公務(wù)禮儀1 1

1、,（一）,( ),第四篇 公務(wù)禮儀,第一章 會議禮儀,,,,會議的重要性,大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高,,,,,,,任務(wù)內(nèi)容,公司會議商務(wù)談判,商務(wù)談判的座次安排,公司會議的工作流程安排,工作會議的會前工作流程　 工作會議的會中工作流程　 工作會的會后工作流程,第一節(jié) 會議的籌備,,,風

2、光旅游有限責任公司2005年業(yè)務(wù)懇談會,擬定會議主題。會議的主題，即會議的指導(dǎo)思想。會議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會議的主題確定下來之后，才可以據(jù)此一一加以確定。,,一、擬定會議的主題：,,,二、會議通知的發(fā)送,,1、發(fā)送形式 正式通知 非正式通知,,2、發(fā)送內(nèi)容：,,,一是標題，它重點交待會議名稱。 二是主題與內(nèi)容，這是對會議宗旨的介紹。 三是會期，應(yīng)明確會議的起

3、止時間。 四是報到的時間與地點，對交通路線，特別要交待清楚。 五是會議的出席對象，如對象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。 六是會議要求，它指的是與會者材料的準備與生活用品的準備，以及差旅費報銷和其他費用問題。,3、會議通知和委托書的樣式,見P244、245,4、注意事項 見P245-246,三、了解會議的與形式性質(zhì),,,,按參會人員可分成公司外部會議和公司內(nèi)部會議。公司外部會議有產(chǎn)品發(fā)布會、研討會、座談會

4、等；公司內(nèi)部會議包括工作定期的周例會、月例會、年終總結(jié)會以及表彰會、計劃會等等。,三、制發(fā)會議的姓名卡和會議證件,代表證 出席證 會議正式證件 列席證

5、 來賓證 會議證件 　 旁聽證 工作證 會議工作證件

6、 記者證 出入證 會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。,,,,,,四、會議資料的準備及發(fā)放 主要有議程表和日程表、 會場座位分

7、區(qū)表和主席臺及會場座次表、 主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、 開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。,,,,五、準備會議所需要的用品和設(shè)備,（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。,,,,六、會議

8、議題、議程和日程的擬定,,,,□ 議題的收集和篩選□ 議程,,議程的開頭為會議的日期、時間和地點,每項均有一個起始時間,下次會議細節(jié)寫在議程的末尾,第二節(jié) 會議組織,會議舉行期間，一般應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負責迎送、引導(dǎo)、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求，應(yīng)有求必應(yīng)。,,一、熱情歡迎與會者,,,二、會議簽到

9、 為掌握到會人數(shù)，嚴肅會議紀律，凡大型會議或重要會議，通常要求與會者在入場時簽名報到。 會議簽到的通行方式有三： 一是簽名報到， 二是交券報到， 三是刷卡報到。 負責此項工作的人員，應(yīng)及時向會議的負責人進行通報。,,,三、會場的布置,（一）、會址的選擇 必須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。 選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當?shù)乜商峁┑臅h資源狀

10、況及該會議的程序、預(yù)計的與會人數(shù)、與會人員的背景情況，以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。,Ⅰ.場地大小 Ⅱ.附屬設(shè)施齊全 Ⅲ.適當?shù)拈_會設(shè)備 Ⅳ.會場氛圍 Ⅴ.場地不受外界干擾,Ⅰ.附屬設(shè)施Ⅱ. 準備會議文件,選擇會場,布置會場,會議類型與場所的搭配,,,,# 舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點）。# 研究

11、和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。,# 重大的獎利、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝，會議的目的是對杰出表現(xiàn)予以獎勵。 # 對于交易會和新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達會場幾所在城市的交通必須便利。,討論：各種會場的利與弊,u字形會場，比較適應(yīng)非大型會議，參會者距離較近。,圍桌式會場，一般適宜討論或參會人數(shù)不多的會議。,課桌式會場效果，適合人數(shù)較多的會議,課桌式會場

12、，會議室課桌式擺放也有所不同，有的從中間設(shè)通道，有的從兩面設(shè)通道，此照片為通道在兩側(cè)。,會場氣氛布置,,,,會場氣氛直接影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛，是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。,會標 將會議的全稱以醒目的標語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標。會標能體現(xiàn)會議的莊嚴性，激發(fā)與會者的積極參與感。,會徽 即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標，如黨徽、國

13、徽、團徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京2008奧運會會徽“中國印”。,其他 燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光要亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴肅端正，適合一般工作會議；,旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標語，簡潔明快的標語口號能振奮與會者精神，強化會議主題；花卉，適當?shù)幕ɑ苣?/p>

