基于事項(xiàng)憑證的記賬流程設(shè)計(jì)

1、全國(guó)中文核心期刊財(cái)會(huì)月刊陰援中旬記賬是指將憑證中的數(shù)據(jù)登記到相關(guān)各種賬簿中的過(guò)程，是會(huì)計(jì)工作的第二環(huán)節(jié)，也是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工并使之成為有用會(huì)計(jì)信息的重要步驟。本文旨在構(gòu)建一種有別于傳統(tǒng)記賬模式的集成創(chuàng)新形式、方法獨(dú)特的記賬流程及數(shù)據(jù)處理機(jī)制，為記賬流程的不斷改進(jìn)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。一、手工方式下記賬流程及數(shù)據(jù)處理在手工記賬流程中，賬簿是會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)報(bào)表的橋梁，是記賬流程中不可或缺的要素。該模式下記賬過(guò)程數(shù)據(jù)信息的處理流程如圖1所示：

2、手工會(huì)計(jì)記賬存在一些明顯的局限性，主要是：1.工作量大、效率低、易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不兼容。在手工方式下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)通過(guò)憑證由不同的財(cái)會(huì)人員分別登記到不同的賬簿中，從憑證到賬簿的登記大大增加了會(huì)計(jì)人員的工作量。而且，某些具有統(tǒng)馭性的重要賬簿如總賬由于賬頁(yè)固定，缺乏彈性，一本賬簿只能由一人記賬，不便于會(huì)計(jì)分工，以致工作效率低下。同時(shí)由于同一數(shù)據(jù)的大量重復(fù)，不僅造成存儲(chǔ)浪費(fèi)，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)不兼容、賬證不符、賬表不符。2.無(wú)法實(shí)現(xiàn)賬簿信息的實(shí)時(shí)查詢(xún)。在

3、手工方式下，企業(yè)有時(shí)需要查詢(xún)一些已發(fā)生的歷史會(huì)計(jì)信息或要隨時(shí)了解各科目的借貸發(fā)生額、余額等相關(guān)數(shù)據(jù)，及時(shí)篩選財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)查詢(xún)，這種需求在手工狀態(tài)下很難得到滿(mǎn)足。二、電算化方式下記賬流程及數(shù)據(jù)處理電算化會(huì)計(jì)記賬僅是一個(gè)數(shù)據(jù)處理過(guò)程，該模塊的功能是根據(jù)臨時(shí)憑證文件或流水賬憑證文件中已審核的憑證，自動(dòng)更新財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)文件，使被審核的輸入憑證成為正式的會(huì)計(jì)檔案，從“臨時(shí)憑證文件”轉(zhuǎn)移到“流水賬文件”中存放，記賬后憑證不允許再被修改。

4、與此同時(shí)，要不斷更新“科目余額發(fā)生額”文件的“科目余額”、“發(fā)生額”，如果有輔助核算和管理，那么要同時(shí)更新“部門(mén)、個(gè)人、項(xiàng)目”等輔助文件。電算化記賬模塊的具體處理步驟如圖2所示：電算化記賬雖然較手工會(huì)計(jì)記賬更加自動(dòng)、高效，能夠?qū)?huì)計(jì)人員從繁重的登賬過(guò)程中解脫出來(lái)，但該過(guò)程數(shù)據(jù)處理本身也有其固有的缺陷，主要體現(xiàn)在：1.本質(zhì)上并未擺脫手工記賬的思維模式。電算化方式下，記賬環(huán)節(jié)的信息出處仍體現(xiàn)在記賬憑證中，整個(gè)記賬流程仍然是從記賬憑證到賬簿的

5、過(guò)程，根本的邏輯關(guān)系并未發(fā)生變化，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)越性沒(méi)有得到充分體現(xiàn)。2.通過(guò)記賬環(huán)節(jié)，系統(tǒng)能夠提供給信息使用者的僅僅是通用的、計(jì)量屬性單一的價(jià)值信息，而非價(jià)值信息在這個(gè)過(guò)程根本無(wú)法體現(xiàn)，信息使用者的多元化和個(gè)性化的信息需求，即基于事項(xiàng)憑證的記賬流程設(shè)計(jì)關(guān)萍王偉國(guó)淵教授冤淵石河子大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院新疆石河子832003冤【摘要】本文通過(guò)對(duì)手工方式及電算化環(huán)境下記賬流程及數(shù)據(jù)處理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出基于事項(xiàng)憑證的記賬流程及數(shù)據(jù)處理思路，

