秘書工作的組織及管理

1、第六章 秘書工作的組織及管理,第一節(jié)　秘書工作系統(tǒng)的組織 第二節(jié) 秘書工作的運行和管理,第一節(jié)　秘書工作系統(tǒng)的組織　　一、秘書工作機構　　秘書工作機構是指在組織內部設立的專門承擔秘書工作職能的所有機構的統(tǒng)稱。它是領導工作不可缺少的組成部分，是科學管理機關工作，保證各方面工作正常運轉并實現(xiàn)領導職能的組織保證。 　?。ㄒ唬┟貢鴻C構的設置　　 由于機關的管理職能和級別層次不同

2、，秘書機構的名稱和設置情況也有所區(qū)別?！　≈醒牒褪?、部級領導機關一般設置辦公廳。 中下層的領導機關（地、縣級機關），多數(shù)不設辦公廳，而設辦公室。,,,,,,,（二）秘書機構設置要求　　秘書機構是實現(xiàn)機關管理職能的重要條件，是實施科學管理的組織保障。 具體說來，應該符合下述要求：　　１、因事設崗，講究精簡 設置機構必須考慮工作需要和便于高速運轉。首先，從領導工作實際需要和機關的具體情況出

3、發(fā)，就是因事設崗，而不是因人設崗。 其次，要簡化層次，特別是減少不必要的中間層次，避免機構重疊、人浮于事、效率低下的現(xiàn)象?！　?、合理分工、職責明確 設置機構要體現(xiàn)有利于統(tǒng)一的領導，又要體現(xiàn)機構本身應有的職能權限。 　　3、注重高效，精干務實，強兵為主 追求高效運轉，是秘書工作的職責決定的。 　　綜上所述，秘書機構的設置要求，實際上包括對秘書機構和人員素質、數(shù)量、職能、效率四個不同角度的要求。只要當這些

4、因素都處于服務、高效運轉的基本要求。,,,,,二、秘書人員　　秘書人員，包括被冠以“秘書”職務和無此職務而從事秘書性工作的人員。他們是秘書工作系統(tǒng)中最具主動性和最活潑的因素，對秘書工作的正常運行起著決定性作用?！　。ㄒ唬┟貢藛T的分類　?。薄穆殬I(yè)等級劃分，勞動和社會保障部2003年修訂的《國家秘書職業(yè)標準》，將秘書職業(yè)從低到高劃分為四個等級：五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。秘書等級不同，其工作內容、能力要求以及應掌握的相

5、關知識分別有不同的規(guī)定。　　2、從工作性質和職責劃分，有黨務秘書、行政秘書、機要秘書、事務秘書、信訪秘書、外文秘書、會議秘書、文字秘書、法律秘書、醫(yī)學秘書、科研秘書、新聞秘書、外事秘書、教學秘書等。,秘　書　學,第十三講,主講教師：婁淑華　　　　　　　　　　學時：32,3、從秘書的來源和服務對象劃分，有公務秘書和私人秘書?！　?、從秘書所任職務劃分，有秘書長、辦公廳主任、秘書局長、秘書處長、秘書科長、辦公室主任、辦事員、文書等。秘書

6、長有中央、省、市級機關的秘書長之分；辦公廳主任也有中央、省（部）級之分；辦公室也有市（局）、縣級機關的辦公室主任之分?！　?、駐外使館的秘書人員分為一等秘書、二等秘書、三等秘書。一等秘書：使館中職位僅次于參贊的外交官，派遣國外交部派出。一等秘書掌握機要文件，從事外交活動，協(xié)助使館大使參與外交事務活動，享有外交特權和豁免?？梢员唤榻B給駐在在國外交部長，通常也被介紹給駐在國的國家元首；二等秘書：使館中職位詞語參贊的外交官；三等秘書：使館中

7、職位在隨員之上的外交官。,（二）秘書人員的配置　　 這是秘書工作正常運行的基本條件?！　?、智能結構比例要合理　　2、專業(yè)結構比例要合理　　3、年齡結構比例要合理

8、 （三）配置秘書實行的原則 １、適應性原則 2、

9、職能性原則 3、類型性原則,,,,,,,,,,,三、秘書機構責任人的配置　　符合以下條件：　?。ㄒ唬┓项I導干部的“四化”要求　　黨中央提出了培養(yǎng)和選拔領導干部，必須實行“四化”要求，即領導干部必須符合“革命化、年輕化、知識化、專業(yè)化”的原則?！　。ǘ斉c秘書機構層次相適應　

10、　在省、部級以上領導機關，秘書機構負責人的配備分為兩種情況。一種是設辦公廳主任和副主任，領導辦公廳的工作；另一種是設辦公廳秘書長和副秘書長領導辦公廳工作。在中、下層領導機關，秘書機構負責人的配置均與秘書機構層次和名稱相適應?！　。ㄈC關領導成員兼任秘書機構的主要領導　　為了加強對秘書工作的領導，確保領導意圖和科學決策能夠得到貫徹執(zhí)行，在一些高層領導機關，秘書機構的主要領導人，大都由直接領導機關的某位領導人兼任。,,第二節(jié) 秘書工

