文書立卷知識講座

1、文書檔案管理,,,第一部分檔案基本知識,一、檔案的概念和特點,概念 “檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?,,主體： 內(nèi)容： 表現(xiàn)形式 ：,國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和個人,政治、軍事、

2、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)、文化、宗教等活動,文字、圖表、聲像等不同形式,二、檔案的特點,社會性 歷史性 確定性 原始性,三、檔案的分類,文書檔案 反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案 科學(xué)技術(shù)檔案 反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動的檔

3、案 專業(yè)檔案 反映專門領(lǐng)域活動的檔案。會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、病歷檔案,,第二部分 文書檔案整理,一、文書整理是文書處理部門的一項重要職責(zé)，法定的義務(wù),《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第六章第二十三條規(guī)定：公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。 第二十七條規(guī)定：需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)

4、定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)印件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān) 職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。,第三十六條規(guī)定：機(jī)關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有規(guī)定移交檔案管理部門。 以上規(guī)定可以看出，立卷歸檔是公文處理的一個重要程序，只有辦理完畢后，經(jīng)過立卷歸檔，才能說把公文處理整個工

5、作完成。,二：整理依據(jù),一是國家檔案局第8號令——《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》二是《歸檔文件整理規(guī)則》 以件為單位進(jìn)行整理。2000年以后頒布后普遍運用于各級黨政部門文書檔案的整理工作中。三是《文書檔案案卷格式》 用于按立卷方法整理的檔案。主要用于業(yè)務(wù)檔案以及專門檔案的整理。,三、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》概述,2006年9月19日，國家檔案局下發(fā)了第8號令，關(guān)

6、于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。 （一）、《規(guī)定》與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務(wù)文件相比有五個方面的變化： 1、改革了文書檔案保管期限的劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”保管期限劃分方法改變?yōu)椤坝谰谩?、“定期”?2、突出了立檔單位的主體地位，在界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面體現(xiàn)“以我為主”的思想。 3、充實了一些文件條款。

7、 4、與1987年規(guī)定相比較，對一些檔案的保管期限作了適當(dāng)調(diào)整。 5、加大了管理力度，建立了審批制度。要求各機(jī)關(guān)都應(yīng)根據(jù)8號令的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門工作實際，編制文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)同級檔案行政管理部門審批同意后執(zhí)行。,,（二）、突出特色 1、突出主要職能活動的特色 ¤ 突出專業(yè)文件材料的特色

8、 ¤ 突出行政執(zhí)法工作的特色 ¤ 突出行政審批工作的特色 2、突出本機(jī)關(guān)基本歷史面貌的特色 ¤ 本機(jī)關(guān)舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料。 ¤ 本機(jī)關(guān)召開的重要會議文件材料。 ¤ 本機(jī)關(guān)單獨制發(fā)、與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的本機(jī)關(guān)為主辦機(jī)關(guān)的重要文件。,,3、突

9、出本機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)利益的特色 ¤ 本機(jī)關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系 ¤ 本機(jī)關(guān)債權(quán)債務(wù)關(guān)系 ¤ 下屬有經(jīng)濟(jì)利益單位的經(jīng)濟(jì)關(guān)系 4、突出本機(jī)關(guān)個人利益的特色 ¤ 本機(jī)關(guān)個人利益的文件材料 ¤ 外單位的個人利益的文件材料,四、《歸檔文件整理規(guī)則》概述,《歸檔文件整理規(guī)則》1997年確立編寫的指導(dǎo)思想；

10、1998年在廣東、深圳、福建等省試點；1999年12月18日在全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會第八次年會上通過，2000年12月6日由國家檔案局中央檔案館發(fā)布，2001年1月1日實施。 其特點有：簡化性、兼容性、靈活性、前瞻性。,簡化性：1、取消案卷，把檔案保管單位還原以文件本身，免除了組卷過程。 2、界定“件”的方法簡單 3、分類層次簡化且固定 4、裝訂以件

11、為單位 5、取消案卷、卷內(nèi)兩級目錄 6、直接裝盒無須填寫盒內(nèi)目錄、 7、無須擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只蓋檔號章和填寫盒脊 8、利用方式上進(jìn)行機(jī)上檢索、全文閱讀、資源共享，保護(hù)原文,兼容性：1、兼容計算機(jī)和手工管理兩種方式，既有引導(dǎo)性又有過渡保留了分類、排列等工作環(huán)節(jié)，特別強(qiáng)調(diào)按事由排列，便于在不使用計算機(jī)的前提下提供文件

12、 2、兼顧檔案室和檔案館兩種管理方式 靈活性：適用范圍廣；整理要求原則化，增加了自主性；分類只限定基本方法，可自行選擇；歸檔章可根據(jù)需要設(shè)置其他項目；裝訂方式自行選擇等。 前瞻性：文檔一體化,適用范圍：機(jī)關(guān)團(tuán)體的文書檔案，企事業(yè)單位的前四類檔案； 前提條件：軟件、硬件、檔案人員檔案整理操作技能和計算機(jī)技能 實施方法：不采取一刀切的辦法，過去已完成的整理工作不返

