試論信息時代電視臺電子檔案的歸檔與利用

1、<p>　　試論信息時代電視臺電子檔案的歸檔與利用</p><p>　　摘 要：計算機的信息技術(shù)給廣播電視臺的檔案管理帶來了良好的機遇，同時也使其面臨了一定的挑戰(zhàn)，廣播電視臺需要積極的完善電子化檔案的設(shè)施設(shè)備，加強對檔案人才的管理，更加完善電子化檔案的管理制度，從而加快檔案數(shù)字化、電子化、信息化的進程。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：廣播電視臺；信息化；檔案業(yè)務(wù)；電子化；數(shù)字化；

2、信息化 </p><p>　　隨著計算機信息技術(shù)日新月異的發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的不斷普及，廣播電視臺的檔案管理工作也逐漸進入信息化的發(fā)展階段，近些年來取得了跨越式的發(fā)展。相應(yīng)地，傳統(tǒng)的檔案管理模式在保管、成本、效率、便捷等方面已經(jīng)無法適應(yīng)信息化的發(fā)展要求。因此，在信息時代的大背景下，探索檔案的電子化管理具有重要的現(xiàn)實意義。 </p><p>　　1 信息時代電視臺電子檔案管理的現(xiàn)狀 </p&

3、gt;<p>　　總所周知，電子檔案在管理和使用時具有很大的優(yōu)越性，但是在真正操作上卻給我們帶來了一些的麻煩。一方面，一些檔案管理工作人員無法擺脫對傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，在檔案管理工作中存在一定的誤區(qū)，而另外一方面對檔案管理制度上以及管理培訓(xùn)上的創(chuàng)新具有一定的困難。 </p><p>　　1.長期以往，對紙質(zhì)檔案的長期使用中，很多人都始終對紙質(zhì)文件非常重視，并沒有積極的意識到運用電子檔案的方便與快

4、捷，檔案管理工作人員已經(jīng)非常熟悉紙質(zhì)文件的歸檔工作，如果讓他們做有關(guān)電子文件的工作他們會存在一定的畏難情緒。電子檔案的管理主要依賴于計算機，一些檔案管理工作者不熟悉計算機，對于他們來說電子文件歸檔工作是非常大的挑戰(zhàn)； </p><p>　　2.檔案工作經(jīng)過長期的發(fā)展已經(jīng)形成了相對完善的管理制度與工作流程，電子文件歸檔的實行會使原有的運作模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，要經(jīng)過很長一段時間才能得到協(xié)調(diào)，在對電子檔案的管理過程中，都是需

5、要通過檔案的管理人員在日常對紙質(zhì)檔案進行復(fù)印、掃描、歸檔等日常炒作進行不斷的系統(tǒng)維護以及更新。但是，由于檔案管理工作人員經(jīng)常會因為一些工作上的失誤以及漏洞導(dǎo)致電子檔案信息被盜或是丟失。 </p><p>　　3.紙質(zhì)檔案與電子檔案相比更加安全。一些資料可能因負(fù)責(zé)的人缺乏相關(guān)知識在網(wǎng)上傳輸時，極易泄密，無法證明電子檔案文件是否來源于某個人或者某個機構(gòu)，收發(fā)件人的身份一時無法確認(rèn)，互相猜疑；黑客如果對檔案內(nèi)容進行篡改

6、，電子檔案就會失去其真實性、可靠性，其憑證效力不能發(fā)揮，而無法被利用。另外計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的惡意入侵。網(wǎng)絡(luò)病毒種類繁多，任何病毒都可通過多種途徑感染計算機數(shù)據(jù)，以網(wǎng)絡(luò)感染為最多，輕者文件不能正常閱讀，重者檔案系統(tǒng)不能正常工作。 </p><p>　　通過上面的介紹我們了解到，電子檔案實行起來存在的困難很多，但是從大局著眼，檔案管理電子化是一種潮流與趨勢，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷完善以及光盤穩(wěn)定性的不斷發(fā)展，電子文件管理

7、實行的條件將會越來越成熟。 </p><p>　　2 電視臺檔案管理工作中存在的問題 </p><p>　　目前信息技術(shù)已經(jīng)得到了快速的發(fā)展，這對檔案管理工作產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響，為電視臺檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造了良好的機遇。但是電視臺檔案管理中始終存在一系列的問題。 </p><p>　　1.過于重視節(jié)目的制作與拍攝，嚴(yán)重忽視了一些檔案資料的保存工作。很多編輯和記者

