最新版黨政機關(guān)公文格式及常見錯誤

1、黨政機關(guān)公文格式,,衛(wèi)生局辦公室2012年10月,一、公文用紙主要技術(shù) 指標(biāo),公文用紙一般使用紙張定量為60g / m2 － 80g /m2的膠版印刷紙或者復(fù)印紙。,二、公文用紙幅面尺寸及版面 要求,1.幅面尺寸 公文用紙采用GB T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。2.頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm+1

2、mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm+1mm，版心尺寸為：156mm×225mm。,,3.字體和字號 如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。4.行數(shù)和字?jǐn)?shù) 一般每面排22行，每行排28個字，每面共計616個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。5.文字的顏色 如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。,6.制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，

3、尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。7.印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2mm.黑色油墨應(yīng)當(dāng)達(dá)到色譜標(biāo)準(zhǔn)。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。8.裝訂要求 公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm,裁切后的成品尺寸允許誤差+2mm，四角成90。，無毛茬或缺損。,騎馬裝訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)： （1）訂位為兩釘訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差+4mm；

4、 （2）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固； （3）騎馬訂釘均訂在折縫線上，平訂釘與書脊間的距離為3mm-5mm。,公文格式各要素的劃分 本標(biāo)準(zhǔn)將版心的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。 頁碼位于版心外。,三、公文格式要素編排規(guī)

5、則,1.版頭 （1）份號：如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。 （2）密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版 心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。 （3）緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排

6、列。,（4）發(fā)文機關(guān)標(biāo)志 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。 發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。,（5）發(fā)文字號

7、 編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。 上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。,（6）簽發(fā)人 由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用

8、3號楷體字。 如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。,（7）版頭中的分隔線 發(fā)文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線（線寬0.35－0.55mm）。,2.主體,（1）標(biāo)題 一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，

9、長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。,中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳 關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文 處理工作條例》通知,,中共中央關(guān)于印發(fā)《黨內(nèi)法規(guī)制定條例》的通知,（2）主送機關(guān) 編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。 如主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)名稱移至版記。（3）正文 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字

10、，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。,（4）附件說明 如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的

11、首字對齊。,（5）發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章 加蓋印章的公文 成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。 單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。,聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、

12、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。,不加蓋印章的公文 單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。

13、 聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機關(guān)署名，其余發(fā)文機關(guān)署名依次向下編排。,（6）成文日期中的數(shù)字 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。（7）特殊情況說明 當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。（8）附注 如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。,（9）附件 附件應(yīng)當(dāng)另面

14、編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。 如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。,3.版記（1） 版記中的分隔線 版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0

15、. 35 mm），中間的分隔線用細(xì)線（推薦高度為0. 25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。,（2）抄送機關(guān) 如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。 如需把主送機關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送

16、機關(guān)。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)之上一行，之間不加分隔線。,（3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。 版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。,4.頁碼 一般用4號半角

17、宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。,（一）什么是公文？ 《條例》第三條規(guī)定：黨政機關(guān)公文是指黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和

18、答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。,四、說明及注意事項,（二）公文的顯著特征 從黨政機關(guān)公文的定義可以看出，公文有兩大顯著特征，一是特定效力，二是規(guī)范體式。特定效力意味著公文是黨和國家執(zhí)政和行政的具體體現(xiàn)，具有法律層面上的要求；規(guī)范體式要求公文按照一定的書寫和印制方式去表現(xiàn)。這就從另一個層面對公文這一特定的文書形式提出了更高的要求，特定效力就要求公文在寫作時要嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)、不能出差錯，體現(xiàn)權(quán)威性；規(guī)范體式則要求公文的

19、排布和標(biāo)志要素統(tǒng)一規(guī)范，要標(biāo)準(zhǔn)化。,1．黨政機關(guān)公文處理工作條例是全新的首次統(tǒng)一黨政機關(guān)公文處理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。 2．在“文種”方面，在《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的 13 個文種基礎(chǔ)上，增加了黨委的“決議”和“公報”兩個文種， 共 15 個文種。 3．在“格式”方面，取消了主題詞；行政公文也要署發(fā)文機關(guān)名稱。 4．在公文擬制方面，要求“重要公文”由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 5．公文版頭的份號、密級和緊急程度由版心右上角移至左上角。6．在行文規(guī)則方面

20、，增加“不得以本機關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機關(guān)報送公文”。,（三）新舊公文規(guī)定的主要區(qū)別,《條例》規(guī)定，上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機關(guān)的主要負(fù)責(zé)人，標(biāo)注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關(guān)在處理下級機關(guān)公文時，上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人了解下級機關(guān)誰對上報的事項負(fù)責(zé)。 公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。因此可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管領(lǐng)導(dǎo)就可以簽發(fā)，而上行文必須由機關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

21、主要負(fù)責(zé)人指各級機關(guān)的正職或主持工作的負(fù)責(zé)人。因此，上行文標(biāo)注的也只能是機關(guān)的主要負(fù)責(zé)人。,（四）簽發(fā)人的規(guī)定,公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。在實際工作中，標(biāo)題中確有除書名號之外的其他標(biāo)點符號存在，如頓號、括號、引號、破折號。標(biāo)題中標(biāo)點符號的使用應(yīng)注意以下兩點： 1.法律、法規(guī)、規(guī)章名稱全稱應(yīng)加書名號。 2.如果在事由部分出現(xiàn)多個機關(guān)、人名等并列時，每個機關(guān)名稱、人名之間應(yīng)用頓號分開，不使用

