簡介:福建林業(yè)職業(yè)技術學院宣傳人員培訓,2015年4月,1,2,主講人陳政,公文格式與處理,內(nèi)容提綱,,,,公文格式,,,,,一,二,七,公文種類,公文版面及裝訂要求,特殊公文格式,四,六,五,三,,,,行文規(guī)則,發(fā)文流程,學院OA系統(tǒng)公文管理操作注意事項,理論依據(jù),1中共中央辦公廳國務院辦公廳關于印發(fā)黨政機關公文處理工作條例的通知(中辦發(fā)〔2012〕14號)2黨政機關公文格式(國家標準)3福建省人民政府辦公廳關于印發(fā)福建省人民政府公文格式細則的通知(閩政辦〔2012〕131號)4福建省黨的機關文件印制規(guī)范(2012年7月),,,,一、公文種類,公文種類,新的黨政機關公文處理工作條例把黨政機關公文種類概括為15種即決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要等。其中黨政機關通用的文種有10個決定、公報、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要。黨委機關專用的有1個決議;行政機關專用的有4個命令(令)、公告、通告、議案。,公文種類,與舊的文種現(xiàn)比行政機關在原來的基礎上,現(xiàn)在增加“決議、公報”文種,會議紀要改成了“紀要”。黨委機關原來使用的“指示”、“條例”、“規(guī)定”等3個文種都不再使用。這些都是法定文種,可以獨立行文,且可采用國家標準的公文格式。,公文種類,我們學院常用的文種主要有8種決定主要是表彰或者處分決定;意見對重要問題提出見解和處理辦法,主要包括實施意見、反饋意見、處理意見等通知主要是發(fā)布、傳達要求各部門執(zhí)行和周知的事項,批轉、轉發(fā)、印發(fā)公文等;通報表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況;報告向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問;請示向上級機關請求指示、批準;函不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項;紀要記載會議主要情況和議定事項。,公文種類,從國家規(guī)定的公文種類來看,我們經(jīng)常使用工作計劃、工作規(guī)劃、工作要點、工作總結、實施方案、實施辦法、管理規(guī)定、推薦信、介紹信、講話稿、開幕詞、閉幕詞、簡報、調(diào)查報告、大事記、章程、實施細則、學生守則、議事規(guī)則、申請書、求職信、辭職信、感謝信、慰問信、倡議書、賀信(賀電)、證明、聘書等等都是非法定的文種,不具有獨立行文的資格,也不能使用黨和國家公文法規(guī)中的標準公文格式。非法定文種要上報或下報時,只能從“法定文種”中尋求一個文種做它的載體,下行時文件頭大都用“通知”(比如印發(fā)XXXX工作計劃的通知,轉發(fā)XXX實施方案的通知等),上行時文件頭大都用“報告”來充當(比如,關于XXX方案的報告。,公文種類,文種使用上存在的常用問題1缺少文種。比如學院很多部門發(fā)文標題為福建林業(yè)職業(yè)技術學院XXX實施辦法(實施方案、實施細則),這都是沒有文種。2文種重疊。比如關于轉發(fā)福建省教育廳關于轉發(fā)〈教育部關于做好國慶期間安全工作的通知〉的通知。3生造文種。把沒有列為文種的作為文種使用。比如XXXX關于教學工作情況的匯報,將“匯報”作為公文文種來使用,極不規(guī)范,應改為“報告”。,缺少文種,,,公文種類,4文種混用。比如XXX關于XXX的請示報告。請示就是請示,報告就是報告,不能混在一起用。5錯用文種。對上級部門要用請示或者報告,對同級、不相隸屬關系的要用函。而我們學院有的部門經(jīng)常錯用文種,對省教育廳用函,而對南平市發(fā)改委、國土局用請示,這都是錯誤的。6將文種作為公文標題。如單獨用報告、會議紀要作為公文標題,只能在不正式場合使用,如果要正式發(fā)文都是不行的。,錯用文種,,,,二、公文格式,公文格式要素,公文格式是公文的各個組成部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式,即公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn),對公文內(nèi)容起著重要的保證作用。一件公文,不僅要觀點正確,內(nèi)容真實,條理清楚,文字精練,而且要格式規(guī)范,結構合理,頁面整潔,標識齊全。公文格式是公文的門面,直接反映了制發(fā)機關和單位的工作作風和工作質量。,公文格式要素,版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。,公文格式要素,公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。從格式要素上看,增加了“份號”、“發(fā)文機關署名”、“頁碼”,減少了“主題詞”。,(一)版頭,1份號、密級和保密期限、緊急程度。位于公文的左上角,我們學院基本沒用。