科技文件的預(yù)立卷管理

1、科技文件的預(yù)立卷管理科技文件的預(yù)立卷管理G275.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，科技文件的管理也不斷地面臨著新的挑戰(zhàn)，由于有了預(yù)立卷這種管理形式，使科技文件能夠完整地將科研生產(chǎn)的全過程實(shí)時(shí)地記錄、整理和保存下來。加之合理準(zhǔn)確的預(yù)立卷管理，使得科技文件的管理水平得到了進(jìn)一步提升的同時(shí)，保證了科技文件完整性、準(zhǔn)確性，也大大提高了科技文件的歸檔效率。1預(yù)立卷的含義和意義1.1預(yù)立卷的含義預(yù)立卷是指按照一定的原則和方法，將處理完畢

2、的、有保存價(jià)值的零散文件進(jìn)行系統(tǒng)整理并組成案卷的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作?？萍嘉募A(yù)立卷是將科技活動(dòng)過程中產(chǎn)生的每一份文件進(jìn)行適時(shí)收集、整理、排序。并對(duì)文件的內(nèi)在質(zhì)量加以控制，經(jīng)評(píng)審和各級(jí)簽署后，由檔案管理機(jī)構(gòu)代為保管的一種形式。1.2預(yù)立卷的意義科研單位每年都有許多研制任務(wù)和科研課題，其中大多數(shù)研制任務(wù)和科研課題都需要幾年甚至更長(zhǎng)時(shí)間周期才能完成。從開始論證、立項(xiàng)，到分析、設(shè)計(jì)，試驗(yàn)，直至最后的驗(yàn)收結(jié)題，每一環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行反復(fù)研究論證，在論證的過

3、程中會(huì)產(chǎn)生大量的過程性文件，通過對(duì)其實(shí)施預(yù)立卷管理，可以預(yù)見性地做好平時(shí)文件材料暫存管理的工作。這是科技文件隨時(shí)收集、積累最有效的方法。首先同產(chǎn)品研制程序和科技檔案工作的基本原理，把科技文件收集工作貫穿于研制工作的全過程。并使科技文件收集工作成為科研工作的有機(jī)組成部分，這不僅是科技文件預(yù)立卷收集工作的重要特點(diǎn)之一，更是預(yù)立卷工作應(yīng)遵循的基本原則。3預(yù)立卷管理的范圍和要求預(yù)立卷管理雖然不同于正式歸檔，但卻是歸檔部門在文件資料正式歸檔前將其

4、按規(guī)定類目預(yù)先分類、整理、存放的一個(gè)重要程序。是科研生產(chǎn)過程中一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)。預(yù)立卷的對(duì)象是本部門已經(jīng)處理完畢且具有保存、利用價(jià)值的所有文件材料。因此預(yù)立卷管理本身也具有一定的范圍和要求。3.1預(yù)立卷管理的范圍第一，在科研產(chǎn)品研制過程中形成的、記載有文字、圖樣、影像等正在形成和使用的各種信息和記錄。第二，在科研活動(dòng)中形成的、在處理完畢后，已經(jīng)齊備而具有借鑒、利用和保存價(jià)值的文件資料。3.2預(yù)立卷管理要求在產(chǎn)品研制的過程中會(huì)產(chǎn)生大量的