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文檔簡介
1、OA系統(tǒng)文件管理功能建設系統(tǒng)文件管理功能建設G271文獻標識碼:AOA系統(tǒng)即辦公自動化(OfficeAutomation),屬于現(xiàn)代化辦公設備與計算機網(wǎng)絡相結(jié)合的一種新型辦公方式。OA系統(tǒng)不僅能夠節(jié)約行政成本,還能夠有效提高工作效率[1]。在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡技術(shù)不斷發(fā)展的過程中,OA系統(tǒng)逐漸融入了網(wǎng)絡協(xié)同辦公、知識管理等先進理念[1],實現(xiàn)了向計算機網(wǎng)絡化、協(xié)作化和智能化發(fā)展。將OA系統(tǒng)與檔案管理結(jié)合,OA系統(tǒng)的運行通過網(wǎng)絡系統(tǒng)生成或傳
2、輸電子文件實現(xiàn)這在很大程度上節(jié)省了文稿打印、裝訂等步驟,還能夠簡化文件的過程。從檔案管理工作人員的角度而言,利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)了信息的共享[2],減少了其中工作量的重復性[3],有效實現(xiàn)了協(xié)同作業(yè)。因此,越來越多的醫(yī)院利用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢將其與醫(yī)院檔案管理結(jié)合。1檔案管理視角下醫(yī)院OA系統(tǒng)文件文件管理現(xiàn)狀1.1忽視檔案管理人員的參與OA系統(tǒng)文件管理功能對檔案管理有著重要意義。在實現(xiàn)醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設過程中,一般只會強調(diào)技術(shù)人員與職能工作人員
3、的參與,忽視了檔案管理人員的參與。雖然在進行OA系統(tǒng)文件管理功能建設的過程中,技術(shù)人員與職能部門的參與非常重要,但是忽視檔案管理人員的參與,就可能與檔案管理工作脫節(jié),導致后期檔案的各項工作效率無法有效提高。因此在進行OA系統(tǒng)功能建設的過程中,需要從思想上提高對檔案管理的重視,積極鼓勵檔案管理等各個環(huán)節(jié)[6],實現(xiàn)的不僅是對檔案管理的描述,還需要加強對電子文件的全程監(jiān)控。2.2實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性在以檔案管理為視角的OA系統(tǒng)文件管理,
4、其重點并非是技術(shù)層面,而是以電子文件管理的需求為重點。這是因為目前OA系統(tǒng)的建設技術(shù)已經(jīng)十分成熟,技術(shù)實現(xiàn)能夠在沒有多大難度的情況下完成。因此技術(shù)層面并不是最大的難題,而是應該多從需求方面考慮,通過了解檔案部門要求,利用技術(shù)手段實現(xiàn)。3檔案管理視角下OA系統(tǒng)文件管理功能建設3.1理論基礎在醫(yī)院檔案管理視角下,將要實現(xiàn)OA系統(tǒng)文件與檔案管理的良好銜接,有一個共同的指導理論基礎是十分必要的。綜合分析醫(yī)院檔案管理特征以及OA系統(tǒng)文件管理情況,
5、以“文件生命周期理論”作為指導理論[7]。所謂的文件生命周期理論是將文件自產(chǎn)生開始到最終形成檔案的這一整個過程中,都看成是一個完整的生命周期,體現(xiàn)出的是一體化的思想。換一種角度而言,不管是文件還是檔案,實際上就是文件在不同的生命周期其不同的表現(xiàn)形式而已,從實質(zhì)上而言都是相同的。將文件生命周期理論作為指導,能夠?qū)崿F(xiàn)在檔案管理角度下OA系統(tǒng)文件管理功能建設,確保兩者之間的有效連接[8]。3.2注意定位在日常的醫(yī)院檔案管理中,多數(shù)將重點放在文
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