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文檔簡介
1、FRONTLINE第一線OA(OmceAutomation)系統(tǒng)即辦公自動化系統(tǒng),是將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式是信息化社會的產物。OA系統(tǒng)可以給企業(yè)帶來多方面的益處。它實現(xiàn)了工作流程的自動化、規(guī)范化、協(xié)同化、網絡化,知識化,使企業(yè)各層級、各部門在同一個工作平臺上開展協(xié)作,大大提高了企業(yè)工作效率,提高了企業(yè)整體的反應速度,從而有助于提升企業(yè)的管理效率和競爭能力。市場上一套成熟的OA系統(tǒng)軟件的報價一般是十幾萬元
2、,硬件花費也不大,企業(yè)在引進OA系統(tǒng)時不需要花費很大的成本。而通過OA系統(tǒng)的運用,企業(yè)可以節(jié)省辦公紙張、減少人員在路途上的花費,可以直接減少企業(yè)的運營成本。因此越來越多的企業(yè)開始采用OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)不僅適用于日常行政辦公,與財務會計工作有關的大多數業(yè)務都可以在系統(tǒng)中應用。本文以財務報銷流程為重點,主要討論財務會計相關工作流程在OA系統(tǒng)中的實際應用。在OA系統(tǒng)中,業(yè)務處理一般稱為工作流程。隨著應用的逐步擴展和深入,財務會計工作的流程會逐
3、步增加。一般是以財務報銷為核心,包含報銷前的相關審批流程、財務報銷流程、財務信息報告流程。報銷前的相關審批流程包括工程立項審批、物料采購申請、借款、業(yè)務接待(用餐)申請、工資審批、合同審批、預算管理、文件處理(請示報告)等流程。財務信息報告流程包括會計報表、預算執(zhí)行情況表、管理處季度公布表、本體維修基金情況表等財務信息的審閱流程。實際上大部分的財務會計工作都可以在OA系統(tǒng)中運行。但在實際應用中。要根據OA系統(tǒng)的特點,對過去的業(yè)務流程、財
4、務制度及其他相關管■OA系統(tǒng)實現(xiàn)了工作流程的自動化、規(guī)范化、協(xié)同化、網絡化,知識化使企業(yè)各層圾、各部門在同一個工作平臺上開展協(xié)作■一●傳統(tǒng)的手I財務報銷模式和辦事流程費時又費力。同時還存在諸多隱患OA系統(tǒng)完美地解決7這一問題不僅提高7企業(yè)的I作效率。同時還提舟7企業(yè)的管理效率和競爭錢力o●◆OA下的財務報銷流程口文,呂兵工作效率,也要控制業(yè)務風險和管理風險。與財務報銷有關的一前審批流程1、工程立項審批流程各單位的維修工程項目都要通過工程
5、立項審批流程申報。物業(yè)服務企業(yè)一般設立有品質管理部或維修工程部作為主管部門,對全公司范圍內的維修工程進行統(tǒng)一管理和監(jiān)控。其中通過本體維修基金支付的,申請單位要遞交相關原始資料,由主管理部門審核有關立項是否經業(yè)委會或業(yè)主簽字批準。2、物料采購申請流程很多物業(yè)服務企業(yè)都實施物料集中采購或由公司審核價格的制度,采購固定資產、辦公用品、保潔用品、維修用品、工程材料、安保用品、工服、印刷品等,都得通過物料采購申請流程進行申購。一般設立物料采購中心
6、或企業(yè)管理部作為主管部門,相關業(yè)務部門可能包括品質管理部或維修工程部、行政綜合部、計劃財務部等。通過本體維修基金支付的,申購單位要遞交相關原始資料,經主管部門審核有關資料是否經業(yè)委會或業(yè)主簽字。如屬維修工程項目的物料,在流程相關附件中應附上已經公司審批同意的工程立項審批單。急修材料來不及申購的,也應補辦物料采購申請流程。3、借款流程單位或員工需借款的要通過借款流程申請,未經公司領導審批同意的各單位不得借出款項。借款應及時還款,當月沒有還
