文書立卷知識講座

1、文書檔案管理,,,第一部分檔案基本知識,一、檔案的概念和特點,概念 “檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！?,,主體： 內容： 表現(xiàn)形式 ：,國家機關、社會團體和個人,政治、軍事、

2、經濟、科學技術、文化、宗教等活動,文字、圖表、聲像等不同形式,二、檔案的特點,社會性 歷史性 確定性 原始性,三、檔案的分類,文書檔案 反映黨務、行政管理等活動的檔案 科學技術檔案 反映科學技術研究、生產、基本建設等活動的檔

3、案 專業(yè)檔案 反映專門領域活動的檔案。會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、病歷檔案,,第二部分 文書檔案整理,一、文書整理是文書處理部門的一項重要職責，法定的義務,《黨政機關公文處理工作條例》第六章第二十三條規(guī)定：公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。 第二十七條規(guī)定：需要歸檔的公文及有關材料，應當根據有關檔案法律法規(guī)及機關檔案管理規(guī)

4、定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復印件。機關負責人兼任其他機關 職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔。,第三十六條規(guī)定：機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經整理后按照有規(guī)定移交檔案管理部門。 以上規(guī)定可以看出，立卷歸檔是公文處理的一個重要程序，只有辦理完畢后，經過立卷歸檔，才能說把公文處理整個工

5、作完成。,二：整理依據,一是國家檔案局第8號令——《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》二是《歸檔文件整理規(guī)則》 以件為單位進行整理。2000年以后頒布后普遍運用于各級黨政部門文書檔案的整理工作中。三是《文書檔案案卷格式》 用于按立卷方法整理的檔案。主要用于業(yè)務檔案以及專門檔案的整理。,三、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》概述,2006年9月19日，國家檔案局下發(fā)了第8號令，關

6、于《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。 （一）、《規(guī)定》與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務文件相比有五個方面的變化： 1、改革了文書檔案保管期限的劃分方法。將原有的“永久”、“長期”、“短期”保管期限劃分方法改變?yōu)椤坝谰谩?、“定期”?2、突出了立檔單位的主體地位，在界定機關文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面體現(xiàn)“以我為主”的思想。 3、充實了一些文件條款。

7、 4、與1987年規(guī)定相比較，對一些檔案的保管期限作了適當調整。 5、加大了管理力度，建立了審批制度。要求各機關都應根據8號令的規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經同級檔案行政管理部門審批同意后執(zhí)行。,,（二）、突出特色 1、突出主要職能活動的特色 ¤ 突出專業(yè)文件材料的特色

8、 ¤ 突出行政執(zhí)法工作的特色 ¤ 突出行政審批工作的特色 2、突出本機關基本歷史面貌的特色 ¤ 本機關舉辦重大活動、重要事件中形成的文件材料。 ¤ 本機關召開的重要會議文件材料。 ¤ 本機關單獨制發(fā)、與有關機關聯(lián)合制發(fā)的本機關為主辦機關的重要文件。,,3、突

9、出本機關經濟利益的特色 ¤ 本機關產權關系 ¤ 本機關債權債務關系 ¤ 下屬有經濟利益單位的經濟關系 4、突出本機關個人利益的特色 ¤ 本機關個人利益的文件材料 ¤ 外單位的個人利益的文件材料,四、《歸檔文件整理規(guī)則》概述,《歸檔文件整理規(guī)則》1997年確立編寫的指導思想；

10、1998年在廣東、深圳、福建等省試點；1999年12月18日在全國檔案工作標準化技術委員會第八次年會上通過，2000年12月6日由國家檔案局中央檔案館發(fā)布，2001年1月1日實施。 其特點有：簡化性、兼容性、靈活性、前瞻性。,簡化性：1、取消案卷，把檔案保管單位還原以文件本身，免除了組卷過程。 2、界定“件”的方法簡單 3、分類層次簡化且固定 4、裝訂以件

11、為單位 5、取消案卷、卷內兩級目錄 6、直接裝盒無須填寫盒內目錄、 7、無須擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只蓋檔號章和填寫盒脊 8、利用方式上進行機上檢索、全文閱讀、資源共享，保護原文,兼容性：1、兼容計算機和手工管理兩種方式，既有引導性又有過渡保留了分類、排列等工作環(huán)節(jié)，特別強調按事由排列，便于在不使用計算機的前提下提供文件

12、 2、兼顧檔案室和檔案館兩種管理方式 靈活性：適用范圍廣；整理要求原則化，增加了自主性；分類只限定基本方法，可自行選擇；歸檔章可根據需要設置其他項目；裝訂方式自行選擇等。 前瞻性：文檔一體化,適用范圍：機關團體的文書檔案，企事業(yè)單位的前四類檔案； 前提條件：軟件、硬件、檔案人員檔案整理操作技能和計算機技能 實施方法：不采取一刀切的辦法，過去已完成的整理工作不返

