淺談新形勢下電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔與利用

1、<p>　　淺談新形勢下電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔與利用</p><p>　　[摘要]電子檔案的歸檔對再利用來說至關(guān)重要，本文著重探討新形勢下電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔與利用。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞]新形勢；電子檔案；設(shè)計(jì)資料；歸檔；利用 </p><p><b>　　引言 </b></p><p>　　在信息科

2、技飛速發(fā)展的今天，檔案逐漸趨于信息化發(fā)展，紙介版的檔案逐漸向電子版檔案轉(zhuǎn)型，電子檔案的歸檔與利用就成為了重要問題。電子檔案的歸檔質(zhì)量直接影響電子檔案的利用。本文以電子檔案為切入點(diǎn)，分析電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔利用存在的問題，切實(shí)探討新形勢下的電子檔案利用。 </p><p>　　一、電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔相關(guān)要求介紹 </p><p>　　電子檔案在設(shè)計(jì)完畢后，需要進(jìn)行歸檔，即經(jīng)系統(tǒng)整理后交由檔

3、案室保存?zhèn)浒傅倪^程，便于檔案的利用。歸檔需要嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行，例如電子檔案設(shè)計(jì)資料要定期的整理、立卷、移交檔案室。所歸檔的電子檔案設(shè)計(jì)資料必須為原件，且歸檔的資料要齊全、完整，對歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。 </p><p>　　二、電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔利用存在的問題分析 </p><p>　　盡管電子檔案設(shè)

4、計(jì)資料歸檔有著一定的要求限制，但實(shí)際的存檔過程中，往往由于很多因素的影響，導(dǎo)致電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔利用存在則會(huì)很多的問題，以下是對這些問題的具體分析。 </p><p>　　1.歸檔電子檔案缺乏完整性 </p><p>　　歸檔缺乏完整性是電子檔案設(shè)計(jì)資料歸檔過程中主要存在的問題之一。電子檔案收集工作本身就是檔案資源建設(shè)和利用的首要環(huán)節(jié)，直接影響著檔案利用作用的發(fā)揮。但往往資料收集內(nèi)容并不

5、全面，破壞歸檔資料的完整性，進(jìn)一步影響了電子檔案的利用。某些設(shè)計(jì)單位偏重于紙質(zhì)版的文件收集，而忽視了電子檔案資料收集的重要性。有些電子檔案資料均存儲(chǔ)在各設(shè)計(jì)人員的儲(chǔ)存設(shè)備中，沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致資料較為分散。除此之外，一些電子檔案達(dá)不到長期或永久保存的要求，沒有將有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件按“雙套制歸檔”并存的原則辦理，達(dá)不到可利用狀態(tài)的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)需求。這些原因都直接導(dǎo)致了電子檔案歸檔缺乏完整性，出現(xiàn)了檔案歸檔利用并不適應(yīng)實(shí)際需求的現(xiàn)象

6、。 </p><p>　　2.電子檔案歸檔處于被動(dòng)狀態(tài) </p><p>　　由于缺少對電子檔案歸檔工作的重要性認(rèn)識，使得電子檔案歸檔工作進(jìn)行的并不順利，且一直處于較為被動(dòng)的狀態(tài)。所謂的電子檔案歸檔處于被動(dòng)狀態(tài)是指大多數(shù)檔案部門收集檔案采取“你交我收”，定期接收的被動(dòng)收集方式。這種“坐、等、靠”的收集方式，很大程度上制約著電子檔案歸檔發(fā)展需求。 </p><p>　

7、　3.新形勢下云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施緩慢 </p><p>　　檔案管理人員應(yīng)具有超前意識和高效攝取信息的能力，既要求懂專業(yè)技術(shù)，又要求懂計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理知識，熟悉設(shè)計(jì)領(lǐng)域的電子檔案存儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)。因?yàn)闄n案管理已進(jìn)入電子時(shí)代云計(jì)算服務(wù)領(lǐng)域，高科技的超大計(jì)算機(jī)硬盤儲(chǔ)存器，能儲(chǔ)存大量電子檔案設(shè)計(jì)圖像資料。設(shè)計(jì)單位已采用云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存器來管理電子文檔，不出門輕松點(diǎn)擊鍵盤，輸入密碼，就可獲取相關(guān)的電子檔案圖像信息資料。現(xiàn)實(shí)

8、的設(shè)備和管理已經(jīng)跟不上科技信息發(fā)展需求，從而使電子檔案管理難以適應(yīng)新形勢下的檔案利用。 </p><p>　　三、新形勢下的電子檔案利用 </p><p>　　隨著電子檔案與網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，不斷開拓電子檔案歸檔利用的新局面，在新形勢下要充分利用好電子檔案，發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。在充分利用的同時(shí)要做到以下幾個(gè)方面： </p><p>　　1.實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)共享 </p

