學(xué)校辦公室會務(wù)工作程序

1、學(xué)校學(xué)校辦公辦公室會室會務(wù)工務(wù)工作程作程序一、會議的準(zhǔn)備1.接到有關(guān)會議通知后，學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)以書面形式明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員范圍以及要求等，通知辦公室秘書。2.承辦秘書應(yīng)及時(shí)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括按照會議性質(zhì)和要求準(zhǔn)備材料，確定并落實(shí)會議時(shí)間、地點(diǎn)、用車、會場布置等，并將準(zhǔn)備情況向?qū)W校辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.按照會議的要求（如錄音、錄像、投影、照相等），要事先通知有關(guān)單位（部門）準(zhǔn)備。二、會議的通知1.承辦秘書按照會議的

2、性質(zhì)、形式、內(nèi)容和規(guī)模擬定會議通知，經(jīng)學(xué)校辦公室主任核準(zhǔn)后，通過辦公網(wǎng)發(fā)布。通知應(yīng)包括會議名稱、會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員等有關(guān)事項(xiàng)；下周會議通知一般應(yīng)于上周五下午4點(diǎn)前發(fā)出。2.臨時(shí)召開會議，可采用電話通知。如無法通知到當(dāng)事人，需請其他人轉(zhuǎn)告時(shí)，承辦秘書應(yīng)記錄受話人的姓名和接聽時(shí)間，以備查考。3.承辦秘書應(yīng)及時(shí)將會議通知和反饋情況向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。三、會議的服務(wù)1.由學(xué)校辦公室承擔(dān)會務(wù)工作的會議，一般情況下，學(xué)校辦公室相關(guān)工作

3、人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議需用的座簽、音響、茶水等，并在會議開始前10—15分鐘進(jìn)場，檢查會場情況。2.設(shè)置會議簽到處，會議開始前向大會主持人報(bào)告會議到會情況。對缺席人員要及時(shí)反饋到相關(guān)單位，要求告知缺席原因。3.承辦秘書準(zhǔn)備好專用的記錄本以及符合存檔規(guī)定的書寫工具，做好會議記錄。如需特殊記錄工具，則應(yīng)在會議開始前30分鐘調(diào)試完畢。4.會議記錄應(yīng)包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容、與會人員情況、會議進(jìn)行情況、與會人員發(fā)言摘要以及會議結(jié)論等內(nèi)容；負(fù)責(zé)

4、會議記錄的秘書應(yīng)保持會議記錄工作的連貫性和準(zhǔn)確性。5.會議結(jié)束后，負(fù)責(zé)記錄工作的秘書應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和要求，在2個(gè)工作日內(nèi)草擬會議紀(jì)要或情況通報(bào)，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，報(bào)請會議主持人簽發(fā)。四、會議決議執(zhí)行通知單的下發(fā)、督辦及反饋1.如會議有關(guān)決議需要抄送有關(guān)單位、部門執(zhí)行，承辦秘書應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)起草會議決議執(zhí)行通知單，經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人核稿，交會議主持人簽發(fā)后，發(fā)送有關(guān)單位、部門。對會議確定的一些急辦事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位、部門抓