辦公室零用現金管理和公務費用報銷

1、辦公室工作實務,,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室日常事務,學習目標知識點 了解辦公室日常事務性工作的內容 掌握日常事務性工作的操作規(guī)范和要求能力點 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準確領會本級和上級組織領導的工作意圖 了解相關辦事渠道，具備相應的辦事能力素質點 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng)

2、 培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,,會說 會寫 會做事 會做人,,辦公室零用現金管理和公務費用報銷,辦公室零用現金管理公務費用報銷,www.themegallery.com,Company Logo,情景案例,宏利公司行政部的幾臺計算機出了問題，經常死機。行政經理讓

3、秘書賈珊聯(lián)系公司技術部請技術人員幫忙來修理一下。賈秘書找到技術部，技術部負責人說這段時間技術部都在忙于新產品的開發(fā)，實在抽不出人來，只能等以后再說。賈珊向行政經理匯報，行政經理有些著急，說辦公室工作不能停。他突然想起什么，說辦公室新聘的秘書左景在學校學的就是計算機，讓他試試吧。下午左景檢查了出問題的計算機，說修好沒問題，只是要更換一些配件，需要幾百元。賈秘書負責辦公室零用現金的管理，她從自己辦公桌抽屜里的零用現金中拿出伍百元，交給左景去

4、購買配件。第二天，辦公室的幾臺計算機終于修好了。 第二天剛上班，文印室的小趙來找賈珊，說前些天文印室購買了一批打印用的A4紙，她交給賈珊一張發(fā)票，賈秘書看了看金額，就把錢支付給了小趙。十點鐘，行政助理找到賈珊，說明天動身去杭州出差兩天，要賈珊去公司財務部借款。賈珊說正好辦公室零用現金還有幾仟元，你先拿去，回來再報銷。行政助理走后，賈珊這才想起辦公室支出的費用已達到一定數額，需要到財務部門報銷并將現金返還進行周

5、轉。她清理了抽屜里的一堆票據，發(fā)現有些票據她已想不起經手人是誰，甚至在發(fā)票里還夾雜了幾張購貨收據。果然，當她拿著票據到公司財務部報銷時，就遇到了麻煩。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,項目任務,賈秘書到公司財務部報銷會遇到什么麻煩？你認為賈秘書在辦公室零用現金的管理和公務費用報銷的工作中需要作哪些改進？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themega

6、llery.com,Company Logo,任務分析,賈秘書到公司財務部報銷，公司財務人員在核對報銷票據時會責成賈秘書對沒有注明經手人的票據必須要找到經手人并親自在上面簽字證明，否則不會予以報銷，另外，按照財務規(guī)定，購貨收據一般不能作為報銷憑據，因此，賈秘書要順利完成費用報銷，恐怕還有一些善后工作必須要做。 賈秘書在辦公室零用現金管理和公務費用報銷的工作中存在很多問題，必須要加以改進，否則麻煩會更多。如辦公室

7、零用現金不能隨便放置在辦公室的抽屜內，這樣做存在很大的安全隱患，應將現金鎖在辦公室保險箱內，如果數額過大，最好存入銀行，辦公室里不要留太多現金。另外，賈秘書支付給文印室小趙辦公費用的做法違反了辦公室零用現金的管理操作程序，小趙首先要向領導提出購買辦公用品申請，填寫相關憑單，經領導簽字同意，賈秘書予以認真審核后，才能將現金支付給小趙。賈秘書將辦公室零用現金當作差旅費借給行政經理的做法也是不正確的，不能將辦公室零用現金等同于差旅費，兩者的用

8、途是不同的，賈秘書應按公司相關規(guī)定到財務部為行政經理預支差旅費用。 賈秘書必須要了解和掌握辦公室零用現金管理和公務費用報銷的基本知 識，否則很難勝任秘書工作。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現金的管理,會說 會寫 會做事 會做人,,辦公零用現金（備用金）存在的理由和目的,,公司企業(yè)間的付款，一般都是通過銀行轉賬結算

9、，或者用支票匯票等結算。 企業(yè)（特別是辦公室）日常的運作中許多開銷不可能采用這種形式。 況且小額的辦公費用難于多次去財務臨時支取。,,小額開銷，以備急用,這筆費用由秘書掌控！,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現金的管理,,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,,,,支付本市交通費、郵資、接待用的茶點費、停車費和添置少量的辦公用

