企業(yè)專利檔案管理與利用研究

1、<p>　　企業(yè)專利檔案管理與利用研究</p><p>　　摘要：專利檔案作為所有權(quán)的法律憑證，在專利實(shí)施與轉(zhuǎn)讓中發(fā)揮著重要作用，同時(shí)，它也是科技部門登記科研成果、考核評定科技人員的成績、晉升技術(shù)職稱以及獎(jiǎng)勵(lì)有突出貢獻(xiàn)的科技人員時(shí)非常重要的真實(shí)憑證，是企業(yè)寶貴的信息資源。對其進(jìn)行及時(shí)、有效、全面歸檔，并充分加以開發(fā)利用，是專利檔案管理的核心工作。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：專

2、利檔案歸檔范圍檔案管理系統(tǒng) </p><p><b>　　一、前言 </b></p><p>　　“專利”即是指專有的利益和權(quán)利。專利檔案巨大的信息資源遠(yuǎn)未被人們充分地加以利用。事實(shí)上，對企業(yè)組織而言，專利是企業(yè)的競爭者之間唯一不得不向公眾透露而在其他地方都不會透露的某些關(guān)鍵信息。因此，企業(yè)競爭情報(bào)的分析者，通過細(xì)致、嚴(yán)密、綜合、相關(guān)的分析，可以從專利文獻(xiàn)中得到大量有

3、用信息，而使公開的專利資料為本企業(yè)所用，從而實(shí)現(xiàn)其特有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。 </p><p>　　專利檔案是指在專利申報(bào)、授權(quán)、維持、代理、訴訟、轉(zhuǎn)讓、保護(hù)等活動(dòng)中形成的，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同門類和載體的原始記錄，是一種具有法律意義的專門檔案，是保護(hù)專利權(quán)的重要憑證，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。 </p><p>　　專利檔案是企業(yè)專利申請和擁有情況的原始記

4、錄，是企業(yè)自主創(chuàng)新成果的集中反映，對企業(yè)科技創(chuàng)新具有重要作用。首先，具有參考和借鑒作用。科技創(chuàng)新的特點(diǎn)在于繼承上的突破，這種突破性的創(chuàng)新成果，是經(jīng)過不斷積累的一系列過程而實(shí)現(xiàn)的。專利檔案是連接這個(gè)過程的載體，科技創(chuàng)新離不開借鑒檔案。其次，有啟迪助推作用。檔案信息是科技創(chuàng)新的誘因，豐富的科技信息有助于科研人員開闊眼界，啟發(fā)思路，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。 </p><p>　　在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)在科技創(chuàng)新研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營和管理等各

5、項(xiàng)活動(dòng)中，需要專利檔案工作的支撐與保障，企業(yè)也應(yīng)承擔(dān)起建立專利檔案和保護(hù)專利檔案的義務(wù)。 </p><p>　　二、企業(yè)專利檔案現(xiàn)狀 </p><p>　　燕山石化公司擁有授權(quán)專利共計(jì)338項(xiàng)，其中授權(quán)有效專利220項(xiàng)，授權(quán)后期滿和提前放棄的無效專利118項(xiàng)。在2009年專業(yè)化重組以前，專利檔案一直在各二級單位存放，2010年原研究院劃轉(zhuǎn)北化院，其中177項(xiàng)專利檔案隨單位劃轉(zhuǎn)，東方化工廠8

6、項(xiàng)和化工四廠2項(xiàng)自行保管，剩余的151項(xiàng)專利中，有因機(jī)構(gòu)變更以及專利期滿無效的沒有存檔的專利項(xiàng)目共計(jì)105項(xiàng)，這些沒有存檔的專利項(xiàng)目主要為燕化改制分流出去的地毯廠、機(jī)械廠、建筑安裝公司、大修廠、職工醫(yī)院等單位。目前，檔案館共存檔專利檔案46項(xiàng)。專利檔案管理參差不齊，有的單位過程文件完整齊全，有的單位僅存有專利證書。 </p><p>　　2009年專業(yè)化重組后，按照燕化公司的管理要求，檔案管理中心加強(qiáng)對核心檔案的

