采購與付款管理精講

1、計算機會計學Accounting Information System,第五章 采購與付款核算與管理,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,企業(yè)從采購到付款都要經(jīng)歷以下幾個步驟,采購與付款流

2、程,采購與付款業(yè)務核算與管理的特點,1．數(shù)據(jù)存儲量大2．數(shù)據(jù)變化頻繁 3．管理要求高 4．與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛,手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析,福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程,,為什么要設置驗收報告與發(fā)票進行核對？為什么要設置訂單與發(fā)票進行核對？為什么會影響采購到付款流程的效率？,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系

3、統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,采購與付款子系統(tǒng)的目標,1．靈活、正確地反映企業(yè)個性化特征2．正確反映采購與付款日常業(yè)務，并進行實時控制3．加強對資金的管理4．提供各種核算和管理信息5．充分應用網(wǎng)絡技術實現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng),采購與付款流程構建的原則,“數(shù)出一門，共同使用”，整個流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫在關

4、鍵環(huán)節(jié)設計控制點，強化實時控制,請購與采購管理流程,存貨驗收流程,當供應商將存貨送入企業(yè)，此時， 由檢驗崗位的人員對存貨進行檢驗： 從采購訂單文件中獲取信息，并將存貨信息與實物進行核對 如果檢驗合格，將檢驗合格信息寫入采購訂單文件，將自動生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中。,請同學畫出流程圖,發(fā)票管理流程,1．發(fā)票處理。當采購部門或財會部門收到供應商的發(fā)票時，從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù)，自動生成采購發(fā)票的基本信息；2．發(fā)

5、票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計算機，并保存在臨時發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進行網(wǎng)上采購，那么可以通過EDI網(wǎng)絡系統(tǒng)自動定期獲取供應商發(fā)票并保存在臨時發(fā)票文件中，經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對后的發(fā)票，才能保存在采購發(fā)票文件中。,發(fā)票管理流程,3．實時控制。對采購發(fā)票進行實時控制，計算機自動從采購訂單文件中獲取合同金額，從臨時采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額，此發(fā)票不能處理，即對采購發(fā)票進行實時剛性控制

6、；否則，生成采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中。這是一個非常重要的控制點，為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下，發(fā)票管理崗位可以設在財務部門，也可以設在采購部門，但該崗位的人員必須是財務人員，并受財務部門管理。4．采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認采購成本，并根據(jù)財會人員預先設置憑證模版，自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時憑證文件中。,請同學根據(jù)說明畫出流程圖 老師舉案例說明實時

7、控制的重要性 根據(jù)企業(yè)的更高要求改進流程,IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程的比較分析,1、IT環(huán)境下實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時傳遞2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3．IT環(huán)境下加強了統(tǒng)計分析能力 4．IT環(huán)境下使得無紙采購、付款業(yè)務成為可能,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)

8、的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,制定編碼原則,按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設計供應商編碼。一致性原則：供應商是來自全面各地甚至不同國家，而國家、地區(qū)在在行政管理上國家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號，如北京區(qū)號：010，南京區(qū)號：025。因此，供應商編碼應該與國家行政區(qū)號保持一致。層次性原則：供應商來自不同的省、市、縣等，因此，在編碼上要體現(xiàn)其層次性，

9、便于按省、市進行統(tǒng)計和分析。易用性原則：供應商是法人，每個法人都有區(qū)別與其他法人的電話號碼，因此，在編碼設計時可以采用電話號碼，便于使用和記憶。,數(shù)據(jù)文件設計,請購單文件采購發(fā)票文件采購訂單文件（采購合同文件）供應商檔案文件采購價格文件（定期根據(jù)供應商提供的信息進行更新）入庫單文件（與存貨子系統(tǒng)共享）臨時憑證文件（與總賬子系統(tǒng)共享）,供應商檔案文件,數(shù)據(jù)結(jié)構,存儲策略供應商檔案文件作為查詢用的目錄文件，因此，可以采用一年

10、一個文件。存儲方式供應商檔案文件按供應商編碼建立索引文件。,采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構,,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,為什么要進行初始設置？,由于現(xiàn)實企業(yè)采購的存貨、供應商檔案、

11、付款條件、結(jié)算方式等都是實實在在存在的，而且是千差萬別的。因而，企業(yè)要實現(xiàn)用計算機完成采購與付款賬款核算和管理，在使用采購與付款子系統(tǒng)前，就要針對本企業(yè)的業(yè)務性質(zhì)、會計核算和財務管理的具體要求進行具體設置，將企業(yè)個性化特征嵌入系統(tǒng)。,初始設置內(nèi)容,存貨檔案設置供應商檔案設置采購類型設置付款條件設置結(jié)算方式設置增值稅稅率設置期初余額處理等,供應商檔案設置,解釋設置基本信息的目的,解釋設置信用信息的目的,供應商檔案設置,期初余額

12、設置,期初余額設置模塊的功能是將用戶輸入的采購、應付賬款等期初余額存入相應的文件中，為計算機系統(tǒng)核算和管理采購、應付賬款等業(yè)務提供基礎數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會計業(yè)務連續(xù)的要求，是手工采購、應付賬款核算向計算機核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎。錄入的期初余額主要包括“采購初始業(yè)務”，即將手工采購業(yè)務送入計算機并保存在采購訂單文件中；“應付賬款初始業(yè)務”，即將各供應商的應付賬款期初數(shù)據(jù)送入計算機并保存在發(fā)票文件中。,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的

