《電子政務》-第03章_政府機關內部公務處理電子化

1、《電子政務教程》教學課件第3章 政府機關內部公務處理電子化制作人:周賀來,,,本章要點,政府機關內部公務處理電子化的重要作用政府機關電子化公務處理系統含義與類型政府內部電子化公務處理系統的功能目標電子政務環(huán)境下政府內部管理的主要內容政府辦公信息系統的含義、組成與功能電子政務中決策支持系統的含義與應用知識管理系統的含義、功能及其組成要素,3.1 政府機關內部公務處理電子化概述,3.1.1政府機關內部公務電子化處理的地

2、位電子政務內部公務電子化處理是互聯網應用于現代行政管理，以先進的網絡技術克服政府在管理和提供服務方面存在的弊端，催化和加速政府辦公透明化，提高辦事效率，增強廣大人民群眾對政務的參與度，提高政府監(jiān)管能力和公共服務水平，切實做到依法行政的必然要求。 電子政務首先是政府機關內部公務處理的電子化。政府機關內部公務處理的電子化既是電子政務的核心，又是其基礎。,3.1.2政府機關內部電子化公務處理系統含義與類型,政府部門內部的公務處理活動，主要

3、通過各種電子化公務處理系統來實現，這些公務處理系統內容很多，包括辦公自動化系統、人力資源管理系統、多媒體檢索系統、視頻會議系統、財務管理系統、物資管理系統以及其他相關的辦公事務處理系統。按照具體管理功能的不同，政府機關內部電子化處理系統可以分為以下三種類型。1．事務型2．管理型3．輔助決策型,3.1.3政府機關內部電子化處理系統的功能目標,1．建立內部通信平臺和信息發(fā)布平臺2．建立一個跨部門協同工作和辦公自動化的平臺3．真正

4、實現核心公務處理工作流自動化4．電子化公務處理系統必須具備多種共享方式和強大共享能力5．電子化公務處理系統必須有利于優(yōu)化政府流程,3.2電子政務環(huán)境下政府內部管理的內容,3.2.1電子政務環(huán)境下的公文處理1．公文處理的基本知識2．公文處理必須遵循的基本原則3．公文自動化處理系統及其功能,3.2.2電子政務環(huán)境下的會議管理,1．會議管理概述2．會議管理系統的主要內容3．電子政務環(huán)境下的會議管理活動,3.2.3電子政務環(huán)境下的

5、日程管理,1．日程管理概述2．日程管理的主要功能3．電子政務環(huán)境下的日程管理,3.2.4電子政務環(huán)境下的流程監(jiān)控,1．流程的含義2．電子政務環(huán)境下的流程監(jiān)控3．電子政務工作流管理系統,3.2.5電子政務環(huán)境下的后勤事務管理,電子政務環(huán)境下的后勤事務管理提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、部門預算、采購、庫存報警功能以及庫存、采購、領用的查詢統計功能。具體包括：用品管理、預算管理、用品采購、用品統計、部門統計、庫存報警、

6、用品類別維護。,3.2.6電子政務環(huán)境下的檔案管理,檔案管理就是將各種信息按照一定的規(guī)則進行歸檔保存起來，以方便今后的查閱和利用。電子政務環(huán)境下的檔案管理，則是采用電子政務技術，實現檔案數字化，自動歸檔組卷，輔助查詢，從而提高政府檔案管理水平，滿足政府管理和為社會公眾服務的需要。檔案數字化是與傳統檔案工作相對而言的，它是檔案信息化、現代化的重要內容之一。隨著網絡技術的普及，電子政務下的檔案管理也在不斷地發(fā)展著，并逐步把基層檔案室的所

