淺談企業(yè)干部人事檔案的收集與整理

1、<p>　　淺談企業(yè)干部人事檔案的收集與整理</p><p>　　【摘 要】為了更好地提升企業(yè)干部人事檔案材料收集和整理的準(zhǔn)確性、完整性和及時性，本文在總結(jié)當(dāng)前企業(yè)干部人事檔案收集和整理工作中存在問題的基礎(chǔ)上，探討了新時期做好企業(yè)干部人事檔案收集與整理工作的措施，希望能為企業(yè)干部人事檔案管理工作提供一定的借鑒意義。 </p><p>　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)；干部人事檔案；收集；整理

2、</p><p><b>　　一、前言 </b></p><p>　　人事檔案是個人經(jīng)歷、學(xué)歷情況、專業(yè)技術(shù)資格情況、思想政治情況、家庭社會關(guān)系、工作能力、工作業(yè)績情況、獎懲情況等方面的記錄，真實反映了個人自然情況及個人參與社會活動的情況。人事檔案既是掌握企業(yè)員工信息的非常重要載體，又是企業(yè)選人、用人、育人、留人的重要依據(jù)。企業(yè)干部人事檔案的收集就是根據(jù)人事檔案管理權(quán)

3、限，將分散在企業(yè)各有關(guān)部門的在收集歸檔范圍內(nèi)的人事檔案材料集中起來，統(tǒng)一管理的過程。企業(yè)干部人事檔案的整理就是將每個人的全部檔案材料，按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行鑒別、分門別類、順序編排、編制目錄、技術(shù)加工、裝訂成卷，并不斷將新收集的材料按照要求及時補充到人事檔案中。干部人事檔案的收集和整理工作是一項非常重要的工作，收集和整理過程中任何一個環(huán)節(jié)的疏忽大意和差錯都會給今后的工作帶來影響。因此，干部人事檔案材料收集是否真實、完整、準(zhǔn)確、及時，

4、干部人事檔案整理是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到干部人事檔案本身的價值，決定著干部人事檔案能否為企業(yè)人力資源部門提供高質(zhì)量服務(wù)。筆者長期從事人事檔案管理工作，深知人事檔案整理工作專業(yè)技術(shù)要求很高，必須及時解決人事檔案收集和整理過程中出現(xiàn)的諸多問題，才能保證人事檔案的有</p><p>　　二、干部人事檔案管理工作中存在的主要問題 </p><p>　　1.企業(yè)人員干部人事檔案意識薄弱。人事檔案管理

5、的保密性要求是長期以來形成的，由于員工個人接觸不到本人檔案，往往就認(rèn)為干部人事檔案就是企業(yè)的事情，或者說是企業(yè)人事檔案管理部門的事情，跟員工個人沒有關(guān)系。因此，員工個人也就不關(guān)注人事檔案，不熟悉人事檔案的歸檔范圍和相關(guān)要求，不重視配合有關(guān)部門補充相關(guān)人事檔案資料，將工作中形成的學(xué)歷材料、獎懲材料、考察材料、培訓(xùn)學(xué)習(xí)材料、薪酬福利材料、專業(yè)技術(shù)業(yè)績材料等長期個人保存，最終導(dǎo)致員工個人人事檔案材料不全。一份殘缺不全的人事檔案材料無法全面反映

6、員工個人德、能、勤、績等方面的綜合情況，影響企業(yè)對人才進(jìn)行正確地評價和使用。 </p><p>　　2.干部人事檔案材料收集困難。現(xiàn)如今干部人事檔案材料來源非常廣泛，企業(yè)內(nèi)部各個部門都有可能產(chǎn)生與人事檔案有關(guān)的材料。例如，企業(yè)人力資源部門提供的薪資福利材料、職稱材料、干部任免材料、學(xué)歷材料等；企業(yè)黨群部門提供各種獎懲材料、黨員材料、團(tuán)員材料、個人鑒定材料等；企業(yè)技術(shù)研發(fā)部門提供的科研成果、發(fā)明專利等。由于企業(yè)員工

7、參與的社會活動較以往相比更加豐富，越來越多的人事檔案材料從不同渠道源源不斷匯總到人事檔案管理部門，人事檔案材料的分散性和多樣性的特點，也使得企業(yè)干部人事檔案材料收集的難度也與日俱增。 </p><p>　　3.干部人事檔案材料失真嚴(yán)重。在人事檔案收集過程中，我們時常會發(fā)現(xiàn)，部分員工惡意篡改個人人事檔案登記信息，在不同時期填寫的干部履歷表等材料時，前后不一致，往往是出生日期越填越晚，參加工作時間越填越早，學(xué)歷層次越

8、填越高。很多企業(yè)在員工鑒定考核材料中大多采用官話套語，導(dǎo)致人事檔案中鑒定材料千篇一律，看不出員工的有什么個性特點，企業(yè)人力資源部門無法依賴檔案記載來準(zhǔn)確選拔人才、使用人才。以上一些現(xiàn)象都在一定程度上影響了人事檔案的真實性，嚴(yán)重影響人事檔案的管理和使用。 </p><p>　　4.干部人事檔案材料缺失嚴(yán)重，部分材料手續(xù)不全。在人事檔案整理過程中，我們時常會發(fā)現(xiàn)部分員工的黨員材料殘缺不全，有的缺少入黨申請書，有的缺少

