計算機(jī)會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的比較研究

1、<p>　　計算機(jī)會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的比較研究</p><p>　　「關(guān)鍵詞」CAIS HAIS聯(lián)系差異比較意義</p><p>　　會計是一個信息系統(tǒng)，它可以是手工會計信息系統(tǒng)Hand Accounting Information System （簡稱HAIS），也可以是以計算機(jī)為工具的計算機(jī)會計信息系統(tǒng)Computer Accounting Information

2、 System （簡稱CAIS）。CAIS是一個信息管理系統(tǒng)（簡稱MIS），是采用計算機(jī)對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、加工、存貯、傳輸并輸出大量有用信息的系統(tǒng)。用CAIS取代HAIS，不僅是會計工作手段的提高，而且是會計管理工作的改進(jìn)和現(xiàn)代化。本文擬就兩者的聯(lián)系和差異作一比較，并闡述比較的現(xiàn)實意義。</p><p>　　一、CAIS與HAIS的聯(lián)系</p><p>　　1、系統(tǒng)目標(biāo)一致。兩者都對企業(yè)

3、的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄和核算，最終目標(biāo)都是為了加強(qiáng)經(jīng)營管理，提供會計信息，參與經(jīng)營決策，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。</p><p>　　2、采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法，都采用復(fù)式記帳原理。</p><p>　　3、都要遵守會計和財務(wù)制度，以及國家的各項財經(jīng)法紀(jì)，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會計法規(guī)，從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。</p>

4、<p>　　4、系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo)，都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。</p><p>　　5、都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出，會計信息檔案必須妥善保存，以便查詢。</p><p>　　6、編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表，并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。</p><p&g

5、t;　　二、CAIS與HAIS的差異比較</p><p>　　1、系統(tǒng)初始化設(shè)置工作有差異。HAIS的初始化工作包括建立會計科目，開設(shè)總帳，登錄余額等；CAIS的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度，其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝，帳套的設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置，操作員及權(quán)限的設(shè)置，軟件運行環(huán)境的設(shè)置，科目級別與位長的設(shè)置，會計科目及其代碼的建立，最明細(xì)科目初始余額的輸入，憑證類型設(shè)置，自動轉(zhuǎn)帳分錄定義，會計報

6、表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。</p><p>　　2、平行登帳上存在差異。在HAIS登帳時，總帳由一名會計人員根據(jù)審核無誤的記帳憑證，或科目匯總表，或匯總記帳憑證進(jìn)行登錄，明細(xì)帳由另一名會計也根據(jù)原始憑證或記帳憑證進(jìn)行平行登錄，月末校驗兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發(fā)生錯誤，因此平行登帳可以檢查錯誤。但是在CAIS中，總帳與明細(xì)帳的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記帳憑證，計算機(jī)按照登錄總帳和明細(xì)帳的程序

7、命令，將數(shù)據(jù)從記帳憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總帳數(shù)據(jù)庫和明細(xì)帳數(shù)據(jù)庫，而計算機(jī)的內(nèi)部運算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤的，所以在CAIS中總帳金額恒等于明細(xì)帳金額。因此，平行登帳的校驗功能在CAIS中已失去了其原先的作用。</p><p>　　3、科目的設(shè)置和使用上存在差異。在HAIS中，由于手工核算的限制，將帳戶分設(shè)為總帳和明細(xì)帳，明細(xì)帳大多僅設(shè)到三級帳戶，此外，再開設(shè)輔助帳戶以滿足管理核算上的需要；科目的設(shè)置和使用一般都僅

8、為中文科目。而在CAIS中，計算機(jī)可以處理各種復(fù)雜的工作，科目的級數(shù)和位長設(shè)置因不同的軟件而異，有的財務(wù)軟件將科目的級崐數(shù)可設(shè)置到6級以上，完全滿足了會計明細(xì)核算方面的需要；科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外，仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對應(yīng)的科目代碼，使用科目時，計算機(jī)只要求用戶輸入某一科目代碼，而不要求輸入該中文科目，但在顯示打印時，一般都將中文科目和與之對應(yīng)的科目代崐碼同時顯示。</p><p>　　4、帳務(wù)處理程序上