7、有工作都覆蓋到了，將需要的各種統計和各種輸出的表格按照檔案局的各種規(guī)范進行設計，而且還節(jié)省了購買大量檔案用品的費用，還可以實現模糊查詢、組合條件查詢等一系列查詢功能，非常快捷地就能查詢到您所要找的文件，它取代了檔案人員大量繁重的手工操作，使檔案管理更加科學化、規(guī)范化。,3.2.7電子政務環(huán)境下的人力資源管理,1．電子政務環(huán)境下的人才招聘2．電子政務環(huán)境下的人才培訓3．電子政務環(huán)境下的績效管理4．電子政務環(huán)境下的薪酬管理,3.2.8

8、電子政務環(huán)境下的個人事務處理,電子政務環(huán)境下的個人事務處理包括：個人記事、最新信息、待辦事直、今日日程、工作計劃業(yè)務辦公等。,3.3政府辦公信息系統,3.3.1辦公信息系統的含義辦公信息系統的前身是辦公自動化，所謂辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是指借助技術手段，將人的部分業(yè)務轉交給各種設備來處理，并由這些設備和辦公人員共同完成辦公業(yè)務。20世紀90年代以后，計算機網絡的發(fā)展為辦公自動化賦予了新

9、的內涵和應用空間。鑒于上述情況，在2000年11月召開的辦公自動化國際學業(yè)術研討會上，專家們建議將辦公自動化(Office Automation)更名為辦公信息系統（Office Information Systems，簡稱OIS），認為：辦公信息系統是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網絡通信技術等現代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統。目前辦公信息系統能夠在信息利

10、用、協同工作、決策支持等方面完成包括信息統計分析、工作日程安排、部門協同工作管理、工作流應用自動化的辦公過程電子化和數字化。,3.3.2 辦公信息系統的構成要素,1．辦公人員2．辦公信息3．辦公流程4．辦公設備,3.3.3 辦公信息系統的主要功能,1．辦公信息系統的基本功能（1）公文管理（2）會議管理（3）部門事務處理（4）個人辦公管理（5）領導日程管理（6）文檔資料管理（7）人員權限管理（8）業(yè)務信息管理,2

11、．集成辦公環(huán)境下辦公信息系統的功能,（1）建立內部通信平臺（2）建立信息發(fā)布平臺（3）實現工作流程自動化（4）實現文檔管理自動化（5）實現輔助辦公自動化（6）促進業(yè)務信息集成（7）實現分布式辦公,3．政府機關辦公信息系統的功能結構圖,3.3.4 ××省政府辦公信息系統的應用實例,1．系統平臺與總體結構2．系統的功能特點3．與下級單位聯接示意圖4．軟件模塊功能簡述（1）收文系統和發(fā)文系統（2）待辦

12、事宜系統（3）文檔管理系統（4）政務信息系統（5）信息采編系統（6）會議管理系統（7）領導講話管理系統（8）領導日程安排（9）督辦查辦系統（10）遠程信息上報系統（11）遠程公文上報系統（12）公用信息系統5. 系統使用效果,3.4政府決策支持系統,3.4.1決策支持系統的含義與功能1．決策支持系統的概念決策支持系統（Decision Support Systems，簡稱DSS）是一種具有高度靈活性和交互性的信

13、息系統，它專門用來支持非結構化問題的決策制定。 DSS的要做的就是要在人的分析與判斷能力的基礎上借助計算機與科學方法支持決策者對半結構化和非結構化問題進行有序的決策，以獲得盡可能令人滿意的客觀的解決方案。 DSS就是要組織與管理好所有能供決策使用的數據或信息、計算模型、分析方法與判斷規(guī)則，在決策者與機器的交互過程中針對不同的問題通過各種數據、模型與方法的組合作用來引導決策者完成一系列的判斷而獲得問題的解。,2．決策支持系統的特征,（

14、1）DSS輔助管理人員完成半結構化和非結構化的決策問題， 這些問題很少或得不到管理信息系統的支持， 而DSS可以解決一部分分析工作的系統化問題，但這一過程的控制還需要依靠決策者的洞察力和判斷力。（2）DSS必須是輔助和支持管理人員，因此，計算機既不應該試圖提供最終答案，也不應該給決策者強加一套預先規(guī)定的分析順序。（3）DSS是人機交互接口為決策者提供輔助功能的。DSS的人機接口注重用戶的學習、創(chuàng)造和審核，即讓決策者在依據自己的實際經

