aa_-報(bào)表處理子系統(tǒng)(pdf 51)

1、第4章  報(bào)表處理子系統(tǒng),報(bào)表處理子系統(tǒng)的主要作用是幫助用戶及時(shí)、方便的編制需要的各種會(huì)計(jì)報(bào)表。為了用戶編制會(huì)計(jì)報(bào)表的需要，一般這種報(bào)表系統(tǒng)中提供了種類豐富的專用函數(shù)，可以方便的直接從賬務(wù)系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)報(bào)表、進(jìn)行財(cái)務(wù)分析和生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)圖。因此掌握這些報(bào)表系統(tǒng)的使用具有重要意義。,一、會(huì)計(jì)報(bào)表簡(jiǎn)介,會(huì)計(jì)報(bào)表的編制過(guò)程，就是對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行集中、整理和再加工的過(guò)程?！　?huì)計(jì)報(bào)表以表格和數(shù)字及附帶的文字說(shuō)明來(lái)提供會(huì)計(jì)資料

2、。 會(huì)計(jì)報(bào)表按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類，分類標(biāo)準(zhǔn)分別為：按報(bào)送的對(duì)象、按照編制的日期、按報(bào)表的編制單位、按報(bào)表的結(jié)構(gòu)。 所有這些報(bào)表中，根據(jù)《企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告條例》規(guī)定而編制的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表是會(huì)計(jì)核算工作中需要編制的最基本的報(bào)表。,二、會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)概述,通用表處理軟件如LUTOS 1-2-3、EXCEL等運(yùn)算速度快、靈活實(shí)用、操作簡(jiǎn)便、功能強(qiáng)大，深受用戶歡迎，在各種事務(wù)處理中得到廣泛應(yīng)用。

3、但是，這些通用表處理系統(tǒng)在會(huì)計(jì)核算工作中由于受到種種因素的制約，目前使用并不廣泛。這些制約因素為： 1.受商品化軟件的制約。 2.受會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)水平的制約。,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中專門設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)報(bào)表處理子系統(tǒng)。具有通用表處理系統(tǒng)的基本功能，便于會(huì)計(jì)人員方便的編制有關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表，但功能比通用表處理系統(tǒng)簡(jiǎn)單。,將會(huì)計(jì)軟件與EXCEL聯(lián)系的所謂“捆綁式”的處理方式。既可以方便的從帳務(wù)系統(tǒng)中調(diào)取會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。又可以利用EXCEL強(qiáng)大的表

4、處理功能和數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)及圖形處理功能，方便的編制所需要的各種會(huì)計(jì)報(bào)表并進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析和統(tǒng)計(jì)處理。,三、報(bào)表系統(tǒng)的基本概念,1.報(bào)表基本結(jié)構(gòu)分析 報(bào)表可以分成簡(jiǎn)單表和復(fù)合表兩類，復(fù)合表可以由簡(jiǎn)單表嵌套而成，也可由多個(gè)簡(jiǎn)單表拼合而成，因此復(fù)合表在處理上不如簡(jiǎn)單表那樣方便。但無(wú)論簡(jiǎn)單表還是復(fù)合表，就其結(jié)構(gòu)而言基本由兩大部分組成，這就是：基本固定的表格式和隨會(huì)計(jì)期間不同而不同的表中的數(shù)據(jù)部分。,,www.ufsoft.com

5、,11,2.報(bào)表的格式   標(biāo)題、表頭、表體和表尾是組成報(bào)表的基本要素，不同報(bào)表的區(qū)別實(shí)際上是報(bào)表中各要素的內(nèi)容不同。表處理子系統(tǒng)的基本工作原理就是軟件提供給用戶設(shè)置標(biāo)題、表頭、表體和表尾的功能，用戶只要運(yùn)行這些功能，就能得到滿足需要的報(bào)表。,3.報(bào)表公式和關(guān)鍵字 (1)  報(bào)表公式 (2)  報(bào)表關(guān)鍵字 (3)  多維表 