9、存在差異。HAIS根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同，采用不同的會計核算形式，常用的帳務(wù)處理程序有記帳憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記帳憑證核算形式、日記帳核算形式等，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法，通過多人員、多環(huán)節(jié)進(jìn)行內(nèi)部牽制和相互核對，目的是為了簡化會計核算的手續(xù)，以減少舞弊和差錯。而在CAIS中，一般要根據(jù)文件的設(shè)置來確定，常用的是日記帳文件核算形式和憑證文件核算形式，在一個計算機(jī)會計系

10、統(tǒng)中，通常只采用其中一種核算形式，對數(shù)據(jù)進(jìn)行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。</p><p>　　5、日記帳和明細(xì)帳功用有所差異。在HAIS，通常僅對現(xiàn)金和銀行存款設(shè)置日記帳，目的是為了序時記錄貨幣資金的發(fā)生情況，做到與貨幣資金日清月結(jié)、錢帳兩清。憑證信息是分散的，不便于查詢，明細(xì)帳僅是為了方便查詢憑證而設(shè)置的，根據(jù)憑證信息按科目重新登錄在明細(xì)帳上，耗時且易錯。而在CAIS中，雖然任何科目都可有日記崐帳和

11、明細(xì)帳，但所有日記帳和明細(xì)帳上的數(shù)據(jù)均來源于記帳憑證，由于采用了計算機(jī)這一高效能的工具，在帳務(wù)軟件中對記帳憑證提供了多種查詢條件，如日期、憑證號、科目代碼、摘要、單位名稱、單據(jù)號、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、余額等等，查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種，可查詢到企業(yè)的所有業(yè)務(wù)信息，由此看來，明細(xì)帳在CAIS中意義已不再重要，可以取消，根據(jù)財政部文件規(guī)定，明細(xì)帳可以一年輸出一次，僅是為了存檔的需要

12、。</p><p>　　6、帳簿格式存在差異。在HAIS中，帳簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種，并且對現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳和總帳必須采用訂本式帳簿。而在計算機(jī)會計系統(tǒng)中，由于受到打印機(jī)的條件限制，不太可能打印出訂本式帳簿，因此根據(jù)《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定，所有的帳頁均可按活頁式打印后裝訂成冊；總帳帳頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總帳和科目匯總式總帳，后者可代替前者；明細(xì)帳的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額

13、式等。</p><p>　　7、簿記規(guī)則上存有差異。HAIS中帳簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進(jìn)行更正；帳頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在CAIS中，可以不存在紙質(zhì)帳簿，一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機(jī)器內(nèi)部，登帳只是一個沿用的舊名詞，而且文件也并不一定按日記帳、總帳、明細(xì)帳分別設(shè)置，有些系統(tǒng)甚至只設(shè)置一個憑證文件，根本就不崐存在機(jī)內(nèi)日記帳、總帳和明細(xì)帳，各種財務(wù)信息可直接從憑證文件中崐導(dǎo)出，劃線更正法或紅

14、字更正法根本就不存在，代之以的是負(fù)號更正法。實際上只要憑證輸入正確，機(jī)器處理是準(zhǔn)確無誤的，即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯或變更，導(dǎo)致機(jī)內(nèi)帳的結(jié)果有錯，也不能直接進(jìn)行修改而只能通過記帳憑證去更正。</p><p>　　8、會計報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業(yè)會計核算中一項重要的事項，在HAIS中，報表的編制是最復(fù)雜的一項工作，報表編制人應(yīng)了解各種報表的結(jié)構(gòu)，報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道，若數(shù)據(jù)來自帳上的，還應(yīng)弄清是發(fā)

15、生額還是余額，通過何種運算關(guān)系取得；若數(shù)據(jù)來自本報表或外報表中某項目的，應(yīng)懂得其各種運算關(guān)系；同時還應(yīng)明確各種報表之間的勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系，這樣才能開始編制報表。而在CAIS中，各種報表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設(shè)置等工作，則作為報表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容，在正式編制報表前可預(yù)先設(shè)置好，爾后在月末編制報表時，操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵，系統(tǒng)即自動根據(jù)

16、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù)，在短則幾秒，長則十幾分鐘的時間內(nèi)快速生成報表，并且能自動較驗報表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系，此外，還能使不同帳套、或上下級公司之間的同名報表即時合并。</p><p>　　9、在能否使會計發(fā)展為管理型方面存在根本性的區(qū)別。在HAIS中，由于手工會計核算的復(fù)雜性，使會計人員耗時耗力，窮于應(yīng)付手工的記帳、算帳、結(jié)帳、報帳，使企業(yè)會計停留在會計核算上，對會計向管理型發(fā)展受到了很大的約束。而實行CAIS后

