采購與付款管理精講_第1頁
已閱讀1頁,還剩49頁未讀, 繼續(xù)免費(fèi)閱讀

下載本文檔

版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進(jìn)行舉報或認(rèn)領(lǐng)

文檔簡介

1、計算機(jī)會計學(xué)Accounting Information System,第五章 采購與付款核算與管理,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,企業(yè)從采購到付款都要經(jīng)歷以下幾個步驟,采購與付款流

2、程,采購與付款業(yè)務(wù)核算與管理的特點(diǎn),1.?dāng)?shù)據(jù)存儲量大2.?dāng)?shù)據(jù)變化頻繁 3.管理要求高 4.與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛,手工環(huán)境下采購與付款管理困惑的案例分析,福特北美公司在手工環(huán)境下的采購與付款流程,,為什么要設(shè)置驗(yàn)收報告與發(fā)票進(jìn)行核對?為什么要設(shè)置訂單與發(fā)票進(jìn)行核對?為什么會影響采購到付款流程的效率?,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系

3、統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,采購與付款子系統(tǒng)的目標(biāo),1.靈活、正確地反映企業(yè)個性化特征2.正確反映采購與付款日常業(yè)務(wù),并進(jìn)行實(shí)時控制3.加強(qiáng)對資金的管理4.提供各種核算和管理信息5.充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙采購與付款系統(tǒng),采購與付款流程構(gòu)建的原則,“數(shù)出一門,共同使用”,整個流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫在關(guān)

4、鍵環(huán)節(jié)設(shè)計控制點(diǎn),強(qiáng)化實(shí)時控制,請購與采購管理流程,存貨驗(yàn)收流程,當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè),此時, 由檢驗(yàn)崗位的人員對存貨進(jìn)行檢驗(yàn): 從采購訂單文件中獲取信息,并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對 如果檢驗(yàn)合格,將檢驗(yàn)合格信息寫入采購訂單文件,將自動生成入庫單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫單文件中。,請同學(xué)畫出流程圖,發(fā)票管理流程,1.發(fā)票處理。當(dāng)采購部門或財會部門收到供應(yīng)商的發(fā)票時,從采購發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù),自動生成采購發(fā)票的基本信息;2.發(fā)

5、票管理崗位人員只將采購發(fā)票上的金額錄入計算機(jī),并保存在臨時發(fā)票文件中。如果企業(yè)使用了EDI系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上采購,那么可以通過EDI網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動定期獲取供應(yīng)商發(fā)票并保存在臨時發(fā)票文件中,經(jīng)過發(fā)票與采購訂單核對后的發(fā)票,才能保存在采購發(fā)票文件中。,發(fā)票管理流程,3.實(shí)時控制。對采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時控制,計算機(jī)自動從采購訂單文件中獲取合同金額,從臨時采購發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額,此發(fā)票不能處理,即對采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時剛性控制

6、;否則,生成采購發(fā)票,并將結(jié)果保存在采購發(fā)票文件中。這是一個非常重要的控制點(diǎn),為杜絕不合法的采購事件發(fā)生起到重要的控制作用。在IT環(huán)境下,發(fā)票管理崗位可以設(shè)在財務(wù)部門,也可以設(shè)在采購部門,但該崗位的人員必須是財務(wù)人員,并受財務(wù)部門管理。4.采購結(jié)算。根據(jù)采購發(fā)票等信息、入庫單信息確認(rèn)采購成本,并根據(jù)財會人員預(yù)先設(shè)置憑證模版,自動生成轉(zhuǎn)賬憑證,傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時憑證文件中。,請同學(xué)根據(jù)說明畫出流程圖 老師舉案例說明實(shí)時

7、控制的重要性 根據(jù)企業(yè)的更高要求改進(jìn)流程,IT環(huán)境下與手工環(huán)境下其流程的比較分析,1、IT環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時傳遞2、IT環(huán)境下保證數(shù)據(jù)一致性和工作高效性 3.IT環(huán)境下加強(qiáng)了統(tǒng)計分析能力 4.IT環(huán)境下使得無紙采購、付款業(yè)務(wù)成為可能,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)

8、的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,制定編碼原則,按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設(shè)計供應(yīng)商編碼。一致性原則:供應(yīng)商是來自全面各地甚至不同國家,而國家、地區(qū)在在行政管理上國家已經(jīng)給出了統(tǒng)一的編號,如北京區(qū)號:010,南京區(qū)號:025。因此,供應(yīng)商編碼應(yīng)該與國家行政區(qū)號保持一致。層次性原則:供應(yīng)商來自不同的省、市、縣等,因此,在編碼上要體現(xiàn)其層次性,

9、便于按省、市進(jìn)行統(tǒng)計和分析。易用性原則:供應(yīng)商是法人,每個法人都有區(qū)別與其他法人的電話號碼,因此,在編碼設(shè)計時可以采用電話號碼,便于使用和記憶。,數(shù)據(jù)文件設(shè)計,請購單文件采購發(fā)票文件采購訂單文件(采購合同文件)供應(yīng)商檔案文件采購價格文件(定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新)入庫單文件(與存貨子系統(tǒng)共享)臨時憑證文件(與總賬子系統(tǒng)共享),供應(yīng)商檔案文件,數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),存儲策略供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件,因此,可以采用一年

