公文結構與公文格式

1、第二講公文格式與行文規(guī)則,主講人：,本節(jié)提綱,一、掌握公文的組成，明確公文各個組成部分的功用。二、了解公文格式，明確公文格式的規(guī)范性要求，能正確標注編排公文各組成部分。三、了解和掌握公文的行文規(guī)則，能有效地行文。,一、公文的組成（一）公文的組成部分有：,標題正文發(fā)文機關日期印章或簽署主題詞文頭發(fā)文字號簽發(fā)人保密等級,緊急程度主送機關附件及其標記抄送機關注釋印發(fā)說明,（二）各組成部分的功用,1、標題一件

2、公文用以與其他公文相區(qū)別的名稱。主要作用是：概括揭示為受文者關注的幾方面內(nèi)容；為查找利用與管理公文提供一個檢索標識。,2、正文,公文的主體部分。其作用是：用于系統(tǒng)表達使受文者對特定事物獲得明確認識所需要的信息。,3、發(fā)文機關,發(fā)文機關，制發(fā)公文并對其負全責的機關的全稱或規(guī)范簡稱。其作用是：表明公文的責任者和法定權威者，間接表明公文對哪一特定地區(qū)或單位有法定效用。,4、日期,又稱成文日期，指公文形成的具體時間，通常以領導者簽發(fā)的時間

3、為準。聯(lián)合行文時，以最后簽發(fā)機關的領導人簽發(fā)日期為準，特殊情況下，以會議通過的時間、印發(fā)時間、批準時間作為公文形成的時間。除在正文中明確規(guī)定生效執(zhí)行日期的公文之外，公文的形成日期即公文時間效力范圍的起點。因此，日期具有表明公文有效性的作用。,5、印章或簽署,印章是指作為機關權力象征的印信在公文上留下的標記；簽署是指簽發(fā)公文的領導人親筆在正式發(fā)出的公文上所簽注的姓名。聯(lián)合發(fā)文的機關都要加蓋印章。除會議紀要和印制有特殊版頭的普發(fā)性公文外，公

4、文都應加蓋印章。印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。,6、主題詞,用以揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術語。其作用是：與標題等相配合進一步簡要而準確地揭示公文內(nèi)容；為主題檢索法的運用提供檢索標識，為以計算機等現(xiàn)代信息手段處理與管理公文和檔案奠定基礎。,7、文頭,又稱版頭，用于強調(diào)公文責任歸屬和權威性的標記。一般由作者全稱或規(guī)范簡稱后加上“文件”二字構成。其作用是：強調(diào)公文責任歸屬者，喚起受文者對公文權威

5、性的警覺；表明此件是鄭重的正式公文，向受文者提示內(nèi)容的重要性；表明文件性質(zhì)或發(fā)送范圍，通常以不同字體字號、顏色、全稱或簡稱等形式表明這些方面的區(qū)別。,8、發(fā)文字號,由作者對其所制發(fā)的公文依次編排的順序代碼。其作用是：為檢索和引用文件提供專指性較強的代碼；為統(tǒng)計和管理公文提供依據(jù)。,9、簽發(fā)人,代表機關核準并簽發(fā)發(fā)文稿的領導人的姓名。其作用是：表明公文的具體責任者，督導各級領導者認真嚴肅地履行職責，強化公文質(zhì)量。,10、保密等級,指公

6、文涉密程度標志。其作用是：表明公文涉及秘密的程度與保密要求，喚起受文者警覺，提示其注意分別采取不同措施，確保秘密公文的安全。,11、緊急程度,表明公文送達和辦理時間要求的標志。其作用是：維護公文時效，避免延誤。,12、主送機關,對所收受公文負實際辦理、答復責任的機關的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。其作用是：概括表明公文效力所及的空間范圍和機構、人員范圍。,13、附件及其標記,附件指附屬于公文正件的其它材料。如無專門說明，其效用與正件相同。

7、為證實正件與附件的關系，需在公文正件上作出附件標記，即注明附件標題、件數(shù)、份數(shù)等。其作用：使正件中的有關內(nèi)容具體化、完善化，為受文者正確理解和執(zhí)行公文提供依據(jù)或參考。,14、抄送機關,對所收受公文一般無需承擔直接辦理、答復責任，而只需了解公文內(nèi)容的機關的全稱、規(guī)范簡稱或統(tǒng)稱。其作用是：與有關反面溝通情況，以便于取得了解、理解、支持和配合。,15、注釋,對正文中有關名詞術語及有關事項的注釋、說明。其作用是：使正文更加簡明。,16、印