11、作的運行和管理,一、秘書工作的組織形式與工作方式　　（一）秘書工作的組織形式　　集中形式與分工形式兩種類型。　　1、集中形式　　即秘書工作的各項內容全部集中到辦公室來進行?！　?、分工形式　　即將秘書工作的內容按照工作環(huán)節(jié)和工作性質劃分為若干部分，分別交給有關部門運作完成。,秘　書　學,第十四講,主講教師：婁淑華　　　　　　　　　　學時：32,（二）秘書工作的方式,,1、專項分工制,3、專項分工與值班混合,4、臨時交辦制,2

12、、值班制,二、秘書工作的管理體制　　我國秘書工作的管理體制，實行塊塊領導為主，條條指導為輔，條塊結合的形式。這樣的管理體制與其他很多方面的領導與管理體制是不同的。,,,,,（一）以塊塊領導為主　　所謂塊塊領導，是指秘書工作要接受所屬單位的領導?！　槭裁匆詨K塊領導為主呢？主要理由如下：　　第一，秘書工作于本單位領導工作密切相關?！　〉诙?，秘書工作是為領導工作服務的，服務質量只有本單位領導最清楚。 　　第三，古今中外，秘書機

13、構和秘書人員都從屬于它所服務的機關 。 （二）以條條指導為輔　　所謂條條指導，是指上級領導機關的秘書機構對下級機關的秘書機構實行業(yè)務上的指導。但是，這種指導作用與塊塊領導相比是出于輔助地位的。　 有了塊塊領導，為什么還要實行條條指導呢？我們知道，秘書機構盡管在級別、規(guī)模上有很大的區(qū)別，但是，無論什么樣的機關，秘書工作性質、內容、職能基本上是相同的。　　總之，我國秘書工作的領導與管理體制，實行塊塊領導為主，條條指導為輔，

14、條塊結合的形式，從根本上說，實行這種體制，有利于充分發(fā)揮秘書工作的作用和體現(xiàn)秘書工作的價值，能夠保證秘書工作更好地為領導工作服務。,,,,,,,秘　書　學,第十五講,主講教師：婁淑華　　　　　　　　　　學時：32,三、秘書工作的管理措施與制度　?。ㄒ唬┟貢ぷ鞯墓芾泶胧　∶貢ぷ魇玛P領導工作活動的正常運轉，對領導工作影響很大。 機關領導人員必須在宏觀方面加強對秘書工作的領導與指導，確保秘書工作按照

15、領導工作的目標運行而不發(fā)生偏差。在微觀方面，應當采取必要的管理措施，以便高質量、高效率地為領導工作服務?！　?１、對秘書宏觀方面的管理要求　　（1）堅持正確的政治方向，在思想上、政治上同黨中央保持高度一致。 （２）遵守工作紀律，全心全意為人民服務。 （３）樹立謙虛謹慎的優(yōu)良作風 （４）嚴守黨和國家的機密。 （５）嚴格秘書人員的調配制度。 （６）加強對秘書人員

16、的領導和管理。,,,,,,,,,2、對秘書微觀方面的管理要求　?。?）分級管理與直接領導相結合。 　?。?）實行嚴格的崗位責任制。 　　（3）實行明確的目標管理。 　?。?）實行交接班制度。 　?。?）把好人才素質關。,,（二）秘書工作的管理制度 秘書工作的管理制度是指秘書人員應當遵守的所有的行為規(guī)范和工作準則的統(tǒng)稱。這是保證秘書工作正常運行的不可缺少的條件。 　 秘書工作管理制度可以分為以下幾類：　 1、

17、具有強制執(zhí)行性質的法規(guī)。例如：《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》、《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》以及信訪、印章管理方面的規(guī)章制度?！?2、工作程序性質的規(guī)章制度。例如：《打字員工作程序》等,,,,,,,3、工作標準類的規(guī)章制度。例如：《打字員工作標準》　　4、崗位責任制度。例如：《秘書處處長職責》、《保密室工作守則》等?！　?、工作環(huán)境操作規(guī)范。例如：《收發(fā)文登記制度》、《文

18、件校對制度》　　6、獎懲類的制度。例如：省委辦公廳的《機要通信人員獎懲制度》等。 制定秘書規(guī)章制度過程中，要注意一下問題：　　1、主義規(guī)章制度的系統(tǒng)一致性，符合有關方針政策、法規(guī)精神和上級有關的有關規(guī)定，與之保持一致?！　?、主義制度的嚴密可行，要認真推敲制度內容和文字表達質量，確保周密嚴謹，行之有效。3、主義制度的簡明精確、條理清晰、便于理解和執(zhí)行?！　?、維護制度的穩(wěn)定性。已經(jīng)頒布就要在一定時間內保持