13、工，根據(jù)各單位情況適時采用。,四、歸檔文件的整理 （一）收集歸檔文件 歸檔文件收集齊全，對保證歸檔質(zhì)量有著極其重要的作用。所謂齊全完整，包括應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)都收集齊全、完整。 （1）、保證收集的齊全完整，做到以下幾點 ★結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實際，制定本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限表。 ★各機(jī)關(guān)應(yīng)建立和健全有關(guān)公文處理制度和歸檔制度

14、，以保證文件收集工作的順利進(jìn)行；同時，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，,★要多做宣傳，提高人們歸檔的自覺性。 ★嚴(yán)把“賬內(nèi)”、“賬外”文件關(guān)。 ★對收進(jìn)的文件嚴(yán)格檢查。 ★執(zhí)行隨辦隨歸制度 ★檔案部門加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，促使歸檔文件收集齊全完整。 （2）、歸檔制度包括： 1、歸檔范圍與保管期限 2、歸檔時間

15、 3、歸檔要求 4、歸檔手續(xù),（二）整理歸檔文件 文書檔案整理的基本原則：遵循文件形成的客觀規(guī)律，保存文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。 文書檔案的整理要求： 1、歸檔文件齊全完整，已破損的文件應(yīng)予以修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。 2、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案保護(hù)的要求。,基本概念

16、 歸檔文件—立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件整理—將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 件—歸檔文件的整理單位。,歸檔文件整理方法 步驟六步驟：裝訂 、分類 、排列、編號、編目 、裝盒 一、裝訂是歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，即采用符合檔案保護(hù)

17、要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。 裝訂要求 （1） 歸檔文件以 “件”為單位逐件進(jìn)行裝訂。 ◆文件正本與定稿為一件 ◆正文和附件為一件 ◆轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件 ◆正文與文件處理單為一件 ◆原件與復(fù)印件為一件 ◆報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件 ◆會議文件。一次會議形成幾

18、份文件，就是幾件，即一份文件為一件 ◆干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件,◆干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補(bǔ)助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。 （2）、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)

19、文作為兩件，復(fù)文在前，來文在后。 （3）、裝訂時，應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側(cè)與上側(cè)對齊；左側(cè)裝訂的，左側(cè)與下側(cè)（底邊）對齊。,二、分 類 歸檔文件可以采用年度、黨政、機(jī)構(gòu)、保管期限、問題等方法進(jìn)行分類 （1）分年度 （2）分黨政：黨務(wù)和行政文件分開 （3）分機(jī)構(gòu) （4）分保管期限 （5）分問題,,裝訂方法1、線裝法。

20、屬永久和30年保管期限的，根據(jù)文件的厚薄，文件頁數(shù)較少時，采用“縫紉機(jī)”左上角裝訂；文件頁數(shù)較多時，采用“三孔一線”左側(cè)裝訂。2、對于裝訂成冊不便拆釘?shù)臅?、刊物，由于其金屬物已?yán)封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。,三、排 列 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計表等成套性文件可集中排列，一般采用年度保管期限分類法 （1）、排列原則--事由

21、原則 事由原則--即同一事由形成的相關(guān)的文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。 （2）、排列方法 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表，關(guān)于同一事由的來問與復(fù)文等成套性文件應(yīng)集中排列。 （3）、排列步驟 先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起；再采用一定得方法對不同事由的文件進(jìn)行排列。,四、 編 號

22、 （一）件號 1、室編件號 室編件號，即在歸檔文件整理時編制的件號，其編制方法和要求： （1）歸檔文件排列順序固定之后，應(yīng)逐件編寫件號。 （2）在同一年度，同一保管期限內(nèi)，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。即一年三個流水號，永久從“1”開始，30年從“1”開始，10年從“1”開始，依次編制。 （3）不得斷號，重號，跳號。 2、館編件號

23、   不填,（二）頁號 頁號編寫方法和要求： 1、 以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個流水號。 歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補(bǔ)編頁號。（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復(fù)、函與復(fù)函、報告與批示、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、辦法與實施細(xì)則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。

24、 2、單面印刷的為一頁，編一個號；雙面印刷的為兩頁，編兩個號。 3、不得重編、漏編頁號。,（三）蓋歸檔章 1、歸檔章的位置 歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端右上角空白位置。不要壓字跡，不要與收發(fā)章或領(lǐng)導(dǎo)批示文字交叉在一起。也可在文件前另加一頁白紙，加蓋歸檔章。 歸檔章樣式如下：,2、 歸檔章的項目及填寫方法 歸檔章的項目有全宗號、類

25、目號、保管期限、年度、室編件號、館編件號等。（1）全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。（2）類目號：指的是一個全宗的分類方案中，各級類目的代號 。即對一個全宗內(nèi)的檔案先按門類設(shè)置一級類目，在各門類下按照各自的特點分別設(shè)置二級、三級類目，類目號可由阿拉伯?dāng)?shù)字或漢語拼音字母組成，不同級位的類別之間用間隔符號“.”分開，類目層次以不超過四級為宜。譬如采用年度保管期限分類法的類目號是“1.2009.1”表示2009年永久文書檔案。,,（3