10、品,根據企業(yè)的規(guī)模和平時小額支出的數額來確定,企業(yè)領導和財務負責人批準秘書保管和支出秘書應將現金鎖在辦公室保險柜內,,,,,用途,數額,保管,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,會說 會寫 會做事 會做人,對公司小額現金的管理要建立專門的制度，從預借到支出都要嚴格按規(guī)章辦理。秘書在處理這類小額現金時，特別要注意的是不要將它和差旅費等混同起來。,www.themegallery.com

11、,Company Logo,辦公室零用現金的管理,,會說 會寫 會做事 會做人,程序方法,建立零用現金賬簿,賬簿應清楚注明收到現金的日期、收據編號、金額數量和支出現金的日期、用途、零用現金憑單編號、金額、余額等。有時還要對賬目進行分析，了解花銷的情況和去向。,填寫零用現金憑單,內部工作人員需要領取零用現金時，應填寫零用現金憑單，提交開銷的項目和用途、日期、金額。,零用現金使用審批,秘書要認真核對零用現金憑單，經審批人（通常是

12、企業(yè)中分管財務的領導）審批簽字后，方可將現金支付給申請者。,核對領取者提交的單據,秘書要認真核對領取者提交的發(fā)票等單據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫的完全一致，然后將發(fā)票等單據附在零用現金憑單后面。,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現金的管理,會說 會寫 會做事 會做人,,程序方法,做好支出記錄,每當支出一筆現金，秘書均須及時在零用現金賬簿上記錄。,定期財務報銷,當

13、支出的費用達到一定數額后或月末，秘書再到財務部門報銷并將現金返還到零用現金箱中進行周轉。,www.themegallery.com,Company Logo,零用現金憑單示例,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室零用現金的管理,會說 會寫 會做事 會做人,零用現金管理的注意事項 ⑴ 秘書應嚴格遵守辦公程序和財務制度，不應自己或協(xié)助

14、他人建立辦公室的“小金庫”。 ⑵ 秘書保管備用金，應及時把辦公室的開支記錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。,www.themegallery.com,Company Logo,公務費用的報銷,會說 會寫 會做事 會做人,,,有時為公司辦事需要花些費用，如出差或接待客人等，事后就需要報銷費用。但這些費用不能從零用現金中支付，而需要直接到財務部門申請費用和報銷結算。,www.themegal

15、lery.com,Company Logo,公務費用的報銷的工作步驟,,出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算 ，多退少補,提交費用申請報告或填寫費用申請表,,,報告或表提交財務部門，領取支票或現金借款,工作結束將發(fā)票附在“旅差費報銷單”后面，簽字提交出納,,,會說 會寫 會做事 會做人,主管領導審核同意，并簽字批準,www.themegallery.com,Company Logo,公務費用的報銷,會

16、說 會寫 會做事 會做人,注意事項 ⑴ 提前向企業(yè)有關領導報告報銷的相關事宜； ⑵ 領導批準后，要嚴格按照公司的有關規(guī)定履行報銷手續(xù)； ⑶ 報銷要及時。,www.themegallery.com,Company Logo,出差費用的辦理,會說 會寫 會做事 會做人,企業(yè)領導或主管國內外出差的費用，經常由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準備，熟悉出差費用的各種辦理方法。

17、 1、辦理信用卡 信用卡可以從銀行取得，上面開列了支款人的姓名、簽名、號碼和最高支款金額數等內容。這筆金額要從企業(yè)存在銀行的存款賬戶中扣除。當出差者在外需要現金時，可以持信用卡去指定的銀行支取，所支金額要記在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一張信用卡通常包括一筆很大的金額。 2、辦理旅行支票 出差者可以在銀行和一些旅行社購買金額較小的旅行支票

18、。支票使用者使用支票時必須在支票上簽字，支取旅行支票時，必須由使用者在支票上再次簽字。 3、辦理快匯匯票 快匯匯票是由秘書購認，可以交給或寄給指定的出差者。與持有普通支票一樣，出差者可憑這種匯票收取現金，或者轉讓給他人。 當領導或主管出差回來后，秘書有時還須代上司整理出差費用記錄，轉交會計人員報銷有關費用。,www.themegallery.com,Company

19、Logo,小技法,上司出差回來后，秘書要代替上司報銷差旅費。秘書應將上司所有出差票據整理好，按財務部門指定的單據填好，分門別類地算好，將所有單據按財務部門的規(guī)定貼在出差報銷單后面，然后，將報銷單交上司本人或財務部門負責人審核簽字。報銷時應根據出差之前預借金額和出差發(fā)生的實際費用的差額，多退少補。,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company

