《excel大全》ppt課件

1、Clerk Office 2003 Training Material 文員Office 2003培訓(xùn)教材,Excel training manual- Intermediate Material Excel培訓(xùn)手冊(cè) — 中級(jí)班教材,使用公式公式中的運(yùn)算符公式中的運(yùn)算順序引用單元格創(chuàng)建公式 創(chuàng)建公式的方法創(chuàng)建簡(jiǎn)單公式創(chuàng)建包含引用或名稱的公式創(chuàng)建包含函數(shù)的公式使用函數(shù)常用函數(shù)財(cái)務(wù)函數(shù)日期和時(shí)間函數(shù)

2、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)統(tǒng)計(jì)函數(shù)函數(shù)的輸入手工輸入利用函數(shù)向?qū)л斎肭蠛陀?jì)算擴(kuò)充的自動(dòng)求和條件求和,建立數(shù)據(jù)清單建立數(shù)據(jù)清單的準(zhǔn)則使用記錄單數(shù)據(jù)排序?qū)?shù)據(jù)清單進(jìn)行排序創(chuàng)建自定義排序數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選高級(jí)篩選分類匯總分類匯總的計(jì)算方法匯總報(bào)表和圖表插入和刪除分類匯總插入圖表表示數(shù)據(jù)復(fù)雜的數(shù)據(jù)鏈接使用數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表編輯數(shù)據(jù)透視表controll toolbox usage (控件工具箱),課程大

3、綱,使用公式,公式中的運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符,使用公式,公式中的運(yùn)算符2. 文本運(yùn)算符 “&”號(hào),可以將文本連接起來.3. 比較運(yùn)算符,使用公式,公式中的運(yùn)算符4. 引用運(yùn)算符,例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可寫為: A4=SUM(B4:F4),使用公式,公式中的運(yùn)算順序 如果在公式中要同時(shí)使用多個(gè)運(yùn)算符,則應(yīng)該了解運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí).算術(shù)運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)是先乘冪運(yùn)算,再乘、除運(yùn)算,最后為加、

4、減運(yùn)算。相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符按從左到右的次序進(jìn)行運(yùn)算。 公式中出現(xiàn)不同類型的運(yùn)算符混用時(shí),運(yùn)算次序是：引用運(yùn)算符——算術(shù)運(yùn)算符——文本運(yùn)算符。如果需要改變次序,可將先要計(jì)算的部分括上圓括號(hào)。,使用公式,引用單元格相對(duì)引用 相對(duì)引用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改變2. 絕對(duì)引用 絕對(duì)引用是指公式和函數(shù)中的位置是固定不變的. 絕對(duì)引用是在列字母和行數(shù)字之前都加上美元符號(hào)”$”

5、,如$A$4,$C$63. 混合引用 混合引用是指在一個(gè)單元格引用中,既有絕對(duì)引用,也有相對(duì)引用. 例:行變列不變: $A4 列變行不變:A$4,創(chuàng)建公式,公式是指對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理的一個(gè)等式,不僅用于算術(shù)計(jì)算,也用于邏輯運(yùn)算、日期和時(shí)間的計(jì)算等。一個(gè)公式必須具備3個(gè)條件：以等式開頭;2. 含有運(yùn)算符和運(yùn)算對(duì)象;3. 能產(chǎn)生結(jié)果公式的

6、3個(gè)基本組成部分:數(shù)值:包括數(shù)字和文本單元格引用操作符,創(chuàng)建公式,創(chuàng)建公式的方法使用編輯欄直接在單元格中輸入創(chuàng)建3種類型的公式創(chuàng)建簡(jiǎn)單公式;2. 創(chuàng)建包含引用或名稱的公式3. 創(chuàng)建包含函數(shù)的公式,使用函數(shù),函數(shù)是指預(yù)定義的內(nèi)置公式,可以進(jìn)行數(shù)學(xué)、文本和邏輯的運(yùn)算或者查找工作表的信息。函數(shù)是一個(gè)已經(jīng)提供給用戶的公式,并且有一個(gè)描述性的名稱。函數(shù)結(jié)構(gòu)函數(shù)名稱：如果要查看可用函數(shù)的列表,可以單擊一個(gè)單元格并按

7、Shift+F3鍵；參數(shù)：參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值（TRUE或FALSE）、數(shù)值、錯(cuò)誤值（如#N/A）或單元格引用。參數(shù)工具提示：在輸入函數(shù)時(shí),會(huì)出現(xiàn)一個(gè)帶有語法和參數(shù)的工具提示。輸入公式：“插入函數(shù)”對(duì)話框。函數(shù)的參數(shù)函數(shù)的參數(shù)是一個(gè)函數(shù)體中括號(hào)內(nèi)的部分,邏輯值: FALSE :需要完全一致 TRUE: 相似值亦可轉(zhuǎn)換,使用函數(shù),函數(shù)的類型 1. 常用函數(shù):常用函數(shù)指經(jīng)常使用的函數(shù),如求和或計(jì)算算

8、術(shù)平均值等.包括SUM,AVERAGE, ISPMT,IF,HYPERLINK,COUNT,MAX,SIN, SUMIF和PMT.它們的語法和作用如下表:,使用函數(shù),函數(shù)的類型 2. 財(cái)務(wù)函數(shù):財(cái)務(wù)函數(shù)用于財(cái)務(wù)的計(jì)算,它可以根據(jù)利率、貸款金額和期限計(jì)算出所要支付的金額,它們的變量緊密相互關(guān)聯(lián)。 如：PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type) =PMT（0.00