15、驗和洞察力的基礎上，主動利用各種支持功能，在人機交互過程中反復地學習和探索，最后根據自己的判斷選取一個合適方案。（4）DSS的目標是輔助人的決策過程， 以改進決策制定的效能，因而它不會也不可能取代以提高管理效率為目標的電子數據處理和管理信息系統。,3. 決策支持系統的功能,（1）管理并隨時提供與決策問題有關的組織內部信息。（2）收集、 管理并提供與決策問題有關的組織外部信息。（3）收集、管理并提供各項決策方案執(zhí)行情況的反饋信息。

16、（4）能以一定的方式存儲和管理與決策問題有關的各種數學模型。（5）能夠存儲并提供常用的數學算法。（6）上述數據、 模型與方法能容易地修改和添加。（7）能靈活地運用模型與方法對數據進行加工、匯總、分析、預測，得出所需的綜合信息與預測信息。（8）具有方便的人機對話和圖像輸出功能，能滿足隨機的數據查詢要求，回答What…if…（“如果…，則…”）之類的問題。（9）提供良好的數據通信功能，保證及時收集所需數據并將加工結果傳送給使用者。

17、（10）具有使用者能忍受的加工速度與響應時間，不影響使用者的情緒。,3.4.2決策支持系統的組成結構,3.4.3群體決策支持系統的含義與類型,1．群體決策支持系統的概念群體決策支持系統（Group Decision Support Systems，簡稱GDSS)，是一種在DSS基礎上利用計算機網絡與通信技術，供多個決策者為了一個共同的目標，集成多個決策者的智慧、經驗以及相應的決策支持系統，通過某種規(guī)程相互協作地探尋半結構化或非結構化

18、決策問題解決方案的信息系統。,2．群體決策支持系統的特點,與傳統的會議決策或傳遞式群體決策相比，GDSS具有以下一些特點：（1）不受時間與空間的限制；（2）能讓決策者相互之間便捷地交流與共享信息，減少片面性；（3）決策者可克服消極的心理影響，無保留地發(fā)表自己的意見；（4）能集思廣益，激發(fā)決策者思路，使問題的方案盡可能趨于完美；（5）可防止小集體主義及個性對決策結果的影響；（6）可提高決策群體成員對決策結果的滿意程度和置信度；

19、（7）群體越大效果越顯著。,3．群體決策支持系統的優(yōu)勢,群體決策支持系統通過提高交流質量來提高決策的質量。提高交流質量主要通過讓與會者把討論焦點集中在問題上，減少游離主題所浪費的時間來實現的。節(jié)約的時間可以更好地對問題進行討論，可以對更多的決策方案進行比較，增大了挑選最佳方案的可能性。群體決策支持系統另外兩個優(yōu)點是可以并行交流、匿名交流。并行交流讓與會者可以同時發(fā)表自己的想法和意見，而不需要像傳統的會議那樣要每個人輪流發(fā)言，更節(jié)約會

20、議時間。匿名是指與會者在將自己的想法和意見輸人計算機時不必具名，這樣就不會產生盲從，其他與會者會針對想法和意見發(fā)表看法，而不是根據提出想法和意見的人。,4．群體決策支持系統的類型,根據決策問題所在組織的環(huán)境、群體成員的大小、成員的空間位置分布、決策周期的長短等因素，群體決策支持系統大致可以分成以下四種類型。（1）決策室（2）決策局域網（3）遠程電子會議（4）異步會議,5．群體決策支持系統的組成結構,3.4.4電子政務中決策支持系

