高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)建設(shè)_施軍

1、高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)建設(shè)施軍，賀強（天津大學國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津３０００７２）摘要：隨著設(shè)備采購量的逐年增加原有的采購管理體制難以滿足需求。針對傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題設(shè)計開發(fā)了設(shè)備申購系統(tǒng)。從申報、審批、采購、結(jié)算４個環(huán)節(jié)詳細介紹信息化采購過程，在采購環(huán)節(jié)，介紹了３種采購方式。要完全建立起采購的信息化管理模式，應繼續(xù)完善采購管理系統(tǒng)，建立更加完善的制度來保證設(shè)備采購活動地有序進行。關(guān)鍵詞：采購信息化；系統(tǒng)建設(shè)；設(shè)備采購；設(shè)備

2、審批中圖分類號：ＴＰ３０２文獻標志碼：Ａ文章編號：１００２－４９５６（２０１３）０３－０１０６－０３ＤｉｓｃｕｓｓｉｏｎｏｎｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｏｆｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎｓｙｓｔｅｍｓｏｆｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｉｎｃｏｌｌｅｇｅｓａｎｄｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓＳｈｉＪｕｎ，ＨｅＱｉａｎｇ（ＯｆｆｉｃｅｏｆＳｔａｔｅｏｗｎｅｄＡｓｓｅｔａｎｄＥｑｕｉｐｍｅｎｔＭａｎａｇｅｍｅｎｔ，ＴｉａｎｊｉｎＵｎｉｖ

3、ｅｒｓｉｔｙ，Ｔｉａｎｊｉｎ３０００７２，Ｃｈｉｎａ）Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｓａｒｅｉｎｃｒｅａｓｉｎｇｙｅａｒｂｙｙｅａｒ，ａｎｄｔｈｅｏｒｉｇｉｎａｌｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍｉｓｄｉｆｆｉｃｕｌｔｔｏｍｅｅｔｔｈｅｄｅｍａｎｄＡｉｍｉｎｇａｔｐｒｏｂｌｅｍｓｉｎｃｏｎｖｅｎｔｉｏｎａｌｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍ，ＴｉａｎｊｉｎＵｎｉｖ

4、ｅｒｓｉｔｙｈａｓｄｅｓｉｇｎｅｄａｎｄｄｅｖｅｌｏｐｅｄｔｈｅｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｓｙｓｔｅｍＡｎｄｔｈｅｄｅｔａｉｌｅｄｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｐｒｏｃｅｓｓｈａｓｂｅｅｎｉｎｔｒｏｄｕｃｅｄｆｒｏｍｔｈｅｆｏｕｒａｒｅａｓｏｆｄｅｃｌａｒｉｎｇ，ａｐｐｒｏｖａｌ，ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇａｎｄｓｅｔｔｌｅｍｅｎｔ，ａｎｄｔｈｅｔｈｒｅｅｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍｅｔｈｏｄｓｉｎｔｈｅ

5、ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｃｈａｉｎａｒｅｉｎｔｒｏｄｕｃｅｄＴｏｆｕｌｌｙｅｓｔａｂｌｉｓｈｔｈｅｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍｏｄｅｏｆｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ｔｈｅｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍｓｈｏｕｌｄｃｏｎｔｉｎｕｅｔｏｂｅｉｍｐｒｏｖｅｄ，ａｎｄａｍｏｒｅｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅｓｙｓｔｅｍｎｅｅｄｓｔｏｂｅｅｓｔａｂｌｉｓｈｅｄｔｏｅｎｓｕｒｅｔｈａｔｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐ

6、ｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔａｃｔｉｖｉｔｉｅｓｗｉｌｌｂｅｉｎａｎｏｒｄｅｒｌｙｍａｎｎｅｒＫｅｙｗｏｒｄｓ：ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ；ｓｙｓｔｅｍｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ；ｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｓ；ｅｑｕｉｐｍｅｎｔｅｘａｍｉｎａ－ｔｉｏｎａｎｄａｐｐｒｏｖａｌ收稿日期：２０１２－０５－２１作者簡介：施軍（１９８６—），男，浙江金華，碩士，研究實習員，主要研究方向：采購管理及實驗室管理Ｅ－ｍａｉ