10、一個文件。存儲方式供應(yīng)商檔案文件按供應(yīng)商編碼建立索引文件。,采購與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,為什么要進(jìn)行初始設(shè)置?,由于現(xiàn)實(shí)企業(yè)采購的存貨、供應(yīng)商檔案、

11、付款條件、結(jié)算方式等都是實(shí)實(shí)在在存在的,而且是千差萬別的。因而,企業(yè)要實(shí)現(xiàn)用計算機(jī)完成采購與付款賬款核算和管理,在使用采購與付款子系統(tǒng)前,就要針對本企業(yè)的業(yè)務(wù)性質(zhì)、會計核算和財務(wù)管理的具體要求進(jìn)行具體設(shè)置,將企業(yè)個性化特征嵌入系統(tǒng)。,初始設(shè)置內(nèi)容,存貨檔案設(shè)置供應(yīng)商檔案設(shè)置采購類型設(shè)置付款條件設(shè)置結(jié)算方式設(shè)置增值稅稅率設(shè)置期初余額處理等,供應(yīng)商檔案設(shè)置,解釋設(shè)置基本信息的目的,解釋設(shè)置信用信息的目的,供應(yīng)商檔案設(shè)置,期初余額

12、設(shè)置,期初余額設(shè)置模塊的功能是將用戶輸入的采購、應(yīng)付賬款等期初余額存入相應(yīng)的文件中,為計算機(jī)系統(tǒng)核算和管理采購、應(yīng)付賬款等業(yè)務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。期初余額模塊是會計業(yè)務(wù)連續(xù)的要求,是手工采購、應(yīng)付賬款核算向計算機(jī)核算和管理轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)。錄入的期初余額主要包括“采購初始業(yè)務(wù)”,即將手工采購業(yè)務(wù)送入計算機(jī)并保存在采購訂單文件中;“應(yīng)付賬款初始業(yè)務(wù)”,即將各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款期初數(shù)據(jù)送入計算機(jī)并保存在發(fā)票文件中。,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的

13、核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸出和統(tǒng)計分析,,采購與入庫處理管理,采購與采購入庫管理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊。為了做好采購管理又將采購管理模塊進(jìn)一步劃分為:請購單處理采購價格管理選擇供應(yīng)商采購訂單管理,處理請購單,1.

14、錄入請購單2.自動獲取請購單3.審核請購單,采購價格管理,采購價格管理模塊的功能是幫助用戶解決:如何管理不同(相同)供應(yīng)商在不同(相同)時期對不同(相同)產(chǎn)品的報價;如何隨時提供給采購部門最新最完整的存貨采購價格;如何處理存貨的新老報價等等問題,采購價格獲取方法,方法一:通過采購價格管理屏幕,將供應(yīng)商提供的存貨采購價格信息(紙張)一一送入計算機(jī),并將相應(yīng)數(shù)據(jù)保存在采購價格文件中。方法二:自動獲取,即充分發(fā)揮計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功

15、能,管理者通過選擇系統(tǒng)提供的“自動獲取”功能指揮計算機(jī)自動從網(wǎng)上獲取供應(yīng)商的存貨采購價格信息,并將相應(yīng)數(shù)據(jù)存入采購價格文件。,選擇供應(yīng)商,選擇供應(yīng)商的基本原理一般來講,隨著管理軟件的不斷完善,在采購與付款子系統(tǒng)中應(yīng)該設(shè)計選擇供應(yīng)商模塊,幫助企業(yè)科學(xué)地選擇供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商模塊主要包括兩個基本功能:供應(yīng)商評價指標(biāo)體系設(shè)置、自動生成供應(yīng)商排名。,采購訂單管理,采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商之間簽訂的一種協(xié)議或者經(jīng)濟(jì)合同。主要包括:采購什么貨物

16、采購多少由誰供貨什么時間到貨到貨地點(diǎn)運(yùn)輸方式價格、運(yùn)費(fèi)等采購訂單是經(jīng)濟(jì)活動中的重要組成部分,因此采購訂單管理是企業(yè)采購管理尤為重要的內(nèi)容。,采購訂單示例,,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第六節(jié) 采購發(fā)票、采購結(jié)算與付款管理第七節(jié) 賬表輸

17、出和統(tǒng)計分析,,采購發(fā)票編制,采購發(fā)票編制模塊的功能是支持用戶在計算機(jī)上輸入和審核采購發(fā)票,并將結(jié)果保存在發(fā)票文件中。采購發(fā)票分類專用發(fā)票普通發(fā)票(普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù))運(yùn)費(fèi)發(fā)票,采購發(fā)票實(shí)時控制方式的設(shè)計,在手工環(huán)境下,采購發(fā)票的控制受人為影響因素比較大,其結(jié)果是無效的采購發(fā)票進(jìn)入企業(yè),財會人員被動地編制憑證,記賬,導(dǎo)致采購過程時控,采購成本居高不下。在IT環(huán)境下,由于財會人員能夠?qū)崟r從數(shù)據(jù)庫中獲得采購訂單、入庫單等控