6、 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的表處理系統(tǒng)一般是一個(gè)三維立體報(bào)表處理系統(tǒng)，要確定一個(gè)數(shù)據(jù)的所有要素為：表名、列、行和表頁(yè)。,4.2.會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)的處理流程和功能結(jié)構(gòu),一、報(bào)表處理流程,二、報(bào)表系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu),4.3 報(bào)表系統(tǒng)的設(shè)置,一、 報(bào)表文件名稱登記 不同的報(bào)表，報(bào)表名不能相同。報(bào)表名是供用戶調(diào)用設(shè)定的報(bào)表結(jié)構(gòu)文件使用的，它與表的標(biāo)題并沒(méi)有直接的關(guān)系。它可以是中文，也可以是西文或漢語(yǔ)拼音的縮寫(xiě)。,二、報(bào)表格式設(shè)置,1.非直

7、觀的報(bào)表格式設(shè)置方式 采用非直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式，在屏幕上看不到成形的表樣，只能通過(guò)對(duì)話方式，由使用者將報(bào)表標(biāo)題、欄目等報(bào)表結(jié)構(gòu)要素輸入計(jì)算機(jī)，并保存在數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。,2.直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式 在直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式下，采用整表設(shè)置模式，具有“所見(jiàn)即所得”的特性。很多報(bào)表系統(tǒng)采用了類似于電子表軟件EXCEI的界面，在屏幕顯示的網(wǎng)格上可以直接填充文字、設(shè)置格式，當(dāng)報(bào)表的行、列、文字、字體等不合適時(shí)，也可以直接在整張表

8、上改動(dòng)。目前流行的WINDOWS版的報(bào)表系統(tǒng)一般采用直觀的報(bào)表格式設(shè)置方式。,具體使用方法： (1)報(bào)表尺寸定義。 (2)單元屬性和風(fēng)格定義。 (3)組合單元定義。 (4)關(guān)鍵字定義。,三、表公式設(shè)置,1.報(bào)表運(yùn)算公式的設(shè)置 報(bào)表運(yùn)算公式是在編制報(bào)表時(shí)，確定表元的數(shù)據(jù)來(lái)源的公式 (1)確定表元的數(shù)據(jù)來(lái)源及取數(shù)所要滿足的條件。 (2)運(yùn)算公式的構(gòu)成：

9、    表單元及坐標(biāo)、運(yùn)算符、表達(dá)式。 例：某報(bào)表系統(tǒng)公式格式為： 列號(hào)、行號(hào)=QC（“科目編碼”，會(huì)計(jì)期間，方向，賬套號(hào)） (3)運(yùn)算公式的設(shè)置方式 (4)函數(shù),2.報(bào)表審核公式的設(shè)置 報(bào)表審核公式是報(bào)表數(shù)據(jù)之間關(guān)系的檢查公式。它主要用于：報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源定義完成后，審核報(bào)表的合法性；報(bào)表數(shù)據(jù)生成后，審核報(bào)表數(shù)據(jù)的正確性。,3.設(shè)置報(bào)表公式時(shí)應(yīng)注意： (1

10、)公式中緊接目標(biāo)單元的運(yùn)算符一般應(yīng)是“=”，只有公式過(guò)長(zhǎng)，需要分成幾個(gè)公式時(shí)，才可以是其他運(yùn)算符。 (2)多數(shù)會(huì)計(jì)報(bào)表軟件從帳簿的某個(gè)科目取數(shù)時(shí)，表處理系統(tǒng)中若設(shè)為取某個(gè)科目期末借方余額，而實(shí)際余額在貸方，則公式的值是零，而不是貸方金額的負(fù)值。 (3)通常表示目標(biāo)單元的行號(hào)和列號(hào)是指該單元在表中的實(shí)際位置，這個(gè)值與屏幕提示行顯示的當(dāng)前行號(hào)和列號(hào)無(wú)關(guān)。使用某一特定軟件時(shí)應(yīng)注意該軟件是如何規(guī)定行號(hào)和列號(hào)的。,4.4 報(bào)表系