22、空格。 標(biāo)題要盡量簡短，不要占的行數(shù)太多，最好不超過三行，采用梯形或菱形排列。,（五）公文標(biāo)題中標(biāo)點符號的用法,公文正文中的結(jié)構(gòu)層次，一般不超過四層，其層次序數(shù)依次可用“一、”、“（二）”、“1.”、“（1）”標(biāo)注；第一層一般用黑體字，第二層一般用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。需要強調(diào)的是，第一層“一”后面跟的是頓號，第二層次“（一）”后面不跟標(biāo)點符號，第三層“1”后面跟的是一個小圓點“.”，第四層次“（1）”后面不能

23、跟標(biāo)點符號。層次序數(shù)可以越級使用，如果公文結(jié)構(gòu)層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層既可用“（二）”，也可以用“1.”。,（六）公文中的結(jié)構(gòu)層次,在使用數(shù)字進(jìn)行計量、編號的地方，已定型的含阿拉伯?dāng)?shù)字的詞語（如3G、MP3等），應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字；作為非公歷紀(jì)年、概數(shù)（如三四個月、一二十個）、已定型的漢字?jǐn)?shù)字的詞語時，應(yīng)該使用漢字?jǐn)?shù)字；如果表達(dá)計量或編號所需要用到的數(shù)字個數(shù)不多，選擇漢字?jǐn)?shù)字還是阿拉伯?dāng)?shù)字在書寫的簡潔性和辨識的清晰性兩方面

24、沒有明顯差異時，兩種形式均可使用，如17號樓（十七號樓）、3倍（三倍），如果要突出簡潔醒目的表達(dá)效果，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如果要突出莊重典雅的表達(dá)效果，應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字。正文中的數(shù)字間不能回行，同一類型的表述必須用同一種數(shù)字。,（七）公文中關(guān)于阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字?jǐn)?shù)字的用法,主題詞，即在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)公文主題的規(guī)范化的詞或詞組。通過標(biāo)引主題詞，為計算機檢索和管理公文提供了方便。 新《條例》修訂，明確提出去掉主題詞要素，主要有幾個原

25、因：一是主題詞主要用在公文的歸檔管理和查詢檢索再利用等環(huán)節(jié)，公文辦理過程中不需要主題詞。在公文起草時標(biāo)注主題詞增加了公文制作人員的工作量。二是主題詞標(biāo)引存在固有的局限性。 由于個人的理解和認(rèn)識差異，對同一個公文，人工標(biāo)引的主題詞可能存在很大差異。三是信息搜索和全文檢索技術(shù)已經(jīng)得到快速發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)了自動標(biāo)引技術(shù)，即便在紙質(zhì)公文中不標(biāo)引主題詞，在將公文數(shù)字化后，信息系統(tǒng)也可以自動標(biāo)引關(guān)鍵詞，同樣實現(xiàn)以對公文的信息化管理和高效便捷利用。

26、,（八）為什么要去掉主題詞？,（九）公文常見的幾種錯誤？,1、公文的文種使用常見錯誤（1）自制文種：“請示報告”、“建議”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”等。（2）誤用文種?！皼Q定與決議”、“決定與命令”、“公告與通告”、“通知與通告”、“請示與報告”、“請示與函”等分不清。,,2、公文標(biāo)題常見錯誤（1）用發(fā)文字號代替文件名稱。如“關(guān)于XX〔2011〕第X號文的批復(fù)”（2）文字累贅。如《市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省衛(wèi)生廳關(guān)于轉(zhuǎn)

27、發(fā)衛(wèi)生部關(guān)于……工作的通知的通知的通知的通知》（3）詞義重復(fù)。如《關(guān)于請求解決……的請示》（4）不合語法。如《XX市政府關(guān)于開展增產(chǎn)節(jié)約的通知》（5）濫用標(biāo)點符號。如《關(guān)于學(xué)習(xí)貫徹“某會議”精神的通知》（6）長的標(biāo)題排布不合理，回行時詞意不完整。XX局限時裝電話說到做到,,3、主送機關(guān)中的常見錯誤（1）主送機關(guān)不規(guī)范（2）主送機關(guān)混亂（3）分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號（4）排格不正確。多行排列時在單位名稱處頓

28、開，而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。,,4、附件標(biāo)識錯誤（1）有附件不標(biāo)注（2）附件名未標(biāo)全稱（3）標(biāo)注不規(guī)范。“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是左空2字）；只標(biāo)一個“附”字；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點符號。5、發(fā)文日期：新版已不再使用漢字。,,6、抄送機關(guān)標(biāo)識中的常見錯誤（1）已廢除“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”等；（2）抄送個人。公文不能抄送個人（3）標(biāo)識不規(guī)范。抄送機關(guān)未分類或標(biāo)點符號使用不當(dāng)。,,7、行