秘書工作環(huán)境

1、秘書的工作環(huán)境,秘書工作的宏觀環(huán)境 秘書工作的中觀環(huán)境 秘書工作的微觀環(huán)境 辦公模式的選擇,秘書工作的環(huán)境,環(huán)境：是指對(duì)工作績(jī)效起著潛在影響的外部力量。秘書工作環(huán)境：是指直接或間接影響秘書工作效率的各種潛在外部力量的總和。,,秘書工作環(huán)境特點(diǎn)的有以下幾點(diǎn)：　1．復(fù)雜和多樣性　2．差異性　　3．變異性,秘書工作的宏觀環(huán)境,宏觀環(huán)境，又稱為一般環(huán)境，或大社會(huì)環(huán)境，是指處于所有組織之外，并對(duì)組織發(fā)生影響的外部環(huán)境。它是一種必

2、須監(jiān)測(cè)和適應(yīng)的不可控制的環(huán)境。秘書工作的宏觀環(huán)境主要有：政治法律環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境、科技環(huán)境、文化環(huán)境等。,,（一）政治法律環(huán)境與秘書工作 法律環(huán)境包括黨的政策、國(guó)家的法律及WTO規(guī)則等。（二）經(jīng)濟(jì)環(huán)境與秘書工作 經(jīng)濟(jì)環(huán)境主要包括經(jīng)濟(jì)體制、經(jīng)濟(jì)實(shí)力。秘書工作的內(nèi)容與性質(zhì)常隨著經(jīng)濟(jì)環(huán)境的改變而又互動(dòng)的發(fā)展。（三）科技環(huán)境與秘書工作 科技的進(jìn)步為秘書工作提供了完成工作的工具、設(shè)備和方法，特別是辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用，改

3、變了秘書工作。,,（四）文化環(huán)境與秘書工作 文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特點(diǎn)。概括性是指文化所指的內(nèi)容十分概括，幾乎無(wú)所不包；抽象性是指文化是一種抽象觀念，并非指哪種具體的事物；模式性指一個(gè)社會(huì)或一個(gè)國(guó)家由于歷史背景、民族性格、生活狀況等條件的不同，其文化表現(xiàn)出來(lái)的特色便存在差異；功能性是指文化對(duì)社會(huì)及人生有莫大的功能和作用，對(duì)人群生活及行為有很大的影響及支配力。,秘書工作的中觀環(huán)境,中觀環(huán)境是指的秘書所處組織的性

4、質(zhì)、制度與結(jié)構(gòu)方面的環(huán)境。它對(duì)秘書工作有著重要的影響。,,（一）企業(yè)　企業(yè)是從事生產(chǎn)、流通、服務(wù)等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過(guò)為社會(huì)提供所需商品或服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)盈利，進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算，具有法人資格的經(jīng)濟(jì)組織。,,（二）企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)　 現(xiàn)代企業(yè)是以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)的，是在國(guó)家《公司法》的規(guī)定下組建的，其組織模式就是《公司法》規(guī)定的幾種形式，包括有限責(zé)任公司、國(guó)營(yíng)獨(dú)資公司、股份有限公司等。,秘書工作的微觀環(huán)境,微觀環(huán)境，又叫辦公室環(huán)

5、境，是指一定的組織機(jī)構(gòu)的秘書部門工作所處的自然環(huán)境。（一）辦公室的種類及對(duì)秘書工作效率的影響 環(huán)境包括：第一，辦公室的空間環(huán)境，是指房屋建筑與分配，辦公空間的大小，家具的布置；第二，辦公室的視覺環(huán)境，包括色彩、光線；第三，辦公室的聽覺環(huán)境，指辦公室所處空間的有益或無(wú)益聲音；第四，辦公室的空氣環(huán)境，指由生理空氣因素（溫度、濕度、空氣流通與凈化）造成的辦公室的整個(gè)氣氛；第五，辦公室的健康與安全環(huán)境。,,（二）辦公室環(huán)境的管理原則

6、　 辦公室環(huán)境的管理是指對(duì)辦公室環(huán)境加以合理的設(shè)計(jì)、組織和控制，使其達(dá)到最符合秘書工作的需要，進(jìn)而提高工作效率，完成組織欲達(dá)到的使命。在對(duì)辦公室環(huán)境進(jìn)行管理的過(guò)程中，要堅(jiān)持以下的原則：1．方便 ；2．舒適整潔 ；3．和諧統(tǒng)一 ；4．安全 。,,（三）辦公室的空間設(shè)計(jì) 所謂辦公室的空間設(shè)計(jì)是指組織為節(jié)省成本，有效的利用空間，縮短工作流程，迅速處理信息，提供良好工作環(huán)境，并促進(jìn)秘書與其他工作人員的溝通與協(xié)調(diào)所作的辦公室內(nèi)的布置

7、。,,辦公室空間設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：　1．各職能部門的場(chǎng)地設(shè)計(jì) 2．工作中心的設(shè)計(jì) 3．開放式辦公場(chǎng)地的布局 4．辦公房間的空間設(shè)計(jì),,（四）辦公室的視覺環(huán)境管理 辦公室的視覺環(huán)境包括辦公室內(nèi)覆蓋物和照明。1．覆蓋物 　它包括墻壁、天花板、地面、門窗、支柱等上面的覆蓋物。它們對(duì)秘書工作人員的心理狀態(tài)有直接影響，因而也對(duì)他們的工作效率產(chǎn)生影響。,,2．照明　是指為完成辦公室的指定工作而提供適當(dāng)?shù)墓?/p>