8、發(fā)說明,對公文印制發(fā)出情況的介紹。由公文印發(fā)部門名稱，印發(fā)日期和份數(shù)組成。其作用是：為受文者與承印承發(fā)單位聯(lián)系提供便利，同時強化有關部門或工作人員的責任感。,二、公文的格式,公文的格式：指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體上的排列和標識規(guī)則，也包括公文的用紙要求和印制規(guī)范的總和。,（一）公文格式規(guī)范的主要內(nèi)容,公文的書面格式 公文的用紙格式 公文的印裝格式,（二）公文紙張、書寫、裝訂的要求,1、黨的機關公文

9、可用16開型，也可以采用國際標準A4型；國家行政機關與人大機關公文一般應采用A4紙型。供張貼的公文用紙幅面尺寸，可根據(jù)實際需要確定。2、公文紙可分為圖文區(qū)和不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域。上白邊（又稱為天頭）和左白邊（又稱為訂口）應分別寬于下白邊（又稱為地腳）和右白邊（又稱為翻口）；正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。3、所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排（少數(shù)民族文字可按其習慣書寫、排版），正文的行長

10、應與圖文區(qū)寬度相等。4、左側裝訂。,A4型公文用紙頁邊及版心尺寸,,,（三）公文格式組成要素有：,公文格式主要包括：版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記,（四）公文格式中各組成要素的標識,眉首,1 、份號（公文份數(shù)序號）的標識指將同一文稿印制若干份時對每份公文的順序編號，用阿拉伯數(shù)碼標識于公文首頁左上角。數(shù)字前可編虛位。,2、

11、版頭(發(fā)文機關標識)的標識,使用紅色小標宋體字將發(fā)文機關名稱居中標識在公文首頁上端.聯(lián)合行文時應使用主辦機關名稱在前,“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側,上下居中排布.但黨的機關公文的版頭還有:(1)發(fā)文機關+(文種);(2)《中共XX辦公廳(室)文件》、《中共XX辦公廳(室)(文件)》；（3）《中共XX部文件》、《中共XX部（文件）》,3、保密等級的標注與編排,在文稿上，應根據(jù)公文的實際涉密程度，用“絕密”、“機密”、“秘密”分別予以標

12、注，并后加“★”，必要時還應注明保密期限（如機密★2年）。 密級的標注位置，黨的機關和人大機關的公文標在公文首頁左上角，行政機關公文及軍用公文則標在右上角，一般用3號黑體字。,4、緊急程度的標注與編排,在文稿上，根據(jù)情況分別標注“急件”或“特急”。在正式文件上，緊急程度標在公文首頁右上角，在密級之下，字體字號與保密等級相同。,5、發(fā)文字號的標注與編排,在文稿上，應依次標注機關代字、置于方擴號中的年份號、順序號。如中共昌都地委20

13、08年第一件發(fā)文即標作：“昌委〔2008〕1號”。一件公文只有一個發(fā)文字號，聯(lián)合行文時只標注主辦機關的發(fā)文字號。如中共昌都地委辦公室與昌都地區(qū)行署辦公室聯(lián)合發(fā)文，就只標注地委辦公室的發(fā)文字號。在正式文件上，發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下，居中，一般用3號或4號仿宋。發(fā)文字號下應居中印一條細實線。,6、簽發(fā)人的編排,在正式文件上，簽發(fā)人位于發(fā)文字號的同一行，居右空1個字?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋字，簽發(fā)人的姓名一般用3號楷體字。,下行、平行

14、公文首頁格式,,上報公文首頁版式,主體：7、標題的標注與編排,一是結構要完整。二是語意要確切。三是文字應簡練、醒目。在正式文件上，標題位于公文首頁簽發(fā)人以下，居中排一行或數(shù)行，具體式樣有齊肩型、正梯形、倒梯形等。特別注意：（1）標題分行時，不得將詞語或詞組拆開分置兩行；（2）字體字號一般為2號宋體加粗（個別時候用2號黑體）；（3）公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應在標題下加題注，即在圓括號中居中排出：如（X年X月X日經(jīng)XX會議

15、通過〈批準〉），字號應小于標題。,8、主送機關的標注與編排,（1）除了普發(fā)性公文外，一份公文（特別是請示）只能以一個機關為主送機關，不能多頭主送。（2）除非領導者本人曾有要求，否則不能直接主送領導者，更不能同時主送幾位領導者。（3）應準確界定主送機關與抄送機關的區(qū)別，避免僅依據(jù)機關的級別而不是辦理方面的責任確定受文機關中的主送與抄送機關。（4）應正確標注主送機關的名稱，禁止使用不規(guī)范的簡稱或籠統(tǒng)含混的統(tǒng)稱，一面無人承擔實際辦理責任