6、嘗試構(gòu)建一種自動(dòng)化程度更高的記賬流程新機(jī)制?！娟P(guān)鍵詞】事項(xiàng)憑證記賬流程數(shù)據(jù)處理記賬憑證登記登記匯制核對(duì)登記核對(duì)總分類(lèi)賬日記賬匯總記賬憑證科目匯總表明細(xì)分類(lèi)賬圖1手工會(huì)計(jì)記賬過(guò)程追加野企業(yè)對(duì)賬文件冶會(huì)計(jì)科目存在檢查與平衡校驗(yàn)有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份袁以防意外在不同工作區(qū)打開(kāi)野科目余額發(fā)生額冶堯野臨時(shí)憑證冶堯野流水賬冶堯野企業(yè)對(duì)賬單冶等文件為下述環(huán)節(jié)做鋪墊以上述記錄的科目代碼為關(guān)鍵字查找相關(guān)文件所對(duì)應(yīng)的記錄袁逐筆進(jìn)行更新取出科目屬性為野對(duì)賬冶的記錄

7、袁將其追加到野企業(yè)對(duì)賬文件冶更新野科目余額發(fā)生額文件冶以及野部門(mén)堯個(gè)人堯項(xiàng)目冶等輔助文件的相關(guān)記錄記賬憑證的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)保護(hù)開(kāi)始記賬取野臨時(shí)憑證文件冶中已審核憑證的一條記錄將該記錄追加到野流水賬文件冶袁并做記賬標(biāo)志從野臨時(shí)憑證文件冶中刪除標(biāo)有記賬標(biāo)識(shí)的所有記錄關(guān)閉所有文件袁結(jié)束記賬過(guò)程圖2記賬過(guò)程數(shù)據(jù)處理的具體步驟窯95窯陰陰財(cái)會(huì)月刊全國(guó)優(yōu)秀經(jīng)濟(jì)期刊援中旬用戶(hù)信息的需求導(dǎo)向無(wú)法得到滿(mǎn)足。三、基于事項(xiàng)憑證的記賬流程及數(shù)據(jù)處理1.基于事項(xiàng)憑證的

8、記賬流程及數(shù)據(jù)處理特點(diǎn)。（1）在基于事項(xiàng)憑證的記賬流程中，記賬憑證所代表的含義較傳統(tǒng)模式已經(jīng)發(fā)生了改變，通過(guò)事項(xiàng)憑證和記賬憑證的對(duì)應(yīng)關(guān)系，記賬憑證中只反映總賬科目，而明細(xì)科目和具體業(yè)務(wù)事件及分類(lèi)則通過(guò)事項(xiàng)憑證來(lái)體現(xiàn)，這樣有利于簡(jiǎn)化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設(shè)置的復(fù)雜程度，簡(jiǎn)化傳統(tǒng)記賬流程。（2）傳統(tǒng)意義的記賬憑證是在財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部傳遞，而事項(xiàng)憑證則是在多個(gè)部門(mén)之間傳遞，它本身作為多部門(mén)相互聯(lián)系的紐帶，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同，而且伴隨著信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)

9、技術(shù)及各種數(shù)據(jù)處理技術(shù)的蓬勃發(fā)展，該模式下信息處理的效率也會(huì)顯著提高。（3）由于在設(shè)計(jì)事項(xiàng)憑證的過(guò)程中已包含了經(jīng)過(guò)鑒別真?zhèn)蔚男畔?，因而在以事?xiàng)憑證為存儲(chǔ)核心后，原先的制單人、審核人、記賬人等的相關(guān)處理就失去了原有的意義和作用，可以免除，從而減少人為環(huán)節(jié)及價(jià)值判斷，為實(shí)現(xiàn)記賬過(guò)程數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化及增強(qiáng)信息的可靠性提供支持。（4）在賬簿的生成機(jī)制方面，基于事項(xiàng)憑證的記賬流程下賬簿的自動(dòng)形成機(jī)制與傳統(tǒng)賬簿的生成模式相比發(fā)生了革命性的改變，傳統(tǒng)

