確認(rèn)？首先應(yīng)符合合同約定，其次應(yīng)滿足行業(yè)規(guī)定和工程所在地的地方規(guī)定。 3、有無人為涂改 如有人為涂改痕跡的，須在涂改處加蓋雙方公章，否則視為無效。 4、時(shí)效性 承包人應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)提出價(jià)款調(diào)整的報(bào)告，

18、發(fā)包人應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)給予書面答復(fù)，否則只能效力待定。 5、自相矛盾 如果雙方已確認(rèn)的文件之間莫衷一是、存在矛盾，那么只能效力待定。,,,,五、可追溯性和閉合性要求 追溯的目的是還原事實(shí)。結(jié)算資料的可追溯性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是資料自身的可追溯性；二是資料所反映內(nèi)容的可追溯性。 資料自身的可追溯性為：須在復(fù)印件上注明原件存放處，以備追溯。 資料反映內(nèi)