11、統(tǒng)日常工作的處理,一、報(bào)表編制,報(bào)表的編制是由計(jì)算機(jī)在人的控制下自動(dòng)完成的。它的作用是使系統(tǒng)運(yùn)行載有設(shè)置好的報(bào)表結(jié)構(gòu)的文件，使其中的運(yùn)算公式能從相應(yīng)的數(shù)據(jù)源中調(diào)取數(shù)據(jù)填入相應(yīng)的表單元中，從而得到數(shù)據(jù)表。 在報(bào)表編制過(guò)程中，系統(tǒng)將對(duì)公式的格式進(jìn)行檢查，如有語(yǔ)法或句法錯(cuò)誤系統(tǒng)將給予提示。 每月編制報(bào)表前首先應(yīng)將當(dāng)月業(yè)務(wù)處理完畢（既包括日常業(yè)務(wù)的處理也包括期末攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理）并結(jié)帳。編制季度和年度報(bào)表也應(yīng)按此原

12、則處理。,二、報(bào)表輸出,表處理系統(tǒng)報(bào)表輸出有兩種方式：一種是屏幕顯示輸出，這種輸出主要為用戶檢查報(bào)表設(shè)置和編制是否正確用，因此為了顯示盡量多的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，不是很必要的表格線一般不顯示。另一種輸出是打印輸出，此時(shí)輸出的是按正規(guī)要求生成的正式報(bào)表。 系統(tǒng)一般還可以打印空表和用戶設(shè)置的公式清單供用戶檢查公式設(shè)置用。 為了方便用戶打印出滿意的報(bào)表，系統(tǒng)一般都提供打印設(shè)置功能，該功能可以對(duì)報(bào)表使用的字型、字號(hào)、行距和列距進(jìn)行設(shè)定來(lái)

13、調(diào)整報(bào)表的大小。還可以設(shè)置表首的上、下邊距，表左、右邊距等，以調(diào)整表在打印紙上的位置。,三、報(bào)表的匯總和分析,1.報(bào)表的匯總 報(bào)表系統(tǒng)的報(bào)表匯總功能是指：結(jié)構(gòu)相同，數(shù)據(jù)不同的兩張報(bào)表經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單迭加生成一張新表的功能。在實(shí)際工作中，主要用于同一報(bào)表不同時(shí)期的匯總以便得到某一期間的匯總數(shù)據(jù)，或者同一單位不同部門，同一張報(bào)表的匯總，以得到整個(gè)單位的合計(jì)數(shù)字。,2.報(bào)表的分析 (1)圖形分析法 圖形分析法就是將報(bào)表中選定

14、的數(shù)據(jù)以圖形方式顯示，使用戶直觀地得到數(shù)據(jù)的大小或變化的情況。 目前國(guó)內(nèi)流行的通用報(bào)表處理軟件一般都提供餅圖、直方圖、折線圖、立體圖四種圖形分析功能。計(jì)算機(jī)制圖要經(jīng)以下步驟：     選取繪圖數(shù)據(jù)。      選擇圖形類型。      根據(jù)系統(tǒng)提示生成圖形。,(2)視圖分析法：

15、 視圖分析法是采用從某一張表或多張表中抽取具有某種特定經(jīng)濟(jì)涵義的數(shù)據(jù)，形成一張“虛表”，從而達(dá)到對(duì)多個(gè)報(bào)表數(shù)據(jù)在系統(tǒng)生成的“虛表”中進(jìn)行重新分類、對(duì)比分析的效果。 視圖是數(shù)據(jù)報(bào)表的寄生表，沒(méi)有數(shù)據(jù)報(bào)表就不可能產(chǎn)生視圖。這種分析方法是手工報(bào)表分析難以實(shí)現(xiàn)的，因此這也是報(bào)表系統(tǒng)提供的很有意義的重要功能。,四、報(bào)表的維護(hù),1.報(bào)表刪除 使用報(bào)表刪除功能時(shí)需要注意，報(bào)表刪除功能不光可以刪除編制得到的數(shù)據(jù)表，