8、線系統(tǒng)?！」饩€系統(tǒng)的管理主要目的是：提供有效的、舒適的照明和安全的位置，有助于提高視覺舒適感，并建立一個(gè)從審美觀點(diǎn)上看引人注目的工作區(qū)。為了達(dá)到這些目的，辦公室既要有合適的光量，還有要有合適的光線質(zhì)量。,,（五）辦公室的聽覺環(huán)境管理 聽覺環(huán)境指辦公室所處的有益聲音或有害聲音。有益的聲音如伴奏音樂和愉快交談的聲音；噪音，比如辦公機(jī)器的振動(dòng)聲為有害的聲音。聲音的強(qiáng)度單位為分貝（db），一般說(shuō)來(lái)超過(guò)70分貝即為噪音，超過(guò)130-1

9、40分貝使人耳痛，超過(guò)150分貝使內(nèi)耳結(jié)構(gòu)破壞，以致耳聾。,,（六）辦公室的空氣環(huán)境管理 空氣環(huán)境是指由生理空氣因素（溫度，濕度，流通與凈化）造成的辦公室的整個(gè)氣氛。辦公室的空氣環(huán)境管理，又叫空氣調(diào)節(jié)辦公室，是指為了減少人們的精神消耗，增強(qiáng)舒適性而經(jīng)過(guò)精心調(diào)節(jié)過(guò)空氣的辦公室。,,1．溫度　　一般說(shuō)來(lái)，秘書工作環(huán)境中最舒適并有益于健康的工作溫度是15-20攝氏度。 2．濕度　　相對(duì)濕度是指空氣中所含水氣的百分比。如果辦公室內(nèi)

10、空氣濕度高會(huì)使秘書人員感到冷天更冷、熱天更熱。一般來(lái)講，最適宜的濕度為40%—60%。,,3．空氣流通　　辦公室內(nèi)的空氣應(yīng)該是流通的，新鮮的，充足的。在這樣的空氣環(huán)境中秘書人員才能精神愉快，不感疲倦，工作效率因而提高。一般說(shuō)來(lái)，每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。要達(dá)到這種要求，必須有良好的通風(fēng)設(shè)備，使空氣流通無(wú)礙，得以充足與新鮮。4．空氣的凈化　　完整的空調(diào)系統(tǒng)可以凈化空氣，排除空氣中不需要的成分，如塵埃、臭氣等。,,（七）辦

11、公室的保健與安全環(huán)境管理組織推行對(duì)秘書人員的保健方法主要有以下一些：　1．定期健康檢查　2．灌輸衛(wèi)生知識(shí)　3．采取疾病預(yù)防　4．保持環(huán)境整潔　5．推行健身運(yùn)動(dòng)　6．舉辦康樂活動(dòng),辦公模式的選擇,（一）辦公模式的類型及管理方法 1．在家工作 2．遠(yuǎn)程工作 3．虛擬辦公室 4．臨時(shí)辦公桌 5．彈性時(shí)間 6．兼職工作 7．合同工作 8．交叉工作9、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),,（二）導(dǎo)致辦公模式變化的原因 1．辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過(guò)

12、高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的效益。 2．城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問(wèn)題和上班高峰時(shí)段的困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才拧?3．高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場(chǎng)所也能相互溝通。 4．企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項(xiàng)目就不需要聘用長(zhǎng)期的正式員工。 5．企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。 6．一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行

13、了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。 7．在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式。,,（三）不同辦公模式的特點(diǎn) 1、在家辦公。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費(fèi)的時(shí)間，更靈活的管理自己的時(shí)間，減少交通的擁擠、污染和費(fèi)用。缺點(diǎn)：需計(jì)算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會(huì)的聯(lián)系。2、彈

14、性時(shí)間。優(yōu)點(diǎn)：時(shí)間靈活，更好的安排工作時(shí)間，提高效率。缺點(diǎn)：難以監(jiān)督員工3、遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點(diǎn)：減少總部辦公空間的開銷，工作時(shí)間更靈活。缺點(diǎn)：加大了對(duì)員工監(jiān)督和控制的難度。,,4、虛擬辦公。優(yōu)點(diǎn)：減少工作空間和辦公用品的耗費(fèi)，信息能夠存儲(chǔ)、歸檔和通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點(diǎn)：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。5、兼職工作。優(yōu)點(diǎn)：兼職人員可控制自己的工作時(shí)間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長(zhǎng)。缺點(diǎn)：控制和監(jiān)督員工較難，難以

15、控制工作量及報(bào)酬。6、定期合同制。優(yōu)點(diǎn)：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動(dòng)力，效率高。缺點(diǎn)：難以控制員工對(duì)企業(yè)的忠誠(chéng)，缺乏工作保障。7、交替工作。優(yōu)點(diǎn)：能激勵(lì)工作人員。缺點(diǎn)：交接不當(dāng)，會(huì)出現(xiàn)工作混亂。8、臨時(shí)辦公桌。優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時(shí)間。缺點(diǎn)：?jiǎn)T工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。,,選擇辦公模式的工作程序1、深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問(wèn)題2、根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式3、根據(jù)