辦公室環(huán)境管理

1、辦公室工作實(shí)務(wù),,,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室日常事務(wù),學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)點(diǎn) 了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容 掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點(diǎn) 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)本級(jí)和上級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點(diǎn) 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉

2、獻(xiàn)的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識(shí) 養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的辦公室工作習(xí)慣,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,辦公環(huán)境的管理,www.themegallery.com,Company Logo,導(dǎo)入,想像一下未來你的辦公室應(yīng)該會(huì)是什么樣子？,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,

3、,,,,,,,,,,www.themegallery.com,Company Logo,導(dǎo)入,是這樣子的嗎 ？,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,導(dǎo)入,還是 …… 那就------- 學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)！ 學(xué)會(huì)管理！,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,情景案

4、例,宏利公司這幾年發(fā)展勢(shì)頭良好，業(yè)務(wù)量擴(kuò)大，公司原來的舊辦公大樓已不能滿足公司發(fā)展的需要，公司高層準(zhǔn)備喬遷新址，租用了某寫字樓一層的大廳。公司的肖總在辦公會(huì)上介紹了他對(duì)于公司新址辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)構(gòu)想，如他將整個(gè)一層大廳全部設(shè)計(jì)為當(dāng)今很流行的全開放式和半開放式辦公空間，大廳大門左邊用作產(chǎn)品展廳，大門右邊作為公司辦公區(qū)，包括正副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財(cái)務(wù)部。辦公會(huì)上肖總要求各部門負(fù)責(zé)人計(jì)劃各部門必須添置的辦公設(shè)備，并要求公司辦公室拿出公

5、司新辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)、布置方案，以便下次辦公會(huì)議專題討論。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,項(xiàng)目任務(wù),辦公室行政經(jīng)理劉子文將全面負(fù)責(zé)公司新辦公室室內(nèi)平面布局圖的設(shè)計(jì)和文本方案撰寫的工作，如果你是參會(huì)的公司辦公室的行政助理孫梅，會(huì)后你將在設(shè)計(jì)圖和方案中針對(duì)辦公室的整體布局和室內(nèi)布置提出哪些可行性的建議？,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegall

6、ery.com,Company Logo,任務(wù)分析,作為公司領(lǐng)導(dǎo)，如此重要的新辦公場(chǎng)所的平面設(shè)計(jì)和布局的任務(wù)或許不會(huì)單獨(dú)交給辦公室秘書孫梅來完成，但孫梅可以參與其中，也可以利用自己所掌握的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)主動(dòng)獻(xiàn)言獻(xiàn)策，積極提出建議，這正是辦公室秘書做好輔助管理、當(dāng)好參謀助手的職責(zé)之所在。 如何做好新辦公環(huán)境的整體平面設(shè)計(jì)和室內(nèi)布局，孫秘書不妨從如下方面考慮，提出自己的建議： 辦公空間是一

7、個(gè)單位開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所必需的，也是一種必須支付的資源，費(fèi)用通常是按平方米來計(jì)算的。如何在適當(dāng)面積的空間中獲取單位的最大效益是在選擇和設(shè)計(jì)辦公結(jié)構(gòu)和布局時(shí)必須考慮的，因此首先必須要有成本意識(shí)，也要考慮單位經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)和內(nèi)容、空間需要多少個(gè)部室等，從宏利公司目前的實(shí)際情況來看，新辦公環(huán)境采用大的開放式或半開放式的設(shè)計(jì)是比較理想的選擇，各辦公區(qū)域用站立并能夠移動(dòng)的間隔物來分隔，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。但大量銷售引出的財(cái)務(wù)部門工作量會(huì)很大

8、，現(xiàn)金和支票的的交流和保管極為重要，因而公司財(cái)務(wù)部應(yīng)該設(shè)置為安全和保密的封閉式辦公室為宜，經(jīng)理的辦公室也應(yīng)該相對(duì)獨(dú)立、不受干擾為好。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,任務(wù)分析,新辦公環(huán)境室內(nèi)布局應(yīng)按工作流程和職位進(jìn)行安排，講究合理有序，錯(cuò)落有致，功能清楚，互不干擾。另外，室內(nèi)光線、空氣、溫度以及色調(diào)、美化等也必須要充分考慮。總之，讓每個(gè)員工更愉悅，讓每件工作更順利

