臨時采購管理流程

1、一、臨時物資采購費用管理流程臨時物資管理范圍：活動贈品、年節(jié)福利、招待費用（禮品）等等各部門（校區(qū)）臨時、少量、不做庫存管理、進貨渠道不固化的采購行為。二、申請采購管理流程：1.采購申請：部門（校區(qū)）負責人有臨時需求商品或服務（常規(guī)采購清單之外的商品或服務）可自行向后勤部提出《臨時采購申請》，如情況緊急可先電話溝通確認時候補填。2.物品采購：采購申請審核通過后（書面或電話審核），由部門（校區(qū)）負責人組織采購執(zhí)行。采購費用可先行墊付后期報

2、銷，也可以先向財務預支后期核銷，預支借款需總經理簽字確認方可執(zhí)行。采購付款標準如下：1)1千元以下由發(fā)起人自行采購自行付款。2)1千5千元由發(fā)起人和校辦方聯(lián)合采購，校辦方付款。3)5千元以上由發(fā)起人和校辦方聯(lián)合采購，財務轉賬付款。3.單據傳遞：臨時采購費用由部門（校區(qū)）負責人憑審核后的《臨時采購申請》和采購原始票據每月3日前去財務填寫報銷單，走費用報銷審核流程。4.費用核銷：每月8日前財務人員審核臨時采購單據，完成費用入賬核銷。5.余量

3、管理：臨時采購商品原則上不做進銷存管理，僅納入當期部門（校區(qū)）費用核算，若物資實際使用量小于預估，余量物資由物資使用方在活動結束后三天內填寫《入庫單》經總務后勤審核后收入倉庫做庫存管理。臨時物資采購費用管理流程總務后勤審核確認1千5千元總務后勤付款確認入庫，納入庫存管理范疇部門（校區(qū)根據臨時需求提出臨時采購申請。組織物資采購行為1千元以內自行采購付款每月3日前整理采購申請和采購票據轉財務審核報銷。是否有余量有整理余量物資，填寫《入庫單》

4、轉總務后勤審核確認）財務三、5千元以上財務付款促銷贈品采購管理流程：（贈品余量最小化原則）每月8日前完成單據審核及費用核銷入賬1.活動申請：由活動發(fā)起部門對活動促銷贈品進行設計規(guī)劃（贈品名稱、出樣陳列需求、預計發(fā)放量），提報總務后勤部審核。2.出樣采購：總務后勤部審核確認后會同活動發(fā)起部門對贈品進行“出樣采購”（可提前預支款項），確定供應商和采購價格，按照出樣陳列數量采購贈品，滿足活動宣傳效果。3.發(fā)放登記：活動執(zhí)行部門依據活動計劃（活

5、動時間）對參與活動的消費者進行“贈品發(fā)放登記”，待活動結束后提報總務后勤部采購執(zhí)行。4.發(fā)放采購：總務后勤部按照活動執(zhí)行部門提報的“贈品發(fā)放登記”進行余量采購（實際發(fā)放數量—出樣采購數量），到貨后及時分至各活動執(zhí)行部門，并將采購單據轉交財務部由財務按照前期“出樣采購”單價與供應商做轉賬付款。5.贈品發(fā)放：活動執(zhí)行部門接收到贈品后按照“贈品發(fā)放登記”中的顧客信息通知顧客領取贈品。6.余量回收：活動結束后確認多余的贈品，由活動發(fā)起部門匯總后

6、填寫入庫單轉總務后勤部審核確認，無誤后有后勤總務部做物資入庫管理。四、臨時物資采購管理制度：1.臨時采購商品及服務費用報銷必須憑后勤部審核后的《臨時采購申請》方可自行，否則財務不予承認，費用由采購方自行承擔。2.采購發(fā)起方未按付款標準組織相關部門聯(lián)合采購付款者，費用由采購方自行承擔。3.臨時采購物資到貨品質由采購發(fā)起人全權負責：供應商送貨過程中有破損、短缺和低質情況，由采購發(fā)起人與供應商溝通解決，物資發(fā)放和存放品質由總務后勤部監(jiān)督，不符