建筑公司檔案管理制度

1、檔案管理制度1.檔案管理目的為了完善公司現(xiàn)代化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的管理制度，全面加強(qiáng)公司各部門(mén)之間的檔案、文件、信息等內(nèi)容的綜合管理，促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門(mén)的各項(xiàng)工作更好的服務(wù)，公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和相關(guān)法律、法規(guī)，制定本公司的檔案管理制度。2.檔案管理范圍2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。2.2本制度中所稱(chēng)的公司檔案，是指公司在各項(xiàng)建筑施工；經(jīng)營(yíng)運(yùn)行和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的文字、

2、數(shù)據(jù)、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類(lèi)包括：文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)3.1公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)對(duì)本部門(mén)檔案資料的整合管理。3.2綜合部對(duì)公司各部門(mén)上交的檔案進(jìn)行管理。3.2.1公司依據(jù)《檔案法》等有關(guān)法律，法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀和移交等有關(guān)規(guī)章制度。3.2.2綜合部負(fù)責(zé)監(jiān)督，指導(dǎo)公司

3、各部門(mén)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。3.2.3統(tǒng)籌規(guī)劃公司各部門(mén)的檔案工作，并建立獨(dú)立的檔案室，負(fù)責(zé)公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。3.3各部門(mén)應(yīng)該指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)內(nèi)部的檔案管理工作收集、整理、保管本部門(mén)的檔案資料，并建立檔案目錄，以方便入檔時(shí)能夠及時(shí)、有效的備案和日后查找復(fù)核工作。3.3.1堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本部門(mén)不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷目錄，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。3.3.2負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、

4、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.3.3歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)碼編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。3.3.4保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。3.3.5接收檔案員的指導(dǎo)規(guī)劃，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交檔案。3.4檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，對(duì)文件、材料等的安全性、保密性負(fù)責(zé)，并且忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。3.5檔案管理人員變動(dòng)時(shí)，綜合部部長(zhǎng)要對(duì)檔案

5、交接負(fù)有監(jiān)交責(zé)任，且應(yīng)該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認(rèn)。3.6會(huì)計(jì)類(lèi)檔案將由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸檔保管，以方便財(cái)務(wù)核對(duì)和審批工作。4.檔案管理原則4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密等安全條件。整理后，拷貝在耐久保存的介質(zhì)中，連同相應(yīng)的文字性說(shuō)明一起于年終時(shí)向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部門(mén)向檔案室歸檔，對(duì)于會(huì)議形成的聲像歸檔，會(huì)議結(jié)束后半個(gè)月歸檔。檔案交接時(shí)，雙方當(dāng)面點(diǎn)清，并同時(shí)在《檔案案卷

6、移交目錄》上簽字?！鲆呀?jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報(bào)送給檔案管理部門(mén)《文件更改申請(qǐng)單》，連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改?！鰵w檔的文件資料，必須是原件，原件出于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的，綜合部保存復(fù)印件。5.4工程竣工檔案管理：5.4.1工程竣工驗(yàn)收后十五日內(nèi)，項(xiàng)目部將竣工工程的內(nèi)業(yè)資料整理、編目，并上報(bào)各相關(guān)主管部門(mén)審核合格后，裝訂成冊(cè)，上交綜合部，辦理檔案移交手續(xù)。5.4.2項(xiàng)目部必須將在上交建設(shè)單位的

7、竣工檔案時(shí)所辦理的檔案交接單上交綜合部，歸檔存放。5.4.3檔案借閱時(shí)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可借閱。在借閱的過(guò)程中不允許在原始資料上作標(biāo)記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時(shí)送回檔案室。5.4.4年終檔案歸檔結(jié)束后，將存檔情況上報(bào)總經(jīng)理。5.4.5定期檢查檔案存放情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。5.4.6檔案一律存放在柜內(nèi)，檔案按工程竣工時(shí)間分區(qū)，按工程分類(lèi)，按專(zhuān)業(yè)分號(hào)。按先后順序整齊存放，并填寫(xiě)《竣工檔

8、案登記明細(xì)表》，檔案號(hào)一竣工時(shí)間一工程名稱(chēng)一專(zhuān)業(yè)一順序號(hào)。6.檔案分類(lèi)管理說(shuō)明6.1文件檔案的管理：6.1.1文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函，文字記錄和業(yè)內(nèi)資料等內(nèi)容。6.1.2公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交檔案室集中管理。6.1.3歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規(guī)范。6.1.4檔案資料如因特殊情況，需修改，復(fù)印，摘抄，涂改等，屬絕密或機(jī)密