excel分列與合并功能的靈活動(dòng)用

1、EXCELEXCEL分列與合并功能的靈活動(dòng)用分列與合并功能的靈活動(dòng)用圖略。本文就是擬通過Excel分列和合并功能在實(shí)際中的應(yīng)用說明靈活運(yùn)用在學(xué)電腦中的重要作用，以拋磚引玉。分列，顧名思義即是把一列數(shù)據(jù)（包括文本、數(shù)值等）分成若干列；合并是把若干列合成一列。在實(shí)際工作中，我總結(jié)了它們的幾點(diǎn)用途：一、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)在的財(cái)務(wù)軟件、管理軟件大多能把數(shù)據(jù)以其它格式輸出，我們也常要從它們中導(dǎo)出數(shù)據(jù)到電子表格Excel中，根據(jù)需要來編輯、計(jì)算。但有時(shí)我

2、們會(huì)發(fā)現(xiàn)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)不管怎么搗騰，都不能計(jì)算，也就是說它們不是數(shù)值。例如，用友財(cái)務(wù)軟件8.11版導(dǎo)出的數(shù)據(jù)就是如此。非要對(duì)導(dǎo)出后的每個(gè)單元格雙擊后才能變成真的數(shù)值。老天，有時(shí)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)可是成百上千?。〗?jīng)過分析，這是軟件在數(shù)據(jù)輸出時(shí)在數(shù)據(jù)末加了一個(gè)空數(shù)據(jù)位，其解決辦法為：首先在輸出時(shí)應(yīng)在原軟件中將每列寬度拉至能看見所有數(shù)據(jù)的寬度。輸出后，在Excel中，點(diǎn)擊列號(hào)以選中需轉(zhuǎn)換之?dāng)?shù)據(jù)列，然后點(diǎn)擊菜單數(shù)據(jù)→分列，彈出如圖1的窗口，分列方式選“固定

3、寬度”，點(diǎn)擊下一步，不要改變其寬度，點(diǎn)擊完成。這樣處理后，數(shù)據(jù)會(huì)在瞬間轉(zhuǎn)為可計(jì)算的數(shù)值。二、復(fù)雜數(shù)據(jù)的排序。Excel的排序功能固然強(qiáng)大，但對(duì)一些復(fù)雜數(shù)據(jù)仍然力不從心。例如：一列數(shù)據(jù)為材料編號(hào)＋材料名稱＋數(shù)量＋收料單號(hào)，既有文字，又有數(shù)字，還有符號(hào)，如23009831螺釘500箱入庫500123，現(xiàn)在要按收料單號(hào)（即500123）排序，該怎么辦呢？這時(shí)，可以選中該列，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)→分列，視情況不同選“分隔符號(hào)”或“固定寬度”，若每一行都

4、有明顯的符號(hào)，如例中的“庫”字，就可選“分隔符號(hào)”。點(diǎn)擊下一步，在“其它”欄中輸入“庫”字。點(diǎn)擊下一步，最后點(diǎn)擊完成。則收料單號(hào)500123所在列即被分離為另一列，現(xiàn)在就可按收料單號(hào)排序了。三、修改數(shù)據(jù)。分列功能還可用于修改錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)。例如一次單位同事在Excel中輸入憑證號(hào)時(shí)在全部數(shù)據(jù)中間多輸入了一個(gè)零，即把C010XXX輸成了C0100XXX，一列數(shù)據(jù)有幾百個(gè)，而且其中XXX為從001到999，因而不能使用查找替換，一個(gè)個(gè)去修改就算

5、他不瘋，領(lǐng)導(dǎo)也等不及了?，F(xiàn)在我們利用分列各合并來快速修改。首先選中該列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊數(shù)據(jù)→分列→固定寬度，建立兩根分列線，一根置于C01后，一根置于0XXX前，如圖2。點(diǎn)擊下一步，注意此步很關(guān)鍵，即在預(yù)覽窗口中選中C01列，在窗口右上角選中文本選項(xiàng)；選中0XXX列，也設(shè)為文本；選中0列，在窗口右上角選中“不導(dǎo)入此列”選項(xiàng)，點(diǎn)擊完成。這樣，就去掉了多輸?shù)哪莻€(gè)零。接下來是合并。假設(shè)C01所在列為A列，0XXX所在列為B列，并從第一行開始?，F(xiàn)選中

6、C1單元格，點(diǎn)擊菜單插入→函數(shù)，在彈出窗口中（圖3），函數(shù)分類選“文本”，函數(shù)名選Concatenate，確定。在接下來的Text1欄中輸入A1，Text2欄中輸入B1，確定。這樣A1和B1即合并成C1單元格，為C010XXX。接下來移動(dòng)鼠標(biāo)至C1單元格右下角，待鼠標(biāo)變?yōu)楹谑謺r(shí)，向下拖拉至列尾，即可將A列和B列全部合并。經(jīng)過這兩步，原來的錯(cuò)誤即得到快速修改。如果多思考，讓軟件的功能得到靈活運(yùn)用，就能讓我們的工作事半功倍，并且讓我們學(xué)電