電子文件的生成

1、電子文件的生成、處理與歸檔電子文件的生成、處理與歸檔學(xué)習(xí)目的和要求：通過本章的學(xué)習(xí)，了解電子文件的概念、特點和種類，理解電子文件的形成過程和辦理程序，基本掌握電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求和歸檔手續(xù)。學(xué)習(xí)內(nèi)容：電子文件概念、種類及其特點，電子文件辦理程序，電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求及歸檔手續(xù)等。第一節(jié)第一節(jié)電子文件的概述電子文件的概述隨著計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子

2、文件已經(jīng)以其無可爭議的競爭優(yōu)勢成為人類社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。電子文件在現(xiàn)代辦公領(lǐng)域和檔案管理中，異軍突起，其高效、快捷等諸多優(yōu)勢日益顯現(xiàn)出來。大眾化辦公越發(fā)展，計算機技術(shù)應(yīng)用越普及，產(chǎn)生的電子文件就越多。因此，對電子文件管理理論和方法的研究也成為文書和檔案工作者不可推卸的歷史責(zé)任。一、電子文件的概念一、電子文件的概念《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB╱T18894—2002）中關(guān)于電子文件的定義如下：電子文件是指在數(shù)

3、字設(shè)備及環(huán)境中生的表達作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關(guān)系的信息，包括表示文件來源與傳遞目的地的信息以及與內(nèi)容信息相關(guān)的其他信息，如發(fā)文者、簽署人、文件生成日期、收件者等；結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體、附件等方面的信息。關(guān)于文件是其內(nèi)容、背景（上下文）與結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一體的觀點，對于理解和管理電子文件是十分重要的。二、電子文件的種類二、電子文件的種類如同其

4、他事物的種類劃分一樣，根據(jù)電子文件的信息存在形式和用途，目前主要有以下幾種劃分：（一）按電子文件的信息存在形式分類1.文本文件（Text），或稱為字（表）處理文件文本文件是指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達的文件。文本文件是通過特定的編輯軟件生成的，存儲內(nèi)容由II標準代碼和GB231280標準漢字代碼構(gòu)成。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用，純文本文件不包含格式代碼，在使用時不受計算機硬件和軟件類型的限制。