,2發(fā)文機關標志,由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,黨委機關也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱,不加“文件”二字。如福建林業(yè)職業(yè)技術學院文件、中共福建林業(yè)職業(yè)技術學院委員會文件或中共福建林業(yè)職業(yè)技術學院委員會等。,,發(fā)文機關標志,聯(lián)合行文時,可以并用聯(lián)合發(fā)文機關名稱,一般主辦機關排列在前;也可以單獨用主辦機關名稱。如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱,“文件”二字應當置于發(fā)文機關名稱右側,以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。如聯(lián)合行文機關過多,必須保證公文首頁顯示正文。,3發(fā)文字號,文號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成,編排在發(fā)文機關標志下空二行位置,居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注;年份應當標全稱,用六角括號“〔〕”括入,不能用“()”或“〈〉”、“”括號;發(fā)文順序號不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。文號用仿宋3號字體。正確編號“閩林院〔2015〕8號”、“閩林院函〔2015〕8號”等。錯誤編號閩林院(2015)8號、閩林院20158號、閩林院〔2015〕08號、閩林院〔2015〕第8號。,4簽發(fā)人,上行文的發(fā)文字號居左空一字編排,并在發(fā)文字號右側標注簽發(fā)人,居右空一字編排?!昂灠l(fā)人”三字用3號仿宋體字,簽發(fā)人后面標注姓名,用3號楷體字。如“簽發(fā)人鄭郁善”,“簽發(fā)人”是3號仿宋體字,“鄭郁善”是3號楷體字。,簽發(fā)人,簽發(fā)人一般只能為單位主要領導。如有多個簽發(fā)人,簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排,一般每行排兩個姓名,回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。,(二)主體,5標題。公文標題由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。比如福建林業(yè)職業(yè)技術學院關于請求增加2013年招生計劃的請示。常見錯誤有(1)不分條件省略發(fā)文機關名稱。一些內(nèi)容重要的決定、報告、請示、通知等文種,不可省略機關名稱。(2)事由概括不清,題意不鮮明,有的省略不當,產(chǎn)生歧義。(3)自造文種,用“安排”、“規(guī)劃”、“情況”、“匯報”等非規(guī)范文件名稱直接當做法定規(guī)范性文件的文種。(4)書名號使用不當。標題中除了法規(guī)、規(guī)章名稱要加書名號之外,一般不用其他標點符號。所以學院印發(fā)工作計劃、總結、實施方案,都是不應該加書名號的。,標題,標題一般用2號小標宋體字,編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;4個及以上機關聯(lián)合行文時,標題中發(fā)文機關名稱可以簡略;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當。標題排列應當使用梯形或菱形;不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。標題一般不超過50個字,不超過三行。,我們學院很多電腦沒有小標宋體字,排版的時候標題都用宋體字代替,其實是不規(guī)范的。建議最好能夠下載安裝小標宋體字,標題正確的排列方式,1梯形,2菱形,√,√,√,長方形,標題錯誤的排列方式,,沙漏形,,有問題的標題,轉發(fā)的文件不能多層次,只能留一個轉發(fā)、一個通知、一個關于。比如2012年前發(fā)的一個文件,現(xiàn)在看起來有些問題,可以修改為,錯誤之處1整個標題68個字,超過50個字;2有兩個關于、兩個通知,重復;3書名號使用不當。,轉發(fā)文件發(fā)文機關可以省略,或者,√,,6主送機關,指公文的主要受理機關,應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。一般在公文正文之首,即抬頭稱謂。主送機關名稱位于左上方,與正文標題空一行,頂格排印,用3號仿宋字。有多個主送機關的,各機關名稱之間用頓號隔開,最后一個主送機關名稱后面標注全角冒號。,學院現(xiàn)在發(fā)給部門的文件,主送機關統(tǒng)一為院各處室系部館科中心、工會、團委。如果只發(fā)給系,主送機關就是各系。如果發(fā)給部分職能部門和系,主送機關就是各有關部門或者各有關處室系。