14、給人清新活潑之感，既能點綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。,便 條（一）鐘苗： 最近，在公司新址搬遷過程中出現(xiàn)了財務(wù)部與研發(fā)部之間因辦公用房發(fā)生矛盾的情形，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調(diào)解決。請你就選擇會議地點和布局以及會議議程的安排提出相應(yīng)建議，供會議籌備過程參考。 請于明天下班前將建議交給我。謝謝！ 行政經(jīng)理 蘇明

15、 2004年3月25日,（二）、會議座位安排原則,1、大型會議的排座原則有哪些 大型會議一般是指與會者眾多、規(guī)模較大的會議。最大特點是應(yīng)分設(shè)主席臺與觀眾席。,主席臺排座  大型會議主席臺，一般應(yīng)面對會場主入口，與群眾席面對面。每一個成員面前

16、的桌上，均應(yīng)擺放雙向桌簽。 主席團排座原則  前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)。 主持人坐席  一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但應(yīng)就座于前排。,群眾席排座  主席臺之下的一切坐席均稱為群眾席。 自由式擇座  即不進行統(tǒng)一安排，自由擇席而定。 按單位就座  可依參加單位的筆畫、拼音順序，也可按平時約定俗成的序

17、列。可自前往后進行橫排，也可自左而右進行豎排。同一樓層，應(yīng)以前排為高，或以左排為高，樓層不同，則樓層越高，排序越低。,⑤ ③ ① ② ④ （單數(shù)） ⑥ ④ ② ① ③ ⑤（雙數(shù)）,主席臺布置一是對稱,二是簡化,2、小型會議中座位如何安排,,,小型會議，一般參加者較少、規(guī)模不大的會議。主要特點是全體與會者均應(yīng)安排座位，不設(shè)立專用主席臺。小型會議的排座可采取三種形式。,自由擇座  即不排定固定的具體位置，而由全體與會者完

18、全自由地選擇座位就座。面門設(shè)座  一般以面對會議室正門之外為會議主席的位置，其他與會者可在兩側(cè)自由而又依次就座。依景設(shè)座  即會議主席的位置不必面對會議室正門，而是應(yīng)背依會議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺等等，其他與會者的排座，略同于前者。,面對面就座 當你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊,希望顯示等級：讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐,

19、,,,,,,,主席可坐在任何一個位置上,自由討論 如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌,心的融化,安排食宿和茶水,食宿 a.用膳 b.住宿 茶水,一杯香茶可贏得交易機會,,角色練習,表演會議期間奉茶的禮儀,給客人斟茶的注意事項:,當桌子上放有資料文件時，不要勉強客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時

20、，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。,茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點時，要先將糕點放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。,上茶時的七個程序:,兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進入接待室止步立正，輕輕點頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面,桌上不能放盤時，則左手拿盤

21、，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，兩手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時，再次向客人點頭致意，退出接待室。,四、 會場服務(wù)、值班及保衛(wèi),會議要有嚴密的值班和保衛(wèi)工作，中大型會議，秘書要有24小時值守，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。奧運會安保16億美元,值班工作,,,堅守崗位；會中協(xié)助搜集有關(guān)信息和資料；控制與會無關(guān)人員隨便出入會場；督導(dǎo)專職服務(wù)人員的具體服務(wù)工作；備有公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)、

22、后勤服務(wù)主管人員的電話通訊錄；協(xié)調(diào)會中各種矛盾等。波茨坦會議,保衛(wèi)工作,重要人員的人身安全；重要文件；會場和駐地；會議設(shè)備；與會者私人貴重物品等。,第三節(jié) 會議記錄及善后處理,(一)、會議記錄可能出現(xiàn)的問題： 1、會議記錄本內(nèi)無目錄。特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利于檔案的保護和保密。,一、會議記錄,,,,2、記錄不完整。有些會議記錄未記載會議日期、地點、主

23、持人、記錄人；有些會議記錄只記了參加人、發(fā)言人的姓而沒有記全名；有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內(nèi)容；有些會議記錄雖有會議內(nèi)容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。,,,,3、會議記錄本沒有按工作性質(zhì)分開。如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本（聯(lián)席會議例外），給保管和利用帶來不便。 4、會議記錄本不固定。有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了；更有甚者，每次開會時臨時找?guī)讖埜宓陀?/p>