9、6,360,-300000) 其中,0.006是每一筆貸款項(xiàng)的利率,360是款項(xiàng)的數(shù)目,-300000是360筆款項(xiàng)的當(dāng)前金額(在計(jì)算支付金額時(shí),表示當(dāng)前和將來金額的變量至少有一個(gè)通常是負(fù)數(shù)),,注:Rate    貸款利率。Nper    該項(xiàng)貸款的付款總數(shù)。Pv    現(xiàn)值,或一系列未來付款的當(dāng)前值的累積和,也稱

10、為本金。Fv    為未來值,或在最后一次付款后希望得到的現(xiàn)金余額,如果省略 fv則假設(shè)其值為零,也就是一筆貸款的未來值為零。Type    數(shù)字 0 或 1,用以指定各期的付款時(shí)間是在期初還是期末。,使用函數(shù),函數(shù)的類型 3. 時(shí)間和日期函數(shù):,,主要用于分析和處理日期值和時(shí)間值,包括DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TIME、TODA

11、Y、WEEKDAY 和 YEAR等。,例：函數(shù)DATA語法：DATE(year,month,day),在單元格中插入當(dāng)前日期和時(shí)間 插入靜態(tài)的日期和時(shí)間當(dāng)前日期      選取一個(gè)單元格,并按 Ctrl+; 當(dāng)前時(shí)間      選取一個(gè)單元格,并按 Ctrl+Shift+；當(dāng)前日期和時(shí)間   

12、60;  選取一個(gè)單元格,并按 Ctrl+;,然后按空格鍵,最后按 Ctrl+Shift+; 插入會(huì)更新的日期和時(shí)間使用 TODAY 和 NOW 函數(shù)完成這一工作。,小貼士,使用函數(shù),函數(shù)的類型 4. 數(shù)學(xué)與三角函數(shù): 5. 統(tǒng)計(jì)函數(shù): 統(tǒng)計(jì)函數(shù)是用來對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。,,主要用于進(jìn)行各種各樣的計(jì)算,包括ABS、ASIN、COMBINE、COSLOG、PI、ROUND、SIN

13、、TAN 和TUUNC等。,例：ABS函數(shù)語法：ABS(number),函數(shù)是一種特殊的公式,因此所有的函數(shù)要以“=”開始。使用方法如下：1.選中要輸入函數(shù)的單元格 2.單擊[Insert]菜單中的 命令,彈出如圖所示的對(duì)話框：,使用函數(shù),3.在上圖的對(duì)話框中,選擇[函數(shù)分類]下面的函數(shù)類型及[函數(shù)名]下面的對(duì)應(yīng)函數(shù)名。4. 單擊[確定]按鈕,彈出如圖所示的相應(yīng)的調(diào)用函數(shù)對(duì)話框：,,使用函數(shù),函數(shù)的使用 (SU

14、M),,SUM函數(shù)　　函數(shù)名稱：SUM　　主要功能：計(jì)算所有參數(shù)數(shù)值的和?！　∈褂酶袷剑篠UM（Number1,Number2……）　　參數(shù)說明：Number1、Number2……代表需要計(jì)算的值,可以是具體的 數(shù)值、引用的單元格（區(qū)域）、邏輯值等?！　　　√貏e提醒：如果參數(shù)為數(shù)組或引用,只有其中的數(shù)字將被計(jì)算。數(shù)組或引用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯(cuò)誤值將被忽略；如果將上述公式修改為：=SUM(L

15、ARGE(D2:D63,{1,2,3,4,5})),則可以求出前5名成績(jī)的和。,,函數(shù)的使用 (AVERAGE),函數(shù)名稱：AVERAGE　　主要功能：求出所有參數(shù)的算術(shù)平均值。　　使用格式：AVERAGE(number1,number2,……)　　參數(shù)說明：number1,number2,……：需要求平均值的數(shù)值或引用單元格（區(qū)域）,參數(shù)不超過30個(gè)?！　√貏e提醒：如果引用區(qū)域中包含“0”值單元格,則計(jì)算在內(nèi)；如果引用區(qū)域中

16、包含空白或字符單元格,則不計(jì)算在內(nèi)。,,函數(shù)的使用 (IF),IF函數(shù)　函數(shù)名稱：IF主要功能：根據(jù)對(duì)指定條件的邏輯判斷的真假結(jié)果,返回相對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)參數(shù)說明：Logical代表邏輯判斷表達(dá)式；Value_if_true表示當(dāng)判斷條件為邏輯“真（TRUE）”時(shí)的顯示內(nèi)容,如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示當(dāng)

17、判斷條件為邏輯“假（FALSE）”時(shí)的顯示內(nèi)容,如果忽略返回“FALSE”。說明:函數(shù) IF 可以嵌套七層,用 value_if_false 及 value_if_true 參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的檢測(cè)條件。 在計(jì)算參數(shù) value_if_true 和 value_if_false 后，函數(shù) IF 返回相應(yīng)語句執(zhí)行后的返回值。 如果函數(shù) IF 的參數(shù)包含數(shù)組，則在執(zhí)行 IF 語句時(shí)，數(shù)組中的每一個(gè)元素都將計(jì)算。,,,函數(shù)的使用 (CO