7、款的,應交會計入帳。4、業(yè)務接待(用餐)申請流程對外=l妾寺的費用或內部職工誤餐費要通過業(yè)務接待(用餐)申請流程事前申請。時間緊急的先電話請示公司領導,事后補辦流程。5、工資審批流程工資審批直接通過工資審批流程進行,不通過財務報銷流程,會計根據工資表和審批單人帳。辭工工資要通過辭職(辭退)申請流程進行審批。但如果操作層員工要求馬上結算工資的,可以在單位內部辦理好相關手續(xù)后領取辭工工資,并在辭職(辭退)表上簽收。單位事后再補辭職(辭退)申
8、請流程,經公司審批后,簽收的辭職(辭退)表和審批的辭職(辭退)表都作為原始單據入帳。6、合同審批流程根據企業(yè)合同有關管理規(guī)定,需簽訂合同協(xié)議的通過合同審批流程會簽。詢、預算考核等均可通過預算管理流程進行。財務報銷流程財務報銷工作是財務會計工作的重要一環(huán)。所有支出都要通過財務報銷流程進行審批后方可付款或沖借款。與報銷相關的申請或審批流程都要在報銷流程中進行關聯(lián),包括工程立項審批、物料采購申請、借款、業(yè)務接待(用餐)申請、合同審批、文件處理
9、(請示報告)等流程。各單位報銷時要做好控制,不要超預算申請報銷。報銷流程的具體操作說明如下:1、報銷人按報銷流程頁面要求輸入各項目。(1)輸入報銷人和報銷事由。(2)如要關聯(lián)相關流程的在相關流程處一定要進行關聯(lián)。點擊“相關流程”后出現(xiàn)關聯(lián)頁面,選擇相應流程。(3)如要沖借款,要關聯(lián)借款流程。重新點擊“相關流程”后可同時關聯(lián)多個流程。在“是否沖借款”處選“是”,并輸入沖借款金額。(4焯據總張數設置程序自動得出。(5)輸入各報銷項目內容。輸
10、寫錯誤可刪除當前行。報銷項目可事先設立好,報銷人選擇即可,再輸入金額和單據張數。并可增加行數,選擇下一報銷項目。(6)全部輸入后,提交報銷申請。2、報銷人、證明人在有關單據上簽字,交單位負責人網上審批,單位負責人同時在原始單據正面或背面手工簽字。3、報銷人將經單位負貴人審批過第一線FRONTLINE5、審核不合格的在流程內退回報銷人。會計審核合格后,依次提交分管領導、財務經理、總經理直接在流程中審批。6、批準信息同時到達報銷人和出納后,
11、報銷人(或出納)打印出報銷單,粘貼好原始單據后領款,并在領款人處手工簽名。財務信息報告流程企業(yè)的有關財務信息在內部的審閱都可通過OA系統(tǒng)進行。如會計報表、預算執(zhí)行情況表、管理處季度公布表、本體維修基金情況表等財務信息都可設置專門的流程進行報告和審閱。實踐證明,在OA系統(tǒng)中以流程的方式辦理財務會計工作特別是財務報銷流程的應用,極大地改變了傳統(tǒng)的手工報銷模式和財務辦事流程,克服了傳統(tǒng)財務工作的多重弊病。首先,報銷人員不再需要往返多次找相關部
12、門和領導簽字,節(jié)省了報銷時間和往來的費用。第二,OA系統(tǒng)統(tǒng)一和規(guī)范了報銷前的相關審批流程,財務人員和各級領導不用花太多時間審查以前的業(yè)務審批流程,節(jié)省了財務人員和各級領導的簽批時間。第三,在網上辦理業(yè)務審批和財務信息的報告,節(jié)約了大量辦公紙張。第四,在網上辦理,突破了傳統(tǒng)模式下辦公時間和地點的限制,只要具備了上網的條件,隨時隨地都可辦公。第五,規(guī)范了報銷前的相關審批流程、借款流程及報銷流程,規(guī)范了出納必須審批完后才能付款的要求使報銷支付
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