會議室使用及管理流程

1、 會議室使用及管理流程一、申請流程A：重要會議接待1、根據(jù)《會議、會談或培訓準備工作明細單》要求，于客人到達前半小時準備好投影儀、電腦、翻頁 器、激光筆、席卡等；點檢白板、白板筆、白板擦、飲水機、掛鐘；提前預備水果、茶水、咖啡、餐 巾紙、濕巾、煙灰缸、桌花等物品；2、如遇嚴寒或酷暑天氣時，提前半小時打開會議室內(nèi)的空調(diào)；提前打開飲水機，準備好充足的冷、熱 水；桌、椅、用

2、品6S擺放整齊。3、全天性接待接待人員須于中午休息時間對會議室進行整理和打掃，茶水須重新更換，水果進行添加 。B：常規(guī)會議1、會議室內(nèi)常規(guī)物品點檢；2、桌椅設施設備等6S準備；A：重要會議接待1、重要接待需至少提前一天至前臺查詢會議室的使用狀況；2、部門或個人提出申請，至前臺填寫《會議、會談或培訓準備工作明細表》（詳見附一），經(jīng)《會議室使用登記表》（詳見附二）上；3、部門或個人領用鑰匙，按預約時間使用會議室。B：常規(guī)會議1、提前半天至前

3、臺查詢會議室的使用情況；2、提出申請，經(jīng)前臺登記確認后記錄在《會議室使用登記表》上；3、領用鑰匙，在預約好的時間內(nèi)使用會議室。1、會議室均由總經(jīng)辦統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用；2、每日提前做好會議室內(nèi)衛(wèi)生清潔，并由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排綠植更換、設備設施 維護保養(yǎng)等各項日常管理工作；3、每日常規(guī)物品點檢項，按《會議室點檢表》（詳見附三）一一進行點檢；4、如需準備特殊物品、食品、飲品或水果等需提前安排采買。二、會議室準備流程三、會議室使用流程1、負責會務人員

4、至前臺領鑰匙，提前打開門、窗（長期未使用會議室可提前開門窗通風）；2、需要使用音響、投影設備的，提前安裝調(diào)試。3、部門或個人使用會議室。1、為了提高會議室的使用效率，部門及個人應在預約的時間到達會議室，并開 始使用，超過30分鐘未到達會議室的，總經(jīng)辦有權對會議室的使用權另作安排。 （特殊情況須提前說明）2、使用者應按預約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用，請及時 通知前臺申請延時，如在緊接的時間段內(nèi)已安排了給公司級或其他部門使

5、用時， 超時使用的單位或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。3、任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設備設施，安全使用 ，嚴禁私自接拉電源，私自移動設備。申請使用原則：1、原則上先申請后使用，按申請的先后順序使用；2、沒有經(jīng)過申請的部門或個人臨時需使用，可以使用（仍須至前臺申請后使用 ），但如有沖突，必須先禮讓已申請使用會議室的部門或個人。3、遇公司級緊急或重要會議，常規(guī)會議須禮讓公司級重要會議接待并由前臺協(xié) 調(diào)更換會議

6、室；4、后預訂者會議級別相對前預訂者更重要，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順 序（常規(guī)會議原則上總經(jīng)辦不負責協(xié)調(diào)，由會務人員自己協(xié)商）或相互更換會 議室（但須提前協(xié)商，方便會務人員提前做會議室準備工作）。5、七號會議室和貴賓室原則上優(yōu)先安排給A級接待或其他重要客戶接待；十號 會議室優(yōu)先安排給需要開視頻電話會議的接待；三四樓培訓室一般安排培訓或 人數(shù)較多會議用。會議室的準備細則：會議室使用準則：四、會議室使用完畢1、會議結束，按6S標準整理

7、好會議室；2、負責會務人員關閉電源、空調(diào)，鎖好門、窗，至前臺歸還鑰匙；3、會議室管理人員檢查物品、設施、設備及會議室6S；4、下一個預訂部門使用。1、會議室6S整理標準包括：白板檫干凈，白板筆蓋好，桌、椅、設施、設備還 原，地面、室內(nèi)衛(wèi)生清潔，空調(diào)、飲水機、照明設備、精密儀器等電源關閉， 門、窗鎖好等。2、會議室內(nèi)所有配置、設備使用后不能帶走，任何部門和個人未經(jīng)辦公室同意 不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉(zhuǎn)作他用。如因個人原因造成設施

8、設備丟 失或損壞，須照價賠償。3、如部門或個人因事臨時取消申請，再需使用時需重新申請。會議室使用完畢后注意事項：經(jīng)確認后登記在會 議室使用登記簿上 至前臺領取鑰匙 使用會議室關閉電源 鎖好門窗至前臺歸還鑰匙會議室使用總流程圖部門或個人咨詢 會議室使用情況會議結束 按6S標準 負責會務人員 準備會議室1、會議結束，按6S標準整理好會議室；2、負責會務人員關閉電源、空調(diào)，鎖好門、窗，至前臺歸還鑰匙；3、會議室管理人員檢查物