21、統的應用,1．決策支持系統在電子政務中的作用DSS作為一種新興的管理方法，能夠為政府部門提供各種決策信息以及各種問題的解決方案，有助于提高決策的質量和效率。DSS作為政府部門辦公決策服務體系的有機組成部分，其主要任務是直接為政府部門日常辦公提供有效服務；建立政府系統電子信息樞紐，通過廣泛收集和加工處理各類信息，使政府部門領導者全面及時地掌握各方面的動態(tài)；為領導者提供高效、安全、靈活的指揮調度手段。系統建成后，政府部門將能更加有效地發(fā)

22、揮參謀、助手和服務的作用。,2．電子政務中的政府決策運行體系,3．電子政務決策系統支持的功能,（1）相關公文的搜索和查閱公文是政府決策知識的容器，是政府特有的財富。利用公文中蘊含的知識進行輔助決策，是政府辦公決策支持的有效手段之一。（2）辦公業(yè)務數據分析各類辦公管理信息系統的大量使用，為決策提供了大量可利用的決策信息數據，對各種業(yè)務數據進行數據整合處理，建成辦公業(yè)務信息的數據倉庫，并在此基礎上進行數據挖掘和數據聯機分析，得到可用的

23、決策支持信息。（3）群決策支持群決策支持通過實時在線協同、討論和交流、利用問題模板庫研究分析問題、知識的相互碰撞產生新的知識以及通過模型庫和方法庫的支持，建立一些通用的模型和算法，使用系統工程的方法，對決策方案進行綜合的評判和打分，對決策意見進行綜合。,3.5政府知識管理系統,3.5.1知識管理的基本概念1．知識管理的含義所謂知識管理，就是為政府和企業(yè)實現顯性知識和隱性知識的共享尋找新的途徑。它是這樣一個過程，它對一個政府部門集

24、體的知識與技能進行捕獲，而不論這些知識和技能是存在于數據庫中、被印刷于紙上或者是存在于人們的腦海里，然后將這些知識與技能分布到能夠幫助政府部門實現最大產出的任何地方。知識管理的目標就是力圖能夠將最恰當的知識在最恰當的時問傳遞給最恰當的人，以便使他們采取最恰當的行動，做出最好的決策，避免重復錯誤和重復工作。,2．知識管理的架構,3．知識管理的組成要素,“人、場所和事”構成了知識管理及其技術支持的基本框架。其中：人是可以與之交流的個人，

25、如同事、專家、顧客和朋友；場所是共享信息的團體，在大多數情況下團體成員間進行交流的場所既可以是真實的也可以是虛擬的，而后者可以通過協助人們進行交流、共享和問答的應用程序來實現。事是人們創(chuàng)造、捕捉、分類和共享結構化和非結構化的內容?！笆隆卑粋€政府部門使用的內容、規(guī)定、過程和程序。事實上，“事”是許多知識管理工具和技術的匯集，幫助人們用所有能夠想到的方法使用數據，進行從搜索、挖掘到可視化和相關聯等方面的工作。,3.5.2政府知識管理

26、的必要性及其應用策略,1．政府知識管理的必要性政府機關作為公共行政組織，其自身也存在知識管理的問題。政府管理其中重要的一環(huán)就是政府對其所擁有的知識資源進行管理。電子政務需要對知識和信息進行有效管理，并與社會形成知識共享，共同提高政府應變和創(chuàng)新的能力。知識管理可以幫助政府部門解決知識共享和再利用問題，知識管理是一種信息化的應用系統，它以政府部門網絡和信息系統為基礎，通過通信協作與交流，幫助政府部門發(fā)現和組織已獲取的信息；分類整理存儲管

27、理知識；定位擁有專門技能的人，通過協作和培訓傳遞這些知識，讓整個組織能有效利用知識，建立知識門戶和快速響應系統。知識管理型政府部門能夠迅速對外部需求做出反應、運用內部資源預測經濟社會的發(fā)展方向及其變化。政府知識管理是政務信息化建設基礎管理階段的重要內容，它面向政府的信息傳遞、公務處理、知識整理、信息發(fā)布、知識分享等普遍應用領域，幫助政府工作人員理順辦公流程、消除“信息孤島”。,2．知識管理與政府組織管理模式,（1）把知識管理融入政府機