18、UNTIF & SUMIF),COUNTIF函數(shù) 　　函數(shù)名稱：COUNTIF　　主要功能：統(tǒng)計(jì)某個(gè)單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數(shù)目?！　∈褂酶袷剑篊OUNTIF(Range,Criteria)　　參數(shù)說明：Range代表要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域；Criteria表示指定的條件表達(dá)式?！　　　√貏e提醒：允許引用的單元格區(qū)域中有空白單元格出現(xiàn),,SUMIF函數(shù)函數(shù)名稱：SUMIF主要功能：計(jì)算符合指定條件的單

19、元格區(qū)域內(nèi)的數(shù)值和。使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range）參數(shù)說明：Range代表?xiàng)l件判斷的單元格區(qū)域；Criteria為指定條件表達(dá)式；Sum_Range代表需要計(jì)算的數(shù)值所在的單元格區(qū)域。,函數(shù)的使用(SUBTOTAL),SUBTOTAL函數(shù)函數(shù)名稱：SUBTOTAL主要功能：返回列表或數(shù)據(jù)庫(kù)中的分類匯總。使用格式：SUBTOTAL(function_num, ref1, ref

20、2, ...)參數(shù)說明：Function_num為1到11（包含隱藏值）或101到111（忽略隱藏值）之間的數(shù)字,用來指定使用什么函數(shù)在列表中進(jìn)行分類匯總計(jì)算（如圖6）；ref1, ref2,……代表要進(jìn)行分類匯總區(qū)域或引用,不超過29個(gè)。,應(yīng)用舉例：如圖7所示,在B64和C64單元格中分別輸入公式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)和=SUBTOTAL103,C2:C63),并且將61行隱藏起來,確認(rèn)后,前者顯示為62（包括隱藏

21、的行）,后者顯示為61,不包括隱藏的行。特別提醒：如果采取自動(dòng)篩選,無論function_num參數(shù)選用什么類型,SUBTOTAL函數(shù)忽略任何不包括在篩選結(jié)果中的行；SUBTOTAL函數(shù)適用于數(shù)據(jù)列或垂直區(qū)域,不適用于數(shù)據(jù)行或水平區(qū)域。,函數(shù)的使用 (VLOOKUP),VLOOKUP函數(shù)函數(shù)名稱：VLOOKUP主要功能:在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。 使用格式: VLOO

22、KUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 參數(shù)說明： Lookup_value 為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。Table_array 為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表?？梢允褂脤?duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫(kù)或列表。如果 range_lookup 為 TRUE，則 table_array 的

23、第一列中的數(shù)值必須按升序排列：…、-2、-1、0、1、2、…、-Z、FALSE、TRUE；否則，函數(shù) VLOOKUP 不能返回正確的數(shù)值。如果 range_lookup 為 FALSE，table_array 不必進(jìn)行排序。通過在“數(shù)據(jù)”菜單中的“排序”中選擇“升序”，可將數(shù)值按升序排列。Table_array 的第一列中的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值。文本不區(qū)分大小寫。,函數(shù)的使用 (VLOOKUP),VLOOKUP函數(shù)Co

24、l_index_num 為 table_array 中待返回的匹配值的列序號(hào)。Col_index_num 為 1 時(shí)，返回 table_array 第一列中的數(shù)值；col_index_num 為 2，返回 table_array 第二列中的數(shù)值，以此類推。如果 col_index_num 小于 1，函數(shù) VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列數(shù)，函數(shù) V

25、LOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #REF!。Range_lookup 為一邏輯值，指明函數(shù) VLOOKUP 返回時(shí)是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值；如果 range_value 為 FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯(cuò)誤值 #N/A。說明如果函數(shù) VLOOKUP 找不到 looku

26、p_value，且 range_lookup 為 TRUE，則使用小于等于 lookup_value 的最大值。 如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小數(shù)值，函數(shù) VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #N/A。 如果函數(shù) VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 為 FALSE，函數(shù) VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值 #N/A。,,函數(shù)的使用 (DATE & TR

27、UE),DATE函數(shù) 　　函數(shù)名稱：DATE　　主要功能：給出指定數(shù)值的日期。　　使用格式：DATE(year,month,day)　　參數(shù)說明：year為指定的年份數(shù)值（小于9999）；month為指定的月份數(shù)值（可以大于12）；day為指定的天數(shù)?！　?yīng)用舉例：在單元格中輸入公式：=DATE(2003,13,35),確認(rèn)后,顯示出2004-2-4?！　√貏e提醒：由于上述公式中,月份為13,多了一個(gè)月,順延至2004年

28、1月；天數(shù)為35,比2004年1月的實(shí)際天數(shù)又多了4天,故又順延至2004年2月4日。,TRUE返回邏輯值 TRUE。語法TRUE( )說明可以直接在單元格或公式中鍵入值 TRUE，而可以不使用此函數(shù)。函數(shù) TRUE 主要用于與其他電子表格程序兼容。,經(jīng)驗(yàn)交流與分享,課間休息5分鐘!,Excel 具備了數(shù)據(jù)庫(kù)的一些特點(diǎn),可以把工作表中的數(shù)據(jù)做成一個(gè)類似數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)清單,數(shù)據(jù)清單中可以使用（記錄單）命令實(shí)現(xiàn)行的增加,修改,刪除

