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1、檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定檔案管理規(guī)定1、、、、總則總則總則總則1.1為加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案利用效率，規(guī)范檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，更好的為公司的建設(shè)、生產(chǎn)、發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、

2、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄均屬于存檔范圍。1.3公司及各部門(mén)、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。1.4檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。2222、、、、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)2.1公司總裁辦是本制度監(jiān)督實(shí)施及完善的負(fù)責(zé)人，對(duì)本制度的有效性進(jìn)行評(píng)審，向公司主管領(lǐng)導(dǎo)提出完善建議。2.2公司綜合檔案室是本制度監(jiān)督實(shí)施及完善的執(zhí)行人，

3、每年對(duì)本制度的運(yùn)作情況組織一次分析總結(jié)、評(píng)估，提出改進(jìn)意見(jiàn)。2.3公司綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)的檔案進(jìn)行收集整理、分類和編號(hào)，并對(duì)各部門(mén)的歸檔工作進(jìn)行檢查，監(jiān)督和提出指導(dǎo)意見(jiàn)。2.4部門(mén)檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作，并按規(guī)定上交紙質(zhì)和電子檔兩種形式的匯總資料。2.5公司總裁辦負(fù)責(zé)每季度對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行審查。3333、檔、檔、檔、檔案工作的基本原則案工作的基本原則案工作的基本原則案工作的基本原則3.1公司檔案工作的基本原則是

4、集中管理與分散管理相結(jié)合（即公司保管與部門(mén)保管相結(jié)合），以便于及時(shí)利用和維護(hù)檔案的完整與安全。具體做法是：3.1.1屬公司保管的檔案，管理員要做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后將需歸檔的預(yù)立卷整理成冊(cè)，定期匯總上報(bào)總裁。3.1.2屬部門(mén)保管的檔案，各分級(jí)保管員應(yīng)于每年的3月31日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交檔案室。4444、、、、檔案的管理檔案的管理檔案的管理檔案的管理4.1整理辦法：4.1.1方法：以問(wèn)題特征為主，立小卷，

5、一事一卷。4.1.2步驟：(1)收集(2)整理:根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。(3)分類:根據(jù)下述分類方法分類(4)立卷:區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。4.1.3過(guò)程管理：(1)屬于公司保管的檔案：公司及各下各部門(mén)做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)，任何人不得據(jù)為己有。(2)屬部門(mén)保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔

6、案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。4.2監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門(mén)和各部門(mén)上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來(lái)監(jiān)督各部門(mén)及各部門(mén)檔案的管理工作。4.3銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。4.4公司檔案的分類編號(hào)：指定資料員要按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。4.5業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。4.6借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公

7、司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。5555、、、、檔案?jìng)浞葜贫葯n案?jìng)浞葜贫葯n案?jìng)浞葜贫葯n案?jìng)浞葜贫?.1公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。5.2各部門(mén)應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處和對(duì)存入電腦的資料、檔案，要妥善保管儲(chǔ)存。5.3備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放

8、，公司的備份盤(pán)應(yīng)在公司外保存。6666、、、、處理?xiàng)l例處理?xiàng)l例處理?xiàng)l例處理?xiàng)l例6.1有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：6.1.1毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案6.1.2擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案6.1.3涂改、偽造檔案6.1.4未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者6.1.5未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）7777、、、、責(zé)任責(zé)任責(zé)任責(zé)任7.1本制度適用于方家鋪?zhàn)樱ㄆ翁?/p>