16、也可以刪除表結(jié)構(gòu)。報(bào)表結(jié)構(gòu)一旦刪除，如果需要使用只有重新設(shè)置。一般情況，即使是不常使用的報(bào)表，不是絕對(duì)必要，也不應(yīng)刪除報(bào)表結(jié)構(gòu)。,2.結(jié)構(gòu)復(fù)制 結(jié)構(gòu)復(fù)制功能可以在定義新報(bào)表時(shí)，選擇結(jié)構(gòu)類似的報(bào)表進(jìn)行復(fù)制，對(duì)復(fù)制過(guò)來(lái)的報(bào)表結(jié)構(gòu)按需要進(jìn)行修改即可使用，從而減少用戶設(shè)置的工作量。,4.5 現(xiàn)金流量表的編制,一、現(xiàn)金流量表編制原理,現(xiàn)金流量表的編制基礎(chǔ)是收付實(shí)現(xiàn)制，因此主表和附表中的一些相對(duì)復(fù)雜的項(xiàng)目難以直接從以權(quán)責(zé)發(fā)生制為

17、基本原則的賬簿中調(diào)取數(shù)據(jù)，而只能根據(jù)賬簿和憑證的數(shù)據(jù)分析填列。因此現(xiàn)金流量表的編制方法與資產(chǎn)負(fù)債表和損益表等其他會(huì)計(jì)報(bào)表有較大的區(qū)別。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中需要采用特別的方法。,1.現(xiàn)金流量表手工編制概述 現(xiàn)金流量表的編制方法，準(zhǔn)則規(guī)定主表采用直接法、附注（補(bǔ)充資料）采用間接法編制。同時(shí)介紹了工作底稿法和T型帳戶法兩種具體的編制方法。兩種編制方法出發(fā)點(diǎn)不同，編制過(guò)程也有差異，但無(wú)論哪一種方法都是以資產(chǎn)負(fù)債表和損益表數(shù)據(jù)為編制基礎(chǔ)、以總帳

18、、明細(xì)帳及記帳憑證等資料為依據(jù)，對(duì)每一項(xiàng)目進(jìn)行分析并編制調(diào)整分錄，從而編制出現(xiàn)金流量表。,2.使用手工編制現(xiàn)金流量表方法存在的問(wèn)題 (1)編制工作量大、編制困難。 (2)人為因素大、編制技術(shù)要求高。 (3)報(bào)表編制過(guò)程難以留下足夠的審計(jì)線索。,3.使用報(bào)表系統(tǒng)軟件編制現(xiàn)金流量表的基本思想 報(bào)表系統(tǒng)軟件編制現(xiàn)金流量表的基本處理應(yīng)從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)時(shí)，即將同一科目中與現(xiàn)金流量變化

19、有關(guān)和與現(xiàn)金流量無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，以便編制《現(xiàn)金流量表》時(shí)分類匯總直接在表中列示。從根本上解決期末編制《現(xiàn)金流量表》的困難。,二、 現(xiàn)金流量表編制方法,1.在現(xiàn)金等科目下分類設(shè)置明細(xì)科目的方法2.使用設(shè)置現(xiàn)金輔助帳的方法3.設(shè)立標(biāo)志字段的方法,本章小結(jié),編制會(huì)計(jì)報(bào)表是財(cái)會(huì)工作的重要內(nèi)容。由于會(huì)計(jì)報(bào)表的編制過(guò)程有很強(qiáng)的規(guī)律性，所以在一般計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件中都提供了會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)或會(huì)計(jì)報(bào)表模塊，幫助用戶及時(shí)、方便的編制需要的各種會(huì)計(jì)報(bào)表。