29、與查找等操作。A.數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算利用此功能,我們可以進(jìn)行包括求平均值、求和、求最大值、求最小值、計(jì)數(shù)等在內(nèi)的數(shù)值計(jì)算。而自動(dòng)求和的計(jì)算最為簡(jiǎn)單。其操作步驟如下：選中要進(jìn)行計(jì)算的區(qū)域;單擊常用工具欄中的 [Auto sum]按鈕,則下一單元格中將出現(xiàn)計(jì)算的結(jié)果。,數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序,如果要自動(dòng)求平均值,就可按下面的操作進(jìn)行：選中要進(jìn)行計(jì)算的區(qū)域在狀態(tài)欄中單擊鼠標(biāo)右鍵,彈出如圖所示的快捷鍵菜單。單擊[Average]

30、命令,則在狀態(tài)欄中就會(huì)出現(xiàn)求均值的結(jié)果。,數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序(續(xù)1),數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序(續(xù)2),B. 數(shù)據(jù)的排序排序是根據(jù)某一指定的數(shù)據(jù)的順序重新對(duì)行的位置進(jìn)行調(diào)整,操作步驟如下：1）單擊某一字段名。2）單擊工具欄的 升序按鈕或 降序按鈕,則整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)該列被排序。3）單擊[Data]菜單中的[sort]命令,彈出[sort]對(duì)話框如圖所示。,,4) 在[sort by]下面的編緝框中,選出需排序的關(guān)鍵字,單擊[

31、Ascending]或[Descending]單選框,再次單擊[OK]按鈕,即可完成排序。如果排序的是文本區(qū)域,那么它們的排序就是按第一個(gè)字的拼音字母的升序或降序來排列。,,數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算與排序(續(xù)3),數(shù)據(jù)的篩選,自動(dòng)篩選高級(jí)篩選第一步: 建立條件區(qū)域;第一行條件區(qū)域輸入列標(biāo)簽。說明: 請(qǐng)確保在條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少留了一個(gè)空白行,不能連接。其他行條件區(qū)域輸入篩選條件。說明:1.單列上具有多個(gè)條件:

32、如果對(duì)于某一列具有兩個(gè)或多個(gè)篩選條件，那么可直接在各行中從上到下依次鍵入各個(gè)條件;2.多列上具有單個(gè)條件若要在兩列或多列中查找滿足單個(gè)條件的數(shù)據(jù)，請(qǐng)?jiān)跅l件區(qū)域的同一行中輸入所有條件;3.某一列或另一列上具有單個(gè)條件若要找到滿足一列條件或另一列條件的數(shù)據(jù)，請(qǐng)?jiān)跅l件區(qū)域的不同行中輸入條件; 未完 下頁續(xù),數(shù)據(jù)的篩選,高級(jí)篩選第一步: 建立條件區(qū)域;輸入篩

33、選條件:4.兩列上具有兩組條件之一若要找到滿足兩組條件（每一組條件都包含針對(duì)多列的條件）之一的數(shù)據(jù)行，請(qǐng)?jiān)诟餍兄墟I入條件5.一列有兩組以上條件若要找到滿足兩組以上條件的行，請(qǐng)用相同的列標(biāo)包括多列。條件：所指定的限制查詢或篩選的結(jié)果集中包含哪些記錄的條件。,,,數(shù)據(jù)的篩選,第二步：選定需要篩選的數(shù)據(jù)清單中任一單元格；第三步：選擇菜單”Data / Filter / Advanced Filter”第四步：在“條

34、件區(qū)域”編輯框中，輸入條件區(qū)域的引用，并包括條件標(biāo)志。第五步：若要更改篩選數(shù)據(jù)的方式，可更改條件區(qū)域中的值，并再次篩選數(shù)據(jù)。注：如果需要將篩選結(jié)果放到另一位置，請(qǐng)選擇”Copy to another Location”,數(shù)據(jù)的篩選,,通配符以下通配符可作為篩選以及查找和替換內(nèi)容時(shí)的比較條件 :,分類匯總的概述分類匯總是對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的一種方法.Data/ Subtotal,,分類匯總,確保要進(jìn)行分類匯總

35、的數(shù)據(jù)為下列格式：第一行的每一列都有標(biāo)志，并且同一列中應(yīng)包含相似的數(shù)據(jù)，在區(qū)域中沒有空行或空列。 單擊要分類匯總的列中的單元格。在上面的示例中，應(yīng)單擊“運(yùn)動(dòng)”列（列 B）中的單元格。 單擊“升序排序” 或“降序排序”。 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分類匯總”。 在“分類字段”框中，單擊要分類匯總的列。在上面示例中，應(yīng)單擊“運(yùn)動(dòng)”列。 在“匯總方式”框中，單擊所需的用于計(jì)算分類匯總的匯總函數(shù)。 在“選定匯總項(xiàng)”框中，選中包含了要進(jìn)

36、行分類匯總的數(shù)值的每一列的復(fù)選框。在上面的示例中，應(yīng)選中“銷售”列。,,分類匯總,要分類匯總的列分類匯總,步驟:,如果想在每個(gè)分類匯總后有一個(gè)自動(dòng)分頁符，請(qǐng)選中“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框。 如果希望分類匯總結(jié)果出現(xiàn)在分類匯總的行的上方，而不是在行的下方，請(qǐng)清除“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框。 單擊“確定”。 注釋 可再次使用“分類匯總”命令來添加多個(gè)具有不同匯總函數(shù)的分類匯總。若要防止覆蓋已存在的分類匯總，請(qǐng)清除“替換當(dāng)前分類匯