13、核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,采購與入庫處理管理,采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。為了做好采購管理又將采購管理模塊進一步劃分為：請購單處理采購價格管理選擇供應商采購訂單管理,處理請購單,1．

14、錄入請購單2．自動獲取請購單3．審核請購單,采購價格管理,采購價格管理模塊的功能是幫助用戶解決：如何管理不同（相同）供應商在不同（相同）時期對不同（相同）產(chǎn)品的報價；如何隨時提供給采購部門最新最完整的存貨采購價格；如何處理存貨的新老報價等等問題,采購價格獲取方法,方法一：通過采購價格管理屏幕，將供應商提供的存貨采購價格信息（紙張）一一送入計算機，并將相應數(shù)據(jù)保存在采購價格文件中。方法二：自動獲取，即充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡功

15、能，管理者通過選擇系統(tǒng)提供的“自動獲取”功能指揮計算機自動從網(wǎng)上獲取供應商的存貨采購價格信息，并將相應數(shù)據(jù)存入采購價格文件。,選擇供應商,選擇供應商的基本原理一般來講，隨著管理軟件的不斷完善，在采購與付款子系統(tǒng)中應該設計選擇供應商模塊，幫助企業(yè)科學地選擇供應商。選擇供應商模塊主要包括兩個基本功能：供應商評價指標體系設置、自動生成供應商排名。,采購訂單管理,采購訂單是企業(yè)與供應商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟合同。主要包括：采購什么貨物

16、采購多少由誰供貨什么時間到貨到貨地點運輸方式價格、運費等采購訂單是經(jīng)濟活動中的重要組成部分，因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內(nèi)容。,采購訂單示例,,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸

17、出和統(tǒng)計分析,,采購發(fā)票編制,采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計算機上輸入和審核采購發(fā)票，并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。采購發(fā)票分類專用發(fā)票普通發(fā)票（普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)）運費發(fā)票,采購發(fā)票實時控制方式的設計,在手工環(huán)境下，采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大，其結(jié)果是無效的采購發(fā)票進入企業(yè)，財會人員被動地編制憑證，記賬，導致采購過程時控，采購成本居高不下。在IT環(huán)境下，由于財會人員能夠?qū)崟r從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入庫單等控

18、制依據(jù)，因此，對采購發(fā)票進行實時控制成為可能。在設計采購與付款子系統(tǒng)時，應該改變觀念，將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r控制，并用實時控制的方法控制采購活動。,實時控制原理,采購結(jié)算,采購結(jié)算也叫采購報賬，在手工業(yè)務中，采購業(yè)務員拿著經(jīng)主管領導審批過的采購發(fā)票和倉庫確認的入庫單到財務部門，由財務人員確認采購成本。在IT環(huán)境下，由于各子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，因此，系統(tǒng)提供：“自動采購結(jié)算”“人工輔助采購結(jié)算”,自動采購結(jié)算,將發(fā)票中的單價與采購訂

19、單文件中訂貨單價和暫估入庫單價相核對發(fā)票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對如果核對結(jié)果完全相符，生成結(jié)算表，并在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標志如果不完全相符，提示采用手工輔助采購結(jié)算,手工輔助采購結(jié)算,手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是計算機根據(jù)采購訂單號自動從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關的數(shù)據(jù)進行核對。當發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價與發(fā)票單價不相符時，將反映該筆先入庫后報銷

20、的采購入庫業(yè)務的入庫單、采購發(fā)票、以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進行審核 。,如果發(fā)票單價超出訂貨單價和暫估入庫單價，及時查明原因如果認為原因合理，審核人員發(fā)出“審核通過”命令，系統(tǒng)自動根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單（單到回沖），并根據(jù)采購發(fā)票結(jié)算出存貨成本，生成一張藍字入庫單，自動傳入存貨子系統(tǒng)；同時在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標志，生成采購結(jié)算表，并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證：借：材料或材料采購等

21、 應交稅金－應交增值稅（進項稅額） 貸：應付賬款傳遞到總賬子系統(tǒng),付款管理,應款管理模塊的功能：從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動生成準備付款通知書，供出納使用,,自動付款 有些先進的應付處理模塊根據(jù)付款準備通知書文件自動開支票，并生成付款憑證： 借：應付賬款－XX供應商 貸：銀行存款 傳遞到

22、總賬子系統(tǒng)，記賬時自動更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款 一般情況下，出納接到準備付款通知書后，手工簽發(fā)支票，編制付款憑證，再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計算機，記賬時自動更新總賬子系統(tǒng)中相應數(shù)據(jù)文件，同時更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。,采購、付款業(yè)務和財務的一體化策略,總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營活動全過程信息的子系統(tǒng)，因此，采購與付款業(yè)務都必須轉(zhuǎn)化為會計信息--記賬憑證，傳遞到總賬子系統(tǒng)。為了實

23、現(xiàn)采購與付款業(yè)務與財務的一體化策略：首先應該建立采購與付款業(yè)務和財務聯(lián)系的紐帶---憑證模板，并將其保存在動態(tài)會計平臺中；在日常采購與付款業(yè)務發(fā)生時，系統(tǒng)通過動態(tài)會計平臺自動將業(yè)務單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證,自動轉(zhuǎn)賬過程示意圖,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構設計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第