excel速成

1、1ExcelExcelXPXP的八則快速輸入技巧的八則快速輸入技巧如果我們在用ExcelXP處理龐大的數(shù)據(jù)信息時，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來快速輸入信息就成為各個ExcelXP用戶非常關(guān)心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數(shù)點的數(shù)字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數(shù)位的數(shù)字時，按照普通的輸入方法，我們可能按照數(shù)字原樣大小直接輸入，例如現(xiàn)

2、在要在單元格中輸入0.05這個數(shù)字時，我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數(shù)點的數(shù)字時，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數(shù)字時都需要重復(fù)輸入小數(shù)點，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用ExcelXP中的小數(shù)點自動定位功能，讓所有數(shù)字的小數(shù)點自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數(shù)點自動定位功能時，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標依次單擊“工具”“選項”“編輯”標簽，在彈

3、出的對話框中選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，然后在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)就可以了。以后我們再輸入帶有小數(shù)點的數(shù)字時，直接輸入數(shù)字，而小數(shù)點將在回車鍵后自動進行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設(shè)置中，讓“位數(shù)”選項為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?.06”，怎么樣簡單吧？2、快速錄入文本文件中的內(nèi)容現(xiàn)在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此

4、時您需要將這些數(shù)據(jù)制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數(shù)據(jù)一個個復(fù)制粘貼到工作表中，也需花很多時間。沒關(guān)系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導(dǎo)入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復(fù)制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時，您只要在ExcelXP編輯區(qū)中，依次用鼠標單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)獲取外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本

5、文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒?，您只要按照向?qū)У奶崾具M行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數(shù)據(jù)如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ct

6、rl鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。4、快速進行中英文輸入法切換一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現(xiàn)自動切換：首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對

7、話框，選中“IME模式”標簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能

8、減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進行刪除：首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標單擊菜單欄中的“插入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數(shù)；然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數(shù)據(jù)，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對不同單元格中字號進行調(diào)整3

9、需要注意的是:相同數(shù)值用RANK函數(shù)計算得到的序數(shù)（名次）相同，但會導(dǎo)致后續(xù)數(shù)字的序數(shù)空缺。假如上例中F2單元格存放的數(shù)值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1（降序時）。2.COUNTIF函數(shù)COUNTIF函數(shù)可以統(tǒng)計某一區(qū)域中符合條件的單元格數(shù)目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統(tǒng)計的單元格區(qū)域，criteria是以數(shù)字、表達式或文本形式定義的條件。其中數(shù)字可以直接寫入，表達式

10、和文本必須加引號。仍以圖1為例，F(xiàn)2單元格內(nèi)輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4，““&E2）1”。計算各車間產(chǎn)值排名的方法同上，結(jié)果也完全相同，2、1和3。此公式的計算過程是這樣的:首先根據(jù)E2單元格內(nèi)的數(shù)值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個邏輯表達式，即“176.7”、“167.3”等。COUNTIF函數(shù)計算出引用區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)量，該結(jié)果加一即可得到該數(shù)值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復(fù)數(shù)

11、據(jù)計算得到的結(jié)果與RANK函數(shù)相同。3.IF函數(shù)Excel自身帶有排序功能，可使數(shù)據(jù)以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數(shù)結(jié)合，可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、E4單元格的產(chǎn)值排序為例，具體做法是:選中E2單元格，根據(jù)排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數(shù)據(jù)按要求重新排列。假如數(shù)據(jù)是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個車間從1到n（n為自然數(shù)）的排名?？梢栽?/p>

12、G2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2，G3G31）”，只要將公式復(fù)制到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產(chǎn)值排名。二、文本排序選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數(shù)據(jù)表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法:選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數(shù)據(jù)”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話框

13、“方法”下的“筆畫排序”，再根據(jù)數(shù)據(jù)排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框（圖2）。如果您的數(shù)據(jù)帶有標題行（如圖1中的“單位”之類），則應(yīng)選中“有標題行”（反之不選），然后打開“主要關(guān)鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數(shù)據(jù)就會據(jù)此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel按照“金

14、工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數(shù)據(jù)，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規(guī)則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令，打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標就會在右邊的“輸入序列”框內(nèi)閃動，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經(jīng)存