37、總”復(fù)選框。,,分類匯總,要分類匯總的列分類匯總,刪除分類匯總刪除分類匯總時(shí)，Microsoft Excel 也刪除分級(jí)顯示以及隨分類匯總一起插入列表中的所有分頁符。在含有分類匯總的列表中，單擊任一單元格。 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分類匯總”。 單擊“全部刪除”。,,分類匯總,刪除分類匯總刪除分類匯總時(shí)，Microsoft Excel 也刪除分級(jí)顯示以及隨分類匯總一起插入列表中的所有分頁符。在含有分類匯總的列表中，單擊任一

38、單元格。 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分類匯總”。 單擊“全部刪除”。,,分類匯總,1.選中所需要的數(shù)據(jù):如圖,數(shù)據(jù)透視表的使用,數(shù)據(jù)透視表是交互式報(bào)表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)。您可旋轉(zhuǎn)其行和列以看到源數(shù)據(jù)的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)據(jù)。,源數(shù)據(jù)第三季度高爾夫匯總的源值數(shù)據(jù)透視表C2 和 C8 中源值的匯總,,,,,數(shù)據(jù)透視表的使用(續(xù)1),何時(shí)應(yīng)使用數(shù)據(jù)透視表如果要分析相關(guān)的匯總值，尤其是在要合計(jì)較大的列表并對(duì)

39、每個(gè)數(shù)字進(jìn)行多種比較時(shí)，可以使用數(shù)據(jù)透視表。在上面所述報(bào)表中，用戶可以很清楚地看到單元格 F3 中第三季度高爾夫銷售額是如何通過其他運(yùn)動(dòng)或季度的銷售額或總銷售額計(jì)算出來的。由于數(shù)據(jù)透視表是交互式的，因此，您可以更改數(shù)據(jù)的視圖以查看更多明細(xì)數(shù)據(jù)或計(jì)算不同的匯總額，如計(jì)數(shù)或平均值。 數(shù)據(jù)是如何組織的在數(shù)據(jù)透視表中，源數(shù)據(jù)中的每列或字段都成為匯總多行信息的數(shù)據(jù)透視表字段。在上例中，“運(yùn)動(dòng)”列成為“運(yùn)動(dòng)”字段，高爾夫的每條記錄在單個(gè)高爾夫

40、項(xiàng)中進(jìn)行匯總。數(shù)據(jù)字段（如“求和項(xiàng)：銷售額”）提供要匯總的值。上述報(bào)表中的單元格 F3 包含的“求和項(xiàng)：銷售額”值來自源數(shù)據(jù)中“運(yùn)動(dòng)”列包含“高爾夫”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。,數(shù)據(jù)透視表的使用(續(xù)2),創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表打開要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的工作簿。 請(qǐng)單擊列表或數(shù)據(jù)庫(kù)中的單元格。在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”。 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А钡牟襟E 1 中，遵循下列指令，并單擊“所需創(chuàng)建的報(bào)表類型

41、”下的“數(shù)據(jù)透視表”。 按向?qū)Р襟E 2 中的指示進(jìn)行操作。 按向?qū)Р襟E 3 中的指示進(jìn)行操作，然后決定是在屏幕上還是在向?qū)е性O(shè)置報(bào)表版式。 通常，可以在屏幕上設(shè)置報(bào)表的版式，推薦使用這種方法。只有在從大型的外部數(shù)據(jù)源緩慢地檢索信息，或需要設(shè)置頁字段來一次一頁地檢索數(shù)據(jù)時(shí)，才使用向?qū)гO(shè)置報(bào)表版式。如果不能確定，請(qǐng)嘗試在屏幕上設(shè)置報(bào)表版式。如有必要，可以返回向?qū)А?在屏幕上設(shè)置報(bào)表版式從“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗口中，將要在行中顯示數(shù)

42、據(jù)的字段拖到標(biāo)有“將行字段拖至此處”的拖放區(qū)域。 如果沒有看見字段列表，請(qǐng)?jiān)跀?shù)據(jù)透視表拖放區(qū)域的外邊框內(nèi)單擊，并確?！帮@示字段列表” 被按下。若要查看具有多個(gè)級(jí)別的字段中哪些明細(xì)數(shù)據(jù)級(jí)別可用，請(qǐng)單擊該字段旁的 。對(duì)于要將其數(shù)據(jù)顯示在整列中的字段，請(qǐng)將這些字段拖到標(biāo)有“將列字段拖至此處”的拖放區(qū)域。 對(duì)于要匯總其數(shù)據(jù)的字段，請(qǐng)將這些字段拖到標(biāo)有“請(qǐng)將數(shù)據(jù)項(xiàng)拖至此處”的區(qū)域。 只有帶有 或 圖標(biāo)的字段可以被拖到此區(qū)域

43、。如果要添加多個(gè)數(shù)據(jù)字段，則應(yīng)按所需順序排列這些字段，方法是：用鼠標(biāo)右鍵單擊數(shù)據(jù)字段，指向快捷菜單上的“順序”，然后使用“順序”菜單上的命令移動(dòng)該字段。將要用作為頁字段的字段拖動(dòng)到標(biāo)有“請(qǐng)將頁字段拖至此處”的區(qū)域。 若要重排字段，請(qǐng)將這些字段拖到其他區(qū)域。若要?jiǎng)h除字段，請(qǐng)將其拖出數(shù)據(jù)透視表。 若要隱藏拖放區(qū)域的外邊框，請(qǐng)單擊數(shù)據(jù)透視表外的某個(gè)單元格。注釋  如果在設(shè)置報(bào)表版式時(shí)，數(shù)據(jù)出現(xiàn)得很慢，則請(qǐng)單擊“數(shù)