按照格式規(guī)定,在文首不寫抬頭稱謂的公文,如命令、決定等等,主送單位要放在文尾。“主送”放在文尾時,習慣上使用“發(fā)送”或“發(fā)”。公文的主送機關不能寫領導個人,如不能寫尊敬的黃紅武廳長、親愛的李克強總理等,主送機關,7正文,正文是公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。公文正文用3號仿宋體字,編排于主送機關名稱下一行,每個自然段左空二字,回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”、“(一)”、“1”、“1”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一般說來,單獨的小標題,句尾都沒有標點。如果小標題后面連著一段話,小標題后面都必須要有標點符號。,正文結構層次舉例,正文,如果轉發(fā)或者印發(fā)文件類的通知,通知正文(含主送機關、發(fā)文機關、署名、成文日期)用楷體字,轉發(fā)或印發(fā)的文件另起一頁,正文用仿宋體字。,2012年之前的文件格式,轉發(fā)或者印發(fā)的文件屬于正文最重要的內(nèi)容,不能作為附件。比如2012年以前發(fā)的文件,印發(fā)學院的工作計劃、工作總結,把計劃總結作為附件,在新的國標體系下就不對了。因為這個文件的主要內(nèi)容就是計劃總結,它是重要的正文內(nèi)空,而不是附件內(nèi)容。,2012年之后的文件格式,正文,8附件說明,如有附件,應當有附件說明。即在正文下空一行左空二字用3號仿宋體字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號(如“附件1.”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。,9發(fā)文機關署名,2012年前落款不用署名,只直接落漢字日期蓋章。新的國標要求要用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱署名,字體用3號仿宋體,位于正文右下方。(1)加蓋印章的公文。單一機關行文時,一般在成文日期之上,以成文日期為準居中編排。聯(lián)合行文時一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊地排列在相應的位置。一般左右并排,最多排3個發(fā)文機關名稱。如果排不下,再另起行排列。,(2)不加蓋印章的公文。單一機關行文時,在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名,在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期,首字比發(fā)文機關署名首字右移二字。如成文日期長于發(fā)文機署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發(fā)文面關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時,就先編排主辦機關署名,其余發(fā)文機關署名依次向下編排,名稱上下并排,等距撐開,長度相當。。印章,,10成文日期,(1)成文日期署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時,署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。(2)加蓋印章的公文,成文日期一般右空四字編排。(3)不加蓋印章的公文,首字比發(fā)文機關署名首字右移二字。(4)成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全,年份應當標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。如落款日期只能是“2015年4月2日”形式,不能寫成“2015年04月02日”形式。(5)新的公文處理條例實施后,無論的黨的文件,還是行政文件,落款日期不再用漢字表示。如不用“二O一五年四月二日”表示了。落款日期首字比發(fā)文機關首字后移兩個字,如長于發(fā)文機關,居右排時后空兩個字。,成文日期,2012年7月1日之前的成文日期格式,2012年7月1日以后的成文日期格式,學院發(fā)文署名和日期的排法,加蓋印章,日期右空四字,學院名稱以日期為準,居中編排。學院名稱與正文下空3行左右。學院發(fā)文基本都要蓋章,按這種方式去排。,學院發(fā)文署名和日期的排法,不加蓋印章,學院名稱與正文下空一行,右空二字,日期比學院名稱首字右移二字。,11印章,公文中有發(fā)文機關署名的,應當加蓋發(fā)文機關印章,并與署名機關相符。印章用紅色,不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名,印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期,使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌?