公司檔案管理流程

1、1檔案管理流程一、主要內(nèi)容及歸檔范圍1、主要內(nèi)容1.1凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時(shí)歸檔，確保完整無缺。1.2檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。1.3負(fù)責(zé)檔案管理的人員必須堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。2、歸檔范圍2.1行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材

2、料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。2.2組織人事教育培訓(xùn)類：員工個(gè)人檔案、員工變動(dòng)表、員工花名冊、培訓(xùn)登記表等。2.3會計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表，政府主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。二、檔案的管理機(jī)構(gòu)及其主要職責(zé)1、管理機(jī)構(gòu)1.1文書結(jié)案后，原稿由公司行政部所轄檔案室歸檔。1.2各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。2、檔案管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)：2.1制定或

3、參與制定檔案工作的規(guī)章制度；2.2對公司其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；31、各部門文件檔案管理的負(fù)責(zé)人在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交行政部立卷歸檔。2、移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。七、檔案的借閱1、各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件檔案

4、，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。2、檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。3、對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。4、檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。