7、ｌ：ｓｈｉｊｕｎ２００６＠１６３ｃｏｍ通信作者：賀強（１９７２—），男，黑龍江黑河，本科，助理研究員，天津大學國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處副處長Ｅ－ｍａｉｌ：ｔｐｄ＠ｔｊｕｅｄｕｃｎ隨著國家經(jīng)濟的快速發(fā)展，教育投入的增加和社會的需要，高等院校教學科研經(jīng)費逐年提高，同時也帶來了科研教學設(shè)備采購量的大幅度增加。許多高校感到原有的一些采購管理模式難以適應任務繁重的設(shè)備采購工作，亟改善采購機制，建立一套科學完善的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購全過程信息化管理

8、，使得采購流程更加公開、透明、高效和規(guī)范。因此，從整體上設(shè)計一個信息化的采購流程對于高效、快速地完成設(shè)備的采購任務來說變得非常有必要［１－２］。１傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題傳統(tǒng)的設(shè)備申購一般都是通過用戶手工填寫紙質(zhì)的設(shè)備申購單。主要流程如下：（１）申購用戶手填紙質(zhì)申購單和借款單，經(jīng)院級審核通過之后，送至學校設(shè)備管理部門；（２）設(shè)備管理部門統(tǒng)一送至財務部門完成借款手續(xù)；（３）財務部門完成劃款手續(xù)，再送回至設(shè)備管理部門，進行設(shè)備采購賬目統(tǒng)一

9、登記，開始安排采購。以上過程存在的問題主要有：（１）流程繁瑣，用戶來回在多個不同部門往返，效率較低；（２）紙質(zhì)化手寫申購單不規(guī)范、修改無記錄、用戶無法實時地了解自己申請購置的儀器設(shè)備的采購進度，申購單數(shù)據(jù)難以追根溯源；信息利用處于比較初級的階段，采購單由早期的手工賬本式采購活動進而到單體計算機控制，結(jié)果僅僅是使手工賬變?yōu)殡娔X賬。信息化程度不高表現(xiàn)為工作手段的落后［３］；在采購過程中，如何從存儲的數(shù)據(jù)ＩＳＳＮ１００２－４９５６ＣＮ１１－２

10、０３４／Ｔ實驗技術(shù)與管理ＥｘｐｅｒｉｍｅｎｔａｌＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙａｎｄＭａｎａｇｅｍｅｎｔ第３０卷第３期２０１３年３月Ｖｏｌ３０Ｎｏ３Ｍａｒ２０１３業(yè)務員進行采購，此時，采購管理系統(tǒng)顯示該筆采購計劃單正處于“采購進行中”狀態(tài)。根據(jù)采購設(shè)備類別和金額的不同，進行不同的采購方式，目前采用３種采購方式，分別為網(wǎng)上競價、詢價和招標。（１）天津大學對所有單筆采購金額不超過１０萬元的計算機、打印機、數(shù)碼產(chǎn)品等ＩＴ類設(shè)備進行“網(wǎng)上競價”，采用的是

11、中山大學設(shè)計并推廣的“高校網(wǎng)上競價系統(tǒng)”［４－５］，它是基于高校小額零星物資采購目的而設(shè)計的管理系統(tǒng)。經(jīng)過這幾年的運行，系統(tǒng)功能逐步完善，解決了傳統(tǒng)采購模式不透明、不公開、效率低、難以監(jiān)督等問題。網(wǎng)上競價是指采購人通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布采購信息、供應商通過互聯(lián)網(wǎng)報價、采購過程由計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行管理和記錄、采購結(jié)果在網(wǎng)上公布等采購活動的全過程［６］。通過競價系統(tǒng)發(fā)布采購信息，所有具備資質(zhì)的供應商可以不受限制的在同一時間看到發(fā)布的采購信息。在參與

12、競價期間，采購方無權(quán)了解某家供應商參與了報價，也無從了解多少家供應商參與了競價，而供應商也不了解有多少競爭對手參與了競價，直至競價結(jié)束才能揭曉。最后的競價結(jié)果則根據(jù)相關(guān)管理原則（符合原則的前題下，價低者中標）選擇供應商。中標結(jié)果在網(wǎng)絡上公開，監(jiān)管部門能有效監(jiān)督，實現(xiàn)了采購的公平公正。申報系統(tǒng)與競價系統(tǒng)的結(jié)合，實現(xiàn)了零星設(shè)備采購的申請、審核、競價、中標的全網(wǎng)絡化管理，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式落后的局面，開創(chuàng)了工作流程痕跡化、信息化管理的新