、成文日期時,應當采取調(diào)整行距、字距的措施解決,務使印章和正文同處一面,不得采取標注“此頁無正文”的方式解決。,印章,聯(lián)合行文時,一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名,最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內(nèi)。,12附注,公文如有附注,居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。如上行文“請示”或者“報告”應該留下聯(lián)系人、聯(lián)系電話。還有的文件會注明“此件發(fā)到縣團級”等等。,13附件,附件指公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂?!案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行,序號后不再加標點符號(如“附件1”)。附件標題與“附件”之間空兩行,即附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。,(三)版記,版記包括分隔線、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、頁碼等。14分隔線?,F(xiàn)在已經(jīng)取消主題詞,但是仍然保留分隔線,不能把原來主題詞下面的線去掉。版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線,中間的分隔線用細線。分隔線不能用下劃線。,15抄送機關,指主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、平級或無隸屬關系的機關。抄送機關,一般用4號仿宋體字,在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?!俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱,回行時與冒號后的首字對齊,最后一個抄送機關名稱后標句號。,,,,16印發(fā)機關和印發(fā)日期,一般用4號仿宋體字,編排在末條分隔線之上。學院行政文件印發(fā)機關統(tǒng)稱“福建林業(yè)職業(yè)技術學院院長辦公室”,印發(fā)日期以公文付印的日期為準,用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全,年份應當標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01),后加“印發(fā)”二字。印發(fā)機關左空一字,印發(fā)日期右空一字。版記應當編排在公文最后一面。如果附件是公文,該公文后面也有版記,應當隱去被轉載公文的原版記。正式公文應當標識自己的版記。,17頁碼,一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字,編排在公文版心下邊緣之下,數(shù)字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7MM。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續(xù)編排。原來公文首頁不編頁碼,現(xiàn)在要求首頁要編頁碼。,,,三、特殊公文格式,一、函的格式,我們學院發(fā)文機關代字為“閩林院函”的公文。發(fā)文機關標志下為一條紅色雙線(上粗下細),下頁邊印一條紅色雙線(上細下粗)。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度,應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。我們一般沒有這個。,函的格式,發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。標題居中編排,與其上最后一個要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線。若需抄送的,抄送和抄送單位位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。,(二)紀要,學院行政的會議紀要目前有兩種一種是“福建林業(yè)職業(yè)技術學院專題會議紀要”、一種是“福建林業(yè)職業(yè)技術學院院長辦公會議紀要”。發(fā)文字號由年份和序號組成,放在分隔線之上居中(如〔2015〕2號,前面沒有閩林院)。專題會議紀要一般要有反映會議內(nèi)容的標題,置于分隔線之下、正文之上。,紀要,標注出席人員名單,一般用3號黑體字,在正文或附件說明下空一行編排“出席”二字,后標全角冒號,冒號后用3號仿宋體字標注出席人、姓名,必要時標注單位,回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單,除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外,編排方法同出席人員名單。