18、制依據(jù),因此,對采購發(fā)票進(jìn)行實(shí)時控制成為可能。在設(shè)計采購與付款子系統(tǒng)時,應(yīng)該改變觀念,將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時控制,并用實(shí)時控制的方法控制采購活動。,實(shí)時控制原理,采購結(jié)算,采購結(jié)算也叫采購報賬,在手工業(yè)務(wù)中,采購業(yè)務(wù)員拿著經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購發(fā)票和倉庫確認(rèn)的入庫單到財務(wù)部門,由財務(wù)人員確認(rèn)采購成本。在IT環(huán)境下,由于各子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,因此,系統(tǒng)提供:“自動采購結(jié)算”“人工輔助采購結(jié)算”,自動采購結(jié)算,將發(fā)票中的單價與采購訂

19、單文件中訂貨單價和暫估入庫單價相核對發(fā)票中的數(shù)量與入庫單文件中收貨數(shù)量相核對如果核對結(jié)果完全相符,生成結(jié)算表,并在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標(biāo)志如果不完全相符,提示采用手工輔助采購結(jié)算,手工輔助采購結(jié)算,手工輔助采購結(jié)算模塊的功能是計算機(jī)根據(jù)采購訂單號自動從采購訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選擇出與正在錄入的發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。當(dāng)發(fā)現(xiàn)暫估入庫貨物的暫估單價與發(fā)票單價不相符時,將反映該筆先入庫后報銷

20、的采購入庫業(yè)務(wù)的入庫單、采購發(fā)票、以及采購訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上進(jìn)行審核 。,如果發(fā)票單價超出訂貨單價和暫估入庫單價,及時查明原因如果認(rèn)為原因合理,審核人員發(fā)出“審核通過”命令,系統(tǒng)自動根據(jù)該張入庫單生成一張紅字入庫單(單到回沖),并根據(jù)采購發(fā)票結(jié)算出存貨成本,生成一張藍(lán)字入庫單,自動傳入存貨子系統(tǒng);同時在入庫單文件、采購發(fā)票文件、采購訂單文件中做采購結(jié)算標(biāo)志,生成采購結(jié)算表,并將其轉(zhuǎn)換為記賬憑證:借:材料或材料采購等

21、 應(yīng)交稅金-應(yīng)交增值稅(進(jìn)項稅額) 貸:應(yīng)付賬款傳遞到總賬子系統(tǒng),付款管理,應(yīng)款管理模塊的功能:從采購發(fā)票文件中篩選出特定付款到期日未付款發(fā)票用戶根據(jù)企業(yè)情況選擇將要付款的發(fā)票系統(tǒng)自動生成準(zhǔn)備付款通知書,供出納使用,,自動付款 有些先進(jìn)的應(yīng)付處理模塊根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書文件自動開支票,并生成付款憑證: 借:應(yīng)付賬款-XX供應(yīng)商 貸:銀行存款 傳遞到

22、總賬子系統(tǒng),記賬時自動更新發(fā)票文件的已付金額字段。一般付款 一般情況下,出納接到準(zhǔn)備付款通知書后,手工簽發(fā)支票,編制付款憑證,再通過總賬子系統(tǒng)的憑證錄入模塊將付款憑證送入計算機(jī),記賬時自動更新總賬子系統(tǒng)中相應(yīng)數(shù)據(jù)文件,同時更新發(fā)票文件中該張發(fā)票的已付金額。,采購、付款業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化策略,總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營活動全過程信息的子系統(tǒng),因此,采購與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會計信息--記賬憑證,傳遞到總賬子系統(tǒng)。為了實(shí)

23、現(xiàn)采購與付款業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化策略:首先應(yīng)該建立采購與付款業(yè)務(wù)和財務(wù)聯(lián)系的紐帶---憑證模板,并將其保存在動態(tài)會計平臺中;在日常采購與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時,系統(tǒng)通過動態(tài)會計平臺自動將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證,自動轉(zhuǎn)賬過程示意圖,主要內(nèi)容,,第一節(jié) 采購與付款循環(huán)的核算與管理需求分析第二節(jié) IT環(huán)境下采購與付款子系統(tǒng)的流程分析第三節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計第四節(jié) 采購與付款子系統(tǒng)的初始設(shè)置第五節(jié) 采購與入庫處理管理第

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預(yù)覽,若沒有圖紙預(yù)覽就沒有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 眾賞文庫僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護(hù)處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負(fù)責(zé)。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當(dāng)內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準(zhǔn)確性、安全性和完整性, 同時也不承擔(dān)用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

評論

0/150

提交評論