24、錄，過后就不知去向了。,,,5、記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利于會議記錄的日后查考和歸檔后的長久保存。,,,（二）、印發(fā)會議記錄,,完善會議記錄 起草會議紀要 確定印發(fā)范圍 接收者確認簽發(fā)會議執(zhí)行文件,會議記錄格式（一）會議名稱：　　　會議時間：　　　　會議地點：　　　記錄人：　 出席與列席會議人員：　　 　 缺席人員：　　 會議主持人：

25、　　　審閱：　　　　　簽字：　 主要議題：　　 發(fā)言記錄：,會議記錄格式（二）××公司辦公會議記錄 時間：一九××年×月×日×時 地點：公司辦公樓五樓大會議室 出席人：××× ××× ××× ××× 缺席人：×

26、5;× ××× ××× …… 主持人：公司總經(jīng)理 記錄人：辦公室主任劉×× 主持人發(fā)言：(略) 與會者發(fā)言：××× ………………………………………………散會 主持人：×××(簽名) 記錄人：×××(簽名) (本會議記錄共×頁),二、會議

27、善后處理工作,1、會場清理： 安排與會人員的離會 會議文件的回收、立卷、歸檔 2、印發(fā)會議記錄3、資金4、會議的總結(jié)工作,,,,第四節(jié) 參加會議禮儀,一、與會者禮儀,,,□規(guī)范著裝□嚴守時間□維護秩序□專心聽講（學(xué)會記錄）□不要中途離席,與會者發(fā)言應(yīng)注意避免的問題,Ⅰ.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕； Ⅱ.不可取用不正確的資料； Ⅲ.不要盡談些期待性的預(yù)測； Ⅳ.不可做人身

28、攻擊；　　 Ⅴ.不可打斷他人的發(fā)言；,Ⅵ.不可不懂裝懂，胡言亂語； Ⅶ.不要談到抽象論或觀念論； Ⅷ.不可對其他發(fā)言者吹毛求疵；,2、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言禮儀（報告）,正式發(fā)言者，應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然，剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強的風度與氣質(zhì)。 口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果是書面發(fā)言，要時常抬頭掃視一下會場，不能低頭讀稿。旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意?！?禮貌作答，對不能回答

29、的問題，應(yīng)機智而禮貌地說明理由，對提問人的批評和意見應(yīng)認真聽取，即使提問者的批評是錯誤的，也不應(yīng)失態(tài)。,二、會議主持人禮儀,首先，主持的性質(zhì)是根據(jù)會議活動或活動的性質(zhì)、目的及要求，按照議程規(guī)定的內(nèi)容，承擔起組織參加者完成任務(wù)實現(xiàn)既定目標的責任。 其次，主持人的權(quán)限應(yīng)由上司確定并明確委托，例如參加者的資格認定、程序的安排、發(fā)號施令的權(quán)利，協(xié)調(diào)發(fā)言者順序及時間的權(quán)利、時間的控制權(quán)利，對參加者進行表揚、批評、警告及其他處置的權(quán)利，維護現(xiàn)

30、場氣氛、程序、安全的權(quán)利。,再次，主任人的技巧應(yīng)能以控制現(xiàn)場、引導(dǎo)程序、營造氣氛、圓滿結(jié)束為目的，對冷場的巧妙刺激，對離題的機智引開、對分歧的化解，對干擾的成功處理等，這些都需要成熟老練地見招拆招，使會議或活動自始至終圍繞主題。,最后，主持的發(fā)言能促進會議或活動的順利進行，譬如在說明議題或作結(jié)論時，聲音要宏亮有力，干脆利落，語言節(jié)奏適當放緩，要有適當?shù)耐ｎD，節(jié)奏，控制局面。 主持應(yīng)保持公平公允，不能帶明顯的感情色彩，保持中性，

31、保持職業(yè)水準。,案例分析：,案例 1 ： 一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負責會議的錄音工作。小劉將無線話筒和錄音機磁帶安排好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然完全是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢？,案例 2： 一次重要的國際會議，十多個國家的領(lǐng)導(dǎo)人在一起聚會。因

32、為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！敝校拐也坏竭@兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責。,案例 3： 某校召開一次表彰大會，對全校七、八個先進集體，數(shù)十名先進個人，頒發(fā)錦旗和獎狀。當領(lǐng)獎的同學(xué)上臺領(lǐng)到錦旗和獎狀后，有幾名同學(xué)當即發(fā)現(xiàn)獎狀上的名字不對，轉(zhuǎn)頭向領(lǐng)導(dǎo)更換和相互交換，一時間領(lǐng)獎臺上竟亂糟糟，好似集貿(mào)市場。,訓(xùn)練：,觀察你所能見到的辦公會、研討會、論證會、茶