淺析物資采購業(yè)務中的風險管理及對策

1、2014年6月第l2期總第310期內蒙古科技與經濟InnerMongoliaScienceTechnology8LEconomyJune2014No12TotalNo310淺析物資采購業(yè)務中的風險管理及對策徐英(內蒙古第一機械集團有限公司，內蒙古包頭014032)摘要：以內蒙古第一機械集團有限公司物資采購為例，對裝備制造企業(yè)物資采購業(yè)務中風險項點作了相應的分析，并對如何進行風險管控提出了相應的對策。關鍵詞：物資采購；風險評估；防控措施中

2、圖分類號：F2532文獻標識碼：A文章編號：1O07—6921(2014)12—0O50一O1企業(yè)風險是來自企業(yè)內外一切可能對企業(yè)效率、財務、安全、品牌、品質帶來的不利因素。企業(yè)要發(fā)展就必然會面對形形色色的危險，有些危險雖然被企業(yè)預測到了，但是沒有引起充分注意，最后釀成危機并對企業(yè)造成嚴重影響。“兵馬未動，糧草先行”，物資采購業(yè)務作為企業(yè)發(fā)展的頭道工序，如何加強其采購行為的管控，對全面推行精細化管理提出了挑戰(zhàn)。1在物資采購業(yè)務中存在的風

3、險項點分析物資管理就是對物料從采購計劃下達、合同簽訂、檢驗入庫、配送出庫、生產車間投產、產成品入庫、產成品出庫、銷售回款等一系列過程進行跟蹤與監(jiān)管。通過對物資采購過程的梳理，物資采購過程中產生的風險主要有以下幾個方面：①合同沒有統(tǒng)一管理，合同分散到各采購人員手中，如出現(xiàn)法律糾紛缺少依據。②物資采購過程中出現(xiàn)預付款形成死賬的情況。③物資采購價格過高或與合同價不符，使采購行為缺少監(jiān)管。④采購品驗收發(fā)放過程中出現(xiàn)賬實不符的情況，造成庫存資金不

4、真實。⑤采購物資出現(xiàn)質量問題處理不及時造成企業(yè)損失。⑥供應商獨家供貨的壟斷性供應局面。2一機集團對物資采購業(yè)務中存在的風險項點的對策21合同評審及履約能力的執(zhí)行211簽訂采購合同要加強內部控制。保證采購行為在授權下按合同進行，要求主管領導對采購人員進行授權委托，授權的內容一定是經過有關部門的批準。采購人員按計劃簽訂合同，無權在授權之外簽訂合同和變更合同內容，合同的副本送財務部門和計劃部門審核價格并留存。212進一步規(guī)范細化合同管理。無論

5、簽訂正式合同還是備產協(xié)議，都要本著嚴謹、細致的要求，進一步細化合同文本、合同評審、合同簽訂、進度節(jié)點、質量標準、雙方責任等。圍繞強化采購計劃和合同的執(zhí)行，建立執(zhí)行過程的定期信息上報制和風險評估制，要求供貨廠家簽訂供貨協(xié)議后，每月上報進展情況及影響進度的問題，能夠及時協(xié)調相關問題，預期性評估發(fā)現(xiàn)可能存在的風險，保證生產的有序進行。22采購資金的支付與審核221結合供應商分級分類管理的要求。對各個供應商的供貨情況、質量情況、信譽情況有所區(qū)別

6、的制訂付款機制，對考核存在問題的供應商要通過減少現(xiàn)金支付或延期支付的手段進行制約。222采購部門嚴格按照材料采購預算使用資金。不允許資金在不同項目之間進行調劑，通過嚴格的資金預算管理確保公司生產經營的資金需求。223在資金支付過程中，應根據合同簽訂的付款方式進行結算，支付時嚴格控制預付款比率，預付款收稿日期：2014—05—165O支付原則上只允許給特殊行業(yè)的大中型企業(yè)支付，不給流通性中間商支付。23采購品價格及數量的監(jiān)管231采購人員