16、，削弱公文的效用。（5）常用3號仿宋字印刷。,9、正文的編排,正文位于主送機關以下，按自然段依次排列，每段起首空2格，正文用3號仿宋字體。,10、附件標記的標注與編排,有的文件有附件，有的沒有，要根據(jù)具體情況而定。有附件時，應在正文之后，落款之前準確注明其名稱、件數(shù)，不能只寫“附件如文”、“附件幾份”。附件名稱之后不加標點符號。附件只有一個附件時，不需排出附件的序號，有2個或2個以上的附件時，要排出附件件號，每件占一行。附件用3號仿

17、宋字體。,11、印章的編排,印章蓋在落款單位上，位于正文的右下方，應上不壓正文，下壓日期，“騎年壓月、上大下小”。印章用紅色；當聯(lián)合行文需要加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱排在發(fā)文時間和正文之間，主辦機關在前，每排排三個印章，最后一排如余一個或兩個印章時，應均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。,12、印發(fā)傳達范圍的標識,黨的機關公文稱“印發(fā)傳達范圍”，行政機關則稱“附注”

18、，一般用于機密文件中，標注在成文日期的左下方，對上行問文不可注。,13、簽署與日期的標注與編排,簽署（發(fā)文單位）要用發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文時，要將幾個單位的名稱全部標注出來。有兩種安排方式：（1）安排在標題之下，年月日用括號括起來，這是經(jīng)會議集體討論通過批準而又不以“紅頭文件”形式發(fā)出且無主送標識的公文，（2）安排在文件末尾，落款之下；沒有落款的公文，日期直接寫在正文右下方。行政機關公文的日期要用漢字標明完整確切的年、月、

19、日，如二○○八年二月十三日。（零要用“○”，而不能用0代替）；黨的機關公文及人大機關公文可使用阿拉伯數(shù)碼標識。,公文末頁版式,聯(lián)合行文末頁公文版式,版記：14、主題詞的標注與編排,（1）標引時應根據(jù)主題詞的涵義由大到小，從內(nèi)容到形式的次序排列，一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個，而最后一個必須表示文種；（2）主題詞構成格式是“類別詞”加“類屬詞”，前者反映主題內(nèi)容的類別，后者反映文件內(nèi)容和文種的詞；（3）動詞不能單獨使用，應與

20、相關的詞組配成名詞名詞性詞組；（4）如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關，最鄰近的主題詞進行組配，詞后加三角號區(qū)別。（5）主題詞通常排一行，頂格標“主題詞”（常用3號黑體字），然后排印主題詞，詞間空一格，常用小3號宋體字。,15、抄送機關的標注與編排,在標注抄送機關名稱時，應注意以下幾點：（1）應根據(jù)有關規(guī)定正確確認抄送機關的范圍，既不漏發(fā)漏送，也不隨意擴大范圍濫抄濫送。（2）應認

21、真分辨其與主送機關的不同點，按對方所承擔的辦理責任而不僅僅是行政級別的高低來確定受文者中的抄送機關。（3）應規(guī)范、準確地標注抄送對象的全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。在正式文件上，抄送機關位于主題詞以下，用兩條與圖文區(qū)寬度相等的平行細實線作為界線，形成“抄送欄”。起首空1字排印“抄送”字樣，加冒號，然后，按照機關的性質(zhì)、級別和有關規(guī)定或慣例依次排印抄送機關名稱，其間用逗號分開，在最后一個標句號。常用3號仿宋字。,16、印發(fā)說明的編排,在正式

22、文件上，印發(fā)說明位于抄送欄以下公文末頁最下端，在圖文區(qū)與下白邊交界處劃一條與抄送欄界線等長并平行的細實線，形成“印發(fā)說明欄”，字行的首尾各空一格。主要說明印發(fā)單位、印發(fā)日期、共印文件份數(shù)。常用3號仿宋字和阿拉伯數(shù)字標識。,17、版頭反線的標識,公文版頭與正文之間的一條紅色反線，通常也叫“橫隔線”。這條線一般與版心等寬。特別需要注意的是：黨的機關公文，在紅色反線的正中央要點綴一顆五角星，而其他機關公文均不得嵌五角星。,版記示意圖,附：行政