9、入黨志愿書，有的缺少個人自傳等。有些本人填寫的資料如干部履歷表，專業(yè)技術(shù)考核表等，缺少本人簽字和審核單位的公章。甚至部分員工的人事檔案材料成套缺失，比如：學(xué)歷學(xué)位材料、獎懲材料、考察材料、審計材料、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料等，或者只將一套材料中的部分材料歸檔，缺少完整性。究其原因，人事檔案管理工作人員由于工作的繁忙，對人事檔案材料不催、不收；員工個人由于不熟悉人事檔案有關(guān)規(guī)定和要求，從而對人事檔案材料不報、不交。最終，導(dǎo)致一些干部人事檔案材料始終不

10、能匯總到人事檔案的卷宗中來。 </p><p>　　5.干部人事檔案整理不規(guī)范。由于企業(yè)人事檔案管理人員的隊伍變動比較頻繁，工作交接不到位，部分檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練等諸多原因，在干部人事檔案整理過程中，容易出現(xiàn)檔案材料分類錯誤、紙張大小不一，裝訂不整齊等問題。甚至出現(xiàn)部分員工的人事檔案材料張冠李戴，人事檔案材料部分內(nèi)容在裁剪過程中丟失等現(xiàn)象。 </p><p>　　三、加強干部人事檔案收

11、集與整理工作的措施 </p><p>　　1.加大宣傳力度，增強企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。加大對干部檔案工作的宣傳力度，增強企業(yè)員工個人的檔案意識。首先，我們要通過板報、內(nèi)部刊物、座談會、網(wǎng)絡(luò)等多種方式，廣泛宣傳人事檔案有關(guān)政策法規(guī)。主動把與員工個人切身利益相關(guān)的人事檔案知識告知員工個人，增強其自身的檔案意識，讓每一位員工能夠自覺參與到人事檔案材料的收集和整理工作中來，協(xié)助企業(yè)人事檔案管理部做好人事檔案材料的收集

12、和整理。其次，要提高企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案管理工作的認(rèn)識，把人事檔案當(dāng)成企業(yè)一項重要的工作。只有這樣，領(lǐng)導(dǎo)們才會關(guān)注人事檔案管理工作，才能在檔案管理軟件、硬件、人員方面給予適當(dāng)?shù)恼疹?，提升人事檔案管理工作水平。 </p><p>　　2.健全干部檔案管理制度，變被動為主動，保證檔案材料收集的數(shù)量和質(zhì)量。首先，企業(yè)要重視人事檔案資料收集網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，將企業(yè)各部門緊密聯(lián)系起來，從制度層面約束大家積極參與到人事檔案的收集

13、工作中來。企業(yè)干部人事檔案管理部門要對個別員工缺少的人事檔案材料跟蹤索要，保證人事檔案材料的完整性、及時性。其次，企業(yè)要建立和完善檔案材料接收登記制度。對企業(yè)各部門及員工個人提交的人事檔案材料，要詳細(xì)登記才材料的來源、材料的名稱、材料的數(shù)量、提交時間等。第三，企業(yè)要建立和完善檔案材料鑒定制度，從源頭上對人事檔案管理進(jìn)行鑒別，盡可能杜絕假、錯資料混進(jìn)檔案中。最后，企業(yè)人事檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對于定期形成的如薪酬福利資料、

14、專業(yè)技術(shù)考核資料、獎勵材料等，要制定相應(yīng)的管理制度，保證企業(yè)各有關(guān)部門能夠按時遞交人事檔案材料。對于部分部門和個人因工作或其他原因不能及時提交人事檔案材料的，作為人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動性，督促相關(guān)部門和人員提交有價值的人事檔案材料。 </p><p>　　3.提升檔案管理人員隊伍素質(zhì)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案整理水平。由于人事檔案工作的重要性和特殊性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)挑選政治素質(zhì)過硬，責(zé)任心強，工作態(tài)度端正的同志

15、來從事干部人事檔案管理工作。人事檔案管理工作比較繁雜、瑣碎，耐心、細(xì)致是做好檔案管理工作的基本要求，同時還要具備一定專業(yè)技能。除此之外，在盡可能的情況下，應(yīng)當(dāng)保持檔案管理人員隊伍相對穩(wěn)定，從而保證檔案管理工作的延續(xù)性。同時，企業(yè)要重視檔案管理人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)水平和實操能力。要定期組織他們參加人事檔案管理培訓(xùn)，不斷更新檔案管理知識，提升人事檔案收集和整理水平，熟練掌握檔案的收集、整理、鑒別的各項技能。 <

16、/p><p>　　綜上所述，企業(yè)干部人事檔案的收集和整理工作是一項繁瑣、復(fù)雜、政策性強的工作。每一位企業(yè)人事檔案管理工作人員都必須樹立高度的工作責(zé)任感和歷史使命感，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷地總結(jié)實踐經(jīng)驗。把企業(yè)干部人事檔案管理水平提高到一個新的高度，為企業(yè)人力資源部門考察使用人才服務(wù)，也為個人維護(hù)、保障自身利益提供重要依據(jù)。 </p><p><b>　　參 考 文 獻(xiàn) </b