7、對生產工藝流程及設備運行情況要有充分的了解，掌握設備維修、備件消耗情況及生產耗用情況，進而做出合理的采購計劃。232規(guī)范采購行為，增加采購的透明度，采購員對供應單位的品質、價格進行實時監(jiān)控，同類產品貨比三家，對大宗原輔材料實行公開招標采購，杜絕采購黑洞。24建立健全質量索賠制度對復驗中一旦發(fā)現(xiàn)問題，不但要責成供應商及時返回解決，進行考核通報，而且對于延誤進度、造成企業(yè)損失的要進行質量保證金的扣減并及時進行質量索賠。25采購品驗收發(fā)放過程

8、中的監(jiān)管251規(guī)范檢驗行為和檢驗記錄的填寫，編制檢驗作業(yè)標準化指導書，及檢驗記錄填寫制度辦法，實現(xiàn)統(tǒng)一的檢驗操作方式和規(guī)范標準的記錄填寫。252大力推進直供上線檢驗方式，做好與使用單位用戶代表，科研、設計、質量等部門的溝通，減少等待浪費，裝卸搬運運輸及車輛交接的浪費，加快物資流轉速度。253按照物資管理的要求，對到貨三個月不發(fā)放的采購品進行監(jiān)督，督促采購人員控制進貨節(jié)點、數量，減少庫存資金占用，防止造成庫存積壓。26供應商的信用風險的管

9、理261供應商是物流價值鏈的前端，盡可能打破獨家供貨的壟斷性供應局面。通過日常的信息收集，詳實的市場調研，同類廠家的走訪以及網上電子商務等多種方式進行廠商的搜尋，精選出有資質的廠家，形成備選廠商名單，通過考核試驗，樣件試驗及擴點鑒定等程序，列入合格供方名錄。262對現(xiàn)存多家供貨的廠家，對其所供產品的交貨進度、質量狀態(tài)、售后服務進行動態(tài)統(tǒng)計，考核排名，實施末位暫停供貨一個階段或降低供貨份額，實現(xiàn)合格供方名單多家供貨保持2～3家，動態(tài)優(yōu)化管

10、理，促進供應商不斷改進。3結束語“沒有規(guī)矩，不能成方圓”。一機集團通過以上措施規(guī)范各分子公司采購行為在監(jiān)督采購數量、節(jié)點，價格等方面做足工作，認真分析風險點，全面推進精細化管理，合理調控庫存結構減少了浪費，為企業(yè)從源頭上控制企業(yè)成本、降低企業(yè)風險提供了保證。[參考文獻][1]洪寶華企業(yè)風險與危機管理IM3北京：兵器工程師進修大學，20082014年6月第l2期總第310期內蒙古科技與經濟InnerMongoliaScienceTechn

11、ology8LEconomyJune2014No12TotalNo310淺析物資采購業(yè)務中的風險管理及對策徐英(內蒙古第一機械集團有限公司，內蒙古包頭014032)摘要：以內蒙古第一機械集團有限公司物資采購為例，對裝備制造企業(yè)物資采購業(yè)務中風險項點作了相應的分析，并對如何進行風險管控提出了相應的對策。關鍵詞：物資采購；風險評估；防控措施中圖分類號：F2532文獻標識碼：A文章編號：1O07—6921(2014)12—0O50一O1企業(yè)風

12、險是來自企業(yè)內外一切可能對企業(yè)效率、財務、安全、品牌、品質帶來的不利因素。企業(yè)要發(fā)展就必然會面對形形色色的危險，有些危險雖然被企業(yè)預測到了，但是沒有引起充分注意，最后釀成危機并對企業(yè)造成嚴重影響?！氨R未動，糧草先行”，物資采購業(yè)務作為企業(yè)發(fā)展的頭道工序，如何加強其采購行為的管控，對全面推行精細化管理提出了挑戰(zhàn)。1在物資采購業(yè)務中存在的風險項點分析物資管理就是對物料從采購計劃下達、合同簽訂、檢驗入庫、配送出庫、生產車間投產、產成品入庫、

13、產成品出庫、銷售回款等一系列過程進行跟蹤與監(jiān)管。通過對物資采購過程的梳理，物資采購過程中產生的風險主要有以下幾個方面：①合同沒有統(tǒng)一管理，合同分散到各采購人員手中，如出現(xiàn)法律糾紛缺少依據。②物資采購過程中出現(xiàn)預付款形成死賬的情況。③物資采購價格過高或與合同價不符，使采購行為缺少監(jiān)管。④采購品驗收發(fā)放過程中出現(xiàn)賬實不符的情況，造成庫存資金不真實。⑤采購物資出現(xiàn)質量問題處理不及時造成企業(yè)損失。⑥供應商獨家供貨的壟斷性供應局面。2一機集團對物