23、機關公文格式,,,附：黨的機關公文格式,三、公文的行文規(guī)則,為了確保公文迅速而準確地傳遞，避免行文紊亂，防止公文“旅行”，國家有關部門制定了控制行文數(shù)量及行文方向、行文方式的有關規(guī)定，這就是行文規(guī)則。,（一）遵守行文規(guī)則的重要性,一是加強對文件傳遞過程的控制，使文件的行文方向正確，傳遞速度，保證文件能夠準確、可靠、快捷、有效地到達目的地。二是使機關之間相互行文有法可依，有規(guī)可循，從而維護正常的行文秩序，防止行文紊亂。三是能有效精簡公

24、文，簡化手續(xù)，提高機關工作效率。,（二）行文規(guī)則的基本內(nèi)容,1、根據(jù)機關之間的工作關系準確行文機關之間的工作關系決定了公文的傳遞方向，即：A、處于領導、指導地位的上級機關可以向被領導或被指導的下級機關主送下行文。B、被領導、指導的下級機關應向上級領導、指導機關主送上行文。C、具有平行關系或其他不相隸屬關系的機關之間相互主送平行文。,2、選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文,逐級行文：為了維護正常的工作關系，具有領導關系或業(yè)務指

25、導關系的機關之間應基本采取逐級行文的方式，即按層級逐級上報、下發(fā)公文或只對直屬的上一級機關或所屬下一級機關制發(fā)公文。多級行文：為加快公文傳遞，在必要時可采用多級行文的方式，即同時向若干層級的上級機關或下級機關制發(fā)公文，包括直達基層組織和向人民群眾公布。越級行文：為了維護組織或專業(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動或抵觸，在一般情況下不得越級行文。只有在特殊情況下才能采取越級行文的方式：一是由于情況特殊緊急，如逐

26、級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經(jīng)多次請示直接上級機關而問題長期未予解決；三是有上級機關交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復或聯(lián)系不涉及被越過的機關職權范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關等。因特殊情況越級行文時，一般應抄送越過的機關。直接行文：同級或其他不相隸屬的機關之間相互行文時應采取直接行文的方式，即不受系統(tǒng)歸屬和級別層次的制約而直接向對方機關制發(fā)公文?？傊?，在公文寫作中，逐級行文和直

27、接行文較多，多級行文和因特殊情況才使用的越級行文較少。,3、正確選擇主送機關與抄送機關,主送機關：除普發(fā)性公文外，通常一件公文只選擇一個主送機關，以防止由于多頭主送而貽誤處理。除領導直接交辦的事項外，不應將公文直接報送領導人。抄送機關：1、向下級機關的重要發(fā)文應同時抄報直接上級機關；2、受雙重領導的機關（如我地區(qū)的一些區(qū)直單位）向上級機關請示，應寫明主送機關和抄送機關，由主送機關答復；3、上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當

28、抄送其另一個上級機關；4、公文內(nèi)容涉及有關機關的職權范圍需要征得其配合時應向其抄送。下列情況不得抄送：1、請示在上報同時不得向下級機關抄送；二是接受抄送的機關不得再向其他機關抄送；三是與公文辦理無關的單位一律不得抄送。,4、堅持“黨政分開”的原則,黨政機關應在各自的系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)文件,不可相互交叉行文。黨政機關應盡量減少聯(lián)合行文。,5、聯(lián)合行文時，作者應是“同級機關”,可以聯(lián)合行文單位：一是同級政府之間、同級政府各部門之間、上級政府部門

29、與下一級政府之間可以聯(lián)合行文；二是政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯(lián)合行文；三是政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當確有必要，單位不宜過多。 聯(lián)合行文時，如果只有兩個單位，要確定哪個單位是主辦單位，正式行文時，要使用主辦單位的文頭及發(fā)文字號。如果有三個或三個以上的單位聯(lián)合行文，可使用白頭，主辦單位名稱排上面一行，然后依次排列其他單位，每個單位排一行，在單位名稱后居中位置加

30、“文件”二字。落款時要將所有單位寫上，所有單位均要蓋上印章?！坝“l(fā)說明欄”寫主辦單位名稱。,6、行文前必須對有關問題協(xié)商一致,為了維護政令一致，凡下行公文的內(nèi)容涉及其他機關的職權范圍時，行文前必須就有關問題與這些機關協(xié)商一致，否則一律不得各自按照自己的意見向下行文。如擅自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。,7、嚴格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù),（1） 機關行文應注重實效，堅持少而精的原則。（2）應簡化行文手續(xù)。（3）發(fā)文機關印制文本應