檔案管理實際操作知識控股集團

1、檔案管理實際操作知識,,主 要 內(nèi) 容,一、檔案管理制度、分類方案的制定二、立卷歸檔管理的具體要求三、檔案提供利用四、檔案統(tǒng)計五、檔案編研工作,企業(yè)檔案管理工作定義：,把企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的有價值的檔案資料進行標準化、規(guī)范化的分類立卷和整理，把分散的資料通過有序的歸檔過程轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案進行合理管理，從而保證檔案資料的完整、安全和有效地提供利用,檔案管理制度的主要內(nèi)容,第一、總則部分。第二、各類檔案管理具體規(guī)定。

2、第三、檔案管理責任制度和考核制 度的內(nèi)容 。,總 則 部 分,一、制度制定的依據(jù)。二、檔案管理在組織機構(gòu)、人員上的要求。三、檔案管理機構(gòu)的具體職責,各類檔案管理具體規(guī)定,一、歸檔時間的要求。二、各類檔案的管理規(guī)定和要求。三、檔案分類、類目設(shè)定的要求。四、檔案保管期限的規(guī)定。五、檔案保管裝具、檔案庫房的要求。其它，包括檔案管理中的

3、保密、提供利用、借閱、鑒定銷毀、統(tǒng)計、編研等方面的內(nèi)容,一級類目：0——黨群工作類,二級類目：1——黨 務 工 作二級類目： 2——組 織 工 作二級類目： 3——宣 傳 工 作二級類目： 4——工 會 工 作二級類目： 5——共 青 團 工 作二級類目： 6——協(xié) 會 工 作,一級類目：1——行政管理類,二級類目： 1——行 政 事 務 二級類目： 2——保 衛(wèi) 監(jiān) 察 二級類目： 3——人 事 管 理 二級類目： 4

4、——教 育 衛(wèi) 生 二級類目： 5——后 勤 服 務 二級類目： 6——外 事 工 作,一級類目：2——經(jīng)營管理類,二級類目： 1——經(jīng) 營 決 策 二級類目： 2——計 劃 統(tǒng) 計 二級類目： 3——財 務 管 理 二級類目： 4——物 資 管 理 二級類目： 5——產(chǎn) 品 銷 售 二級類目： 6——企 業(yè) 管 理,一級類目：3——生產(chǎn)技術(shù)管理類,二級類目： 1——生 產(chǎn) 調(diào) 度 二級類目： 2——質(zhì) 量 管 理 二

5、級類目： 3——勞 動 管 理 二級類目： 4——安 全 環(huán) 保 二級類目： 5——能 源 管 理 二級類目： 6——科 技 管 理 二級類目： 7——標 準 計 量 二級類目： 8——檔 案 信 息 管 理,一級類目：4——產(chǎn)品類,二級類目： 1——洗 凈 絨 二級類目： 2——無 毛 絨 二級類目： 3——羊 絨 紗 二級類目： 4——羊 絨 衫 二級類目： 5——羊 絨 面 料 二級類目： 6——服 裝 二級

6、類目： 7——其 它,一級類目：5——科學技術(shù)研究類,二級類目： 1——分 梳 設(shè) 備 二級類目： 2——梳 紡 設(shè) 備 二級類目： 3——編 織 設(shè) 備 二級類目： 4——成 衣 設(shè) 備 二級類目： 5——其 它 設(shè) 備,一級類目：6——基本建設(shè)類,二級類目： 1—— 生產(chǎn)及輔助設(shè)施二級類目： 2——公用設(shè)施二級類目： 3——辦公生活設(shè)施二級類目： 4——其它,一級類目：7——設(shè)備儀器類,二級類目： 1——分 梳 設(shè) 備

7、 二級類目： 2——梳 紡 設(shè) 備 二級類目： 3——編 織 設(shè) 備 二級類目： 4——成 衣 設(shè) 備 二級類目： 5——質(zhì) 檢 儀 器 二級類目： 6——染 色 設(shè) 備 二級類目： 7——其 它 設(shè) 備,一級類目：8——會計檔案類,二級類目： 1—— 會計憑證二級類目： 2——會計賬簿二級類目： 3——會計報表二級類目： 4——其它,一級類目：9——干部職工檔案類,二級類目： 1—— 干部檔案二級類目： 2——工人

8、檔案二級類目： 3——離退休職工檔案二級類目： 4——其它,一級類目：6－基本建設(shè)類二級類目：1——生產(chǎn)及輔助設(shè)施,三級類目：01——伊盟羊絨衫廠工程三級類目：02——鄂絨公司工程三級類目：03——原料公司工程三級類目：04——電子公司、奧伊勒公司工程三級類目：05——東昊公司工程三級類目：……….三級類目：18——東華公司工程三級類目：19——庫區(qū)工程三級類目：20——,檔案工作的定義：,狹義上理解檔案工作就是指