28、構改革和業(yè)務重組中知識管理必須與業(yè)務流程緊密相連，否則必定失敗。將知識創(chuàng)造與擴散同政府部門的業(yè)務流程結合起來，可以節(jié)省大量開支，并產生巨大價值。知識管理就是對業(yè)務流程中無序的知識進行系統化管理，實現知識共享和再利用，以提高業(yè)務水平和效率。（2）改造政府組織文化知識管理項目的成功首先取決于一種鼓勵信息共享的組織文化。改造傳統的組織文化、建立有利于知識共享的新型政府部門組織方式和組織文化。（3）建立學習型政府所謂學習型政府，就是通

29、過不斷的學習來改革政府本身的組織，這是政府的核心能力。必須強調的是：一要全員學習，即決策層、管理層、操作層，都要投入學習；二是全程學習，不能把學習與工作分割開來；三是團隊學習，不僅重視個人學習和個人智力的開發(fā)，更要重視團隊學習和群體智力的開發(fā)。,3．政府知識管理系統的主要功能,（1）知識管理的基礎設施。（2）政府部門管理流程的重組。（3）知識管理的方法。（4）知識的獲取和檢索。（5）知識的傳遞。（6）知識的共享和評測。,3.5

30、.3我國政府知識管理中存在的問題和解決對策,近年來，我國的政府信息化建設發(fā)展迅速，電子政務在一些較為發(fā)達的地區(qū)如北京、廣州等地已經取得明顯成效，但是與發(fā)達國家相比，電子政務建設仍舊相當落后，表現在電子政務的成熟度低。我國政府機關所建立的電子化公務處理系統基本上都是在原有的組織運營基礎上，相當一部分機關的電子化公務處理系統甚至僅僅是作為現實信息系統的一個電子模型而己，其主要的作用還是執(zhí)行重復性工作，基本上無法實現對知識有效的識別、獲取、

31、開發(fā)、分解、使用、存儲和共享，也不能提供為結構知識和非結構化知識構建轉化和共享的途徑，更無法運用集體的智慧提高應變和創(chuàng)新能力。各國的電子政務實踐表明知識管理是電子政務成功的關鍵要素之一，電子政務建設領先的國家，在電子政務建設中，越來越重視知識管理的應用，并且在實踐中已經引入知識管理的思想和工具。,本章小結,政府機關內部公務處理的電子化是電子政務的核心和基礎。本章首先介紹了政府機關內部公務處理電子化的重要地位和作用，電子化公務處理系統

32、含義、類型以及功能目標；然后分類闡述了電子政務環(huán)境下政府內部管理的主要內容，包括公文處理、會議管理、日程管理、流程監(jiān)控、后勤事務管理、檔案管理、人力資源管理以及個人事務處理；最后，介紹了政府內務處理中幾種應用系統的相關知識，包括政府辦公信息系統的含義、組成、功能以及在政府管理中的具體應用，決策支持系統的含義及其在電子政務中的應用，政府知識管理系統的含義、功能、組成要素及其在中國的應用現狀、問題和發(fā)展對策。,復習思考題,政府機關內部事

33、務處理電子化在電子政務中具有什么地位和作用？政府機關內部電子化處理系統的功能目標包括哪些？在電子政務中公文處理工作必須遵循的原則是什么?什么是網絡視頻會議?與傳統會議方式相比，它有哪些優(yōu)點?電子政務建設中人力資源的管理發(fā)生了哪些變化?它具體是如何實現的？什么是辦公信息系統？請說明它由哪些基本要素組成。政府辦公信息系統具有哪些主要功能？什么是決策支持系統？請說明其一般的組成結構。什么是群體決策支持系統？與一般的決策支持系統