9、，讓每樣事成本更低，這是安排布局和室內(nèi)布置時(shí)所追求的結(jié)果。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,,2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,上司辦公環(huán)境,秘書個(gè)人辦公環(huán)境,公共辦公環(huán)境,,,辦公室環(huán)境管理對(duì)辦公室自然環(huán)境進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)、布置和組織，使其符合秘書工作的需要，從而提高工作效率和質(zhì)量,秘

10、書應(yīng)協(xié)助上司做好相關(guān)服務(wù)性工作，努力營(yíng)造一個(gè)和諧、美觀、有序、方便和安全的辦公環(huán)境,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,設(shè)計(jì)和布局需要考慮的主要因素,成本,工作流程,工作職能,建制和人數(shù),變更與靈活性,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,辦公室隨單位組織發(fā)

11、展變化的變更，空間布局應(yīng)具有靈活性,,租賃成本空間利用成本設(shè)計(jì)成本,辦公室職能,成本意識(shí),獨(dú)立性 專業(yè)性銜接性 配合性,工作流程,辦公信息流的縱橫流動(dòng)I 型、L型、O型設(shè)計(jì),建制和人數(shù),決定辦公空間大小決定成本費(fèi)用高低,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,www.themegallery.com,Company Logo,

12、辦公空間的整體布局,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,辦公空間設(shè)計(jì)模式 ⑴ 封

13、閉式空間設(shè)計(jì) 這是一種傳統(tǒng)的常規(guī)式的部門辦公空間設(shè)計(jì)。它是按照辦公室的主要職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立的辦公室。適合于專業(yè)性、機(jī)要性強(qiáng)的辦公工作。 ⑵ 開放式空間設(shè)計(jì) 是指若干工作人員同在一間辦公室工作，根據(jù)辦公室工作流程將各個(gè)工作單元組合在一起。它沒有固定的分隔獨(dú)立的空間，工作間的位置是根據(jù)需要利用可移動(dòng)物體（如屏風(fēng)、隔板等）隨機(jī)確定的。每個(gè)工作單元里有獨(dú)立使用的辦公設(shè)備。適合于工作銜

14、接緊密的辦公室。（3）半開放式或半封閉式設(shè)計(jì),會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間模式圖,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,封閉式設(shè)計(jì)模式,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間模式圖,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,開放式設(shè)計(jì)模式,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間設(shè)

15、計(jì)模式,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間設(shè)計(jì)的程序和要求,,靈活設(shè)計(jì)，多種設(shè)計(jì)模式相結(jié)合,綜合分析影響因素，協(xié)助上司設(shè)計(jì),做好調(diào)研，了解要求,,征詢意見，修改設(shè)計(jì),提交方案或設(shè)計(jì)圖,,,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,布置辦公室時(shí)可先畫一張?jiān)O(shè)計(jì)草圖，按比例尺標(biāo)明辦公空

16、間的面積，門、窗等的固定位置。桌椅柜櫥等可移動(dòng)的物件，用彩色紙按比例尺縮小剪出樣塊，然后在設(shè)計(jì)草圖上擺移，找出最佳設(shè)計(jì)方案?！　≡O(shè)計(jì)草圖巧利用,2007年長(zhǎng)沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競(jìng)賽選題,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)的布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,,,,,,,室內(nèi)布置的要求和方法,方便實(shí)用,整齊有序,安靜舒適,健康衛(wèi)生

17、,安全保密,美觀和諧,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)的布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,討論：這些辦公室是如何體現(xiàn)室內(nèi)布置要求和方法的？,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,w

18、ww.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)的布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)的布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公

19、室內(nèi)的布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)的布置,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,認(rèn)識(shí)幾種辦公室常用花卉 君子蘭

20、 綠蘿,,,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,辦公室綠化要注意植物與花卉對(duì)人體健康的影響。因?yàn)橹参镌跊]有光照時(shí)吸入氧氣，吐出二氧化碳，所以下班時(shí)最好將盆景搬出辦公室，第二天上班再搬進(jìn)來，或者一

21、早開窗通風(fēng)幾分鐘，排除隔夜植物呼吸的渾濁空氣。有些對(duì)人體有傷害的花卉不宜擺放在辦公室，如含羞草與郁金香有毒堿，接觸過多易使毛發(fā)脫落；洋繡球花的微粒會(huì)使人的皮膚瘙癢。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內(nèi)布置的注意事項(xiàng),會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,⑴ 要有全局意識(shí)，主動(dòng)精神，能協(xié)調(diào)各部門和員工合作完成。⑵ 整體風(fēng)格要與所在公司企業(yè)的文化相適應(yīng)，突出單