13、工，根據各單位情況適時采用。,四、歸檔文件的整理 （一）收集歸檔文件 歸檔文件收集齊全，對保證歸檔質量有著極其重要的作用。所謂齊全完整，包括應歸檔的文件材料的種類、份數及每份文件的頁數都收集齊全、完整。 （1）、保證收集的齊全完整，做到以下幾點 ★結合本機關工作實際，制定本機關文件材料歸檔范圍和保管期限表。 ★各機關應建立和健全有關公文處理制度和歸檔制度

14、，以保證文件收集工作的順利進行；同時，應根據國家有關規(guī)定，,★要多做宣傳，提高人們歸檔的自覺性。 ★嚴把“賬內”、“賬外”文件關。 ★對收進的文件嚴格檢查。 ★執(zhí)行隨辦隨歸制度 ★檔案部門加強監(jiān)督指導，促使歸檔文件收集齊全完整。 （2）、歸檔制度包括： 1、歸檔范圍與保管期限 2、歸檔時間

15、 3、歸檔要求 4、歸檔手續(xù),（二）整理歸檔文件 文書檔案整理的基本原則：遵循文件形成的客觀規(guī)律，保存文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。 文書檔案的整理要求： 1、歸檔文件齊全完整，已破損的文件應予以修整，字跡模糊或易退變的文件應予以復制。 2、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等符合檔案保護的要求。,基本概念

16、 歸檔文件—立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 歸檔文件整理—將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 件—歸檔文件的整理單位。,歸檔文件整理方法 步驟六步驟：裝訂 、分類 、排列、編號、編目 、裝盒 一、裝訂是歸檔文件整理的基礎環(huán)節(jié)，即采用符合檔案保護

17、要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。 裝訂要求 （1） 歸檔文件以 “件”為單位逐件進行裝訂。 ◆文件正本與定稿為一件 ◆正文和附件為一件 ◆轉發(fā)與被轉發(fā)件為一件 ◆正文與文件處理單為一件 ◆原件與復印件為一件 ◆報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件 ◆會議文件。一次會議形成幾

18、份文件，就是幾件，即一份文件為一件 ◆干部職工調動介紹信、存根，以一人為一件,◆干部任免、錄聘、調資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。 （2）、裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文件在前，被轉發(fā)文件在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復

19、文作為兩件，復文在前，來文在后。 （3）、裝訂時，應將“件”內的各頁按一定方式對齊。在左上角裝訂的，左側與上側對齊；左側裝訂的，左側與下側（底邊）對齊。,二、分 類 歸檔文件可以采用年度、黨政、機構、保管期限、問題等方法進行分類 （1）分年度 （2）分黨政：黨務和行政文件分開 （3）分機構 （4）分保管期限 （5）分問題,,裝訂方法1、線裝法。

20、屬永久和30年保管期限的，根據文件的厚薄，文件頁數較少時，采用“縫紉機”左上角裝訂；文件頁數較多時，采用“三孔一線”左側裝訂。2、對于裝訂成冊不便拆釘的書籍、刊物，由于其金屬物已嚴封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。,三、排 列 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計表等成套性文件可集中排列，一般采用年度保管期限分類法 （1）、排列原則--事由

21、原則 事由原則--即同一事由形成的相關的文件應當排列在一起。 （2）、排列方法 在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間順序排列。會議文件、統(tǒng)計報表，關于同一事由的來問與復文等成套性文件應集中排列。 （3）、排列步驟 先按照事由原則，將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起；再采用一定得方法對不同事由的文件進行排列。,四、 編 號

22、 （一）件號 1、室編件號 室編件號，即在歸檔文件整理時編制的件號，其編制方法和要求： （1）歸檔文件排列順序固定之后，應逐件編寫件號。 （2）在同一年度，同一保管期限內，按照歸檔文件排列的先后順序，從“1”開始編制件號。即一年三個流水號，永久從“1”開始，30年從“1”開始，10年從“1”開始，依次編制。 （3）不得斷號，重號，跳號。 2、館編件號

23、   不填,（二）頁號 頁號編寫方法和要求： 1、 以件為單位，逐頁編寫順序號，一份文件為一個流水號。 歸檔文件自身已有頁碼的不再編號，自身無頁碼的要補編頁號。（如：正文和附件、正文和定稿、請示和批復、函與復函、報告與批示、轉發(fā)件與被轉發(fā)件、辦法與實施細則、收文處理單與正式文件等作為一份文件編制件號歸檔），要重新編寫頁號，即要給這份文件以完整連貫的總頁碼。

24、 2、單面印刷的為一頁，編一個號；雙面印刷的為兩頁，編兩個號。 3、不得重編、漏編頁號。,（三）蓋歸檔章 1、歸檔章的位置 歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁上端右上角空白位置。不要壓字跡，不要與收發(fā)章或領導批示文字交叉在一起。也可在文件前另加一頁白紙，加蓋歸檔章。 歸檔章樣式如下：,2、 歸檔章的項目及填寫方法 歸檔章的項目有全宗號、類

