工程資料編制及歸檔指南

1、－1－第一章第一章總則第一節(jié)第一節(jié)建設(shè)項目檔案編制的意義及依據(jù)建設(shè)項目檔案編制的意義及依據(jù)一、一、編制竣工檔案的重要意制竣工檔案的重要意義（略）（略）二、二、編制竣工檔案的依據(jù)制竣工檔案的依據(jù)為規(guī)范和統(tǒng)一公路建設(shè)項目檔案編制及檔案整理，全面、系統(tǒng)、準確、及時完成項目檔案編制工作，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GBT118222000）、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DAT282002）、《廣東省實施公路建設(shè)工

2、程項目文件材料立卷歸檔管理辦法》（粵交辦〔2002〕404號文）、《公路工程竣（交）工驗收辦法》（交通部〔2004〕第3號令）、《關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗收有關(guān)事宜的通知》（交公路發(fā)〔2004〕446號）、《關(guān)于印發(fā)佛山市重點建設(shè)項目檔案管理辦法的通知》（佛府辦〔2005〕116號）、《轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)的通知》（佛檔〔2006〕48號）、現(xiàn)行公路工程標準、規(guī)范、規(guī)程之規(guī)定，制定本《指南》。交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項

3、目檔案須遵照執(zhí)行的部分規(guī)范詳見附件1～6。第二節(jié)第二節(jié)建設(shè)項目檔案編制組織機構(gòu)及職責建設(shè)項目檔案編制組織機構(gòu)及職責一、建一、建設(shè)單設(shè)單位組織組織機構(gòu)與機構(gòu)與職責職責（一）建（一）建設(shè)單設(shè)單位組織組織機構(gòu)機構(gòu)建設(shè)單位在項目建設(shè)進入施工階段時，必須做好項目各階段文件的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理。明確一位負責人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機構(gòu)和人員（專職或?qū)Ｘ煈?yīng)視項目建設(shè)規(guī)模而定）負責項目檔案材料的積累和監(jiān)督指導(dǎo)工作。隨著項目建設(shè)的展開而開展檔案

4、工作。同時把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴展到項目參建的每一個單位，建立與項目相適應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)。參照圖1：圖1檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)圖（二）檔案管理機構(gòu)的（二）檔案管理機構(gòu)的職責職責（略）（略）二、勘二、勘測設(shè)計單測設(shè)計單位組織組織機構(gòu)與機構(gòu)與職責職責（略）（略）三、三、監(jiān)控單位組織組織機構(gòu)與機構(gòu)與職責職責（略）（略）四、施工四、施工單位組織組織機構(gòu)與機構(gòu)與職責職責（一）施工單位必須成立與項目檔案管理相適應(yīng)的管理機構(gòu)和人員，明確分管工程檔案的領(lǐng)工程部

5、（辦公室）檔案室計劃部工程部……監(jiān)理單位設(shè)計單位領(lǐng)導(dǎo)：協(xié)調(diào)工作工作人員：具體工作（總承包）施工隊施工隊………施工隊－3－3、圖紙的組卷方法：各階段形成的圖紙應(yīng)單獨組卷，各卷內(nèi)按圖紙目錄控制其排序。如果一張施工圖由若干單位施工，建設(shè)單位要指定匯總?cè)耍魇┕挝煌瓿勺约贺撠煹牟糠趾蠼挥嘘P(guān)單位匯總?？⒐D與施工圖數(shù)量不一致（有增加或減少）時應(yīng)重新填寫目錄，同時保留原施工圖紙目錄。4、施工文件的組卷方法。施工文件的開工報告、施工組織設(shè)計、施工計

6、劃、施工日志及中間驗收等分別按合同段集中組卷；各項施工原始記錄（施檢表）、試驗檢測報告（試驗表）、評表和檢表按照單位、分部、分項工程劃分整理組卷；原材料按批量形成，單獨組卷。5、工程變更文件的組卷方法。由于工程變更文件的特殊意義和作用，它們不能直接附在被變更的竣工圖的次頁，應(yīng)以單項（單位）工程為單元，把涉及該單項（單位）工程的所有變更通知單集中起來，前面附上該單項（單位）工程的變更通知單目錄。如修改通知單數(shù)量少，可組成一卷，卷內(nèi)可按文號

7、順序排列；如數(shù)量多，則要按文號或?qū)I(yè)（標段或單位工程）分別組卷。若一張更改通知單涉及多圖多處修改，圖紙又不在同一單位工程的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊或在備考表中說明；若一張圖紙有多張修改通知單修改的，這些修改通知單應(yīng)集中順序排列。在施工過程中的工程聯(lián)系單也可按文種組卷（做法與修改通知單相同）。6、監(jiān)理文件的組卷方法。（1）項目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理：監(jiān)理依據(jù)性文件包括《監(jiān)理大綱》、《監(jiān)理規(guī)劃》和各專業(yè)的《監(jiān)理實施細則》等，這些監(jiān)理依據(jù)性文件

8、應(yīng)該在項目批準實施后整理歸檔，排列方法一般按專業(yè)的先后順序。（2）監(jiān)理工作性文件：項目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個項目建設(shè)的各有關(guān)方面，它反映項目建設(shè)參建各方的有關(guān)建設(shè)項目情況，是建設(shè)項目的實質(zhì)性文件。在項目開工前要統(tǒng)一規(guī)定不同文種的文號編排方式，如開工令、復(fù)工令等可設(shè)文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會議紀要、備忘錄也應(yīng)分別設(shè)文種、文號。不同的專業(yè)和業(yè)務(wù)范圍應(yīng)分別設(shè)立文種，這樣一來文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時按發(fā)文程序，一份文件如有擬稿、簽發(fā)

9、、審批記錄，應(yīng)將請示、批復(fù)放一起，以便于文件的管理。同時，也便于隨時了解發(fā)文數(shù)量等。對于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按文種（或?qū)I(yè)）——時間整理組卷。如變更支付、進度款支付、索賠支付要分別單獨組卷，同時應(yīng)把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報按年度組卷。與項目有關(guān)的來往文件應(yīng)整理歸檔，與工程有關(guān)的但沒有批文，沒有結(jié)果的報告，應(yīng)單獨立卷，待竣工驗收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：①監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時間在其形成后組卷，如：監(jiān)理大綱、

10、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；②監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第一季度或積累到一定厚度及時組卷，如：開工、停工、復(fù)工令、監(jiān)理文件、會議紀要、備忘錄、工程款項支付、監(jiān)理簡報、監(jiān)理日志等；③監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時組卷。（二）卷內(nèi)文件排列（二）卷內(nèi)文件排列1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。2、施工文件按管理、依據(jù)、建設(shè)、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)