10、模式下，賬簿中的數(shù)據(jù)是對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類(lèi)、匯總、加工、整理的結(jié)果，記賬憑證是其產(chǎn)生的前提。而基于事項(xiàng)憑證的賬簿自動(dòng)生成過(guò)程中，各賬簿的自動(dòng)生成均直接或間接地來(lái)源于事項(xiàng)憑證，是對(duì)事項(xiàng)憑證中的價(jià)值及非價(jià)值信息進(jìn)行提取、加工與轉(zhuǎn)化的過(guò)程。2.基于事項(xiàng)記賬憑證的生成機(jī)理。（1）基于事項(xiàng)憑證的總賬自動(dòng)生成機(jī)理?；谑马?xiàng)憑證的記賬流程反映了總賬科目，因而在事項(xiàng)憑證類(lèi)別設(shè)計(jì)中就可以建立事項(xiàng)憑證類(lèi)別與記賬模板的對(duì)應(yīng)關(guān)系，在事項(xiàng)憑證生成后可以通過(guò)記賬模板

11、自動(dòng)生成記賬憑證，并可以根據(jù)記賬憑證來(lái)達(dá)到生成總賬的目的。在總賬自動(dòng)生成的整個(gè)過(guò)程中，帶有特殊意義的記賬憑證成了事項(xiàng)憑證和總賬之間銜接的橋梁，這樣可簡(jiǎn)化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設(shè)置的復(fù)雜程度，改變?cè)诳傎~中增加輔助核算的機(jī)制，進(jìn)而簡(jiǎn)化傳統(tǒng)記賬流程。（2）基于事項(xiàng)憑證的日記賬自動(dòng)生成機(jī)理。為了加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的管理，企業(yè)一般應(yīng)設(shè)置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬兩本特種日記賬，以序時(shí)反映其收入、支出和每日的結(jié)存情況?；谑马?xiàng)憑證的日記賬的生成也不例外，只是在

12、其自動(dòng)生成機(jī)理方面有所差異。傳統(tǒng)記賬模式下的會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，日記賬以記賬憑證為依據(jù)，按照各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，逐日逐筆進(jìn)行序時(shí)登記而產(chǎn)生?；谑马?xiàng)憑證的記賬模式下，也延續(xù)了該思想，日記賬包括日期、憑證號(hào)、摘要、對(duì)應(yīng)科目、收入、支出、結(jié)存等內(nèi)容，只是將登記的依據(jù)由原來(lái)的記賬憑證轉(zhuǎn)為事項(xiàng)憑證。日期由事項(xiàng)憑證中收款數(shù)據(jù)項(xiàng)目下的日期時(shí)間生成；憑證號(hào)改為對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)憑證的編號(hào)；摘要?jiǎng)t通過(guò)事項(xiàng)憑證中業(yè)務(wù)說(shuō)明來(lái)生成；對(duì)應(yīng)科目改為對(duì)應(yīng)事項(xiàng)，由事項(xiàng)憑證類(lèi)

13、別及業(yè)務(wù)說(shuō)明綜合獲得；收入的金額欄由事項(xiàng)憑證中的進(jìn)賬金額欄來(lái)對(duì)應(yīng)，而結(jié)存由計(jì)算機(jī)自動(dòng)匯總生成。依據(jù)上述對(duì)應(yīng)關(guān)系，基于事項(xiàng)憑證的日記賬便自動(dòng)生成了。（3）基于事項(xiàng)憑證的明細(xì)賬自動(dòng)生成機(jī)理。所謂明細(xì)賬就是通過(guò)明細(xì)分類(lèi)登記，為某些總分類(lèi)賬戶(hù)提供其增減變動(dòng)的詳細(xì)情況?；谑马?xiàng)憑證的明細(xì)賬與傳統(tǒng)明細(xì)賬相比發(fā)生了革命性的變化，主要體現(xiàn)在：第一，明細(xì)的含義及體現(xiàn)的方式不同。傳統(tǒng)記賬模式下，明細(xì)是指按總分類(lèi)科目所屬的二級(jí)科目或明細(xì)科目開(kāi)設(shè)的賬戶(hù)來(lái)登記某

