文件檔案管理制度

1、鄭州海締邦林制藥有限公司文件編碼：SMPJG01001第0頁共8頁文件名稱文件檔案管理制度文件檔案管理制度類別：管理制度編訂人編訂日期年月日審核人審核日期年月日批準(zhǔn)人批準(zhǔn)日期年月日頒發(fā)部門執(zhí)行日期年月日變更次數(shù)變更原因變更內(nèi)容目的：目的：為保證公司檔案的完整性、實用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的安全，特制定本制度。適用范圍：適用范圍：公司生產(chǎn)質(zhì)量管理、設(shè)備、基建、研發(fā)、財務(wù)、行政等需要歸檔存儲的文件

2、、錄像、圖片資料的管理。責(zé)任：責(zé)任：各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員。內(nèi)容：內(nèi)容：1、存檔原則1.1、對公司規(guī)定立卷歸檔的文件資料，各部門按照要求，根據(jù)實際情況及文件檔案特點定期向文件檔案管理員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。1.1.1、批記錄生產(chǎn)、檢驗結(jié)束后即時歸檔。1.1.2、生產(chǎn)、檢驗輔助記錄結(jié)束后經(jīng)各部門審核后及時歸檔，QA領(lǐng)用批生產(chǎn)的報告不另作歸檔，隨批記錄即時歸檔（如A、B級潔凈區(qū)沉降菌檢測報告、浮游菌測試報告、潔凈區(qū)表面微生

3、物監(jiān)測記錄、潔凈區(qū)人員監(jiān)測記錄、清場合格證等）。1.1.3、臨時記錄及文件即時歸檔。相關(guān)的培訓(xùn)記錄及健康檔案由企管部歸檔保存。1.2、公司全體員工都有保護檔案的義務(wù)。2、檔案的分類及管理鄭州海締邦林制藥有限公司文件編碼：SMPJG010012第2頁共8頁文件名稱文件檔案管理制度文件檔案管理制度類別：管理制度工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料、其他設(shè)備檔案公用系統(tǒng)、物料倉庫等的輔助設(shè)備、生產(chǎn)中心設(shè)備、QC設(shè)備、Q

4、A設(shè)備設(shè)備運行資料保存八年，其它資料在設(shè)備報廢一年后銷毀。秘密合同復(fù)印件技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議、原輔料采購、委托合同、其他合同永久保存絕密技術(shù)轉(zhuǎn)移產(chǎn)品代碼永久保存絕密研發(fā)檔案批文產(chǎn)品代碼永久保存絕密研發(fā)部經(jīng)理或指定部門內(nèi)專人負(fù)責(zé)合同復(fù)印件公司重大事項合同、員工勞動合同、保密協(xié)議、其他合同永久保存機密員工培訓(xùn)培訓(xùn)計劃、總結(jié)；內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告、離職人員培訓(xùn)檔案、個人培訓(xùn)檔案個人培訓(xùn)檔案員工離職一年后銷毀，其它培訓(xùn)資料保存

5、五年。秘密通用管理資質(zhì)、證書、部門職責(zé)、職務(wù)說明書、手冊、注冊申報資料、其他注冊申報資料永久保存；其它資料生新廢舊，原件保存五年。注冊申報資料為絕密級；其它為秘密級機構(gòu)人員行政公司重大事項檔案其他集團發(fā)文、會議紀(jì)要、政府發(fā)文、人員健康檔案、薪酬、考核等保存八年，人員檔案為員工離職后一年銷毀。機密企管部主任或指定專人負(fù)責(zé)會計賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬、涉外賬永久絕密會計憑證記賬憑證、原始憑證永久絕密年度報表、決算報表永久絕密財務(wù)報表