excel實(shí)用技巧

1、Excel辦公實(shí)用小技巧辦公實(shí)用小技巧10則一.在Excel中巧寫(xiě)月份中巧寫(xiě)月份月度報(bào)表的標(biāo)題中常含有月份數(shù)值。筆者在工作中利用函數(shù)自動(dòng)填寫(xiě)月份，感覺(jué)十分方便。筆者使用Excel制作的一個(gè)報(bào)表(模板)標(biāo)題是“市局月份在職職工工資表”。這個(gè)表是當(dāng)月修改，當(dāng)月打印。所以，筆者采用以下兩個(gè)步驟輸入標(biāo)題：1.將標(biāo)題所占據(jù)的各單元格合并；2.在合并的單元格中輸入：=“煙臺(tái)市農(nóng)機(jī)局”用折線圖反映數(shù)據(jù)間的趨勢(shì)關(guān)系用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。運(yùn)用E

2、xcel的圖表制作可以生成多種類(lèi)型的圖表，下面以柱形圖、折線圖、餅圖三種類(lèi)型為例，分別介紹其制作方法。(一)、柱形圖1.點(diǎn)擊“開(kāi)始→程序→MicrosoftExcel”進(jìn)入Excel工作界面，先制作統(tǒng)計(jì)表格，并拖拉選取要生成圖表的數(shù)據(jù)區(qū)。2.單擊“插入”工具欄中的“圖表”，顯示圖表向?qū)У谝徊襟E—圖表類(lèi)型對(duì)話框，選擇圖表類(lèi)型為柱形圖，單擊“下一步”。3.進(jìn)入圖表向?qū)У诙襟E——圖表數(shù)據(jù)源，根據(jù)需要選擇系列產(chǎn)生在行或列，單擊“下一步”。4.

3、進(jìn)入圖表向?qū)У谌襟E——圖表選項(xiàng)，此時(shí)有一組選項(xiàng)標(biāo)簽，用來(lái)確定生成的圖表中需要顯示的信息(如圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題、網(wǎng)格線等，可根據(jù)個(gè)人生成圖表的需要選擇)。5.通常直接單擊“下一步”進(jìn)入圖表向?qū)У谒牟襟E——圖表位置，在默認(rèn)狀態(tài)下，程序會(huì)將生成的圖表嵌入當(dāng)前工作表單中。如果希望圖表與表格工作區(qū)分開(kāi)選擇新工作表項(xiàng)，在圖表1位置輸入新表單的名稱(chēng)(本例使用默認(rèn)狀態(tài))。6.如果以上各步驟的操作發(fā)生錯(cuò)誤，可按“上一步”按鈕返回重新選擇，完成圖表向?qū)У?

4、步驟操作后，如沒(méi)有錯(cuò)誤，單擊“完成”按鈕，就生成了比較數(shù)據(jù)的柱形圖。(二)、折線圖在最終生成的柱形圖中，用鼠標(biāo)右鍵單擊圖區(qū)域，顯示命令列表，從中選擇圖表類(lèi)型選項(xiàng)，顯示圖表類(lèi)型對(duì)話框，從對(duì)話框中選擇折線圖，單擊“確定”按鈕后就生成了反映數(shù)據(jù)趨勢(shì)的折線圖。(三)、餅圖同折線圖的生成步驟基本一樣，只要從“圖表類(lèi)型”對(duì)話框中選擇“餅圖”，單出“確定”按鈕，就能生成反映數(shù)據(jù)比例分配的餅圖。說(shuō)明:在圖表的制作過(guò)程中、制作完成后均有很多種修飾項(xiàng)目，可

5、根據(jù)自己的愛(ài)好和需要，按照提示，選擇滿意的背景、色彩、子圖表、字體等修飾圖表。三.在Excel中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法中對(duì)特殊文字進(jìn)行處理的方法你也許從不用Excel來(lái)完成短篇文章或報(bào)告(其實(shí)Excel也能做得很出色)，但在Excel工作表中必然會(huì)遇到一些文字處理過(guò)程，因此，如何將文字內(nèi)容安排妥當(dāng)，將是一件重要的工作。除了常規(guī)的文字字體、字號(hào)、字型、顏色，下劃線、對(duì)齊的編輯處理外，還要注意以下幾項(xiàng):首先確定克隆數(shù)據(jù)的范圍；其次打開(kāi)頂行