22、位的經(jīng)營(yíng)宗旨、企業(yè)精神等。⑶ 辦公環(huán)境不一定由秘書安排，但秘書一定要做有心人，適時(shí)提出自己的建議⑷ 重在布置，更重在平時(shí)的維護(hù)和管理。,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,現(xiàn)代辦公環(huán)境設(shè)計(jì)的趨勢(shì) 1、多樣色彩的巧妙運(yùn)用 2、節(jié)能光源備受青睞3、天然、環(huán)保、可循環(huán)4、空間娛樂傾向5、辦公家具妙選用,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themega

23、llery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,沒有墻的辦公室 目前在西方，辦公室的設(shè)計(jì)，已從開放式空間、獨(dú)立性的短隔間，逐漸趨向“沒有墻的辦公室”這種新型結(jié)構(gòu)。由于電腦已被引入一般辦公室，今后設(shè)有電腦終端機(jī)的辦公室，會(huì)大為增加，如果全體員工都利用電腦的話，那么“沒有墻的辦公室”會(huì)使工作效率大為提高。 如果辦公桌不用抽屜而變成會(huì)議桌的話，那么每一張桌子都可以方便地移動(dòng)。

24、倘需要在辦公桌上放置物品，例如電子計(jì)算器、三角板等，可以另外準(zhǔn)備一個(gè)小貯藏庫。 在辦公室中可加設(shè)電話臺(tái)架，使電話能夠自由移動(dòng)。只要墻壁沒有貯藏柜，那么辦公室內(nèi)的布置設(shè)計(jì)隨時(shí)都可以改變。這樣，會(huì)使辦公的人常有新鮮感而不覺得倦怠。,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,虛擬辦公室——時(shí)代新趨勢(shì) 虛擬辦公的時(shí)代即

25、將到來，越來越多的企業(yè)擁有員工與客戶，但沒有實(shí)實(shí)在在的辦公室。員工都在自己家里工作，每年最多只見幾次面。討論工作及開會(huì)都通過電話進(jìn)行。     《克服高科技焦慮：在電子世界中茁壯成長(zhǎng)》一書的作者Beverly Goldberg說：“未來將有更多公司以這種方式運(yùn)轉(zhuǎn)，擺在我們面前的將是個(gè)截然不同的世界?！?#160;    雖然有些專家說，隨著科技進(jìn)步，

26、更多公司將完全虛擬化，以降低成本及在全球范圍招聘員工，但它們也面臨一些挑戰(zhàn)，包括很難培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神、為消費(fèi)者提供售后服務(wù)，或者在無辦公室的情況下建立商業(yè)信譽(yù)。     Performance Development是一家組織設(shè)計(jì)顧問公司，僅有8名員工，幾年前該公司有一間辦公室，后來關(guān)閉不再使用，完全走向虛擬。該公司合伙人Paul Tolchinsky說：“辦公室虛擬化后，你可

27、以學(xué)會(huì)如何適應(yīng)虛擬環(huán)境，讓人們對(duì)自己的行為負(fù)責(zé)?！?#160;    提供顧問及研究服務(wù)的SpencerHall是一家存在于網(wǎng)絡(luò)上的公司，只有11名員工，他們都在家里工作。沒有中央辦公室或建筑，討論工作在網(wǎng)絡(luò)或電話上進(jìn)行，同事可能在培訓(xùn)中見面，或在完成某些任務(wù)時(shí)碰頭。專門開發(fā)管理軟件的Cerebyte公司，1997年成立以來，6名員工均虛擬工作。上班日每天上午8時(shí)他們以電話開會(huì)，客戶通過免費(fèi)電話及電子郵

28、件和Cerebyte聯(lián)系，因此他們大都不知道Cerebyte沒有辦公室。若要與客戶或投資者開會(huì)，Cerebyte的員工通常會(huì)向朋友借用辦公室。,www.themegallery.com,Company Logo,實(shí)踐訓(xùn)練,課后思考 1、辦公空間的設(shè)計(jì)和布局需要考慮哪些主要因素？ 2、開放式或封閉式空間設(shè)計(jì)各有何優(yōu)缺點(diǎn)？ 3、辦公室內(nèi)布置的一般要求是什么？,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.c