44、據(jù)透視表”工具欄上的“始終顯示項(xiàng)目” 來關(guān)閉初始數(shù)據(jù)顯示。如果檢索還是很慢或出現(xiàn)錯(cuò)誤信息，請(qǐng)單擊“數(shù)據(jù)”菜單上的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，在向?qū)е性O(shè)置報(bào)表布局。,數(shù)據(jù)透視表的使用(續(xù)３),在向?qū)е性O(shè)置報(bào)表布局如果已經(jīng)從向?qū)е型顺?，則請(qǐng)單擊“數(shù)據(jù)”菜單上的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”以返回該向?qū)е?。在向?qū)У牟襟E 3 中，單擊“布局”。 將所需字段從右邊的字段按鈕組拖動(dòng)到圖示的“行”和“列”區(qū)域中。 對(duì)于要匯總其數(shù)據(jù)的字段，

45、請(qǐng)將這些字段拖動(dòng)到“數(shù)據(jù)”區(qū)。 將要作為頁字段使用的字段拖動(dòng)到“頁”區(qū)域中。 如果希望 Excel 一次檢索一頁數(shù)據(jù)，以便可以處理大量的源數(shù)據(jù)，請(qǐng)雙擊頁字段，單擊“高級(jí)”，再單擊“當(dāng)選擇頁字段項(xiàng)時(shí)，檢索外部數(shù)據(jù)源”選項(xiàng)，再單擊“確定”按鈕兩次。（該選項(xiàng)不可用于某些源數(shù)據(jù)，包括 OLAP 數(shù)據(jù)庫(kù)和“Office 數(shù)據(jù)連接”。）若要重排字段，請(qǐng)將它們拖到其他區(qū)域。某些字段只能用于某些區(qū)域；如果將一個(gè)字段拖動(dòng)到其不能使用的區(qū)域，該字段將

46、不會(huì)顯示。 若要?jiǎng)h除字段，請(qǐng)將其拖到圖形區(qū)之外。 如果對(duì)版式滿意，可單擊“確定”，然后單擊“完成”。,數(shù)據(jù)透視表的使用(續(xù)４),,,刪除數(shù)據(jù)透視表單擊數(shù)據(jù)透視表。 在“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上，單擊“數(shù)據(jù)透視表”，指向“選定”，再單擊“整張表格”。 在“編輯”菜單上，指向“清除”，再單擊“全部”。 注釋  對(duì)于數(shù)據(jù)透視圖報(bào)表，刪除與其相關(guān)的數(shù)據(jù)透視表，將會(huì)凍結(jié)圖表，使得不可再對(duì)其進(jìn)行更改。,數(shù)據(jù)透視表的使用

47、(續(xù)５),,制作與使用圖表,創(chuàng)建圖表　圖表是Excel為用戶提供的強(qiáng)大功能,通過創(chuàng)建各種不同類型的圖表,為分析工作表中的各種數(shù)據(jù)提供更直觀的表示結(jié)果。使用圖表向?qū)?下面我們先在工作薄中建立數(shù)據(jù)表如下頁圖所示,根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù),創(chuàng)建不同類型的圖表。圖表的編輯 1.插入數(shù)據(jù)標(biāo)志及增加圖表標(biāo)題 2.改變圖表的文字、顏色和圖案,圖,操作步驟如下： 1)選定工作表中包含所需數(shù)據(jù)的所有單元格。 2

48、)單擊[常用工具欄]中的圖表向?qū)О粹o ,彈出圖（1-16）所示的對(duì)話框：,圖表的使用,圖表的使用（續(xù)1）,3）在顯示的圖表向?qū)е?你可以選擇最合適的圖表類型,單擊[standard type]標(biāo)簽,在[chart type]下拉式列表框中選擇任何一種圖表類型,再在其相應(yīng)的[子圖表類型]的樣式中選擇其中一種子圖表類型,然后按下[查看示例]按鈕不放,就可預(yù)覽所選類型的示例。單擊下一步按鈕,彈出如圖的對(duì)話框：,,圖表的使用（續(xù)2

49、）,,4）然后繼續(xù)單擊下一步彈出圖對(duì)話框,選擇圖表存放的位置,若要將圖表放到另一個(gè)新的工作表上,請(qǐng)選中[As new sheet]單選框,然后作為新工作表插入文本框,鍵入新工作表的名字,默認(rèn)為,如果選擇[As object in]單選框,可將：,圖（1-18）,圖表插入到當(dāng)前打開的工作表中,接著再單擊完成按鈕,便可得到如圖所示的圖表。,圖表的編輯,一、插入數(shù)據(jù)標(biāo)志及增加圖表標(biāo)題加入數(shù)據(jù)標(biāo)志的過程如下：1.激活要添加數(shù)據(jù)標(biāo)志的圖表