26、）保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。三種保管期限可分別簡稱為“永久”、“30年”、“10年”。（4）室編件號：按歸檔文件排列順序編寫的件號填寫，由檔案室負(fù)責(zé)填寫。（5）館編件號：由檔案館負(fù)責(zé)填寫,五、編 目 歸檔文件目錄有七項內(nèi)容：件號、責(zé)任者、文件編號、文件題目、日期、頁數(shù)、備注等。 歸檔文件目錄如下圖：,1、件號：即在歸檔文件整理時編制的順序號

27、 2、責(zé)任者 責(zé)任者，就是對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個人，即文件的署名者，這就是說文件的署名者是誰，責(zé)任者就是誰。 目前填寫存在的問題，填寫撰稿人或承辦科室，他們并不是責(zé)任者。 （1）、責(zé)任者一般應(yīng)填寫全稱。如用簡稱也要用通用的簡稱，如市委。 （2）、某些聯(lián)合發(fā)文的作者較多時，也可填寫與自身有關(guān)的或自身。 （3）、一些“白頭”文件責(zé)任者的填寫方法

28、 ★ xx領(lǐng)導(dǎo)同志的講話或發(fā)言，責(zé)任者應(yīng)填寫職務(wù)及個人姓名 ★以機(jī)關(guān)名義批轉(zhuǎn)的xx領(lǐng)導(dǎo)講話，則應(yīng)填寫機(jī)關(guān)的全稱,★各種典型材料是個人的填個人，是集體的填單位名稱 ★統(tǒng)計報表責(zé)任者填寫填報單位名稱 ★介紹信及其存根填寫出具介紹信的單位名稱 ★各種審批表責(zé)任者填寫最終審批機(jī)關(guān)的名稱 3、文件編號：就是文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，也就是公文的編號

29、。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分。 填寫文號時應(yīng)將文件字號全部填寫，大致有以下幾種方法： （1）、在同一案卷中，有幾個不同類的字號，應(yīng)分別填出不同的發(fā)文機(jī)關(guān)代字和順序號。 （2）、聯(lián)合行文的，文號較多可選擇填寫，針對立檔單位直接關(guān)系或主辦單位的發(fā)文號，其它可省略。,（3）、簡報、期刊一類，文號可填寫成xx簡報x期、xx動態(tài)x期。

30、 （4）、各種介紹信及存根如干部職工調(diào)動介紹信、畢業(yè)生分配介紹信、工資介紹信，可填成x干介x號、x勞調(diào)x號、x人畢x號等 （5）、以便函形式的發(fā)文，文號可填寫便函的發(fā)文字號。4、文件題名，就是文件材料的標(biāo)題。它是歸檔文件目錄的主要組成部分。一般應(yīng)照實抄錄，但因文件責(zé)任者一欄已填寫責(zé)任者可以在題目中將責(zé)任者省略，具體填寫方法有以下幾種： （1）文件標(biāo)題可以揭示文件內(nèi)容的，可直接填寫。 （2）原文件無標(biāo)題，如人

31、民來信或便函等要擬寫標(biāo)題。 （3）以文種名稱作為標(biāo)題的，這種情況多見于通知、公告、布告，要擬寫標(biāo)題,（4）文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)有關(guān)，但文件標(biāo)題沒有能夠反映出來，對這類情況，除照抄原標(biāo)題外，必須在原標(biāo)題中或原標(biāo)題后注明針對本機(jī)關(guān)的有關(guān)事情。如任命、表彰、通報等。 （5）對于文字過多的標(biāo)題，填寫題名時在不損害文件愿意的情況下可適當(dāng)簡化，這主要指轉(zhuǎn)發(fā)文件。 （6）某些文件既有正標(biāo)題又有副標(biāo)題，這種情況多見于領(lǐng)導(dǎo)講話

32、，一般情況下只填寫副標(biāo)題。 （7）會議記錄卷得題目填寫時可采用概括式提要式的方法填寫。 （8）一次印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)幾個文件，原標(biāo)題中只列出一個文件的名稱，填寫題名時應(yīng)補(bǔ)充填寫其他文件的具體名稱。,（9）對于上級下發(fā)的各種統(tǒng)計報表填寫題名時應(yīng)改換成本單位的名稱后填寫。 對于沒有對按照文件的原標(biāo)題抄錄而填寫卷內(nèi)目錄題名欄內(nèi)的自擬標(biāo)題、補(bǔ)充標(biāo)或改換標(biāo)題都應(yīng)加上【】。 5、日期：即制發(fā)

33、文件的時間。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日。 6、頁數(shù)：填寫每一份歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。 7、備注：填寫文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。,六、裝 盒 裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內(nèi)，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目。（一）裝盒 1、裝盒時，應(yīng)將不同年度、不同保管期限的文件分

34、別裝入不同的盒內(nèi)。 2、裝盒時，應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號的順序依次裝盒。 3、文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側(cè)立排放。,（二）填寫備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。備考表是單位檔案部門對歸檔文件進(jìn)行動態(tài)管理的有效措施。（三）填寫檔案盒封面    &#