25、目號、保管期限、年度、室編件號、館編件號等。（1）全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。（2）類目號：指的是一個全宗的分類方案中，各級類目的代號 。即對一個全宗內的檔案先按門類設置一級類目，在各門類下按照各自的特點分別設置二級、三級類目，類目號可由阿拉伯數字或漢語拼音字母組成，不同級位的類別之間用間隔符號“.”分開，類目層次以不超過四級為宜。譬如采用年度保管期限分類法的類目號是“1.2009.1”表示2009年永久文書檔案。,,（3

26、）保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。三種保管期限可分別簡稱為“永久”、“30年”、“10年”。（4）室編件號：按歸檔文件排列順序編寫的件號填寫，由檔案室負責填寫。（5）館編件號：由檔案館負責填寫,五、編 目 歸檔文件目錄有七項內容：件號、責任者、文件編號、文件題目、日期、頁數、備注等。 歸檔文件目錄如下圖：,1、件號：即在歸檔文件整理時編制的順序號

27、 2、責任者 責任者，就是對檔案內容進行創(chuàng)造或負有責任的團體和個人，即文件的署名者，這就是說文件的署名者是誰，責任者就是誰。 目前填寫存在的問題，填寫撰稿人或承辦科室，他們并不是責任者。 （1）、責任者一般應填寫全稱。如用簡稱也要用通用的簡稱，如市委。 （2）、某些聯(lián)合發(fā)文的作者較多時，也可填寫與自身有關的或自身。 （3）、一些“白頭”文件責任者的填寫方法

28、 ★ xx領導同志的講話或發(fā)言，責任者應填寫職務及個人姓名 ★以機關名義批轉的xx領導講話，則應填寫機關的全稱,★各種典型材料是個人的填個人，是集體的填單位名稱 ★統(tǒng)計報表責任者填寫填報單位名稱 ★介紹信及其存根填寫出具介紹信的單位名稱 ★各種審批表責任者填寫最終審批機關的名稱 3、文件編號：就是文件制發(fā)機關的發(fā)文字號，也就是公文的編號

29、。它包括發(fā)文機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分。 填寫文號時應將文件字號全部填寫，大致有以下幾種方法： （1）、在同一案卷中，有幾個不同類的字號，應分別填出不同的發(fā)文機關代字和順序號。 （2）、聯(lián)合行文的，文號較多可選擇填寫，針對立檔單位直接關系或主辦單位的發(fā)文號，其它可省略。,（3）、簡報、期刊一類，文號可填寫成xx簡報x期、xx動態(tài)x期。

30、 （4）、各種介紹信及存根如干部職工調動介紹信、畢業(yè)生分配介紹信、工資介紹信，可填成x干介x號、x勞調x號、x人畢x號等 （5）、以便函形式的發(fā)文，文號可填寫便函的發(fā)文字號。4、文件題名，就是文件材料的標題。它是歸檔文件目錄的主要組成部分。一般應照實抄錄，但因文件責任者一欄已填寫責任者可以在題目中將責任者省略，具體填寫方法有以下幾種： （1）文件標題可以揭示文件內容的，可直接填寫。 （2）原文件無標題，如人

31、民來信或便函等要擬寫標題。 （3）以文種名稱作為標題的，這種情況多見于通知、公告、布告，要擬寫標題,（4）文件內容與本機關有關，但文件標題沒有能夠反映出來，對這類情況，除照抄原標題外，必須在原標題中或原標題后注明針對本機關的有關事情。如任命、表彰、通報等。 （5）對于文字過多的標題，填寫題名時在不損害文件愿意的情況下可適當簡化，這主要指轉發(fā)文件。 （6）某些文件既有正標題又有副標題，這種情況多見于領導講話

32、，一般情況下只填寫副標題。 （7）會議記錄卷得題目填寫時可采用概括式提要式的方法填寫。 （8）一次印發(fā)或轉發(fā)幾個文件，原標題中只列出一個文件的名稱，填寫題名時應補充填寫其他文件的具體名稱。,（9）對于上級下發(fā)的各種統(tǒng)計報表填寫題名時應改換成本單位的名稱后填寫。 對于沒有對按照文件的原標題抄錄而填寫卷內目錄題名欄內的自擬標題、補充標或改換標題都應加上【】。 5、日期：即制發(fā)

33、文件的時間。以8位阿拉伯數字標注年、月、日。 6、頁數：填寫每一份歸檔文件的總頁數，即該文件最后一頁的頁碼。 7、備注：填寫文件需要補充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。,六、裝 盒 裝盒，就是將歸檔文件按照其保管期限和室編件號的順序依次裝入盒內，并填寫檔案盒封面、盒脊和備考表項目。（一）裝盒 1、裝盒時，應將不同年度、不同保管期限的文件分

34、別裝入不同的盒內。 2、裝盒時，應嚴格按照室編件號的順序依次裝盒。 3、文件裝盒完畢，即將檔案盒按照文件的排列順序依次排列入柜（上架）。檔案盒一般采取側立排放。,（二）填寫備考表 備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。備考表是單位檔案部門對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施。（三）填寫檔案盒封面    &#