行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程

1、行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程行政前臺(tái)崗位職責(zé)及工作流程職務(wù)：行政前臺(tái)職務(wù)：行政前臺(tái)上級(jí)主管：行政經(jīng)理工作對(duì)象：全司人員主要職責(zé)：1.日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。2.公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。3.公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。4.公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5.公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6.對(duì)保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督

2、和檢查。7.對(duì)設(shè)備遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理。8.公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9.日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10.公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排；11.負(fù)責(zé)員工外出登記；12.公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對(duì)應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13.庫

3、存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點(diǎn)庫存。14.檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報(bào)目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。15.負(fù)責(zé)員工保險(xiǎn)每日及時(shí)登記入網(wǎng)；16.負(fù)責(zé)員工宿舍的安排協(xié)調(diào)等17.公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：工作流程和工作要求：一.接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。1、工作流程：1）客戶進(jìn)門起

4、身迎接并詢問來訪事由，登記《客戶來訪登記簿》，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識(shí)的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。2）如有必要，安排來訪者前往會(huì)客室或等候處稍坐片刻；3）準(zhǔn)備招待茶水飲料；4）通知相關(guān)工作人員有人來訪；5）每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時(shí)起身道別；6）客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會(huì)客室的整潔；7）若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)

5、系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在《客戶來訪登記自行寄出，并在表格“備注”中注明“托運(yùn)，自行寄出”。4）根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞郵政底單，按月度與快遞郵政公司清算費(fèi)用，不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。5）對(duì)未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應(yīng)匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。2、工作流程（郵件簽收）：、工作流程（郵件簽收）：1)公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺(tái)簽收，再分發(fā)至各收件人處。2)收件人在收到行政前臺(tái)分發(fā)

6、的郵件后，應(yīng)在《郵件簽收登記表》上簽字確認(rèn)。3)郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對(duì)公司郵件、物品承擔(dān)保管責(zé)任；如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4)如行政前臺(tái)無人在公司時(shí)，應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項(xiàng)工作。5)如收件人不在公司，行政前臺(tái)應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時(shí)，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。6)代收文件后，簽收人

7、應(yīng)第一時(shí)間通知收件人，及時(shí)處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔(dān)因此延誤的相關(guān)責(zé)任。7)對(duì)公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。3、嚴(yán)禁事項(xiàng)：、嚴(yán)禁事項(xiàng)：1)收件人未在前臺(tái)確認(rèn)，就擅自領(lǐng)走文件。2)行政前臺(tái)在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。3)不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。四、公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。四、公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理

8、。1、工作流程：工作流程：1)每天早上8：50總經(jīng)理辦公室、副總辦公室、接待室、會(huì)議室及公共辦公區(qū)茶桌及地面衛(wèi)生的清理，每日的環(huán)境維護(hù)保持清潔；2)下午17：30檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會(huì)議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；3)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動(dòng)；4

9、)廢舊辦公家具及設(shè)備等處理及時(shí)（處理費(fèi)用定期上交財(cái)務(wù)部門）5）對(duì)保潔、植物做好辦公室全部植物的維護(hù)及澆水、換水工作；6）.對(duì)空調(diào)設(shè)備遙控板、投影遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理2注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：1)遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；2)人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；3)人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。五、五、公司辦公用品、日用品的日常管理工作。公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購