采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計

1、采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制設(shè)計一、采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務(wù)一、采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務(wù)采購商品或取得勞務(wù)是企業(yè)組織生產(chǎn)和滿足銷售需要的前提，對于一個企業(yè)的采購、與付款環(huán)節(jié)，我們首先仍從了解該循環(huán)的基本業(yè)務(wù)開始。采購與付款循環(huán)涉及的主要業(yè)務(wù)活動包括：請購商品或勞務(wù)→簽訂采購合同→商品驗收→儲存已驗收的商品→編制付款憑單→確認與記錄負債→償付款項→記錄現(xiàn)金、銀行存款支出上述業(yè)務(wù)主要涉及到以下部門：生產(chǎn)計劃部門、采購

2、部門、驗收部門、倉儲保管部門和會計部門（見表610）。表610610請購商品和請購商品和勞務(wù)勞務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)計劃部門一般會根據(jù)顧客訂單或者對銷售預(yù)測和存貨需求的分析來決定生產(chǎn)授權(quán)，簽發(fā)預(yù)先編號的生產(chǎn)通知單和材料需求報告，列示所需要的材料和零件及其庫存。倉庫負責(zé)對需要檢查上述需求報告所列存貨的庫存數(shù)量，根據(jù)需要填制請購單，報采購部門。其他部門也可以對生產(chǎn)所需物資以外的辦公設(shè)備等項目直接填制請購單報采購部門。大多數(shù)企業(yè)對正常生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資

3、的購買均作一般授權(quán)，比如，倉庫在現(xiàn)有庫存達到再訂購點時就可直接提出采購申請，其他部門也可為正常的維修工作和類似工作直接申請采購有關(guān)物品。但對資本支出和租賃合同，企業(yè)通常會要求作特別授權(quán)，只允許特定人員提出請購。為加強控制，每張請購單應(yīng)經(jīng)過對這類支出預(yù)算負責(zé)的主管人員簽字批準。簽訂采購合簽訂采購合同為落實請購事項，企業(yè)應(yīng)與供貨單位簽訂采購合同，采購合同是供需雙方共同簽訂的具有法律效力的經(jīng)濟合同，也是企業(yè)采購業(yè)務(wù)的訂購單，對于供貨方而言，該

4、合同是銷售訂單。采購部門在收到請購單后，對業(yè)經(jīng)批準的請購單確定最佳的供應(yīng)來源，對于大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。采購部門在與供應(yīng)商簽訂的采購合同內(nèi)容必須詳細明確、文字表述準確完整。采購合同應(yīng)主要規(guī)定所需商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、供貨日期、結(jié)算方式、商品的包裝與運輸辦法、質(zhì)量檢驗手續(xù)、違約責(zé)任以及糾紛解決方式等。會計部門應(yīng)當參與采購合同的簽訂工作，并監(jiān)督執(zhí)行。采購合同應(yīng)預(yù)

5、先編號并經(jīng)過被授權(quán)的采購人員簽名。其正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)內(nèi)部的驗收部門、會計部門和編制請購單的部門。采購與付款循環(huán)的基本業(yè)務(wù)驗收商品驗收商品驗收部門收到有效的采購合同后，應(yīng)對供應(yīng)商發(fā)運的商品進行驗收。驗收部門首先應(yīng)比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間等，然后再盤點商品并檢查商品有無損壞。驗收后，驗收部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)。驗收入員

6、將貨品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上的利益購入與生產(chǎn)和銷售要求不符的原料和商品的行為發(fā)生。2.支付款項后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)支付款項后獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)購買環(huán)節(jié)中款項的支付應(yīng)以獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)為條件，內(nèi)部控制制度的建立和實施應(yīng)保證一切購買活動在這一條件下進行。防止錯計和篡改實物或勞務(wù)的數(shù)量和金額，保證賬面記錄的數(shù)字與實際獲得的物品或勞務(wù)相一致。3.應(yīng)付賬款記錄的真實性和合理性應(yīng)付賬款記錄的

7、真實性和合理性企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)的情況，合理的記錄應(yīng)付賬款的金額。4.合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓合理揭示企業(yè)應(yīng)享有的折扣、折讓供應(yīng)商提供的折扣是整個買賣交易活動的一個組成部分，折扣會給企業(yè)帶來的相應(yīng)的經(jīng)濟利益。內(nèi)部控制制度應(yīng)合理的揭示企業(yè)已享有的各種折扣和折讓，合理的沖銷相應(yīng)的應(yīng)付賬款，防止有人將企業(yè)享有的折扣與折讓隱匿起來，避免企業(yè)獲得的利益為私人占有。采購與付款循環(huán)的控制目標與內(nèi)部控制要點見表611：表611采購與付款循環(huán)的

8、內(nèi)部控制目標和內(nèi)部控制要點采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制目標和內(nèi)部控制要點內(nèi)部控制目標內(nèi)部控制要點所記錄的購貨都已收到物品或已接受勞務(wù)，并符合購貨方的最大利益請購單、訂貨單、驗收單和賣方發(fā)票一應(yīng)俱全，并附在付款憑單后；購貨按正確的級別批準；注銷憑證以防止重復(fù)使用；對賣方發(fā)票、驗收單、訂貨單和請購單作內(nèi)部核查已發(fā)生的購貨業(yè)務(wù)均已記錄訂貨單均經(jīng)事先編號并已登記入賬；驗收單均經(jīng)事先編號并已登記入賬；賣方發(fā)票均經(jīng)事先編號并已登記入賬所記錄的購貨業(yè)務(wù)估

9、價正確計算和金額的內(nèi)部查核；采購價格和折扣的批準購貨業(yè)務(wù)的分類正確采用適當?shù)臅嬁颇勘恚环诸惖膬?nèi)部核查購貨業(yè)務(wù)按正確的日期記錄要求收到商品或接受勞務(wù)立即記錄購貨業(yè)務(wù)；內(nèi)部核查購貨業(yè)務(wù)被正確記入應(yīng)付賬款和存貨等明細賬中，并被準確匯總應(yīng)付賬款明細賬內(nèi)容的內(nèi)部查核（二）基本內(nèi)部控制制度（二）基本內(nèi)部控制制度企業(yè)的采購與付款循環(huán)一般包括商品勞務(wù)的采購和固定資產(chǎn)的采購。雖然，一般商品或勞務(wù)的采購與固定資產(chǎn)的采購具有共同的特征，但由于固定資產(chǎn)對于制