14、資采購業(yè)務中存在的風險項點的對策21合同評審及履約能力的執(zhí)行211簽訂采購合同要加強內部控制。保證采購行為在授權下按合同進行，要求主管領導對采購人員進行授權委托，授權的內容一定是經過有關部門的批準。采購人員按計劃簽訂合同，無權在授權之外簽訂合同和變更合同內容，合同的副本送財務部門和計劃部門審核價格并留存。212進一步規(guī)范細化合同管理。無論簽訂正式合同還是備產協(xié)議，都要本著嚴謹、細致的要求，進一步細化合同文本、合同評審、合同簽訂、進度節(jié)點

15、、質量標準、雙方責任等。圍繞強化采購計劃和合同的執(zhí)行，建立執(zhí)行過程的定期信息上報制和風險評估制，要求供貨廠家簽訂供貨協(xié)議后，每月上報進展情況及影響進度的問題，能夠及時協(xié)調相關問題，預期性評估發(fā)現(xiàn)可能存在的風險，保證生產的有序進行。22采購資金的支付與審核221結合供應商分級分類管理的要求。對各個供應商的供貨情況、質量情況、信譽情況有所區(qū)別的制訂付款機制，對考核存在問題的供應商要通過減少現(xiàn)金支付或延期支付的手段進行制約。222采購部門嚴格

16、按照材料采購預算使用資金。不允許資金在不同項目之間進行調劑，通過嚴格的資金預算管理確保公司生產經營的資金需求。223在資金支付過程中，應根據合同簽訂的付款方式進行結算，支付時嚴格控制預付款比率，預付款收稿日期：2014—05—165O支付原則上只允許給特殊行業(yè)的大中型企業(yè)支付，不給流通性中間商支付。23采購品價格及數量的監(jiān)管231采購人員對生產工藝流程及設備運行情況要有充分的了解，掌握設備維修、備件消耗情況及生產耗用情況，進而做出合理的

17、采購計劃。232規(guī)范采購行為，增加采購的透明度，采購員對供應單位的品質、價格進行實時監(jiān)控，同類產品貨比三家，對大宗原輔材料實行公開招標采購，杜絕采購黑洞。24建立健全質量索賠制度對復驗中一旦發(fā)現(xiàn)問題，不但要責成供應商及時返回解決，進行考核通報，而且對于延誤進度、造成企業(yè)損失的要進行質量保證金的扣減并及時進行質量索賠。25采購品驗收發(fā)放過程中的監(jiān)管251規(guī)范檢驗行為和檢驗記錄的填寫，編制檢驗作業(yè)標準化指導書，及檢驗記錄填寫制度辦法，實現(xiàn)統(tǒng)

18、一的檢驗操作方式和規(guī)范標準的記錄填寫。252大力推進直供上線檢驗方式，做好與使用單位用戶代表，科研、設計、質量等部門的溝通，減少等待浪費，裝卸搬運運輸及車輛交接的浪費，加快物資流轉速度。253按照物資管理的要求，對到貨三個月不發(fā)放的采購品進行監(jiān)督，督促采購人員控制進貨節(jié)點、數量，減少庫存資金占用，防止造成庫存積壓。26供應商的信用風險的管理261供應商是物流價值鏈的前端，盡可能打破獨家供貨的壟斷性供應局面。通過日常的信息收集，詳實的市場

19、調研，同類廠家的走訪以及網上電子商務等多種方式進行廠商的搜尋，精選出有資質的廠家，形成備選廠商名單，通過考核試驗，樣件試驗及擴點鑒定等程序，列入合格供方名錄。262對現(xiàn)存多家供貨的廠家，對其所供產品的交貨進度、質量狀態(tài)、售后服務進行動態(tài)統(tǒng)計，考核排名，實施末位暫停供貨一個階段或降低供貨份額，實現(xiàn)合格供方名單多家供貨保持2～3家，動態(tài)優(yōu)化管理，促進供應商不斷改進。3結束語“沒有規(guī)矩，不能成方圓”。一機集團通過以上措施規(guī)范各分子公司采購行為