20、 Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,秘書為何要具備一定的財務常識 在公司內部，一般都設有財務部門，他們專門負責財務方面的工作，除非你的上司直接負責這個部門，作為秘書沒有必要具備專門的會計知識。但是，為了讓上司在企業(yè)經營過程中，掌握企業(yè)的經營動態(tài)，通過財務報表了解企業(yè)經營狀況，因此，作為秘書對財務知識多少要有些了解。上司通過財務報表知道企業(yè)的實際狀況，預測企業(yè)的未來，如發(fā)現企業(yè)經營不景氣，就可

21、以采取措施降低費用，從這個意義上來講，秘書具備一定的財務知識大有好處。,www.themegallery.com,Company Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,財會知識一、現金管理 所謂現金管理，就是對現金的收、付、存等各環(huán)節(jié)進行的管理。國務院頒布的《現金管理暫行條例》對現金收支管理的基本規(guī)定如下：1、開戶單位庫存現金一律實行限額管理。2、不準擅自坐支現金。坐支現金容易打亂現金收支渠道

22、，不利于開戶銀行對企業(yè)的現金進行有效地監(jiān)督和管理。3、企業(yè)收入的現金不準作為儲蓄存款存儲。4、收入現金應及時送存銀行，企業(yè)的現金收入應于當天送存開戶銀行，確有困難的，應由開戶銀行確定送存時間。,www.themegallery.com,Company Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,5、嚴格按照國家規(guī)定的開支范圍使用現金，結算金額超過起點的，不得使用現金。 6、不準編造用途套取現金。企業(yè)在國家規(guī)定

23、的現金使用范圍和限額內需要現金，應從開戶銀行提取，提取時應寫明用途，不得編造用途套取現金。 7、企業(yè)之間不得相互借用現金。 二、現金保管 現金保管制度一般應包括如下內容。 1、超過庫存限額以外的現金應在下班前送存銀行。 2、為加強對現金的管理，除工作時間需要的少量備用金可放在出納員的抽屜內，其余則應放入出納專用的保險柜內，不得隨意存放。,www.themegallery.com,Compan

24、y Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,3、限額內的庫存現金當日核對清楚后，一律放在保險柜內，不得放在辦公桌內過夜。 4、單位的庫存現金不準以個人名義存入銀行，以防止有關人員利用公款私存取得利息收入，也防止單位利用公款私存形成賬外小金庫。銀行一旦發(fā)現公款私存，可以對單位處以罰款，情節(jié)嚴重的，可以凍結單位現金支付。 5、庫存現金，包括紙幣和鑄幣，應實行分類保管。各單位的出納員對庫存票幣分別按照紙幣

25、的票面金額和鑄幣的幣面金額，以及整數（即大數）和零數（即小數）分類保管。 三、支票結算 1、支票 支票是由出票人簽發(fā)的委托銀行在見票時無條件支付確定金額給收款人或持票人的票據。出票人是簽發(fā)支票的單位和個人，付款人是出票人的開戶銀行。支票為即期票據，分為以下幾種：現金支票，印有“現金”字樣，只用于支取現金；轉帳支票，印有“轉帳”字樣，只用于轉帳；普通支票未印有“現金”或“轉賬”字樣，可用于支取現金，也可用于轉賬。,ww

26、w.themegallery.com,Company Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,2、支票結算基本知識 簽發(fā)支票必須使用規(guī)定的筆，支票上各項內容應填寫齊全，并加蓋與預留銀行相符的印鑒，不得涂改、添注；支票付款期為5天；轉賬支票可以根據需要在票據交換區(qū)域內背書轉讓，支票的提示付款期為10天；出票人簽發(fā)支票，必須控制在其存款賬戶余額范圍內，禁止簽發(fā)空頭支票，違者銀行將按支票面額處以5%，但不低于1000元的罰

27、款。 支票是我國長期廣泛使用的票據，也是最基本的同城結算方式。 四、銀行匯票結算方式 1、銀行匯票 是指銀行向客戶收妥款項后簽發(fā)的無條件支付給收款人或持票人的票據。 2、銀行匯票結算基本知識 單位和個人都可以使用銀行匯票，銀行匯票可以用于轉帳，,www.themegallery.com,Company Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,填明“現金”字樣的銀行匯票也可