9、><p>　　隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，電子檔案對各類信息的需求越來越大。近些年來，電子檔案利用工作取得了明顯成效，得到了利用者的肯定和好評。但是，利用者都是采用自己儲(chǔ)存的電子資料信息為新的設(shè)計(jì)提供了有效應(yīng)用?？v觀設(shè)計(jì)資料的各類檔案歸檔情況：各設(shè)計(jì)行業(yè)參差不齊，規(guī)模大的設(shè)計(jì)院已運(yùn)用云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存系統(tǒng)，儲(chǔ)存超大能量的電子文檔圖像資料。較小規(guī)模的設(shè)計(jì)院舍不得投資，無法存儲(chǔ)電子圖像文件成果資料。要改變紙質(zhì)文字材料的收集整理歸

10、檔，滿足客戶個(gè)性化需求，采用多種技術(shù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序，以云計(jì)算服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大技能開展多種服務(wù)，更好的實(shí)現(xiàn)電子檔案區(qū)域網(wǎng)絡(luò)共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)利用云服務(wù)。 </p><p>　　2.提高電子檔案的歸檔質(zhì)量 </p><p>　　在新形勢下，需要我們提高對電子檔案歸檔重要性的認(rèn)識程度，提高電子檔案的歸檔質(zhì)量，為電子檔案的充分利用提供先決條件。在電子檔案的歸檔過程中，要確保歸檔的電子檔案具有完整性、準(zhǔn)確性

11、，在歸檔后要確保電子檔案的安全性。提高檔案歸檔意識，使收集歸檔工作成為自覺行動(dòng)。樹立全局觀念和超前意識，主動(dòng)及時(shí)參與、介入到檔案形成過程中去，加強(qiáng)對重點(diǎn)工程建設(shè)檔案的電子圖像資料的收集，既要收集紙質(zhì)、實(shí)物檔案，又要收集非紙質(zhì)載體的電子檔案，確保聲、光、電、磁介質(zhì)檔案的收集歸檔的完整性。在收集整理、價(jià)值鑒定、保管編號、統(tǒng)計(jì)與服務(wù)中嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，提高電子檔案區(qū)域網(wǎng)絡(luò)成果資料的歸檔質(zhì)量。 </p><p>　　3.做好電

12、子檔案的管理工作 </p><p>　?。?）全面檢查檔案，清除無效檔案與重復(fù)檔案。檔案過多，信息相對雜亂，不可避免的會(huì)出現(xiàn)對有些無效檔案的剔除與重復(fù)檔案的去重處理等工作的疏忽。對于重份或無查考價(jià)值的檔案要及時(shí)的處理掉，對檔案資料信息進(jìn)行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。（2）統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。在分類的過程中要加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤，并且要經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后

13、標(biāo)引一致、同一類文件標(biāo)引一致、從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。（3）加強(qiáng)對電子檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。檔案管理人員的素質(zhì)包括很多種，有服務(wù)意識、管理水平、專業(yè)素養(yǎng)等等，檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的服務(wù)意識，了解檔案管理工作的重要性以及產(chǎn)生的作用。不斷加強(qiáng)自身的知識素養(yǎng)，學(xué)會(huì)結(jié)合現(xiàn)如今的發(fā)展趨勢，采用科學(xué)合理的管理方法，制定相適應(yīng)的管理措施，切實(shí)做好對電子檔案的管理工作，提高電子檔案歸檔質(zhì)量，便于利用。 </p>

14、<p>　　4.轉(zhuǎn)變電子檔案歸檔管理利用觀念 </p><p>　　要轉(zhuǎn)變這些電子圖像資料歸檔意識，必須重新認(rèn)識信息時(shí)代的電子文檔管理模式。按科技檔案類分別編號存儲(chǔ)。一是將檔案管理的焦點(diǎn)從文件的紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)向電子文件歸檔的形成過程，從文件實(shí)體的收集、整理、編目、保管轉(zhuǎn)向到電子系統(tǒng)管理中去；二是電子圖像文檔，需要投資建立云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過超大硬盤儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行鑒定存儲(chǔ)，進(jìn)行永久性的的保存；三是從分散的個(gè)

15、別電子圖像成果資料文檔轉(zhuǎn)向集中存儲(chǔ)。利用者應(yīng)通過共享設(shè)計(jì)資料進(jìn)行提取和有效利用，開發(fā)交流研究成果，探討新的設(shè)計(jì)程序。所以，檔案工作者要轉(zhuǎn)變電子檔案歸檔與利用的思路和觀念。高度重視云計(jì)算網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，借助于自動(dòng)化先進(jìn)設(shè)備，為用戶提供安全的云服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。 </p><p><b>　　四、結(jié)束語 </b></p><p>　　綜上淺述，新形勢下電子檔案設(shè)計(jì)資料需要進(jìn)行歸檔與利用

16、，現(xiàn)階段電子檔案歸檔還存在著較多問題，這些問題的出現(xiàn)影響著歸檔質(zhì)量，進(jìn)一步影響著電子檔案的利用，所以在歸檔時(shí)要不斷提高歸檔質(zhì)量，確保歸檔后的電子資料完整、準(zhǔn)確、有效。在利用的同時(shí)，做好電子檔案的管理工作，還要注意與云服務(wù)系統(tǒng)連接的緊密性，針對不同用戶的需求，調(diào)整業(yè)務(wù)流程，隨時(shí)隨地的對個(gè)性化需求做出準(zhǔn)確、及時(shí)的服務(wù)需求，切實(shí)提高電子檔案的利用率。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b>