,院長辦公會紀要格式,專題會議紀要格式,紀要,紀要不加蓋印章。紀要不分主送機關、抄送機關,只設“分送”,分送標注方法同抄送機關。,,,四、公文版面及裝訂要求,(一)公文用紙,公文用紙一律采用國際標準型的A4紙。,黨委機關文件的文頭紙名稱之后可以不用“文件”二字。,通知、報告、決定、意見、通報統(tǒng)一用右側的文件紙。,公文用紙,請示的公文紙,函的公文紙,紀要的公文紙,公文用紙,不需編文號的紅頭便箋紙,各部門用的發(fā)文紙,(二)排版要求,1字體和字號如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調(diào)整。2行數(shù)和字數(shù)一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。特定情況可以作適當調(diào)整。3文字的顏色如無特殊說明,公文中文字的顏色均為黑色。,排版要求,4印制要求版面干凈無底灰,字跡清楚無斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過1MM。雙面印刷(包括公文紙也要正反兩面都?。?。5裝訂要求公文應當左側裝訂,不能釘在頭上。采用騎馬訂或平訂,訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70MM處,騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上,平訂釘鋸與書脊間的距離為3MM5MM。,,,五、行文規(guī)則,行文規(guī)則,(一)行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越過的機關。比如,我們不能直接向教育部發(fā)文。必須要通過省教育廳。,√,,行文規(guī)則,(二)向上級機關行文,應當遵循以下規(guī)則1原則上主送一個上級機關,根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關,不抄送下級機關。受雙重領導的機關向一個上級機關行文,必要時抄送另一個上級機關。2請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。,√,3除上級機關負責人直接交辦事項外,不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文,不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。,,,行文規(guī)則,(三)向下級機關行文,應當遵循以下規(guī)則1主送受理機關,根據(jù)需要抄送相關機關。比如學院主送院各處室系部館科中心、工會、團委,有時會寫抄送院領導。2黨委、政府的辦公廳(室)根據(jù)授權,可以向下級黨委、政府行文,其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。如省教育廳辦公室、省教工委辦公室可以向下級發(fā)文。3黨委、政府的職能部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級相關部門行文。如省教育廳職成處可以向學校下文。4部門內(nèi)設機構除辦公廳(室)外不得對外正式行文。,,,六、發(fā)文流程,發(fā)文流程,公文發(fā)文流程包括公文的起草、審核、會稿、簽發(fā)等程序。具體如下首先是部門擬稿,填寫簽發(fā)單(在簽發(fā)單上填寫擬稿單位和擬稿人、主送部門、抄送部門、打印份數(shù)、文章標題、謄寫部分內(nèi)容),然后交部門負責人審核。,發(fā)文流程,各單位各部門領導要對本單位、本部門發(fā)文和會稿文件認真審核,對發(fā)文內(nèi)容、格式體例、辦文程序等進行嚴格把關,不把問題公文流出本單位、本部門。部門領導審核簽字后,交給院辦領導審修。院辦領導會對文章的格式、內(nèi)容進行審查修改,并簽注由哪些領導會稿,由哪位領導簽發(fā)。擬稿部門按照院辦批注的意見,請領導會稿、簽發(fā)(簽發(fā)人簽發(fā)公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或者簽名的,視為同意)。,發(fā)文流程,一般的文件分管領導簽發(fā)就可以了,重要的文件,如學生退學、表彰決定、向上級發(fā)的請示,需要主要領導簽發(fā)。領導簽發(fā)后,然后找院辦文員(張建芳)登記文號。登記好文號后,就可以將修改后文件進行印制和分發(fā)了。,,,七、OA系統(tǒng)公文管理操作注意事項,OA系統(tǒng)公文管理,學院OA辦公自動化系統(tǒng)從2014年10月20日開始試運行,到現(xiàn)在為止已經(jīng)試運行6個月了。雖然OA系統(tǒng)已經(jīng)投入使用半年,但是很多部門負責人、OA秘書仍然對OA操作使用程序不太熟悉,經(jīng)常走錯流程,導致文件流轉不下去。