電子文件歸檔與管理規(guī)范

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范GBTGBT1889420021889420021范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會(huì)組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2規(guī)范性引用文件DAT18檔案著錄規(guī)則DAT22歸檔文件整理規(guī)則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。31電子文件electronicrecds指在數(shù)

2、字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。32歸檔電子文件archivalelectronicrecds指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件(3.1)。33背景信息context指描述生成電子文件(3.1)的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。34元數(shù)據(jù)metadata指描述電子文件(3.1)數(shù)據(jù)屬性的

3、數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。35邏輯歸檔1ogicalfiling指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件(3.1)的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。36物理歸檔physicalfiling指把電子文件(3.1)集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。37真實(shí)性authenticity指對(duì)電子文件(3.1)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息(3.3

4、)進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。38完整性integrity521建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。522設(shè)置符合安全要求的操作日記，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。523對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。524對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。53應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。54應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。

5、55電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的防范對(duì)策，主要有:網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識(shí)別方法等。6電子文件的收集與積累61收集積累要求611記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件

6、應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。612當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。613對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。614對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)