淺談企業(yè)項目采購管理中的成本控制

1、60梅山科技2012年第6期淺談企業(yè)項目采購管理中的成本控制吳德飛(梅山鋼鐵公司采購部南京210039)摘要：企業(yè)競爭日益激烈，所有企業(yè)都致力于深降成本來提高效益。尤其近兩年受原材料價格持續(xù)上升、人工成本也不斷上漲等因素的影響，使尋找降低成本新突破口的問題迫在眉睫。成本控制作為企業(yè)項目采購管理的重要內(nèi)容，已成為關(guān)乎企業(yè)生存和發(fā)展的重中之重。因此，立足于企業(yè)整體的戰(zhàn)略目標及外部環(huán)境，并從成本與效益的對比中探索企業(yè)采購管理中的成本控制新理念

2、，以尋求科學(xué)合理的采購成本最小化。關(guān)鍵詞：項目采購管理；成本控制；科學(xué)合理CostControlofEnterpriseProjectPurchasingManagementWuDefei(PurchasingDepartmentofMeishanIron&SteelCo，Nanjing210039)Keywords：projectpurchasingmanagement；costcontrol；scientificandreasona

3、ble國內(nèi)企業(yè)傳統(tǒng)的采購成本控制往往聚焦于采購價格的降低，缺乏足夠的系統(tǒng)性思考。時常出現(xiàn)兩個誤區(qū)：第一，只考慮物料的采購價格降低而忽視采購成本、質(zhì)量和交貨周期的平衡。價格并不是越低越好。對于客戶來講，價格、質(zhì)量、交貨周期都是至關(guān)重要的，三個要素共同構(gòu)成了產(chǎn)品的“價值”_1J。企業(yè)需要向客戶提供的不是低價格的產(chǎn)品，而是要在三者間實現(xiàn)有效平衡，為客戶提供高價值的產(chǎn)品；第二，忽視物流成本和庫存成本。與物流成本相比，庫存成本更容易被忽視。在經(jīng)營

4、過程中，很容易出現(xiàn)供應(yīng)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)銜接不上的情況，造成存貨的資金占用和欠款的積壓，這些積壓最終的財務(wù)表現(xiàn)就是資金的無效占壓。物料成本和資金成本都是“隱性”成本，在財務(wù)報表中以費用的形式體現(xiàn)而不是包含在成本項目之中，但從經(jīng)濟實質(zhì)來講，又屬于成本的重要組成部分。因此，采購成本控制必須系統(tǒng)地考慮采購價格、質(zhì)量、交貨周期、物流及是否必須需要一定的風(fēng)險控制需要的庫存成本，而不是單單地片面指采購價格。1制定采購預(yù)算制定預(yù)算的行為就是對組織內(nèi)部

5、各種工作進行資源的配置。預(yù)算不僅是計劃活動的一個方面，它還是一種控制機制，起著一種比較標準的作用。制定采購預(yù)算是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。梅鋼項目采購的概算和預(yù)算工作是由企劃部、采購部、設(shè)計部以及使用單位共同參與完成的，采購中有任何的變更都需要參與制定標準的各個部門同時確認。因此，它不僅對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個采購成本控制標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的監(jiān)測與控制，確保項目資金的使用在一

6、定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預(yù)算的約束，既提高項目資金的使用效率，又優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配，從而達到控制項目采購成本的目的。2供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機會。梅鋼公司的此項工作是由采購部、使用單位、財務(wù)部及監(jiān)審部共同參與完成的。供應(yīng)商的選擇關(guān)注2方面吳德飛淺談企業(yè)項目采購管理中的成本控制6l的問題。1)選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選

7、擇問題，實際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。對采購方來說，單一貨源增加了項目資源供應(yīng)的風(fēng)險，也不利于對供應(yīng)商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。而對供應(yīng)商來說供貨份額優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用，降低采購成本；2)選擇供應(yīng)商的方式。梅鋼公司選擇供應(yīng)商的方式主要是招標采購和非招標采購兩種，具體的按照相關(guān)額度標準劃分為招標、密封比價、比價3個層次。在項目采購中采取招標、詢比價的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物料

8、價格，幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或物料，也有助于提高采購效率，從而有利于控制采購成本。3采購環(huán)境的利用采購的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產(chǎn)生重要的影響。外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調(diào)整、市場利率及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項目

9、組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和程序J。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應(yīng)當充分利用外部市場環(huán)境為項目整體帶來利益。梅鋼公司的采購業(yè)務(wù)，都被要求“緊盯市場動態(tài)、工作場所在現(xiàn)場”。只有建立了良好的市場及現(xiàn)場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢。不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益，實現(xiàn)成本控制。4供應(yīng)商的管理基于長期的降低

10、采購成本的理念出發(fā)，梅鋼公司在項目的采購管理中貫穿一個“供應(yīng)商管理”的思想，即將供應(yīng)商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既可通過長期的合作確保貨源穩(wěn)定和質(zhì)量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得采購成本的優(yōu)勢，但兩點值得注意：1)與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購方在長期的合作中獲得

11、貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應(yīng)商擁有長期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益；2)供應(yīng)商的績效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對供應(yīng)商的行為進行績效管理，以評價供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商進行評級，建立量化的供應(yīng)商行為績效指標等等，并利用績效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長或縮短合作時間等，

12、對供應(yīng)商以激勵和獎懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時的供貨，從而有效地降低項目采購總成本。5全流程控制總成本全流程成本意識，即不僅要關(guān)注物料直接成本的降低，還要著眼于項目采購的全局，以項目總體成本的降低為標準。獲得了低價的物料固然是成本的降低，但須兼顧服務(wù)、供應(yīng)、質(zhì)量、管理等成本利益，要求采購方全盤考慮采購計劃的合理I生、質(zhì)量指標的合理性、采購價格的合理性、采購周期的合理性、售后服務(wù)的快捷性等流程，對每一個環(huán)節(jié)的控制和分

13、析，從采購的全流程來衡量成本上的利益，以探求降低項目采購總成本的有效措施。6結(jié)語隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展、市場競爭的日益激烈，企業(yè)采購管理的地位越來越重要，采購環(huán)節(jié)越來越成為企業(yè)降低成本、提高競爭能力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購部門的有效運作是一個企業(yè)成功的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的特點，在實踐中不斷總結(jié)完善自己的采購成本控制模式。參考文獻[1]陶雄良論施工項目的成本管理[J]中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2009(5)：49[2]樂艷芬試談現(xiàn)代企業(yè)成本管理