50、 2.單擊[chart]菜單中的[chart options]命令,彈出如圖(1-19),,,,圖表標(biāo)題,分類X軸,數(shù)值Y軸,圖（1-20）,單擊[data labels],出現(xiàn)如圖,擇所需選項(xiàng)即可。,數(shù)據(jù)標(biāo)志的解說,二、改變圖表的文字、顏色和圖案,圖表的編輯,若要對(duì)標(biāo)題進(jìn)行編輯,可將鼠標(biāo)移至標(biāo)題的左下角處雙擊,即會(huì)出現(xiàn)右圖所示對(duì)話框,用該對(duì)話框可以對(duì)標(biāo)題的字體、字體的背景色等進(jìn)行修改。,圖(1-23),若要對(duì)圖表區(qū)域進(jìn)行修改,可將鼠標(biāo)

51、移至圖表的空白區(qū)域雙擊鼠標(biāo),則出現(xiàn)圖（1-23）對(duì)話框,在此對(duì)話框中可選定要修改的內(nèi)容。,圖(1-24),若要對(duì)圖例進(jìn)行修改,可將鼠標(biāo)移至圖例區(qū)雙擊鼠標(biāo),則出現(xiàn)如圖（1-24）對(duì)話框。在此對(duì)話框中可對(duì)圖例進(jìn)行編輯,如圖案、字體及位置。,附加內(nèi)容--控件工具箱Control Box,,復(fù)選框 可通過選中或清除來打開或關(guān)閉的選項(xiàng)。您可以在一個(gè)工作表中同時(shí)選中多個(gè)復(fù)選框。 文本框  可以向其中鍵入文字的框。命令按鈕 單擊可啟動(dòng)某

52、項(xiàng)操作的按鈕。選項(xiàng)按鈕 用于從一組選項(xiàng)中選擇某一選項(xiàng)的按鈕。列表框 包含項(xiàng)目列表的框。組合框 含有下拉列表框的文本框。您可以從列表中選擇,或在框中鍵入所需內(nèi)容。切換按鈕 單擊后保持按下狀態(tài),再單擊時(shí)又彈起的按鈕。微調(diào)按鈕 可附加在單元格上或文本框上的按鈕。若要增加數(shù)值,請(qǐng)單擊向上箭頭；若要減小數(shù)值,請(qǐng)單擊向下箭頭。滾動(dòng)條  可通過單擊滾動(dòng)箭頭或拖動(dòng)滾動(dòng)塊來滾動(dòng)數(shù)

53、據(jù)區(qū)域的一種控件。單擊滾動(dòng)箭頭與滾動(dòng)塊之間的區(qū)域時(shí),可以滾動(dòng)整頁數(shù)據(jù)。標(biāo)簽      添加到工作表或窗體中,用以提供有關(guān)控件、工作表或窗體信息的文本。圖像      將圖片嵌入到窗體中的控件。其他控件其他 ActiveX 控件的列表。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,關(guān)于宏如果經(jīng)常在 Microsoft Excel 中重復(fù)某項(xiàng)任務(wù),那

54、么可以用宏自動(dòng)執(zhí)行該任務(wù)。宏是一系列命令和函數(shù),存儲(chǔ)于 Visual Basic 模塊中,并且在需要執(zhí)行該項(xiàng)任務(wù)時(shí)可隨時(shí)運(yùn)行。例如,如果經(jīng)常在單元格中輸入長(zhǎng)文本字符串,則可以創(chuàng)建一個(gè)宏來將單元格格式設(shè)置為文本可自動(dòng)換行。錄制宏   在錄制宏時(shí),Excel 在您執(zhí)行一系列命令時(shí)存儲(chǔ)該過程的每一步信息。然后即可運(yùn)行宏來重復(fù)所錄制的過程或“回放”這些命令。如果在錄制宏時(shí)出錯(cuò),所做的修改也會(huì)被錄制下來。Visual Ba

55、sic 在附屬于某工作薄的新模塊中存儲(chǔ)每個(gè)宏。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,使宏易于運(yùn)行      可以在“宏”對(duì)話框的列表中選擇所需的宏并運(yùn)行宏。如果希望通過單擊特定按鈕或按下特定組合鍵來運(yùn)行宏,可將宏指定給某個(gè)工具欄按鈕、鍵盤快捷鍵或工作表中的圖形對(duì)象。管理宏      宏錄制完后,可用 Visual Basic 編輯器查看宏代碼以

56、進(jìn)行改錯(cuò)或更改宏的功能。例如,如果希望用于文本換行的宏還可以將文本變?yōu)榇煮w,則可以再錄制另一個(gè)將單元格文本變?yōu)榇煮w的宏,然后將其中的指令復(fù)制到用于文本換行的宏中?！癡isual Basic 編輯器”是一個(gè)為初學(xué)者設(shè)計(jì)的編寫和編輯宏代碼的程序,而且提供了很多聯(lián)機(jī)幫助。不必學(xué)習(xí)如何編程或如何用 Visual Basic 語言來對(duì)宏進(jìn)行簡(jiǎn)單的修改。利用“Visual Basic 編輯器”,您可以編輯宏、在模塊間復(fù)制宏、在不同工作簿之間復(fù)制宏

57、、重命名存儲(chǔ)宏的模塊或重命名宏。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,宏安全性    Excel 對(duì)可通過宏傳播的病毒提供安全保護(hù)。如果您與其他人共享宏,則可使用數(shù)字簽名來驗(yàn)證其他用戶,這樣就可保證其他用戶為可靠來源。無論何時(shí)打開包含宏的工作簿,都可以先驗(yàn)證宏的來源再啟用宏。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,創(chuàng)建宏 錄制宏將安全級(jí)設(shè)置為“中”或“低”。 操作方法在“工具”菜單上,單擊“選項(xiàng)”。 單擊“安全性”選

