公文是行政管理的重要工具

1、1公文是機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具公文是政府機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具，在各級機(jī)關(guān)、單位中，“辦公”的一個重要內(nèi)容就是辦理和制發(fā)文件，即“辦文”，辦文是每個機(jī)關(guān)、單位大量的日常的工作。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對公文進(jìn)行高效有序的電子化處理，是電子政府建設(shè)的重要組成部分，是關(guān)系到電子政府建設(shè)全局的基礎(chǔ)性工程。據(jù)調(diào)查，現(xiàn)在政府機(jī)關(guān)使用電腦進(jìn)行文字處理已非常普遍，一些單位還不同程度地實(shí)現(xiàn)了公文運(yùn)轉(zhuǎn)電子化管理，對收文辦理、發(fā)文辦理的登記、審

2、核、擬辦、運(yùn)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了公文查詢、統(tǒng)計、存儲、流轉(zhuǎn)的電子化及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)；部分單位對公文數(shù)據(jù)庫中的公文由標(biāo)題、來文單位等基本要素和運(yùn)轉(zhuǎn)過程管理，擴(kuò)展為部分公文的全文入庫管理一些部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)特定網(wǎng)絡(luò)，如政府專網(wǎng)、專業(yè)部門網(wǎng)上的部分公文上報、下發(fā)的無紙化傳輸少數(shù)單位實(shí)現(xiàn)全部公文的網(wǎng)絡(luò)傳輸和電子化管理。七大問題之一：對電子公文的性質(zhì)和作用認(rèn)識不足長期以來，一些人將公文處理電子化誤認(rèn)為就是辦公室內(nèi)的文字處理電腦化，不少領(lǐng)導(dǎo)干部習(xí)慣于

3、傳統(tǒng)的辦公方式，至今不會使用或不愿意使用電腦和網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)為這是辦事人員的事情，不能從根本上認(rèn)知信息化、電子化給傳統(tǒng)政府辦公方式帶來的革命性轉(zhuǎn)變，造成機(jī)關(guān)辦公自動化、公文電子化鏈路的中斷，使無紙化辦公無法推進(jìn)。七大問題之二：系統(tǒng)功能單一，層次不高電子公文處理系統(tǒng)就是利用電腦網(wǎng)絡(luò)功能，實(shí)現(xiàn)從公文的起草、審核、批示、分發(fā)及來文登記、歸檔、承辦、傳閱等一系列綜合性的公文流轉(zhuǎn)全程管理。在辦公自動化系統(tǒng)中，公文處理是較為復(fù)雜的一個子系統(tǒng)，其復(fù)雜度體現(xiàn)

4、在兩個方面：首先公文系統(tǒng)是一個縱向、橫向交錯的綜合結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，從縱向看，公文系統(tǒng)被多級組織共同使用，從橫向看，公文系統(tǒng)被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統(tǒng)具有不同特點(diǎn)其次公文處理流程具有多樣化特性，一般來說，不同組織級別的公文處理流程不同，由于受到多方面因素的影響而變得復(fù)雜多樣?？傊壳半娮庸奶幚硐到y(tǒng)設(shè)計方案還沒有完全走出傳統(tǒng)公文處理思維方式，在公文流程上一味用電腦軟件去模仿傳統(tǒng)的手工處理模式，不重視軟件的開發(fā)和辦文

5、業(yè)務(wù)流程的再造和整合。七大問題之三：安全隱患不容忽視，保密觀念還需加強(qiáng)電子公文的出現(xiàn)，使秘密的載體發(fā)生了革命性變化，信息傳播從“有形”走向“無形”，容易使人產(chǎn)生思想上的麻痹。過去的“鎖好柜”、“關(guān)好門”、“看好人”的保密措施2已難以適應(yīng)時代的需要。一些機(jī)關(guān)、單位對紙質(zhì)公文的保密很重視，而對儲存在軟硬盤上的電子公文則隨意處置，更談不上進(jìn)行保密管理。另一方面，電子公文在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲，極易受到黑客攻擊，造成公文失密、信息被盜、被刪除或

6、被改寫等嚴(yán)重后果，對電子公文安全性的擔(dān)憂，在很大程度上遏制了公文處理電子化的推廣。七大問題之五：規(guī)劃滯后，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一目前與公文有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或辦法主要有《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GBT97041999)和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，都是針對紙質(zhì)公文制定的，雖然對電子公文也有所考慮，但這方面的規(guī)范還十分簡單和粗疏，無法適應(yīng)公文處理電子化的需要。一些機(jī)關(guān)、單位在管理電子公文、設(shè)計公文處理軟件時，往往各行其是，自成系統(tǒng)，采用的標(biāo)準(zhǔn)也各不相同

7、，造成新的重復(fù)建設(shè)，資源不能共享，給今后電子公文傳輸和系統(tǒng)整合留下了難題。七大問題之六：復(fù)合型人才缺乏，公務(wù)員知識結(jié)構(gòu)亟待改善實(shí)施公文處理電子化，需要既熟悉公文處理業(yè)務(wù)，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。電子公文處理系統(tǒng)將公文的制發(fā)、審簽、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)電子化、網(wǎng)絡(luò)化，這就要求各環(huán)節(jié)、各部位人員，包括審核、簽發(fā)文稿的領(lǐng)導(dǎo)同志，都能夠掌握電腦操作技能?，F(xiàn)有機(jī)關(guān)工作人員大多限于知識儲備的不足，對較復(fù)雜的電腦應(yīng)用和信息系統(tǒng)的管理難以適應(yīng)。

8、七大問題之七：電子公文立法空白，效力難以認(rèn)定目前我國電子公文尚不具備與紙質(zhì)公文同等的法定效力，這已經(jīng)成為無紙化辦公和電子政務(wù)發(fā)展的瓶頸。政府公文的電子簽名、電子簽章、電子指紋等從技術(shù)上講，已經(jīng)不成問題，但其法律地位還沒有確認(rèn)從網(wǎng)絡(luò)上下載的公文，權(quán)威性不強(qiáng)、可信度不高，尤其是作為法律、法規(guī)、政策依據(jù)提供使用時，效力難以認(rèn)定另外，如果僅僅是電子公文，在歸檔時也不被認(rèn)可。這些問題如果遲遲不解決，電子公文將繼續(xù)停留在現(xiàn)有的水平，難以有根本性突破