29、om,Company Logo,實(shí)踐訓(xùn)練,案例分析 1、 秘書肖婭隨總經(jīng)理去一家外資公司參觀后，深感這家外資公司開放式的辦公環(huán)境既有利于溝通，又節(jié)省空間和資源，他們的工作環(huán)境整齊、有序、寬敞、明亮?？偨?jīng)理要求肖婭回去后，參照外資公司的樣式，為本公司的辦公布局改造提出一個(gè)試行方案。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,實(shí)踐訓(xùn)練,2、 因?yàn)橐s經(jīng)理下午開會(huì)要的一

30、份材料，一上班，秘書孫琴就急急忙忙坐到放在辦公室角落里的電腦前，專心致志地準(zhǔn)備起材料來。忙碌了一會(huì)，她感覺有些異味，扭頭一看才發(fā)現(xiàn)辦公室窗戶沒開，她剛打開窗戶，電話響了，孫琴三步并作兩步跑到了自己的辦公桌前，拿起電話，是一個(gè)客戶找經(jīng)理的電話，孫琴告之經(jīng)理不在，對(duì)方要求留言，孫琴趕忙去找可以用來記錄的紙筆，在抽屜里翻找沒有，又在堆滿文件、報(bào)刊及各種物什的辦公室桌上尋找，終于在一堆零食下面找到了紙筆。記錄完畢，孫琴將其放到了臨窗的經(jīng)理的辦公

31、桌面上，然后又回到電腦前。剛坐下來，營(yíng)銷科的一位員工來請(qǐng)孫琴幫他找一份文件資料并要求復(fù)印，孫琴起身走到靠門的文件柜前找資料，可發(fā)現(xiàn)光線太暗，看不清楚，又走到另一側(cè)開燈，再回來找資料。文件找到，孫琴利索地走到辦公桌旁的復(fù)印機(jī)旁，很快就印好了?；氐诫娔X前在鍵盤上敲了沒幾下，突然，沙沙一陣響聲，孫琴一抬頭，發(fā)現(xiàn)天好像要下雷陣雨的樣子，眼看著自己放在經(jīng)理桌面上的電話留言被風(fēng)吹到窗臺(tái)上了，孫琴趕緊過來“搶救”，可一著急，不知道被什么絆了一腳，“呯

32、”的一聲，她和風(fēng)扇一起摔了個(gè)大跟斗，原來，前兩天辦公室的空調(diào)壞了，還沒修，因?yàn)樘鞖鉄?，孫琴用插板連接電插座，在電腦旁邊放了臺(tái)風(fēng)扇，孫琴就是被電線絆倒的。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,實(shí)踐訓(xùn)練,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,分析與討論： ⑴ 肖婭怎樣才能做出一個(gè)合適的方案呢？她需要掌握哪些必備的知識(shí)呢？ ⑵ 孫琴在辦公環(huán)境的管理方面存在哪

33、些不足？需要作哪些改進(jìn)？,www.themegallery.com,Company Logo,實(shí)務(wù)訓(xùn)練,完成“項(xiàng)目任務(wù)”中公司新辦公室平面布局圖的設(shè)計(jì)，并簡(jiǎn)要說明設(shè)計(jì)的理由或依據(jù)。 實(shí)訓(xùn)說明 1、本部分實(shí)訓(xùn)可在課堂上進(jìn)行，也可在授課后集中實(shí)訓(xùn)。 2、實(shí)訓(xùn)時(shí)，全班可先分若干個(gè)設(shè)計(jì)小組，每組推選一名主設(shè)計(jì)人，組織討論、設(shè)計(jì)。 3、在各組充分醞釀、練習(xí)的基礎(chǔ)上，通過抽簽方式，請(qǐng)1—3名學(xué)生（主設(shè)

34、計(jì)者）代表各組上臺(tái)在黑板上完成宏利公司新辦公室的平面設(shè)計(jì)任務(wù)。 4、每個(gè)小組完成項(xiàng)目任務(wù)后須由主設(shè)計(jì)者向全班學(xué)生簡(jiǎn)要說明設(shè)計(jì)的理由或依據(jù)。 5、教師組織學(xué)生共同評(píng)議，找出各組在設(shè)計(jì)上的優(yōu)勢(shì)和不足，以期以點(diǎn)帶面，觸類旁通。 6、教師總結(jié)。,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themegallery.com,Company Logo,實(shí)務(wù)訓(xùn)練,,會(huì)說 會(huì)寫 會(huì)做事 會(huì)做人,www.themega