17、，在手工會計中紛繁復(fù)雜的會計核算工作已由計算機(jī)高效而精確地完成，使企業(yè)會計向崐管理型發(fā)展，目前，我國已出現(xiàn)面向市場、中國模式、價值化、系統(tǒng)化、電腦化、基于現(xiàn)代企業(yè)制度、國際化以及普遍化管理的新管理時代的財務(wù)及企業(yè)管理軟件體系UFERP.電算化會計可以發(fā)展為以會計核心的信息管理系統(tǒng)，可以形成會計分析預(yù)測系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)和會計專家系統(tǒng)，使會計的職能得以轉(zhuǎn)變和發(fā)展。</p><p>　　10、人員、組織體系、內(nèi)

18、部控制方式、運算工具和信息存貯介質(zhì)上存在差異。HAIS中，人員均為會計專業(yè)人員；組織體系按會計事務(wù)的需要，分為不同的專業(yè)組，通過帳證相符、帳帳相符和帳實相符等內(nèi)部控制來保證數(shù)據(jù)的正確；運算工具主要采用算盤和計算器；信息存貯介質(zhì)以紙質(zhì)材料為載體，占用空間大，查詢煩瑣。而CAIS中，人員除會計專業(yè)人員外，還有計算機(jī)軟、硬件技術(shù)人員和操作人員；組織體系按系統(tǒng)的需要可劃分為電算主管、軟件操作、審核記帳、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析等專業(yè)組；內(nèi)部

19、控制擴(kuò)大到對人員、計算機(jī)設(shè)備、數(shù)據(jù)和程序等各個方面，而且其要求將更為嚴(yán)密；運算工具采用計算機(jī)；信息存貯介質(zhì)采用磁性介質(zhì)材料（一般用磁盤），占用空間小，查詢檢索方便。</p><p>　　三、CAIS與HAIS比較的現(xiàn)實意義</p><p>　　通過上述比較可以看出，CAIS與HAIS之間有著許多共同之處，也存在許多明顯的差異。這些差異，使得我們在建立CAIS過程中，應(yīng)注意做好如下幾方面工作

20、：</p><p>　　1、注重系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作。當(dāng)評價一個CAIS的優(yōu)劣，可根據(jù)系統(tǒng)處理的最終結(jié)果，即帳簿數(shù)據(jù)和會計報表數(shù)據(jù)的是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當(dāng)財務(wù)軟件本身的程序及控制正?？煽康那闆r下，數(shù)據(jù)輸出結(jié)果的正確與否則直接與系統(tǒng)的初始化設(shè)置有關(guān)，為此，在系統(tǒng)初始設(shè)置時，應(yīng)根據(jù)本企業(yè)會計核算的需要，正確設(shè)置會計科目的級數(shù)和位長，建立標(biāo)準(zhǔn)的會計科目代碼體系；認(rèn)真整理和錄入最明細(xì)科目的年初余額和本年

21、累計發(fā)生額；慎重設(shè)置操作員的姓名、用戶代碼和口令，根據(jù)會計工作的分工和內(nèi)部控制的要求，合理開放每位操作員的權(quán)限；正確設(shè)置企業(yè)的憑證類型、記帳方法、核銷方法、外匯匯率的記帳方法、自動轉(zhuǎn)帳分錄、非法對應(yīng)科目和各種外部設(shè)備類型等參數(shù)。</p><p>　　2、科目代碼設(shè)置應(yīng)力求精確和完整。實行會計電算化后，科目代碼是CAIS中最重要的一種代碼，處于核心地位，系統(tǒng)內(nèi)部涉及會計科目的處理幾乎都以科目代碼為依據(jù)，系統(tǒng)的運行都

22、是根據(jù)科目代碼而進(jìn)行的，為此，合理設(shè)置科目及代碼是至關(guān)重要的。由于計算機(jī)處理的高速度和準(zhǔn)確性，我們可以將會計科目劃分到足夠精細(xì)，特別應(yīng)根據(jù)報表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要，應(yīng)將科目的級數(shù)和位長設(shè)置得恰如其份，以獲得更加詳細(xì)的會計核算資料。但應(yīng)避免將科目代碼的級數(shù)和位長設(shè)置得過多過長，這既不利于記憶和使用，又浪費存儲空間，應(yīng)根據(jù)整個科目體系來確定。例如，如果只是個別科目需要劃分的級數(shù)較多，可不防采用別的方法來解決，而不因為照顧個別科目而將整個科目體系的