8、接到工作任務(wù)之后只重視怎樣盡快將節(jié)目拍攝、制作、播出等任務(wù)完成，嚴(yán)重忽視了對一些文字和圖像的保存。 </p><p>　　2.很多作業(yè)人員注重對相關(guān)資料的珍藏，但是卻忽視了對相關(guān)資料進行歸檔保存。很多記者和編輯因為各種各樣的原因?qū)σ恍┯袃r值的文字與圖像只注重個人保存，不能按照規(guī)定進行上交，嚴(yán)重忽視了保存的問題。 </p><p>　　3.重視對硬件設(shè)施的保存，忽視了對軟件的管理，很多電視臺

9、已經(jīng)基本配備了檔案硬件設(shè)施，但是在資料內(nèi)容的收藏方面是嚴(yán)重欠缺的，在分類整理、保存查詢等方面存在嚴(yán)重的缺陷。 </p><p>　　4.忽視了對一些資料的開發(fā)和利用， </p><p>　　電視臺與社會單位之間的資料很多都是無償使用的，但是在這些資料之中有很多存在較大的開發(fā)價值，電視臺可以根據(jù)一些資料進行主題定位，通過精心的剪輯完全可以作為新節(jié)目播出。 </p><p&

10、gt;　　3 電視臺電子檔案管理的幾點認(rèn)識和體會 </p><p>　　電子檔案的管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子檔案是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。然后由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔。 </p><p><b>　?。ㄒ唬┐_定范圍 </b></p><p>　　確定

11、歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國家規(guī)定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。 </p><p>　?。ǘ╇娮游募D(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存 </p><p>　　一是紙張的穩(wěn)定性高，字跡的顏色、染料也相對穩(wěn)定，所以，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)比

12、電子檔案更加真實；二是紙質(zhì)文件在提供利用時，不需要依靠任何設(shè)備，便可實現(xiàn)調(diào)卷、查閱功能；三是紙質(zhì)文件在完成分類、整理、裝 訂等程序后，便可直接歸檔，相對簡單、便捷，沒有電子檔案關(guān)于設(shè)備、格式等方面的要求。由于上述原因，因此可以將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，這樣就形成了雙套歸檔的局面，各自發(fā)揮其優(yōu)點、互避缺點。 </p><p><b>　?。ㄈ┲贫ㄒ?guī)范 </b></p>

13、<p>　　及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。 </p><p><b>　?。ㄋ?/p>

14、）選擇載體 </b></p><p>　　紙質(zhì)文件檔案管理的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式上極其容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，利用網(wǎng)絡(luò)移交較為安全。一是借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線?，F(xiàn)在大多數(shù)單位都已建立了計算機局域網(wǎng)，可以借助本單位的網(wǎng)絡(luò)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通

15、過此線傳輸?shù)綑n案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，由單位指定一個管理部門負(fù)責(zé)本單位的數(shù)據(jù)傳輸、資料鑒定、內(nèi)容審核、編目整理后，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門進行保存。以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的原始性、準(zhǔn)備性、真實性負(fù)責(zé)。通過計算機或網(wǎng)絡(luò)收集與管理電子文件，是實施前端控制的有效手段。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，電子文件管理系統(tǒng)就自動進行跟蹤管理，檔案部門可通過網(wǎng)絡(luò)對其進行檔案管

16、理和控制，對電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個階段設(shè)置完善的功能管理，對各個環(huán)節(jié)實施邏輯管理。 </p><p><b>　　4 總結(jié) </b></p><p>　　總之，要積極探索電子檔案獨特的歸檔利用服務(wù)功能，拓展服務(wù)領(lǐng)域，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機制，最大限度地開發(fā)檔案信息資源。使電子檔案歸檔利用效果得到充分發(fā)揮，推動電子檔案建設(shè)快速發(fā)展。努力實

17、現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享。為電子檔案建設(shè)云服務(wù)開創(chuàng)新局面。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1] 高峰，趙密霞.高校電子文檔管理的現(xiàn)狀及特點研究[J].蘭臺世界，2013（14）：59-60. </p><p>　　[2] 周文泓.地方電子文件歸檔管理制度分析――《電子文件的檔與管理規(guī)范》本地化研究[J].電子