14、一類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，以提供明細(xì)核算資料，明細(xì)核算指在總賬科目下設(shè)二級(jí)科目或三級(jí)科目進(jìn)行核算。而基于事項(xiàng)憑證的記賬模式下，以事項(xiàng)為明細(xì)的體現(xiàn)形式，明細(xì)所涵蓋的信息更加全面、范圍更廣，系統(tǒng)不再設(shè)置總分類(lèi)科目下的二級(jí)科目及更加明細(xì)的科目，而采用事項(xiàng)對(duì)明細(xì)信息進(jìn)行采集。第二，信息的完整性、規(guī)范性、通用性有所不同。在傳統(tǒng)記賬模式下，由于我國(guó)會(huì)計(jì)法只統(tǒng)一規(guī)定總賬科目，而各單位根據(jù)自身行業(yè)特點(diǎn)及業(yè)務(wù)需求來(lái)設(shè)置二級(jí)科目或更加明細(xì)的科目，這樣明細(xì)賬中所體現(xiàn)的信

15、息就缺乏完整、規(guī)范及通用性。而基于事項(xiàng)憑證的記賬模式下，以事項(xiàng)為明細(xì)的體現(xiàn)形式，信息的完整性、規(guī)范性及通用性大大增強(qiáng)。第三，登記的依據(jù)不同。傳統(tǒng)模式及會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)下，明細(xì)賬以記賬憑證為其登記依據(jù)。而基于事項(xiàng)憑證的記賬模式下，明細(xì)賬以事項(xiàng)憑證及改革后的記賬憑證為登記依據(jù)。鑒于上述變化，本文將以三欄式明細(xì)賬及基于采購(gòu)付款類(lèi)別的事項(xiàng)憑證為例來(lái)具體說(shuō)明基于事項(xiàng)憑證的明細(xì)賬自動(dòng)生成的機(jī)理，其關(guān)鍵是要完成事項(xiàng)憑證及記賬憑證到明細(xì)賬各對(duì)應(yīng)項(xiàng)的設(shè)置及相關(guān)數(shù)

16、據(jù)項(xiàng)的賦值。我們知道，三欄式明細(xì)賬包括抬頭（伊伊明細(xì)賬）、日期、憑證號(hào)、摘要、對(duì)方科目、借方、貸方、借或貸、余額等一系列內(nèi)容。抬頭及對(duì)方科目要根據(jù)事項(xiàng)憑證的會(huì)計(jì)事項(xiàng)信息中生成的記賬憑證編號(hào)來(lái)連接其對(duì)應(yīng)的記賬憑證，然后根據(jù)記賬憑證中的總分類(lèi)科目及其中的對(duì)應(yīng)科目來(lái)生成所需信息；日期由事項(xiàng)憑證中收款數(shù)據(jù)項(xiàng)目下的日期時(shí)間生成；憑證號(hào)改為對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)憑證的編號(hào)；摘要?jiǎng)t通過(guò)事項(xiàng)憑證中業(yè)務(wù)說(shuō)明來(lái)生成；借貸的金額欄可由事項(xiàng)憑證中對(duì)應(yīng)的信息獲得，而借或貸及

17、余額欄可由系統(tǒng)自動(dòng)生成。依據(jù)上述對(duì)應(yīng)關(guān)系，基于事項(xiàng)憑證的明細(xì)賬便生成了。以上基于事項(xiàng)憑證的記賬流程設(shè)計(jì)，是在考慮到與現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則及記賬流程的兼容下提出的，筆者甚至還設(shè)想到，在各賬簿的形成中，由于受到現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的限制，賬簿的格式并未發(fā)生變化，提供的事項(xiàng)信息相對(duì)有限，如果系統(tǒng)能夠支持反查功能，即當(dāng)信息使用者想根據(jù)生成的賬簿進(jìn)一步了解更多相關(guān)信息時(shí)，能直接跳轉(zhuǎn)到對(duì)應(yīng)的事項(xiàng)憑證，那樣，信息使用者便可獲得更加明細(xì)、相關(guān)的信息，以利于做出科學(xué)決策