電子文件歸檔流程

1、1電子文件歸檔流程電子文件歸檔流程檔案管理系統(tǒng)著錄文件信息(包括收文、發(fā)文及內(nèi)部產(chǎn)生文件)設(shè)置分類、期限及相關(guān)信息直接進(jìn)行目錄輸入及鏈接相應(yīng)電子文件歸檔鑒定歸檔形成歸檔文件目錄整理相應(yīng)的紙質(zhì)文件移交對(duì)沒有電子文件的歸檔材料進(jìn)行掃描，并與相應(yīng)的目錄進(jìn)行鏈接3在著錄時(shí)的編輯狀態(tài)可以點(diǎn)“瀏覽”按鈕進(jìn)行電子文件的鏈接，鏈接界面下面統(tǒng)一介紹。著錄時(shí)可以直接設(shè)定該文的保管期限及分類，也可以在以后進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。對(duì)已經(jīng)設(shè)置好分類及保管期限的可以點(diǎn)“歸檔

2、”按鈕進(jìn)行歸檔，該文件的著錄項(xiàng)目將自動(dòng)加入到歸檔目錄下，并生成相應(yīng)的件號(hào)，檔號(hào)等信息。2、從發(fā)文中歸檔：文書處理?發(fā)文處理?發(fā)文輸入修改各欄目的輸入要求請(qǐng)參照“使用說(shuō)明”中的相關(guān)章節(jié)。其他操作方法同收入處理。對(duì)已經(jīng)進(jìn)行歸檔的文件可以進(jìn)行取消歸檔操作，其他歸檔的文件的件號(hào)、檔號(hào)將自動(dòng)作相應(yīng)的調(diào)整。3、直接歸檔：歸檔管理?歸檔文件目錄?歸檔目錄輸入各欄目的輸入要求請(qǐng)參照“使用說(shuō)明”中的相關(guān)章節(jié)。電子文件的鏈接方法同收發(fā)文處理。在輸入時(shí)件號(hào)將

3、自動(dòng)產(chǎn)生，也可以進(jìn)行修改。三、著錄信息的修改：可以在相應(yīng)類別的輸入界面下點(diǎn)編輯后進(jìn)行修改。也可以在文件瀏覽狀態(tài)下直接進(jìn)行修改。收文、發(fā)文、歸檔目錄修改方法相同。以歸檔目錄為例：歸檔管理?歸檔文件目錄?文件目錄瀏覽在瀏覽狀態(tài)下可以直接的要修改內(nèi)容進(jìn)行修改，系統(tǒng)將自動(dòng)保存修改內(nèi)容，在歸檔目錄的瀏覽狀態(tài)也可以進(jìn)行件號(hào)修改，但檔號(hào)不會(huì)自動(dòng)更新，檔號(hào)的更新辦法：直接對(duì)檔號(hào)進(jìn)行修改或把檔號(hào)欄刪除，在退出瀏覽后運(yùn)行“歸檔文件目錄?檔號(hào)生成”。在瀏覽狀