6、菜單的編輯項(xiàng)，點(diǎn)擊“填充”→選擇克隆的方向。2序列數(shù)據(jù)的克隆在同列不同行輸入連續(xù)的數(shù)據(jù)或等比、等差數(shù)據(jù)。首先確定克隆的范圍輸入第一數(shù)據(jù)，其次打開(kāi)頂行菜單編輯項(xiàng)→填充→序列；在圖2中選擇適合目標(biāo)的選項(xiàng)。3自定義序列的克隆Excel已定義了部分序列，但是實(shí)際工作中需要序列可能不存在，比如上級(jí)單位下屬單位名稱(chēng)，這時(shí)需要自定義序列。自定義序列的操作步驟：首先打開(kāi)頂行菜單工具項(xiàng)，選項(xiàng)→自定義序列→在右邊的文本框中輸入定義的序列。4工作表間的

7、克隆如果把當(dāng)前工作表的內(nèi)容復(fù)制到其他工作表中，操作步驟如下：首先確定同組工作表，按住“Ctrl”鍵同時(shí)點(diǎn)擊其他工作表，這樣就建立了同組坐標(biāo)；其次打開(kāi)頂行菜單編輯項(xiàng)，填充→至同組工作表→有全部、內(nèi)容、格式三個(gè)選項(xiàng)，可任意選取。五、有效性檢查的設(shè)置五、有效性檢查的設(shè)置Excel2000可以對(duì)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)類(lèi)型進(jìn)行限制(例如，只能輸入整數(shù)、小數(shù)或時(shí)間等)，并能核對(duì)輸入單元格的數(shù)據(jù)定義域，否則可以拒絕輸入或提出警告，這一功能稱(chēng)之為“有效性檢查”

8、。以小數(shù)(其它數(shù)據(jù)基本類(lèi)似)的有效性檢查為例，其設(shè)置方法是：1.選中單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框。3.打開(kāi)“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“允許”下拉列表，選中允許輸入的數(shù)據(jù)類(lèi)型，本例應(yīng)選中“小數(shù)”。4.在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇所需的數(shù)據(jù)范圍邏輯，如介于、小于、大于或等于等，然后指定數(shù)據(jù)的上下限。如果你選擇的數(shù)據(jù)范圍邏輯為“介于”，就可以在“最小值”和“最大值”選項(xiàng)中輸入具體數(shù)值，還可以為它指定單元格引用

9、或公式。5.如果允許數(shù)據(jù)單元格為空，則應(yīng)選中“設(shè)置”選項(xiàng)卡中的“忽略空值”選項(xiàng)，反之則應(yīng)將該選項(xiàng)清除。有效性檢查設(shè)置結(jié)束后，一旦輸入有效范圍以外的數(shù)據(jù)，回車(chē)后，Excel2000就會(huì)彈出“輸入值非法”對(duì)話框，單擊“重試”按鈕，可修改已輸入的數(shù)據(jù)，單擊“取消”按鈕，可清除已輸入的數(shù)據(jù)。如果想取消對(duì)單元格或單元格區(qū)域的有效性檢查，只須按以上步驟打開(kāi)“設(shè)置”選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。列表框選取列表框選取六、對(duì)輸入提示的有效性檢查

10、六、對(duì)輸入提示的有效性檢查用戶對(duì)單元格的作用認(rèn)識(shí)不清，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的常見(jiàn)原因。針對(duì)這種情況，Excel2000可在用戶選中單元格時(shí)給予提示，從而減少輸入錯(cuò)誤的發(fā)生率。輸入提示的設(shè)置方法是：1.選中需要顯示輸入提示的單元格或單元格區(qū)域。2.單擊“數(shù)據(jù)有效性”選單，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中的“輸入信息”選項(xiàng)卡。3.選中“輸入信息”選項(xiàng)卡中的“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”選項(xiàng)，在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入提示的標(biāo)題(可選)，再在“輸入信息”框內(nèi)

11、輸入提示的詳細(xì)內(nèi)容。4.完成后，單擊“確定”按鈕。此后，只要選中具有輸入提示的單元格或單元格區(qū)域，Excel就會(huì)自動(dòng)彈出“這是文本單元格，不能輸入數(shù)值！”提示框，對(duì)用戶的操作進(jìn)行指導(dǎo)。如果想取消單元格或單元格區(qū)域的輸入提示，只須按以上步驟打開(kāi)“輸入信息”選項(xiàng)卡，單擊其中的“全部清除”按鈕即可。七、用七、用“有效性檢查有效性檢查”設(shè)置出錯(cuò)警告設(shè)置出錯(cuò)警告數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤幾乎是不可避免的，有效性檢查僅能查出輸入的數(shù)據(jù)是否有問(wèn)題，但不能給出糾正的