7、收集，對申請專利的過程文件歸檔進(jìn)行統(tǒng)一要求（包括專利申請文件，專利受理通知書，專利代理報(bào)告、授權(quán)證書和授權(quán)文本等），力爭接收的專利檔案齊全完整，截止到目前，公司46件專利檔案中齊全完整的專利檔案共計(jì)17件。 </p><p>　　三、專利檔案規(guī)范化管理 </p><p>　　由上述專利檔案現(xiàn)狀不難看出，未存檔專利達(dá)到31%，說明企業(yè)專利檔案管理還存在漏洞，企業(yè)對知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案認(rèn)識不夠，

8、沒有得到足夠的重視，使得核心技術(shù)檔案管理制度和檔案管理保障條件不夠健全。專業(yè)化重組后，燕山石化檔案館重新修訂、整合完成《燕山石化公司檔案管理辦法》、《燕山石化公司檔案綜合管理規(guī)定》、《燕山石化公司各門類檔案管理規(guī)定》、《燕山石化公司檔案征集管理規(guī)定》四項(xiàng)檔案管理制度，以制度建設(shè)來推進(jìn)檔案管理工作，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)管理，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。 </p><p>　　1.制定和細(xì)化歸檔范圍 </p&

9、gt;<p>　　首先與科技部知識產(chǎn)權(quán)主管進(jìn)行專利檔案管理的交流和探討，以不同角色、不同視角設(shè)計(jì)申請專利過程文件材料的歸檔范圍，從檔案管理的角度我們提出對申請專利的過程文件全部歸檔，但知識產(chǎn)權(quán)主管人員從利用的角度建議僅對關(guān)鍵文件進(jìn)行歸檔。經(jīng)過反復(fù)協(xié)商確定歸檔范圍： </p><p>　　專利檔案所屬一級類目為D生產(chǎn)技術(shù)管理類，二級類目為05科技管理。按照燕山石化公司各門類檔案管理規(guī)定，專利技術(shù)管理、

10、申報(bào)、備案材料保管期限為30年，但考慮到館藏的數(shù)量、價(jià)值、作為企業(yè)科技成果的歷史見證等意義，目前我們將專利檔案的保管期限設(shè)置為永久。 </p><p>　　2.專利檔案的收集與歸檔 </p><p>　　專利檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用等七個(gè)基本環(huán)節(jié)，其中后五項(xiàng)是檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，而收集與整理又是專利檔案工作的核心。專利檔案按照專利文件的形成規(guī)律進(jìn)行收集、整

11、理。首先，專利活動(dòng)的時(shí)間階段性特征明顯，可以按照專利申請的時(shí)間順序劃分為專利申請、專利代理、專利授權(quán)三個(gè)階段來開展收集工作。其次，由于專利文件具有法定程序化、涉及內(nèi)容多、時(shí)間跨度大等特點(diǎn)，因此，要求專利在授權(quán)以后隨時(shí)進(jìn)行文件歸檔。 </p><p>　　3.現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用 </p><p>　　作為中石化總部信息化試點(diǎn)單位，燕山石化檔案管理中心成立了由檔案、圖書與信息專業(yè)技術(shù)骨干

12、共同組成的檔案信息化項(xiàng)目組。僅用了6個(gè)月燕山石化檔案管理系統(tǒng)便順利實(shí)現(xiàn)上線試運(yùn)行，系統(tǒng)集檔案、圖書資源于一體，實(shí)現(xiàn)一站式統(tǒng)一檢索。解決了檔案從形成到審查、驗(yàn)收、歸檔、整理、編目、入庫、上網(wǎng)提供利用、鑒定銷毀的全過程動(dòng)態(tài)管理。實(shí)現(xiàn)了載體檔案與電子檔案的同步管理，實(shí)現(xiàn)了檔案管理部門與檔案利用部門的雙向人性化溝通，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化的一體化管理。 </p><p>　　專利檔案在系統(tǒng)中最初放置于科學(xué)技術(shù)研究類節(jié)點(diǎn)下，后經(jīng)

13、討論并按照檔案管理制度規(guī)定，調(diào)整到生產(chǎn)技術(shù)管理類目下。 </p><p>　　4.專利檔案整理、數(shù)字化的工作流程 </p><p>　　通常人們更習(xí)慣于現(xiàn)有的管理和傳統(tǒng)慣例，然而，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案數(shù)字化的重要內(nèi)容就是把精細(xì)化管理貫穿于檔案數(shù)字化全過程，貴在控制，重在管理。檔案管理有一定的工作程序，在實(shí)體檔案管理過程中我們將其細(xì)化和固化，歸納總結(jié)出工作流程如下： </p>&