13、模式。申報用戶可以不受地點限制通過網(wǎng)絡申報，供應商不受時間限制在網(wǎng)上參與競價，職能部門審批審核也在網(wǎng)絡系統(tǒng)中進行，所有數(shù)據(jù)信息都可登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢到。（２）對于實驗室內(nèi)技術(shù)規(guī)格復雜、沒有通用標準且難以用價格來評判的教學科研儀器設(shè)備，目前我們采取的是用戶初步向供應商詢價，填寫擬選廠商，設(shè)備管理部門采購人員進一步多方詢價的采購辦法。在設(shè)備管理部門人員詢價采購的過程中，原則是盡量降低價格，替用戶節(jié)省資金，以不高于用戶申購設(shè)備金額預算的前提下

14、成交。（３）對于單筆金額超過１０萬元的采購計劃單，根據(jù)天津大學相關(guān)規(guī)定，必須進行公開招標：首先由用戶提出設(shè)備技術(shù)指標，設(shè)備管理部門審核，確認沒有頃向性，則通過中國政府采購網(wǎng)和天津大學設(shè)備信息網(wǎng)發(fā)布招標公告；若有超過３家供應商應標，則在開標時公開唱標；若有２家應標，則進行競爭性談判；若只有１家應標，此時，設(shè)備管理部門要求用戶做深度調(diào)研，向招標小組領(lǐng)導闡述充分理由申請單一來源談判采購。通過以上３種采購方式采購，確認賣方單位，完成簽合同手續(xù)。

15、簽完合同之后，采購員把合同號輸入采購管理系統(tǒng)，此時采購單處于“簽訂合同中”的狀態(tài)。２４金額結(jié)算完成采購流程之后，就進入到了金額結(jié)算階段。此時，在采購管理系統(tǒng)里將記錄所簽訂合同的重要信息，如果合同金額超過轉(zhuǎn)入經(jīng)費，系統(tǒng)將顯示經(jīng)費不足，則返回用戶進行修改補款，請用戶追加經(jīng)費，在追加經(jīng)費過程中，不必通過院級審核和校級設(shè)備管理部門審批，根據(jù)金額結(jié)算時不足的經(jīng)費，追加經(jīng)費提交頁面之后，即可直接進行財務轉(zhuǎn)賬；如果經(jīng)費充足，則此時在采購管理系統(tǒng)里輸入

16、付款信息，包括付款人、收款單位及聯(lián)系人等，完成余額結(jié)算，系統(tǒng)自動記錄余額結(jié)算的時間，并顯示采購狀態(tài)為“余額結(jié)算”，財務處會計根據(jù)采購管理系統(tǒng)的信息，完成對供應商的付款手續(xù)，完成所有余額結(jié)算后，設(shè)備原始發(fā)票會發(fā)至用戶手中，進行設(shè)備固定資產(chǎn)登記入賬。入賬完成之后，去財務處會計報賬，完成這個采購流程。２５采購過程短信提醒服務本系統(tǒng)還首次在采購流程中融合了短信提醒服務功能。在“采購進行中”、“合同簽訂中”、“余額結(jié)算”３個狀態(tài)時，采購管理系統(tǒng)會

17、按照用戶預留的聯(lián)系方式，自動給用戶發(fā)送相應提醒短信息，告知用戶的設(shè)備采購進行的各個狀態(tài)，使用戶實時了解到自己申購的儀器設(shè)備的采購進度。短信提醒服務不僅是體現(xiàn)了服務意識，也提高了辦公效率，避免用戶經(jīng)常詢問采購進度，同時對設(shè)備采購業(yè)務人員也起到了間接的督促作用。３采購管理制度的建設(shè)天津大學從設(shè)備申報到采購結(jié)束已形成一個完整的流程，采購的各項信息都能記錄在采購管理系統(tǒng)中。與此同時，采購管理制度的建設(shè)也是必不可少的。目前，天津大學頒布實施的采購

18、管理規(guī)章制度有天津大學招標采購管理辦法、天津大學儀器設(shè)備采購招標管理實施細則、天津大學儀器設(shè)備采購管理規(guī)定和天津大學網(wǎng)上競價采購管理辦法（試行），有效地保證了采購活動的順利進行。４信息化采購達到的效果４１通過整體信息化設(shè)計，使得采購過程規(guī)范化作為采購系統(tǒng)信息化的整體設(shè)計理念而言，基本實現(xiàn)了申報、審批、采購、結(jié)算一體化，明確了采購流程，清晰了審批、采購的權(quán)限界定，在審批環(huán)節(jié)就實現(xiàn)了采購信息的痕跡化管理。采購過程中網(wǎng)上競價、詢價、公開招標的