28、以支取現金，但公司客戶只能用于轉帳結算。銀行匯票可在全國范圍內使用，特別適用于到異地采購的交易。銀行匯票一律記名，匯票經收款人背書以后可以轉讓，付款期限自出票日起1個月。 銀行匯票使用方便，票隨人到、憑票購貨、余款退回，適用于先收款后發(fā)貨或錢貨兩清的商品交易。銀行匯票一律記名，允許背書轉讓，且背書轉讓以不超過出票金額的實際結算金額為限，但未填寫實際結算金額或實際結算金額超過出票金額的銀行匯票不得背書轉讓。銀行匯

29、票的付款期限為自出票日1個月內。 銀行匯票可用于轉賬，填明“現金”字樣的銀行匯票也可用于支取現金，適用于異地之間各種款項的結算。 五、信用卡結算方式 1、信用卡 是商業(yè)銀行向個人和單位發(fā)行的，憑以向特約單位購物、消費和向銀行存取現金，且具有消費信用的特制載體卡片。按使用對象不同，信用卡分為單位卡和個人卡；按信譽等級分為金卡和普通卡。 2、信用卡結算基本知識 信用卡透支以日利率

30、萬分之五，按月計收單利，透支期限最長為60天。 個人卡單筆透支以2萬元為上限，月透支金額不得超過5萬元；單位卡單筆透支額以5萬元為上限，月透支余額不得超過10萬元或其綜合授信額度的3%；外幣卡的透支額不得超過持卡人保證金的80%；180天以上的月均透支余額不得超過總透支的余額的15%。,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,課堂討論 1、企業(yè)辦公室為何要預留零用現金

31、？有何用途？ 2、辦公室零用現金如何管理？ 3、上司出差的費用如何去財務部門報銷結算？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,案例分析 ××公司零用金管理細則 1、有關零用金之設置劃分如下： ⑴ 公司本部由財務部負責各單位之零星支付。

32、⑵ 工地總務組負責設置零用金管理人員，盡可能由原有辦理總務人員兼辦，必要時再行研討設置專人辦理。 2、零用金額暫定，工地每月經常保持5萬元，將來視實際狀況或減或增，再行研辦。 3、零用金借支程序 ⑴ 各單位零星費用開支，如需預備現金，應填具零用金借（還）款通知單，交零用金管理人員，即憑單支給現金。 ⑵ 零用金之暫支，不得超過1000元，特別事故者應由企業(yè)部經理核準。,會說 會寫 會做事 會做人,ww

33、w.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,⑶ 零用金之借支，經手人應予一星期內取得正式發(fā)票加蓋經手人與主管之費用章后，交零用金管理人沖轉借支，如超過一星期尚未辦理沖轉手續(xù)時得將該款轉入經手人私人借支戶，并于當月發(fā)薪時一次扣還。 4、零用金保管及作業(yè)程序 ⑴ 零用金之收支應設立零用金賬戶，并編制收支日報送呈經理核閱。 ⑵ 零用金每星期應將收到之發(fā)票，編制零用支出傳票結報一次，送交財務部。

34、 ⑶ 財務部收到零用金支出傳票后，應于當天即行付款，以期保持零用金總額與周轉。 ⑷ 財務部收到零用金支付傳票，補足零用金后，如發(fā)現所附單據有疑問，可直接通知各部經手人辦理補正手續(xù)，如經手人延擱不辦的照第3條第3款辦理。 ⑸ 零用金賬戶應逐月清結。 5、零用金應由保管人出具保管收據，存財務部，如有短少概由保管人員負責賠償。 6、本細則經批準后實施。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themega

35、llery.com,Company Logo,實踐訓練,會說 會寫 會做事 會做人,分析與討論 1、許多企業(yè)為了實現對零用金的管理，都制定了一系列切實可行的制度或措施，上述《××公司零用金管理細則》（以下簡稱《細則》）具體規(guī)定了該公司在這方面的制度，這個制度的施行有何作用？ 2、上述《細則》在公司零用金的管理上采取了哪些切實可行的方法？,www.themegallery.com,Compa

36、ny Logo,實務訓練,謝秘書正在辦公室工作，公司前臺秘書小李進來，說接待用的茶葉不夠，要求購買三聽“鐵觀音”。謝秘書按正常程序為她辦理支借手續(xù)。小李剛走，公司王經理進來，要求謝秘書為他辦理出差費用報銷手續(xù)。謝秘書整理其出差相關票據并及時到財務部辦理完結。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實務訓練,實訓說明： ⑴ 本部分實訓在學校實訓室進行。 ⑵ 實訓時，全