論文-淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

1、21世紀(jì)已經(jīng)步入信息化時(shí)代信息資源成為各個(gè)領(lǐng)域的重要戰(zhàn)略資源。行政事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)往往忽視了檔案的重要性對(duì)檔案在單位發(fā)展中的作用認(rèn)識(shí)不足還沒(méi)有完善檔案科學(xué)化管理工作。檔案管理看似簡(jiǎn)單實(shí)際上包含著一定的技術(shù)性做好檔案管理工作不僅可以提高單位整體的管理水平而且對(duì)推動(dòng)行政事業(yè)單位的長(zhǎng)足發(fā)展也具有重要意義。因此實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理至關(guān)重要這應(yīng)該引起相關(guān)部門(mén)的高度重視。一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀(一)檔案管理工作缺乏足夠的重

2、視從我國(guó)行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的整體水平來(lái)看較之一些發(fā)達(dá)國(guó)家仍然有很大差距。究其原因主要是因?yàn)椴糠中姓聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視工作開(kāi)展中缺乏健全的制度作為支撐加上檔案管理工作涉及內(nèi)容較多從而導(dǎo)致管理效果達(dá)不到要求。(二)檔案管理現(xiàn)代化水平不高隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展越來(lái)越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中但由于對(duì)這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對(duì)較低檔案管理機(jī)

3、構(gòu)的設(shè)置較為混亂這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)沒(méi)有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。此外也沒(méi)有結(jié)合部門(mén)的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式而且對(duì)于檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用也相對(duì)較為薄弱這些問(wèn)題造成了事業(yè)單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。(三)管理人員素質(zhì)參差不齊目前很多從事檔案管理的人員在業(yè)務(wù)技能和管理能力方面都無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理的根本需求尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員無(wú)論是專(zhuān)業(yè)水平還是文化程度都相對(duì)較低甚至還有

4、些管理人員是從其他部門(mén)轉(zhuǎn)借來(lái)的這類(lèi)人員往往身兼數(shù)職無(wú)法將全部精力放在檔案管理工作上從而導(dǎo)致檔案管理水平低下檔案利用率不高。除此之外事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高但對(duì)員工的培訓(xùn)工作卻并沒(méi)有得到有效開(kāi)展從而使員工的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力落后在開(kāi)展管理工作的時(shí)候顯得力不從心無(wú)法提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。二、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施(一)建立健全的檔案管理制度目前我國(guó)大部分行政事業(yè)單位并沒(méi)有制定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作

5、的質(zhì)量必須建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度管理制度中要對(duì)檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定從而推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。首先事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況制定科學(xué)的制度制度要涉及檔案的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索及安全保管等方面在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行摸索逐漸將其完善并且要采取有效手段保證制定的各項(xiàng)措施得到有效落實(shí)。其次對(duì)立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定保證檔案的及時(shí)性做好案卷的裝訂工作提高案卷管理質(zhì)量。(二)實(shí)現(xiàn)檔案管

6、理的信息化隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域均發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)引進(jìn)信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)核查沒(méi)有任何錯(cuò)誤后用掃描儀將其掃描到電腦上形成電子檔案并對(duì)檔案進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞設(shè)置其目的是便于查詢(xún)檔案信息。除此之外要對(duì)每個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)通過(guò)輸入編號(hào)就可以進(jìn)行調(diào)檔。為了防止檔案丟失可以對(duì)其進(jìn)行備份。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中只需要一臺(tái)電腦即可實(shí)現(xiàn)這降低了檔案管理的成本而且只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞即可查

7、詢(xún)起來(lái)也更加方便易于管理。(三)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理工作看似簡(jiǎn)單實(shí)際上專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作人員的要求極高既要有專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)又要有責(zé)任心和使命感。此外還要具備一定的管理能力尤其是在信息化時(shí)代背景下能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件、掌握先進(jìn)的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學(xué)習(xí)用知識(shí)武裝自己、提升自己企事業(yè)單位要做好對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作只有掌握了相關(guān)的法律規(guī)定具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)掌握先進(jìn)的管理方法才能切實(shí)做好檔案管理