,(一)OA登陸,學院OA系統(tǒng)網(wǎng)址HTTP//OAFJLZYCOM,賬戶為每個教職工的入校年月。初始密碼均為1。登陸后,可以通過“個人辦公我的辦公密碼修改”修改自己的密碼。學院OA系統(tǒng)僅限校園網(wǎng)內(nèi)部使用,不可通過互聯(lián)網(wǎng)訪問。校外訪問要通過VPN登錄后才能使用。(由于受學院服務器內(nèi)存的限制,目前只有院領導、部門負責人、兩辦文秘人員可以在校外通過VPN登陸OA系統(tǒng)),(二)OA首頁介紹,OA欄目包括個人辦公、公文管理、綜合辦公、公共信息等4個部分。待辦事宜是指自己還未辦理的文件(一定要及時辦理)。待閱事宜是指自己還沒有看閱的文件。,(二)OA首頁介紹,OA首頁的右側包括通知公告、學院文件、快速導航、相關下載等欄目。通過“通知公告”、“學院文件”可以關注學院近期發(fā)的一些通知和發(fā)布的一些文件。,公文管理包括發(fā)文管理、收文管理。發(fā)文管理包括發(fā)文擬稿、在辦發(fā)文、辦結發(fā)文、所有發(fā)文。由于很多人搞不清楚發(fā)文擬稿的流程,導致發(fā)文經(jīng)常會出現(xiàn)很多的問題。,(三)OA公文管理,在發(fā)文擬稿前首先要下載安裝發(fā)文插件。,OA發(fā)文管理,發(fā)文管理分為“學院發(fā)文”(落款為學院)和“部門發(fā)文”(落款為部門)兩個部分。所謂學院發(fā)文,就是由你部門擬稿需要學院編文號、蓋印的文件。因此,在文件類別的選擇上一定要選“行政文件”,不能選擇部門文件,否則就變成部門發(fā)文了。所謂的部門發(fā)文,就是你部門擬稿只編你部門的文號、蓋你部門的公章,在部門內(nèi)部之間流轉的文件。,√,,在發(fā)文擬稿上傳文件內(nèi)容的時候,一定要通過打開“起草正文”把文件的內(nèi)容(從標題到版記)粘貼進去,只有這樣部門領導、院辦人員、院領導才能修改。,OA發(fā)文管理,可以修改,如果你通過“附件上傳”,傳上去的內(nèi)容就相當于是圖片,別人是沒法修改的。只有轉發(fā)一些文件不需要修改的時候可以通過附件上傳。,OA發(fā)文管理,不能修改,在進行下一步之前,一定要把發(fā)文稿紙中的內(nèi)容填寫清楚,如“文種”、“文件類別”、“擬稿日期”、“份數(shù)”、“主送”、“抄送”。,OA發(fā)文管理,OA秘書下一步一定要選擇自己的部門領導,請部門領導先審核修改,再由部門領導返還給OA秘書。,OA秘書轉給部門領導修改,部門領導修改后轉給OA秘書,OA發(fā)文管理,OA發(fā)文管理,部門領導簽完后,部門OA秘書下一步直接轉給院辦OA秘書(張建芳)就可以了。接下來,由院辦OA秘書轉給院辦領導修改和簽注批轉意見,院辦OA秘書再根據(jù)院辦領導簽注批轉意見,發(fā)給相應的院領導去會稿和簽發(fā)。領導簽發(fā)完后,院辦OA秘書會登記文號,直接發(fā)到文印室去排版。文印室排版結束后,還會發(fā)給擬稿人校對一次。校對結束后,文印室開始印刷,然后發(fā)給院辦OA秘書存檔或發(fā)布。最后由部門OA秘書辦結文件。,OA發(fā)文管理,部門的發(fā)文和學院發(fā)文的流程圖,OA發(fā)文管理,在“在辦發(fā)文、辦結發(fā)文、所有發(fā)文”中,可以查閱流轉記錄和流程圖。,OA收文管理,(2)收文管理包括收文登記、在辦收文、辦結收文、所有收文。,收文主要是兩辦的事情,院辦由張慧照負責,黨辦由陳蕾羽負責。但是當領導批給某某部門辦理時。部門負責人一定要及時登陸處理,院長要求要寫明辦理意見,不能只寫已閱兩個字。部門負責人如果批給部門某個人辦理,相關的辦理人也要寫明辦理意見。,(四)OA操作要求,1學院OA系統(tǒng)的超級管理員是黃東星老師,大家碰到技術上的問題可以咨詢請教他。2各部門新增人員的開戶、調(diào)離崗位人員的銷戶、部門負責人、OA秘書調(diào)整都要及時告知系統(tǒng)管理員,以便及時修改角色和權限,以避免不必要的工作延誤。3各部門要積極使用OA系統(tǒng),推進無紙化辦公。(1)系統(tǒng)管理員、各部門OA秘書、文印室人員每天上午、下午至少各登錄一次。(2)各部門領導每天至少登錄一次。(3)所有OA系統(tǒng)用戶要及時登錄系統(tǒng),接收文件,閱處信息,確保工作有序進行。,OA操作要求,(4)OA秘書或系統(tǒng)用戶在出差或請假期間,在上網(wǎng)條件許可的情況下要及時登錄OA系統(tǒng)處理文件,如無法上網(wǎng),要授權有關工作人員代辦。(5)學院收發(fā)文,原則上一律通過OA系統(tǒng)處理,減少紙質文件的印發(fā)數(shù)量。但涉密公文不得在OA系統(tǒng)中流轉。,以下是擬稿人或OA秘書發(fā)文未辦結,OA秘書職責,1各部門OA系統(tǒng)秘書要負責公文流轉,包括傳稿、校對稿件,將成文后
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上傳時間:2024-01-05
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