9、具體的檔案業(yè)務工作，它包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研及提供利用等幾個方面的具體內(nèi)容。,歸檔工作的內(nèi)容：,歸檔工作第一步——檔案資料收集歸檔工作第二步——檔案的鑒定。歸檔工作第三步——檔案的分類。歸檔工作第四步——檔案的立卷。歸檔工作第五步——檔案檢索。歸檔工作第六步——檔案保管,工 具 清 單,1、檔案裝具：檔案庫房，檔案柜或密集架，各種規(guī)格的檔案盒。2、檔案目錄：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、文件歸檔目錄、

10、備考表、移交清單、借閱登記表等。3、印章及工具：歸檔印章、數(shù)字印章、保管期限印章、棉線或不銹鋼訂書釘及裝訂工具。,歸檔文件材料范圍及保管期限表,,檔 案 的 收 集,按照一定的接收制度和征集辦法，把分散在各個部門、各個機構(gòu)及個人手中的檔案資料及時、準確地集中到檔案管理部門，實行統(tǒng)一管理。,檔 案 的 鑒 定,對檔案資料的保存價值、保管期限進行鑒定，確定檔案資料是否要歸檔存放，存放的期限如何確定或者是否可以直接銷毀。,檔 案 號

11、 的 構(gòu) 成,一個完整意義上的檔案號由全宗號、目錄號、分類號、案卷順序號、件號、頁號組成，它用于綜合檔案管理機構(gòu)比如綜合檔案館對多個單位的檔案進行管理時使用，企業(yè)在編制檔案號的時候需要使用的就是分類號、案卷順序號這個部分。,檔案號的標示方法,一級類目●二級類目號●案卷順序號,案 卷,案卷就是把相同大類下相同問題的文件資料 組織在一起進行立卷，放入同一個檔案盒這 就形成了一個案卷 。,案 卷 順 序

12、號,對每一個案卷依據(jù)一定的類目級別編制的順序號,例：企業(yè)2005年成立至今，共形成經(jīng)營管理類案卷10卷,檔 案 立 卷,把零散的文件材料按照它的來源、內(nèi)容或者形式等特征之間的聯(lián)系組成案卷的過程 。具體內(nèi)容：檔案的組卷，填寫檔案盒封面，加蓋檔號章、保管期限章，裝訂卷內(nèi)檔案，加蓋件號章，編排件號、頁碼，填寫案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表 。,檔 案 組 卷 原 則,年度原則級別原則機構(gòu)原則問題原則期限原則,檔

13、案 盒 案 卷 封 面、側(cè) 封,案卷題名的結(jié)構(gòu),作者——問題——形式,卷內(nèi)檔案的裝訂要求,第一、要求去掉金屬物，用不銹鋼釘書釘或者棉線打孔裝訂 。第二、要求一件一件分開裝訂 。,卷內(nèi)檔案排列原則,按時間順序排列 的原則按作者——時間相結(jié)合的原則 按作者——問題——時間排列的原則按重要程度排列的原則,件 號 章,頁碼的編排要求,單面有字的在這一頁的右上角標頁號。雙面有字的正面在右上角標頁號，反面在左

14、上角標頁號。空白頁不標。同一卷所有檔案的頁碼從第一件的第一頁開始編，按件號的先后順序連續(xù)編制。,檔案案卷文件目錄類別：,卷 內(nèi) 目 錄,卷 內(nèi) 備 考 表,本卷情況說明 立卷人： 檢查人： 立卷時間：,案卷檢索目錄封面,檔案案卷檢

15、索目錄 檔案類別： 歸檔單位： 起止年度： 起止檔號： 保管期限：,檔 案 庫 房 “八防”,防火、防盜、防潮、防光、 防蟲、防鼠、防塵、防污染,檔案入柜排列要求,1、按一級類目分開排列。2、每一類按案卷順序號排列。,歸檔文件整理規(guī)則,2000年12月發(fā)布的《中華人民共和國檔案標準歸檔文件整理規(guī)則》,關(guān)于“件”

16、的規(guī)定,正本與定稿為一件正文與附件為一件原件與制印件為一件轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件來文與復文可以為一件報表、名冊、圖冊等一冊或者一本為一件,歸檔文件整理原則,文件在整理時應當遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。,文件裝訂要求,歸檔文件應當按件裝訂裝訂時，正文和定稿為一件時，正文在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件時，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;原件和復制件為一件時，原件在前，復制件在后；來文和復文

17、為一件時，復文在前，來文在后。文件裝訂的位置要求30頁以內(nèi)在文件左上角空白處斜裝訂，30頁以上在文件左側(cè)裝訂。,歸檔文件分類原則,年度－機構(gòu)或問題－保管期限原則 保管期限－年度－機構(gòu)或問題原則,例：控股集團2007年收集文件550件,文 件 歸 檔 章,歸檔文件目錄,歸檔文件目錄封面式樣,文件歸檔盒封面及側(cè)封式樣,備考表式樣,檔案借閱的兩點要求,第一個要求：制定適合本單位的借閱制度，在檔案提供利用的程序、權(quán)限、責任、形式等方面做