計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館采購(gòu)工作中的應(yīng)用

1、1999年第4期圖書(shū)情報(bào)知識(shí)1999年12月○楊滔計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館采購(gòu)工作中的應(yīng)用[摘要]本文從兩個(gè)方面闡述了計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館采購(gòu)工作中的應(yīng)用:一是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)的“館藏統(tǒng)計(jì)”和“熱門(mén)圖書(shū)統(tǒng)計(jì)”功能確保核心書(shū)刊的采購(gòu)二是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)“采購(gòu)統(tǒng)計(jì)”和“流通統(tǒng)計(jì)”功能科學(xué)配置全年購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)。[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)圖書(shū)館采購(gòu)工作應(yīng)用為了適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展加快圖書(shū)館現(xiàn)代化建設(shè)步伐我館于1997年正式引進(jìn)“書(shū)林圖書(shū)館工作系統(tǒng)”開(kāi)始全面實(shí)施計(jì)算機(jī)管理。

2、本文結(jié)合工作實(shí)際談?wù)動(dòng)?jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館采購(gòu)工作中的應(yīng)用問(wèn)題。1充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)的“館藏統(tǒng)計(jì)”和“熱門(mén)圖書(shū)統(tǒng)計(jì)”功能確保核心書(shū)刊的采購(gòu)采購(gòu)工作是圖書(shū)館工作的基礎(chǔ)能否做好這項(xiàng)工作關(guān)鍵之一是能否堅(jiān)持“以核心書(shū)刊訂購(gòu)為主適當(dāng)兼顧非核心書(shū)刊”的原則合理分配購(gòu)書(shū)的種類(lèi)和經(jīng)費(fèi)。未采用計(jì)算機(jī)管理之前由于圖書(shū)館藏書(shū)多、流通快核心書(shū)刊在館藏書(shū)刊中占多大的比例其流通情況如何它的毀損報(bào)廢究竟有多少采購(gòu)人員都不甚清楚只能憑經(jīng)驗(yàn)和主觀意愿決定采購(gòu)新書(shū)的種類(lèi)和數(shù)量往往

3、導(dǎo)致誤差率很大。采用計(jì)算機(jī)管理后上述情況就可以迎刃而解。因?yàn)橛?jì)算機(jī)具有強(qiáng)大、完善的統(tǒng)計(jì)功能而且“書(shū)林圖書(shū)館工作系統(tǒng)”已編制了“館藏統(tǒng)計(jì)”子系統(tǒng)和“熱門(mén)圖書(shū)統(tǒng)計(jì)”子系統(tǒng)關(guān)鍵就看采購(gòu)人員會(huì)不會(huì)運(yùn)用。通過(guò)實(shí)踐筆者認(rèn)為計(jì)算機(jī)在安裝調(diào)試后應(yīng)立即按《中國(guó)圖書(shū)館圖書(shū)分類(lèi)法》(現(xiàn)為《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》)將館藏圖書(shū)按著錄規(guī)范輸入計(jì)算機(jī)盡快完善建庫(kù)工作建庫(kù)工作結(jié)束后應(yīng)制定采購(gòu)工作的程序并嚴(yán)格執(zhí)行。這個(gè)程序?yàn)?(1)采購(gòu)前采購(gòu)決策人員應(yīng)先運(yùn)用計(jì)算機(jī)的“館藏統(tǒng)

4、計(jì)”功能調(diào)看全館藏書(shū)的情況包括二十二個(gè)大類(lèi)中各個(gè)大類(lèi)圖書(shū)的數(shù)量和種類(lèi)掌握館藏結(jié)構(gòu)狀況。(2)查看核心書(shū)刊的種數(shù)和冊(cè)數(shù)以及核心書(shū)刊中各類(lèi)目書(shū)籍的流通情況并按流通率的大小確定采購(gòu)各類(lèi)目核心書(shū)刊的復(fù)本量。(3)啟動(dòng)“熱門(mén)圖書(shū)統(tǒng)計(jì)”子統(tǒng)計(jì)查看非核心書(shū)刊的種類(lèi)、冊(cè)數(shù)及各類(lèi)目書(shū)刊的流通情況摸清各類(lèi)各種書(shū)刊的流通率隨時(shí)掌握讀者的需求狀況。(4)進(jìn)行采購(gòu)書(shū)刊種類(lèi)、復(fù)本量的決策。其原則應(yīng)為:核心書(shū)刊中流通率最大的這一類(lèi)書(shū)刊優(yōu)先保證購(gòu)買(mǎi)并適當(dāng)加大復(fù)本量流通

5、率小的這一類(lèi)核心書(shū)刊適當(dāng)購(gòu)置酌情減少?gòu)?fù)本量。在保證核心書(shū)刊采購(gòu)的前提下非核心書(shū)刊中流通率大的書(shū)刊也要適當(dāng)購(gòu)買(mǎi)流通率小或呆滯書(shū)刊可暫緩購(gòu)置。我館按此程序?qū)嵭胁少?gòu)工作規(guī)范化后館藏結(jié)構(gòu)及書(shū)刊利用率發(fā)生了顯著的變化。去年由于采購(gòu)人員掌握了館藏信息采購(gòu)了大量“T工業(yè)技術(shù)”大類(lèi)的新書(shū)其數(shù)量占全年采購(gòu)量的百分之五十其中《科技新書(shū)目》所提供的水利水電方面的圖書(shū)作為流通率最大的核心書(shū)刊保證了百分之百的購(gòu)買(mǎi)滿75?19942014ChinaAcademic