58、項(xiàng)卡。 在“宏安全性”之下,單擊“宏安全性”。 單擊“安全級(jí)”選項(xiàng)卡,再選擇所要使用的安全級(jí)。 在“工具”菜單上,指向“宏”,再單擊“錄制新宏”。 在“宏名”框中,輸入宏 的名稱。 注意宏名的首字符必須是字母,其他字符可以是字母、數(shù)字或下劃線。宏名中不允許有空格；可用下劃線作為分詞符。宏名不允許與單元格引用重名,否則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤信息顯示宏名無效。如果要通過按鍵盤上的來運(yùn)行宏, 請(qǐng)?jiān)凇翱旖萱I”框中,輸入一個(gè)字母。可用 C

59、trl+字母（小寫字母）或 Ctrl+Shift+字母（大寫字母）,其中字母可以是鍵盤上的任意字母鍵?？旖萱I字母不允許是數(shù)字或特殊字符（如 @ 或 #）。 注釋  當(dāng)包含宏的工作簿打開時(shí),宏快捷鍵優(yōu)先于任何相當(dāng)?shù)?Microsoft Excel 的默認(rèn)快捷鍵。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,在“保存在”框中,單擊要存放宏的地址。 如果要使宏在使用 Excel 的任何時(shí)候都可用,請(qǐng)選中“個(gè)人宏工作簿”。如果要添加有

60、關(guān)宏的說明,請(qǐng)?jiān)凇罢f明”框中鍵入該說明。單擊“確定”。 如果要使宏相對(duì)于活動(dòng)單元格位置運(yùn)行,請(qǐng)用相對(duì)單元格引用來錄制該宏。在“停止錄制”工具欄上,單擊“相對(duì)引用” 以將其選中。Excel 將繼續(xù)用“相對(duì)引用”錄制宏,直至退出 Excel 或再次單擊“相對(duì)引用” 以將其取消。執(zhí)行需要錄制的操作。 在“停止錄制”工具欄上,單擊“停止錄制” 。 用 Microsoft Visual Basic 創(chuàng)建宏在 Microsoft

61、Excel 的“工具”菜單上,指向“宏”,再單擊“Visual Basic 編輯器”。 在“插入”菜單上,單擊“模塊”。將代碼鍵入或復(fù)制到模塊的代碼窗口中。 如果要在模塊窗口中運(yùn)行宏 請(qǐng)按 F5。 編寫完宏后,請(qǐng)單擊“文件”菜單上的“關(guān)閉并返回到 Microsoft Excel”。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,創(chuàng)建啟動(dòng)宏自動(dòng)例如：Auto_Activate）是在啟動(dòng) Excel 時(shí)自動(dòng)運(yùn)行的。有關(guān)自動(dòng)宏的詳細(xì)信息,

62、請(qǐng)參閱 Visual Basic“幫助”  復(fù)制宏的一部分以創(chuàng)建另一個(gè)宏將安全級(jí)設(shè)置為“中”或“低”。 請(qǐng)打開要復(fù)制的宏所在的工作簿。 在“工具”菜單上,指向“宏”,再單擊“宏”。 在“宏名”框中,輸入要復(fù)制的宏的名稱。 單擊“編輯”。 在宏中選取要復(fù)制的程序行。 若要復(fù)制整個(gè)宏,請(qǐng)確認(rèn)在選定區(qū)域中包括了“Sub”和“End Sub”行。在“常用”工具欄 上,單擊“復(fù)制” 。 切換到要放置代碼的模

63、塊。 單擊“粘貼” 。 提示您可在任何時(shí)候通過在 Visual Basic 編輯器  (Alt+F11) 中打開個(gè)人宏工作簿文件 (Personal.xls) 來對(duì)其進(jìn)行查看。由于 Personal.xls 是一個(gè)總是打開著的隱藏工作簿,所以如果要復(fù)制其中的某個(gè)宏,必須先顯示該工作簿。,,編輯宏在編輯宏之前,必須先熟悉“Visual Basic 編輯器”?！癡isual Basic 編輯器”能夠用于編寫和編輯附屬于

64、Microsoft Excel 工作簿的宏。將安全級(jí)設(shè)置為“中”或“低”。 操作方法在“工具”菜單上,單擊“選項(xiàng)”。 單擊“安全性”選項(xiàng)卡。 在“宏安全性”之下,單擊“宏安全性”。 單擊“安全級(jí)”選項(xiàng)卡,再選擇所要使用的安全級(jí)。 在“工具”菜單上,指向“宏”,再單擊“宏”。 在“宏名”框中,輸入宏的名稱。 單擊“編輯”。 如果需要“Visual Basic 編輯器”的“幫助”,請(qǐng)?jiān)凇皫椭辈藛紊?單擊“Microso

65、ft Visual Basic 幫助”。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,,刪除宏打開含有要?jiǎng)h除的宏的工作簿。 在“工具”菜單上,指向“宏”,再單擊“宏”。 在“位置”列表中,單擊“當(dāng)前工作簿”。 在“宏名”框中,單擊要?jiǎng)h除的宏的名稱。 單擊“刪除”。,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,附加內(nèi)容—宏的錄制與運(yùn)用,停止運(yùn)行宏請(qǐng)執(zhí)行下列操作之一：如果要停止當(dāng)前正在運(yùn)行的宏,請(qǐng)按 Esc,在“Microsoft Visual Basic”對(duì)話