23、級數(shù)增加，但是，如果同級科目的明細(xì)較多，則又不防通過適當(dāng)增加級數(shù)來解決。系統(tǒng)運行后，科目的修改或刪除是一項非常困難的工作，因此，應(yīng)該在初始化時周密考慮，把科目代碼設(shè)置完整，一般不要在年度中間進(jìn)行修改。</p><p>　　3、要正確地修改憑證帶來的差錯。在CAIS中，因為經(jīng)審核過的記帳憑證是總帳、明細(xì)帳、日記帳、各種輔助帳和報表數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源，如果發(fā)現(xiàn)帳簿或報表數(shù)據(jù)有差錯，則可判斷必定是記帳憑證存在錯誤。修改錯誤憑

24、證可有如下三種情況：一是憑證未審核時發(fā)現(xiàn)有誤，則可由憑證編制員直接修改；二是憑證已審核后發(fā)現(xiàn)有誤，則應(yīng)先由審核崐員取消審核標(biāo)記，由編制員修改后，再經(jīng)審核員進(jìn)行審核；三是登帳后發(fā)現(xiàn)憑證有誤，則再不能修改該憑證，應(yīng)由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯誤憑證，再編制一張正確的憑證，將紅字憑證和正確的憑證經(jīng)由審核員審核后，進(jìn)行登帳，即可達(dá)到更正錯誤憑證和帳簿數(shù)據(jù)崐的目的。</p><p>　　4、正確進(jìn)行報表系統(tǒng)的初始設(shè)置

25、。報表子系統(tǒng)的初始設(shè)置是CAIS中最復(fù)雜的工作。在商品化的CAIS中，目前大都采用通用報表程序，即系統(tǒng)提供一種接口，由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式等，這樣，當(dāng)報表格式或數(shù)據(jù)來源改變時，只需修改原先的定義，而不必修改系統(tǒng)內(nèi)部的程序，從而適應(yīng)了各種崐不同用戶的要求。初始設(shè)置時，要求設(shè)置人員充分理解報表的編制原理及公式表達(dá)式的設(shè)置規(guī)則，特別應(yīng)推敲每一項數(shù)據(jù)的取數(shù)公式，因為在眾多公式中某一個符號的差錯都將導(dǎo)致報表

26、數(shù)據(jù)的錯誤。如發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)有誤，應(yīng)首先查出導(dǎo)致報表最終結(jié)果錯誤的出錯數(shù)據(jù)項，并檢查其數(shù)據(jù)取數(shù)公式是否有誤，如有誤，則予以改正，如無誤，則可判斷是帳簿或憑證數(shù)據(jù)有誤，根據(jù)該項錯誤的數(shù)據(jù)項公式可推斷帳簿或憑證的錯誤之處，比照上述更改錯誤憑證的方法給予改正，而后重新生成報表。</p><p>　　5、注重CAIS的維護(hù)與安全?；贑AIS的特點，應(yīng)對其進(jìn)行經(jīng)常性的維護(hù)，且維護(hù)工作應(yīng)伴隨整個運行階段的始終，直至系統(tǒng)過時或

27、報廢。維護(hù)的內(nèi)容有硬件設(shè)備、財務(wù)軟件、數(shù)據(jù)文件和各種編碼維護(hù)，以上幾種維護(hù)工作，除了硬件維護(hù)外，都有可能涉及到軟件的維護(hù)，可見軟件維護(hù)是系統(tǒng)維護(hù)中最重要也是最艱難的工作。軟件維護(hù)可分崐為：為修正運行中發(fā)現(xiàn)程序錯誤的正確性維護(hù)、當(dāng)軟件的外界運行環(huán)境發(fā)生變化時的適應(yīng)性維護(hù)以及因系統(tǒng)擴(kuò)充功能或改善性能而對軟件進(jìn)行修改的完善性維護(hù)三種類型。同時，應(yīng)保護(hù)系統(tǒng)的安全，可通過建立會計組織體系的內(nèi)部控制制度、系統(tǒng)和操作員口令的定期修改與保密、數(shù)據(jù)的定期