6、JournalElectronicPublishingHouse.Allrightsreserved.足了全校師生教學(xué)、科研和學(xué)習(xí)的需要。在保證核心書(shū)刊購(gòu)買(mǎi)的基礎(chǔ)上我校開(kāi)設(shè)的其他專業(yè)所需的書(shū)刊以及其他非核心書(shū)刊也適當(dāng)購(gòu)置從而滿足了全校師生的各項(xiàng)需求全館書(shū)刊流通率增長(zhǎng)近百分之六十。2充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)“采購(gòu)統(tǒng)計(jì)”和“流通統(tǒng)計(jì)”功能科學(xué)配置全年購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)采購(gòu)工作搞得好不好還有一個(gè)重要的方面就是如何配置全年的購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)。由于購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)有限加上新書(shū)出版和

7、館藏書(shū)刊的流通率始終處在一個(gè)變量上采購(gòu)工作極易出現(xiàn)盲目現(xiàn)象。具體表現(xiàn)為:第一學(xué)期由于經(jīng)費(fèi)充足采購(gòu)人員大量采購(gòu)新書(shū)復(fù)本量也很大到第二學(xué)期購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)嚴(yán)重不足只好拼命壓縮采購(gòu)新書(shū)的種數(shù)和復(fù)本量甚至連核心書(shū)刊的采購(gòu)都難以保證。另一種表現(xiàn)為第一學(xué)期采購(gòu)人員過(guò)分謹(jǐn)慎不敢購(gòu)進(jìn)新書(shū)致使師生的借閱需求得不到滿足到第二學(xué)期購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)沉淀又擔(dān)心節(jié)約的經(jīng)費(fèi)不能轉(zhuǎn)至下學(xué)年于是大量采購(gòu)書(shū)刊兼收并蓄失去重點(diǎn)造成購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。采用計(jì)算機(jī)管理就要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的“

8、采購(gòu)統(tǒng)計(jì)”和“流通統(tǒng)計(jì)”的指導(dǎo)作用。“書(shū)林圖書(shū)館工作系統(tǒng)”編制了“采購(gòu)編目子系統(tǒng)”和“圖書(shū)流通子系統(tǒng)”在“采購(gòu)編目子系統(tǒng)”的菜單中又專門(mén)設(shè)置了“采購(gòu)統(tǒng)計(jì)”功能在“圖書(shū)流通子系統(tǒng)”的菜單中也專門(mén)設(shè)置了“流通統(tǒng)計(jì)”功能。認(rèn)真啟用這些功能對(duì)于購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)的科學(xué)合理配置能起到很好的參謀作用。如何具體運(yùn)用這些功能呢筆者認(rèn)為可按下列步驟進(jìn)行:(1)用光標(biāo)鍵選擇菜單“采購(gòu)統(tǒng)計(jì)”調(diào)看有關(guān)數(shù)據(jù)掌握每月購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)使用情況和學(xué)年購(gòu)書(shū)預(yù)算經(jīng)費(fèi)的使用情況并掌握各個(gè)類(lèi)目

9、所購(gòu)新書(shū)的經(jīng)費(fèi)使用情況。(2)用光標(biāo)鍵選擇菜單“流通統(tǒng)計(jì)”調(diào)看有關(guān)數(shù)據(jù)掌握流通量最大的圖書(shū)種類(lèi)和新購(gòu)圖書(shū)的流通情況。(3)進(jìn)行下階段或下學(xué)期圖書(shū)借閱特殊情況的分析和摸底。如一年一度的計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、學(xué)生英語(yǔ)過(guò)級(jí)考試及教師晉升職稱考試等活動(dòng)都要認(rèn)真進(jìn)行分析掌握師生對(duì)書(shū)刊的需求情況。(4)根據(jù)“采購(gòu)統(tǒng)計(jì)”中年度購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)使用情況以及第2、第3種情況中圖書(shū)需求的情況分配每月或?qū)W年階段購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)。一般可按下列原則配置:一是流通量大和借閱多的核心書(shū)刊

10、繼續(xù)保證其經(jīng)費(fèi)的投入對(duì)確有收藏價(jià)值的圖書(shū)雖然一時(shí)流通量較小其購(gòu)置經(jīng)費(fèi)也必須保證但要減少它的復(fù)本量。二是對(duì)一年一度的各項(xiàng)必要考試的參考書(shū)籍其種類(lèi)可按考試要求固定復(fù)本量可適當(dāng)加大其經(jīng)費(fèi)也要保證。對(duì)一些因特殊情況所需圖書(shū)的購(gòu)買(mǎi)也必須適當(dāng)考慮其種類(lèi)要全但復(fù)本量要相對(duì)減少以節(jié)約資金投入。同時(shí)購(gòu)書(shū)時(shí)間可視考試和有關(guān)慶典活動(dòng)的時(shí)間而定并適當(dāng)提前。以上程序適用于每次購(gòu)書(shū)前的決策應(yīng)堅(jiān)持照此辦理。由于圖書(shū)館藏書(shū)數(shù)量巨大師生對(duì)書(shū)刊的需求也在不斷發(fā)生變化加上反

11、映新知識(shí)的新書(shū)籍層出不窮因此要想把采購(gòu)工作做好采購(gòu)人員應(yīng)該不斷充實(shí)自己努力學(xué)習(xí)新知識(shí)新技術(shù)提高自己的科學(xué)文化水平和綜合素質(zhì)并通過(guò)各種途徑隨時(shí)掌握師生的需求動(dòng)態(tài)以高度負(fù)責(zé)的精神完成自己的本職工作。實(shí)踐證明在運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展圖書(shū)館書(shū)刊采購(gòu)工作的過(guò)程中我們要不斷摸索和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)把人腦和電腦有機(jī)結(jié)合起來(lái)使計(jì)算機(jī)的功能充分發(fā)揮出來(lái)。參考文獻(xiàn)1楊文英編著1計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)1北京:中國(guó)金融出版社1996.2陳建河1完善教育軟件1軟件報(bào)1998(30)3