14、lt;p>　　文件篩選、排序、編制頁碼→填寫卷盒信 　　息→制作卷內(nèi)目錄、備考表→組卷 </p><p>　　案卷級目錄錄入→文件級目錄錄入→掃 </p><p><b>　　描原件→原文掛接 </b></p><p>　　5.專利檔案的開發(fā)與利用 </p><p>　　檔案管理的終極目標(biāo)是開發(fā)利用，專利檔案經(jīng)過

15、匯編、加工，可用于企業(yè)對外宣傳，擴(kuò)大企業(yè)影響力，同時(shí)促使科技成果轉(zhuǎn)化，是直接或間接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的重要工作。 </p><p>　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理正逐步由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變。運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段加大專利檔案信息資源的開發(fā)利用力度，可以為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新和決策發(fā)展提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案管理人員不僅要為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、研發(fā)人員提供本單位的專利

16、信息，而且要通過網(wǎng)絡(luò)有針對性地提供一些來自國外或其它行業(yè)的專利信息；要積極配合研發(fā)人員，對一些相關(guān)信息進(jìn)行收集、整理，輔助企業(yè)進(jìn)行專利申報(bào)，為初次申報(bào)者提供申報(bào)模板，參與并協(xié)助進(jìn)行專利檢索查新等業(yè)務(wù)流程。適度把握專利信息的核心內(nèi)容，在專利申報(bào)、轉(zhuǎn)讓或訴訟時(shí)，利用手中的檔案資料，為完成人提供最準(zhǔn)確的信息。 </p><p>　　專利技術(shù)水平體現(xiàn)了企業(yè)科技創(chuàng)新的能力，專利成果更是科技人員智慧的結(jié)晶。燕山石化檔案館組織

17、完成《1985-2010年專利成果匯編》，初衷就是要把25年來的專利成果進(jìn)行全面的梳理，把專利的重要信息記錄下來，即便有些專利已經(jīng)期滿、失效、中途放棄，甚至有些專利檔案都沒有記載，但匯編仍然能夠?qū)⑺鼈冋鎸?shí)的記錄下來，作為燕山石化公司專利成果的見證。燕山石化在建設(shè)具有國際競爭力的現(xiàn)代石化企業(yè)的進(jìn)程中，需要對技術(shù)成果的不斷總結(jié)、積累、借鑒。專利成果匯編旨在方便科技人員技術(shù)交流、促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新，并在研發(fā)特色產(chǎn)品、塑造品牌產(chǎn)品、促進(jìn)專有技術(shù)快速發(fā)

18、展等方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。 </p><p>　　四、專利檔案管理建議 </p><p>　　我國企業(yè)已經(jīng)逐步認(rèn)識到知識產(chǎn)權(quán)在強(qiáng)化企業(yè)核心競爭力中的重要性，知識產(chǎn)權(quán)活動(dòng)已經(jīng)日益成為我國企業(yè)的日常管理內(nèi)容之一。如何對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行有效管理就成為當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中需要解決的迫切問題。為此，對檔案管理提出一些建議： </p><p>　　1.加強(qiáng)專利檔案基礎(chǔ)工作，

19、實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)與電子檔案同步，做到規(guī)范化管理。 </p><p>　　2.企業(yè)應(yīng)關(guān)注將具有專利權(quán)的知名品牌文件材料進(jìn)行收集，加強(qiáng)核心技術(shù)、核心檔案的管理，為企業(yè)實(shí)施知名品牌戰(zhàn)略服務(wù)。 </p><p>　　3.加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理意識。知識產(chǎn)權(quán)檔案包括專利檔案、商標(biāo)檔案、工業(yè)版權(quán)（著作權(quán)）檔案以及反不正當(dāng)競爭檔案。 </p><p><b>　　注釋： <

20、;/b></p><p>　　①陳兆濤.高校專利檔案規(guī)范化管理探索[N].山東理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會科學(xué)版），第27卷（4）. </p><p>　　②劉延麗.企業(yè)在實(shí)施專利戰(zhàn)略中應(yīng)重視專利檔案的管理和利用[J].機(jī)電船舶檔案，2008（5）. </p><p>　　③穆占一，李學(xué)廣主編.檔案數(shù)字化的長春模式[M].長春：長春出版社，2009（8）：119 <